یہ مختصر ٹیوٹوریل ایکسل میں ایک بیرونی حوالہ کی بنیادی باتوں کی وضاحت کرتا ہے، اور یہ دکھاتا ہے کہ آپ کے فارمولوں میں کسی دوسری شیٹ اور ورک بک کا حوالہ کیسے دیا جائے۔

ایکسل میں ڈیٹا کا حساب لگاتے وقت، آپ اکثر اپنے آپ کو ایسی صورت حال میں تلاش کریں جب آپ کو کسی دوسری ورک شیٹ سے یا کسی دوسری ایکسل فائل سے بھی ڈیٹا کھینچنے کی ضرورت ہو۔ کیا آپ ایسا کر سکتے ہیں؟ بالکل، آپ کر سکتے ہیں. آپ کو صرف ورک شیٹس کے درمیان ایک لنک بنانے کی ضرورت ہے (ایک ہی ورک بک کے اندر یا مختلف ورک بک میں) اسے استعمال کرتے ہوئے جسے ایکسٹرنل سیل ریفرنس یا لنک کہا جاتا ہے۔

بیرونی حوالہ Excel میں موجودہ ورک شیٹ سے باہر سیل یا سیلز کی ایک رینج کا حوالہ ہے۔ ایکسل بیرونی حوالہ استعمال کرنے کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ جب بھی کسی اور ورک شیٹ میں حوالہ دیا گیا سیل تبدیل ہوتا ہے، بیرونی سیل حوالہ کے ذریعہ واپس کی گئی قدر خود بخود اپ ڈیٹ ہوجاتی ہے۔

حالانکہ ایکسل میں بیرونی حوالہ جات بہت ملتے جلتے سیل حوالہ جات، چند اہم اختلافات ہیں. اس ٹیوٹوریل میں، ہم بنیادی باتوں سے شروعات کریں گے اور دکھائیں گے کہ تفصیلی مراحل، اسکرین شاٹس اور فارمولے کی مثالوں کے ساتھ مختلف بیرونی حوالہ جات کی اقسام کیسے بنائیں۔

ایکسل میں کسی اور شیٹ کا حوالہ کیسے دیا جائے<9

اسی ورک بک میں کسی اور ورک شیٹ میں سیل یا سیلز کی رینج کا حوالہ دینے کے لیے، سیل ایڈریس سے پہلے ورک شیٹ کے نام کے بعد فجائیہ نشان (!) لگائیں۔

دوسرے الفاظ میں، ایکسل میں دوسرے کا حوالہورک شیٹ، آپ درج ذیل فارمیٹ استعمال کرتے ہیں:

کسی انفرادی سیل کا حوالہ:

Sheet_name ! Cell_address

مثال کے طور پر، شیٹ2 میں سیل A1 کا حوالہ دینے کے لیے، آپ Sheet2!A1 ٹائپ کرتے ہیں۔

سیل کی رینج کا حوالہ:

Sheet_name ! First_cell : Last_cell

مثال کے طور پر، Sheet2 میں سیل A1:A10 کا حوالہ دینے کے لیے، آپ ٹائپ کریں Sheet2!A1:A10 ۔

نوٹ۔ اگر ورک شیٹ کے نام میں اسپیسز یا غیر حروف تہجی کے حروف شامل ہیں، تو آپ کو اسے سنگل کوٹیشن مارکس میں بند کرنا ہوگا۔ مثال کے طور پر، Project Milestones نامی ورک شیٹ میں سیل A1 کا ایک بیرونی حوالہ درج ذیل پڑھنا چاہیے: 'Project Milestones'!A1۔

ایک حقیقی زندگی کے فارمولے میں، جو ' Project Milestones' شیٹ میں سیل A1 کی قدر کو 10 سے ضرب دیتا ہے، ایکسل شیٹ کا حوالہ اس طرح نظر آتا ہے:

='Project Milestones'!A1*10

10 یہ ایک سست اور غلطی کا شکار طریقہ ہوگا۔

ایک بہتر طریقہ یہ ہے کہ کسی اور شیٹ میں سیل (سیل) کی طرف اشارہ کریں جس کا آپ فارمولہ حوالہ دینا چاہتے ہیں، اور ایکسل کو صحیح نحو کا خیال رکھنے دیں آپ کے شیٹ کا حوالہ۔ ایکسل کو اپنے فارمولے میں کسی اور شیٹ کا حوالہ داخل کرنے کے لیے، درج ذیل کریں:

1. فارمولہ ٹائپ کرنا شروع کریں یا توڈیسٹینیشن سیل یا فارمولا بار میں۔
2. جب کسی اور ورک شیٹ میں حوالہ شامل کرنے کی بات آتی ہے تو اس شیٹ پر جائیں اور سیل یا سیلز کی ایک رینج کو منتخب کریں جس کا آپ حوالہ دینا چاہتے ہیں۔
3. فارمولہ ٹائپ کرنا مکمل کریں اور اسے مکمل کرنے کے لیے Enter کی دبائیں VAT نامی دوسری شیٹ میں ہر پروڈکٹ کے لیے ٹیکس (19%)، درج ذیل طریقے سے آگے بڑھیں:
   • شیٹ <1 پر سیل B2 میں فارمولہ =19%* ٹائپ کرنا شروع کریں۔>VAT .
   • شیٹ سیلز پر سوئچ کریں، اور وہاں سیل B2 پر کلک کریں۔ Excel اس سیل میں فوری طور پر ایک بیرونی حوالہ داخل کرے گا، جیسا کہ درج ذیل اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے:

   

4. فارمولے کو مکمل کرنے کے لیے Enter دبائیں۔

نوٹ۔ . مندرجہ بالا طریقہ کو استعمال کرتے ہوئے کسی اور شیٹ میں ایکسل حوالہ شامل کرتے وقت، مائیکروسافٹ ایکسل بطور ڈیفالٹ ایک متعلقہ حوالہ (بغیر $ نشان کے) شامل کرتا ہے۔ لہذا، مندرجہ بالا مثال میں، آپ فارمولے کو کالم B میں شیٹ VAT میں دوسرے سیلز میں کاپی کر سکتے ہیں، سیل کے حوالے ہر قطار کے لیے ایڈجسٹ ہو جائیں گے، اور آپ کے پاس ہر پروڈکٹ کے لیے VAT کا صحیح حساب ہوگا۔

اسی طرح، آپ کسی اور شیٹ میں سیلز کی رینج کا حوالہ دے سکتے ہیں ۔ فرق صرف اتنا ہے کہ آپ سورس ورک شیٹ پر ایک سے زیادہ سیل منتخب کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، شیٹ سیلز پر سیل B2:B5 میں سیلز کی کل تعداد معلوم کرنے کے لیے، آپ درج کریں گےدرج ذیل فارمولہ:

=SUM(Sales!B2:B5)



اس طرح آپ ایکسل میں ایک اور شیٹ کا حوالہ دیتے ہیں۔ اور اب، آئیے دیکھتے ہیں کہ آپ کسی مختلف ورک بک سے سیلز کا حوالہ کیسے دے سکتے ہیں۔

ایکسل میں دوسری ورک بک کا حوالہ کیسے دیں

مائیکروسافٹ ایکسل فارمولوں میں، دوسری ورک بک کے بیرونی حوالہ جات دو طریقوں سے دکھائے جاتے ہیں۔ اس بات پر منحصر ہے کہ سورس ورک بک کھلی ہے یا بند ہے۔

کھلی ورک بک کا بیرونی حوالہ

جب سورس ورک بک کھلی ہوتی ہے، تو ایکسل کے بیرونی حوالہ میں ورک بک کا نام مربع بریکٹ میں شامل ہوتا ہے (بشمول فائل ایکسٹینشن)، اس کے بعد شیٹ کا نام، فجائیہ نقطہ (!)، اور حوالہ شدہ سیل یا سیلز کی ایک رینج۔ دوسرے الفاظ میں، آپ اوپن ورک بک کے حوالے کے لیے درج ذیل ریفرنس فارمیٹ استعمال کرتے ہیں:

[ Workbook_name ] Sheet_name ! Cell_address

مثال کے طور پر، یہاں ہے Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

نامی ورک بک میں شیٹ جنوری پر سیل B2:B5 کا ایک بیرونی حوالہ اگر آپ چاہیں تو، ان سیلز کے مجموعے کا حساب لگانے کے لیے، ورک بک کے حوالے کا فارمولا اس طرح نظر آئے گا:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

بند ورک بک کا بیرونی حوالہ

جب آپ کسی دوسری ورک بک کا حوالہ دیتے ہیں ایکسل، کہ دوسری ورک بک کو لازمی طور پر کھلا ہونا ضروری نہیں ہے۔ اگر سورس ورک بک بند ہے، تو آپ کو اپنے بیرونی حوالہ میں پورا راستہ شامل کرنا ہوگا۔

مثال کے طور پر، سیلز B2:B5 کو جنوری شیٹ میں شامل کرنے کے لیے Sales.xlsx ورک بک جو کہ ڈرائیو D پر Reports فولڈر کے اندر رہتی ہے، آپ درج ذیل فارمولہ لکھتے ہیں:

بھی دیکھو: فارمولہ مثالوں کے ساتھ ایکسل رائٹ فنکشن

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

یہاں کی ایک خرابی ہے۔ حوالہ جات:

• فائل پاتھ ۔ یہ اس ڈرائیو اور ڈائریکٹری کی طرف اشارہ کرتا ہے جس میں آپ کی ایکسل فائل محفوظ ہے ( D:\Reports\ اس مثال میں)۔
• ورک بک کا نام ۔ اس میں فائل ایکسٹینشن (.xlsx, .xls، یا .xslm) شامل ہے اور ہمیشہ مربع بریکٹ میں بند ہوتا ہے، جیسا کہ اوپر والے فارمولے میں [Sales.xlsx] ۔
• شیٹ کا نام ۔ ایکسل بیرونی حوالہ کے اس حصے میں شیٹ کا نام شامل ہوتا ہے جس کے بعد ایک فجائیہ نقطہ ہوتا ہے جہاں حوالہ شدہ سیل ( جنوری! اس مثال میں) واقع ہوتا ہے۔
• سیل حوالہ۔ ۔ یہ اصل سیل یا آپ کے فارمولے میں حوالہ کردہ سیلز کی ایک رینج کی طرف اشارہ کرتا ہے۔

اگر آپ نے کسی دوسری ورک بک کا حوالہ بنایا ہے جب وہ ورک بک کھلی تھی، اور اس کے بعد آپ نے سورس ورک بک کو بند کر دیا تھا، آپ کا بیرونی ورک بک کا حوالہ خود بخود اپ ڈیٹ ہو جائے گا تاکہ پورے راستے کو شامل کیا جا سکے۔

نوٹ۔ اگر ورک بک کا نام یا شیٹ کا نام، یا دونوں میں خالی جگہیں یا کوئی بھی غیر حروف تہجی کے حروف شامل ہوں، تو آپ کو راستے کو سنگل کوٹیشن مارکس میں بند کرنا ہوگا۔ مثال کے طور پر:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

ایکسل میں کسی اور ورک بک کا حوالہ بنانا

جیسا کہ ایکسل فارمولہ بنانے کا معاملہ ہے۔ جو کسی اور شیٹ کا حوالہ دیتا ہے، آپ کو حوالہ ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔دستی طور پر ایک مختلف ورک بک میں۔ اپنا فارمولہ داخل کرتے وقت بس دوسری ورک بک پر جائیں، اور سیل یا سیل کی ایک رینج منتخب کریں جس کا آپ حوالہ دینا چاہتے ہیں۔ مائیکروسافٹ ایکسل باقی چیزوں کا خیال رکھے گا:



نوٹس:

• جب اس میں موجود سیل (سیل) کو منتخب کرکے کسی دوسری ورک بک کا حوالہ بناتے ہیں، تو Excel ہمیشہ مطلق سیل حوالہ جات داخل کرتا ہے۔ اگر آپ نئے بنائے گئے فارمولے کو دوسرے سیلز میں کاپی کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، تو اپنے مقاصد کے لحاظ سے، سیل حوالوں سے ڈالر کے نشان ($) کو ہٹا دیں تاکہ انہیں رشتہ دار یا مخلوط حوالہ جات میں تبدیل کیا جا سکے۔
• اگر منتخب حوالہ شدہ ورک بک میں سیل یا رینج فارمولے میں خود بخود کوئی حوالہ نہیں بناتا، غالب امکان ہے کہ دونوں فائلیں ایکسل کی مختلف مثالوں میں کھلی ہوں۔ اسے چیک کرنے کے لیے، ٹاسک مینیجر کھولیں اور دیکھیں کہ مائیکروسافٹ ایکسل کی کتنی مثالیں چل رہی ہیں۔ اگر ایک سے زیادہ ہیں، تو ہر ایک مثال کو پھیلائیں تاکہ دیکھیں کہ کون سی فائلیں وہاں نیسٹڈ ہیں۔ مسئلے کو حل کرنے کے لیے، ایک فائل (اور مثال) کو بند کریں، اور پھر اسے دوسری فائل سے دوبارہ کھولیں۔

اسی یا کسی دوسری ورک بک میں متعین نام کا حوالہ

ایکسل کے بیرونی حوالہ کو مزید کمپیکٹ بنائیں، آپ سورس شیٹ میں ایک متعین نام بنا سکتے ہیں، اور پھر اس نام کو کسی دوسری شیٹ سے دیکھ سکتے ہیں جو ایک ہی ورک بک یا کسی مختلف ورک بک میں موجود ہو۔

میں ایک نام بنانا Excel

ایکسل میں نام بنانے کے لیے، وہ تمام سیل منتخب کریں جو آپ چاہتے ہیں۔شامل کریں، اور پھر یا تو فارمولز ٹیب پر جائیں > تعریف شدہ نام گروپ اور نام کی وضاحت کریں بٹن پر کلک کریں، یا Ctrl + F3 دبائیں اور پر کلک کریں۔ نیا ۔

نیا نام ڈائیلاگ میں، کوئی بھی نام ٹائپ کریں جو آپ چاہتے ہیں (یاد رکھیں کہ ایکسل کے ناموں میں خالی جگہوں کی اجازت نہیں ہے)، اور چیک کریں کہ آیا صحیح رینج فیلڈ کا حوالہ دیتا ہے۔

مثال کے طور پر، اس طرح ہم سیل B2:B5 کے لیے Jan شیٹ میں ایک نام ( Jan_sales ) بناتے ہیں:



ایک بار نام بن جانے کے بعد، آپ اسے Excel میں اپنے بیرونی حوالوں میں استعمال کرنے کے لیے آزاد ہیں۔ اس طرح کے حوالہ جات کا فارمیٹ ایکسل شیٹ ریفرنس اور ورک بک ریفرنس کے فارمیٹ سے بہت آسان ہے جس پر پہلے بات کی گئی ہے، جس سے نام کے حوالہ جات والے فارمولوں کو سمجھنا آسان ہو جاتا ہے۔

نوٹ۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، ایکسل کے نام ورک بک کی سطح کے لیے بنائے جاتے ہیں، براہ کرم اوپر اسکرین شاٹ میں دائرہ کار فیلڈ کو دیکھیں۔ لیکن آپ Scope ڈراپ ڈاؤن فہرست سے متعلقہ شیٹ کا انتخاب کرکے ایک مخصوص ورک شیٹ لیول نام بھی بنا سکتے ہیں۔ ایکسل حوالہ جات کے لیے، نام کا دائرہ کار بہت اہم ہے کیونکہ یہ اس مقام کا تعین کرتا ہے جس کے اندر نام کو پہچانا جاتا ہے۔

یہ تجویز کی جاتی ہے کہ آپ ہمیشہ ورک بک کی سطح کے نام بنائیں (جب تک کہ آپ کے پاس نہ کرنے کی کوئی خاص وجہ نہ ہو)، کیونکہ وہ ایکسل کے بیرونی حوالہ جات بنانے میں نمایاں طور پر آسان بناتے ہیں، جیسا کہ درج ذیل مثالوں میں واضح کیا گیا ہے۔

نام کا حوالہ دینااسی ورک بک میں ایک اور شیٹ میں

اسی ورک بک میں عالمی ورک بک لیول نام کا حوالہ دینے کے لیے، آپ صرف اس نام کو فنکشن کی دلیل میں ٹائپ کریں:

= فنکشن ( نام )

مثال کے طور پر، Jan_sales نام کے اندر موجود تمام سیلز کا مجموعہ تلاش کرنے کے لیے جو ہم نے ایک لمحہ پہلے بنایا تھا، درج ذیل فارمولے کا استعمال کریں:<3

=SUM(Jan_sales)

اسی ورک بک کے اندر کسی اور شیٹ میں مقامی ورک شیٹ لیول نام کا حوالہ دینے کے لیے، آپ کو شیٹ کے نام کے ساتھ نام سے پہلے فجائیہ نشان لگانا ہوگا:

= Function ( Sheet_name ! name )

مثال کے طور پر:

بھی دیکھو: IF ISERROR VLOOKUP ایکسل میں فارمولا اور اس کے متبادل

=SUM(Jan!Jan_sales)

اگر شیٹ کے ناموں میں خالی جگہیں یا مونی حروف تہجی کے حروف شامل ہیں، تو اسے سنگل اقتباسات میں بند کرنا یاد رکھیں، جیسے:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

کسی دوسری ورک بک میں کسی نام کا حوالہ دینا

مختلف ورک بک میں ورک بک کی سطح نام کا حوالہ ورک بک کے نام پر مشتمل ہوتا ہے (بشمول ایکسٹینشن) کے بعد ایک فجائیہ نقطہ، اور متعین نام (نام کی حد):

= فنکشن ( Workbook_name ! name )

For مثال:

6 785

کسی اور ورک بک میں ورک شیٹ لیول نام کا حوالہ دینے کے لیے، فجائیہ پوائنٹ کے بعد شیٹ کا نام بھی شامل کیا جانا چاہیے، اور ورک بک کا نام مربع بریکٹ میں بند ہونا چاہیے۔ مثال کے طور پر:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

جب کسی بند ورک بک میں کسی نامزد رینج کا حوالہ دیتے ہو، اپنی ایکسل فائل میں مکمل راستہ شامل کرنا یاد رکھیں، مثال کے طور پر:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

کیسے تخلیق کریں۔ایکسل نام کا حوالہ

اگر آپ نے اپنی ایکسل شیٹس میں مٹھی بھر مختلف نام بنائے ہیں، تو آپ کو ان تمام ناموں کو دل سے یاد رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔ فارمولے میں ایکسل نام کا حوالہ داخل کرنے کے لیے، درج ذیل اقدامات کریں:

1. منزل کا سیل منتخب کریں، مساوی نشان (=) درج کریں اور اپنا فارمولہ یا کیلکولیشن ٹائپ کرنا شروع کریں۔
2. جب بات اس حصے کی ہو جہاں آپ کو ایکسل نام کا حوالہ داخل کرنے کی ضرورت ہو تو درج ذیل میں سے کوئی ایک کریں:
   • اگر آپ کسی دوسری ورک بک سے ورک بک-سطح نام کا حوالہ دے رہے ہیں، تو اس پر سوئچ کریں۔ وہ ورک بک. اگر نام اسی ورک بک کے اندر کسی اور شیٹ میں رہتا ہے، تو اس مرحلہ کو چھوڑ دیں۔
   • اگر آپ کسی ورک شیٹ لیول نام کا حوالہ دے رہے ہیں، تو موجودہ میں اس مخصوص شیٹ پر جائیں۔ یا مختلف ورک بک۔
3. ماضی کا نام ڈائیلاگ ونڈو کھولنے کے لیے F3 دبائیں، وہ نام منتخب کریں جس کا آپ حوالہ دینا چاہتے ہیں، اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

20><13 یہ عظیم قابلیت اور اپنے حسابات میں دوسری ورک شیٹس اور ورک بک سے ڈیٹا استعمال کریں۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور اگلے ہفتے آپ کو ہمارے بلاگ پر دیکھنے کا منتظر ہوں!