Tässä lyhyessä opetusohjelmassa selitetään Excelin ulkoisen viittauksen perusteet ja näytetään, miten voit viitata toiseen arkistoon ja työkirjaan kaavoissa.

Kun lasket tietoja Excelissä, saatat usein joutua tilanteeseen, jossa sinun on haettava tietoja toisesta laskentataulukosta tai jopa eri Excel-tiedostosta. Voitko tehdä sen? Tietenkin voit. Sinun on vain luotava linkki laskentataulukoiden välille (samaan työkirjaan tai eri työkirjoihin) käyttämällä niin sanottua ulkoista soluviitettä tai soluviitettä. linkki .

Ulkoinen viite Excelissä on viittaus soluun tai solualueeseen nykyisen työarkin ulkopuolella. Ulkoisen Excel-viittauksen tärkein hyöty on se, että ulkoisen soluviittauksen palauttama arvo päivittyy automaattisesti aina, kun viitattu solu (solut) muuttuu (muuttuvat) toisessa työarkissa.

Vaikka ulkoiset viittaukset ovat Excelissä hyvin samankaltaisia kuin soluviittaukset, on olemassa muutamia tärkeitä eroja. Tässä oppaassa aloitamme perusasioista ja näytämme, miten luodaan erilaisia ulkoisia viittaustyyppejä yksityiskohtaisten vaiheiden, kuvakaappausten ja kaavaesimerkkien avulla.

Toiseen Excel-arkkiin viittaaminen

Jos haluat viitata saman työkirjan toisen työarkin soluun tai solualueeseen, laita solun osoitteen eteen työarkin nimi ja sen jälkeen huutomerkki (!).

Toisin sanoen Excel-viittauksessa toiseen laskentataulukkoon käytetään seuraavaa muotoa:

Viittaus yksittäinen solu:

Jos haluat esimerkiksi viitata Sheet2:n soluun A1, kirjoitat seuraavasti Sheet2!A1 .

Viittaus soluväli:

Jos haluat esimerkiksi viitata Sheet2:n soluihin A1:A10, kirjoita seuraavasti Sheet2!A1:A10 .

Huomautus. Jos työarkin nimi sisältää tilat tai muut kuin aakkoselliset merkit , se on suljettava yksinkertaisiin lainausmerkkeihin. Esimerkiksi ulkoinen viittaus soluun A1 työarkissa nimeltä Hankkeen välitavoitteet seuraavasti: "Hankkeen välitavoitteet"!A1.

Todellisessa kaavassa, jossa solun A1 arvo kerrotaan luvulla ' Hankkeen virstanpylväät' arkki 10:llä, Excel-taulukkoviite näyttää tältä:

='Hankkeen välitavoitteet'!A1*10

Viittauksen luominen toiseen Excel-arkkiin

Kun kirjoitat kaavaa, jossa viitataan toisen työarkin soluihin, voit tietenkin kirjoittaa kyseisen toisen arkin nimen ja sen jälkeen huutomerkin ja soluviittauksen manuaalisesti, mutta tämä on hidas ja virhealtis tapa.

Parempi tapa on osoittaa toisen arkin solu(t), johon haluat kaavan viittaavan, ja antaa Excelin huolehtia arkkiviittauksen oikeasta syntaksista. Jos haluat Excelin lisäävän kaavaasi viittauksen toiseen arkistoon, toimi seuraavasti:

1. Aloita kaavan kirjoittaminen joko kohdesoluun tai kaavariville.
2. Kun haluat lisätä viittauksen toiseen laskentataulukkoon, siirry kyseiseen taulukkoon ja valitse solu tai solualue, johon haluat viitata.
3. Kirjoita kaava loppuun ja paina Enter-näppäintä.

Jos sinulla on esimerkiksi luettelo myyntiluvuista arkissa Myynti ja haluat laskea arvonlisäveron (19 %) kullekin tuotteelle toisessa arkissa nimeltä ALV menetellään seuraavasti:

• Aloita kaavan =19%* kirjoittaminen arkin soluun B2. ALV .
• Vaihda arkille Myynti ja napsauta solua B2. Excel lisää välittömästi ulkoisen viittauksen kyseiseen soluun, kuten seuraavassa kuvakaappauksessa näkyy:

Huomautus: Kun lisäät Excel-viitteen toiselle arkille edellä esitetyllä menetelmällä, Microsoft Excel lisää oletusarvoisesti suhteellisen viittauksen (ilman $-merkkiä). Yllä olevassa esimerkissä voit siis vain kopioida kaavan muihin soluihin sarakkeessa B arkilla. ALV , soluviittaukset mukautuvat jokaiselle riville, ja arvonlisävero lasketaan jokaiselle tuotteelle oikein.

Samalla tavalla voit viite a toisen arkin solualue Ainoa ero on se, että valitset useita soluja lähteenä olevalla laskentataulukkolomakkeella. Esimerkiksi, jos haluat saada selville myynnin yhteissumman laskentataulukon B2:B5 soluista. Myynti kirjoitetaan seuraava kaava:

=SUM(Myynti!B2:B5)

Näin voit viitata toiseen Excel-arkkiin. Katsotaan nyt, miten voit viitata toisen työkirjan soluihin.

Toiseen työkirjaan viittaaminen Excelissä

Microsoft Excelin kaavoissa ulkoiset viittaukset toiseen työkirjaan näytetään kahdella tavalla riippuen siitä, onko lähdekirja avoinna vai suljettu.

Ulkoinen viittaus avoimeen työkirjaan

Kun lähdetyökirja on avoinna, ulkoinen Excel-viittaus sisältää työkirjan nimen hakasulkeissa (mukaan lukien tiedostopääte), jota seuraa arkiston nimi, huutomerkki (!) ja viitattu solu tai solualue. Toisin sanoen käytät seuraavaa viittausmuotoa avoinna olevaan työkirjaan viittaamiseen:

Esimerkiksi tässä on ulkoinen viittaus arkin soluihin B2:B5. Jan työkirjassa nimeltä Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Jos haluat esimerkiksi laskea näiden solujen summan, kaava, jossa on työkirjan viittaus, näyttää seuraavalta:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ulkoinen viittaus suljettuun työkirjaan

Kun viittaat toiseen työkirjaan Excelissä, tämän toisen työkirjan ei välttämättä tarvitse olla auki. Jos lähdekirja on suljettu, sinun on lisättävä koko polku ulkoiseen viittaukseen.

Jos haluat esimerkiksi laskea yhteen solut B2:B5 taulukon Jan arkki alkaen Myynti.xlsx työkirja, joka sijaitsee Raportit kansioon asemalla D, kirjoitat seuraavan kaavan:

=SUM(D:\Kertomukset\[Myynti.xlsx]Jan!B2:B5)

Tässä on jaottelu viiteosista:

• Tiedoston polku Se osoittaa asemaan ja hakemistoon, johon Excel-tiedostosi on tallennettu ( D:\Reports\ tässä esimerkissä).
• Työkirjan nimi Se sisältää tiedostopäätteen (.xlsx, .xls tai .xslm), ja se on aina hakasulkeiden sisällä, esimerkiksi seuraavasti [Sales.xlsx] edellä olevassa kaavassa.
• Arkki Nimi Tämä osa Excelin ulkoisesta viittauksesta sisältää arkin nimen, jota seuraa huutomerkki, jossa viitattu solu (solut) sijaitsee ( Jan! tässä esimerkissä).
• Soluviite Se osoittaa varsinaiseen soluun tai solualueeseen, johon kaavassa viitataan.

Jos olet luonut viittauksen toiseen työkirjaan, kun kyseinen työkirja oli avoinna, ja sen jälkeen suljit lähdetyökirjan, ulkoisen työkirjan viittaus päivittyy automaattisesti niin, että se sisältää koko polun.

Huomautus: Jos joko työkirjan tai arkin nimi tai molemmat sisältävät seuraavat tiedot tilat tai mikä tahansa muut kuin aakkoselliset merkit , polku on suljettava yksinkertaisiin lainausmerkkeihin. Esimerkiksi:

=SUM('[Vuoden talousarvio.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Viittauksen tekeminen toiseen työkirjaan Excelissä

Kuten luotaessa Excel-kaavaa, joka viittaa toiseen arkistoon, sinun ei tarvitse kirjoittaa viittausta toiseen työkirjaan manuaalisesti. Siirry vain toiseen työkirjaan, kun kirjoitat kaavaa, ja valitse solu tai solualue, johon haluat viitata. Microsoft Excel huolehtii lopusta:

Huomautuksia:

• Kun luot viittauksen toiseen työkirjaan valitsemalla siinä olevan solun (solut), Excel lisää aina absoluuttiset soluviittaukset. Jos aiot kopioida äskettäin luodun kaavan muihin soluihin, muista poistaa dollarimerkki ($) soluviittauksista, jotta ne muuttuvat suhteellisiksi tai sekaviittauksiksi, riippuen tarkoituksestasi.
• Jos solun tai alueen valitseminen viitatussa työkirjassa ei luo automaattisesti viittausta kaavaan, todennäköisesti kaksi tiedostoa on avattu Excelin eri versiot Tarkista tämä avaamalla Tehtävienhallinta ja katsomalla, kuinka monta Microsoft Excel -instanssia on käynnissä. Jos niitä on useampi kuin yksi, laajenna kutakin instanssia nähdäksesi, mitkä tiedostot ovat niissä sisäkkäin. Voit korjata ongelman sulkemalla yhden tiedoston (ja instanssin) ja avaamalla sen sitten uudelleen toisesta tiedostosta.

Viittaus määritettyyn nimeen samassa tai toisessa työkirjassa.

Jos haluat tehdä ulkoisesta Excel-viittauksesta tiiviimmän, voit luoda määritellyn nimen lähdearkille ja viitata tähän nimeen toisessa arkissa, joka sijaitsee samassa työkirjassa tai eri työkirjassa.

Nimen luominen Excelissä

Jos haluat luoda nimen Excelissä, valitse kaikki solut, jotka haluat sisällyttää, ja siirry sitten joko valikosta Kaavat tab> Määritellyt nimet ryhmää ja napsauta Määritä nimi painiketta, tai paina Ctrl + F3 ja napsauta sitten Uusi .

Vuonna Uusi nimi kirjoittamalla haluamasi nimi (muista, että välilyönnit eivät ole sallittuja Excel-nimissä) ja tarkistamalla, näkyykö oikea alue ikkunassa Viittaa kenttä.

Esimerkiksi näin luomme nimen ( Jan_myynnit ) solujen B2:B5 osalta Jan arkki:

Kun nimi on luotu, voit vapaasti käyttää sitä Excelin ulkoisissa viittauksissa. Tällaisten viittausten muoto on paljon yksinkertaisempi kuin aiemmin käsitelty Excel-arkin viittauksen ja työkirjan viittauksen muoto, mikä tekee nimiviittauksia sisältävistä kaavoista helpommin ymmärrettäviä.

Huomautus. Oletusarvoisesti Excel-nimet luodaan Excelin työkirjan taso , huomaa Laajuus kenttä yllä olevassa kuvakaappauksessa. Mutta voit myös tehdä tietynlaisen työarkin taso nimi valitsemalla vastaava arkki valikosta Laajuus Excel-viittauksissa nimen laajuus on erittäin tärkeä, koska se määrittää, missä paikassa nimi tunnistetaan.

On suositeltavaa, että luot aina työkirjatason nimet (ellei sinulla ole erityistä syytä olla tekemättä niin), koska ne helpottavat huomattavasti ulkoisten Excel-viittausten luomista, kuten seuraavissa esimerkeissä havainnollistetaan.

Viittaaminen saman työkirjan toisessa arkissa olevaan nimeen

Viittaus globaaliin työkirjan taso nimi samassa työkirjassa, voit yksinkertaisesti kirjoittaa kyseisen nimen funktion argumenttiin:

Esimerkiksi, jos haluat löytää kaikkien solujen summan sisällä olevan Jan_myynnit nimi, jonka loimme hetki sitten, käytä seuraavaa kaavaa:

=SUM(Jan_myynnit)

Viittaus paikalliseen työarkkitason nimen toisessa arkissa samassa työkirjassa, sinun on lisättävä nimen eteen arkin nimi ja sen jälkeen huutomerkki:

= Toiminto ( Sheet_name ! nimi )

Esimerkiksi:

=SUM(Jan!Jan_myynnit)

Jos arkin nimi sisältää välilyöntejä tai yksitavuisia merkkejä, muista sulkea se yksinkertaisiin lainausmerkkeihin, esim:

=SUM('tammikuun raportti'!Jan_Myynti)

Viittaaminen toisessa työkirjassa olevaan nimeen

Viittaus työkirjan taso nimi eri työkirjassa koostuu työkirjan nimestä (mukaan lukien laajennus), jota seuraa huutomerkki, ja määritellystä nimestä (nimetty alue):

Esimerkiksi:

=SUM(Sales.xlsx!Jan_sales)

Jos haluat viitata työarkin tasolla nimi toisessa työkirjassa, myös arkin nimi, jota seuraa huutomerkki, on sisällytettävä, ja työkirjan nimi on suljettava hakasulkeisiin. Esimerkiksi:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Kun nimettyyn alueeseen viitataan suljettu työkirja Muista sisällyttää Excel-tiedoston koko polku, esimerkiksi:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Excel-nimiviitteen luominen

Jos olet luonut kourallisen erilaisia nimiä Excel-taulukoihin, sinun ei tarvitse muistaa kaikkia näitä nimiä ulkoa. Voit lisätä Excel-nimiviittauksen kaavaan seuraavasti:

1. Valitse kohdesolu, kirjoita yhtäsuuruusmerkki (=) ja aloita kaavan tai laskutoimituksen kirjoittaminen.
2. Kun tulee kohta, jossa sinun on lisättävä Excel-nimiviittaus, tee jokin seuraavista:
   • Jos tarkoitat työkirjan taso nimi toisesta työkirjasta, siirry kyseiseen työkirjaan. Jos nimi on saman työkirjan toisella arkilla, ohita tämä vaihe.
   • Jos viitataan työarkkitason nimi, siirry kyseiselle arkille joko nykyisessä tai toisessa työkirjassa.
3. Paina F3 avataksesi Aiempi nimi valintaikkunassa, valitse nimi, johon haluat viitata, ja napsauta OK.

Nyt kun osaat luoda ulkoisen viittauksen Excelissä, voit hyödyntää tätä hienoa kykyä ja käyttää laskelmissasi tietoja muista työarkkeista ja työkirjoista. Kiitän sinua lukemisesta ja odotan innolla, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!