Овој краток туторијал ги објаснува основите на надворешната референца во Excel и покажува како да упатувате на друг лист и работна книга во вашите формули.

Кога пресметувате податоци во Excel, можеби често најдете се во ситуација кога треба да повлечете податоци од друг работен лист или дури и од друга датотека Excel. Можеш ли да го направиш тоа? Се разбира, можеш. Треба само да креирате врска помеѓу работните листови (во иста работна книга или во различни работни книги) со користење на она што се нарекува надворешна референца на ќелија или врска .

Надворешна референца во Excel е референца за ќелија или опсег на ќелии надвор од тековниот работен лист. Главната придобивка од користење на надворешна референца на Excel е тоа што секогаш кога референцираните ќелии во друг работен лист се менуваат, вредноста вратена од надворешната референца на ќелијата автоматски се ажурира.

Иако надворешните референци во Excel се многу слични на референци на ќелии, постојат неколку важни разлики. Во ова упатство, ќе започнеме со основите и ќе покажеме како да креирате различни надворешни типови на референца со детални чекори, слики од екранот и примери на формула.

Како да упатувате на друг лист во Excel

За упатување на ќелија или опсег на ќелии во друг работен лист во истата работна книга, ставете го името на работниот лист проследено со извичник (!) пред адресата на ќелијата.

Со други зборови, во Excel повикување на другработен лист, го користите следниов формат:

Упатување на поединечна ќелија:

На пример, за да се повикате на ќелијата A1 во Sheet2, внесете Sheet2!A1 .

Упатување на опсег на ќелии:

На пример, за да се повикате на ќелиите A1:A10 во Sheet2, внесете Sheet2!A1:A10 .

Забелешка. Ако името на работниот лист вклучува празни или неазбучни знаци , мора да го ставите во единечни наводници. На пример, надворешната референца за ќелијата A1 во работниот лист со име Проектни пресвртници треба да гласи вака: „Проектни пресвртници“!A1.

Во реалната формула, која ја множи вредноста во ќелијата A1 во листот „ Проектни пресвртници“ со 10, референцата на листот на Excel изгледа вака:

='Project Milestones'!A1*10

Создавање референца за друг лист во Excel

Кога пишувате формула која се однесува на ќелиите во друг работен лист, секако можете рачно да го напишете името на тој друг лист проследено со извичник и референца на ќелијата, но ова би бил бавен и склон кон грешки.

Подобар начин е да ги посочите ќелиите во друг лист на кој сакате формулата да се однесува и дозволете Excel да се грижи за правилната синтакса на вашата референца на листот. За да може Excel да вметне референца за друг лист во вашата формула, направете го следново:

1. Започнете да пишувате формула или воодредишната ќелија или во лентата со формули.
2. Кога станува збор за додавање референца на друг работен лист, префрлете се на тој лист и изберете ќелија или опсег на ќелии на кои сакате да се повикате.
3. Завршете го пишувањето на формулата и притиснете го копчето Enter за да ја комплетирате.

На пример, ако имате листа на бројки за продажба во листот Продажба и сакате да ја пресметате додадената вредност Данок (19%) за секој производ во друг лист со име ДДВ , постапете на следниов начин:

• Започнете да ја пишувате формулата =19%* во ќелијата Б2 на листот ДДВ .
• Префрлете се на листот Продажба и кликнете на ќелијата Б2 таму. Excel веднаш ќе вметне надворешна референца за таа ќелија, како што е прикажано на следната слика од екранот:

Забелешка . Кога додавате референца на Excel на друг лист користејќи го горенаведениот метод, стандардно Microsoft Excel додава релативна референца (без знак $). Така, во горниот пример, можете само да ја копирате формулата во други ќелии во колоната Б на листот ДДВ , референците на ќелиите ќе се приспособат за секој ред и ќе имате правилно пресметан ДДВ за секој производ.

На сличен начин, можете да референцирате опсег на ќелии во друг лист . Единствената разлика е во тоа што избирате повеќе ќелии на изворниот работен лист. На пример, за да ја дознаете вкупната продажба во ќелиите B2:B5 на листот Продажба , ќе внесетеследнава формула:

=SUM(Sales!B2:B5)

Вака упатувате на друг лист во Excel. И сега, ајде да видиме како можете да упатувате на ќелии од друга работна книга.

Како да упатувате на друга работна книга во Excel

Во формулите на Microsoft Excel, надворешните референци до друга работна книга се прикажуваат на два начина , во зависност од тоа дали изворната работна книга е отворена или затворена.

Надворешна референца за отворена работна книга

Кога изворната работна книга е отворена, надворешната референца на Excel го вклучува името на работната книга во квадратни загради (вклучувајќи наставката на датотеката), проследено со името на листот, извичник (!) и референтната ќелија или опсег на ќелии. Со други зборови, го користите следниов референтен формат за отворена референца за работна книга:

На пример, еве надворешна референца за ќелиите B2:B5 на листот Јан во работната книга со име Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Ако сакате, кажете: за да се пресмета збирот на тие ќелии, формулата со референца на работната книга ќе изгледа вака:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Надворешна референца за затворена работна книга

Кога повикувате друга работна книга во Excel, таа друга работна книга не мора да биде отворена. Ако изворната работна книга е затворена, мора да ја додадете целата патека до вашата надворешна референца.

На пример, за да додадете ќелии B2:B5 во листот Jan од Sales.xlsx работна книга која се наоѓа во папката Извештаи на уредот D, ја пишувате следнава формула:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Еве преглед на референтни делови:

• Патека на датотеката . Посочува на дискот и директориумот во кој е зачувана вашата датотека Excel ( D:\Reports\ во овој пример).
• Име на работната книга . Ја вклучува наставката на датотеката (.xlsx, .xls или .xslm) и секогаш е затворена во квадратни загради, како [Sales.xlsx] во горната формула.
• Име на листот . Овој дел од надворешната референца на Excel го вклучува името на листот проследено со извичник каде што се наоѓаат референтните ќелии ( Јан! во овој пример).
• Референца на ќелии . Тоа укажува на вистинската ќелија или опсег на ќелии наведени во вашата формула.

Ако сте создале референца за друга работна книга кога таа работна книга била отворена, а потоа сте ја затвориле изворната работна книга, вашата надворешна референца за работна книга ќе се ажурира автоматски за да ја вклучи целата патека.

Забелешка. Ако името на работната книга или името на листот, или и двете, вклучуваат празни или било какви неазбучни знаци , мора да ја ставите патеката во единечни наводници. На пример:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Упатување повикување на друга работна книга во Excel

Како што е случај со креирање формула на Excel што упатува на друг лист, не мора да пишувате референцана друга работна книга рачно. Само префрлете се на другата работна книга кога ја внесувате формулата и изберете ќелија или опсег на ќелии на кои сакате да се повикате. Microsoft Excel ќе се погрижи за останатото:

Забелешки:

• Кога креирате референца за друга работна книга со избирање на ќелиите во неа, Excel секогаш вметнува апсолутни референци за ќелии. Ако имате намера да ја копирате новосоздадената формула во други ќелии, задолжително отстранете го знакот долар ($) од референците на ќелиите за да ги претворите во релативни или мешани референци, во зависност од вашите цели.
• Ако изберете ќелијата или опсегот во референтната работна книга не создава автоматски референца во формулата, најверојатно двете датотеки се отворени во различни случаи на Excel . За да го проверите ова, отворете го Task Manager и видете колку примероци на Microsoft Excel работат. Ако повеќе од една, проширете ја секоја инстанца за да видите кои датотеки се вгнездени таму. За да го решите проблемот, затворете една датотека (и пример), а потоа отворете ја повторно од другата датотека.

Упатување на дефинирано име во истата или друга работна книга

За направете надворешна референца на Excel покомпактна, можете да креирате дефинирано име во изворниот лист, а потоа да се повикате на тоа име од друг лист што се наоѓа во истата работна книга или во друга работна книга.

Креирање име во Excel

За да креирате име во Excel, изберете ги сите ќелии што сакатевклучи, а потоа или одете во групата Формули > Дефинирани имиња и кликнете на копчето Дефинирај име или притиснете Ctrl + F3 и кликнете Ново .

Во дијалогот Ново име , напишете кое било име што го сакате (запомнете дека празнините не се дозволени во имињата на Excel) и проверете дали е прикажан точниот опсег во Се однесува на полето .

На пример, вака создаваме име ( Jan_sales ) за ќелиите B2:B5 во листот Jan :

Откако ќе се креира името, можете слободно да го користите во вашите надворешни референци во Excel. Форматот на таквите референци е многу поедноставен од форматот на референца на лист Excel и референца за работна книга што беше дискутирана претходно, што ги прави формулите со референци за имиња полесни за разбирање.

Забелешка. Стандардно, имињата на Excel се креирани за нивото на работната книга , забележете го полето Опсег на горната слика од екранот. Но, можете да направите и специфично име ниво на работен лист со избирање на соодветен лист од паѓачката листа Опсег . За референци во Excel, опсегот на името е многу важен бидејќи ја одредува локацијата во која се препознава името.

Се препорачува секогаш да креирате имиња на ниво на работна книга (освен ако немате одредена причина да не го правите тоа), бидејќи тие значително го поедноставуваат создавањето надворешни референци на Excel, како што е илустрирано во следните примери.

Упатување на имево друг лист во истата работна книга

За да упатите глобално име ниво на работна книга во истата работна книга, едноставно внесете го тоа име во аргументот на функцијата:

На пример, за да го пронајдете збирот на сите ќелии во името Jan_sales што го создадовме пред еден момент, користете ја следнава формула:

=SUM(Jan_sales)

За да упатите локално име работно ниво во друг лист во истата работна книга, треба да му претходите на името со името на листот проследено со извичник:

= Function ( Sheet_name ! name )

На пример:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Ако имињата на листовите вклучуваат празни места или по-азбучни знаци, не заборавајте да ги ставите во единечни наводници, на пр.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Упатување име во друга работна книга

Референца за име на ниво на работна книга во друга работна книга се состои од името на работната книга (вклучувајќи наставката) проследена со извичник и дефинираното име (именуван опсег):

За пример:

7 129

За упатување на името на работен лист во друга работна книга, треба да се вклучи и името на листот проследено со извичникот, а името на работната книга треба да се стави во квадратни загради. На пример:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Кога упатувате на именуван опсег во затворена работна книга , не заборавајте да ја вклучите целосната патека до вашата датотека Excel, на пример:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Како да креиратеРеференца за името на Excel

Ако сте создале неколку различни имиња во листовите на Excel, не треба да ги запомните сите тие имиња напамет. За да вметнете референца за име на Excel во формула, направете ги следните чекори:

1. Изберете ја одредишната ќелија, внесете го знакот за еднаквост (=) и почнете да ја пишувате формулата или пресметката.
2. Кога станува збор за делот каде што треба да вметнете референца за име на Excel, направете едно од следново:
   • Ако се однесувате на име ниво на работна книга од друга работна книга, префрлете се на таа работна тетратка. Ако името се наоѓа во друг лист во истата работна книга, прескокнете го овој чекор.
   • Ако се повикувате на име на работниот лист , одете до тој специфичен лист или во тековниот или друга работна книга.
3. Притиснете F3 за да го отворите прозорецот за дијалог Минато име , изберете го името на кое сакате да се повикате и кликнете OK.

Сега кога знаете како да креирате надворешна референца во Excel, можете да искористите оваа одлична способност и користење на податоци од други работни листови и работни книги во вашите пресметки. Ви благодарам што прочитавте и со нетрпение очекувам да се видиме на нашиот блог следната недела!