Ten krótki samouczek wyjaśnia podstawy zewnętrznego odwołania w programie Excel i pokazuje, jak odwoływać się do innego arkusza i skoroszytu w swoich formułach.

Obliczając dane w Excelu, często możesz znaleźć się w sytuacji, w której musisz pobrać dane z innego arkusza lub nawet z innego pliku Excela. Czy możesz to zrobić? Oczywiście, że możesz. Musisz tylko utworzyć połączenie między arkuszami (w tym samym skoroszycie lub w różnych skoroszytach) za pomocą tak zwanego zewnętrznego odwołania do komórki lub link .

Odniesienie zewnętrzne W programie Excel jest to odwołanie do komórki lub zakresu komórek poza bieżącym arkuszem. Główną zaletą korzystania z zewnętrznego odwołania w programie Excel jest to, że za każdym razem, gdy zmieni się komórka (komórki) w innym arkuszu, wartość zwracana przez zewnętrzne odwołanie do komórki jest automatycznie aktualizowana.

Chociaż odniesienia zewnętrzne w Excelu są bardzo podobne do odniesień do komórek, istnieje kilka ważnych różnic. W tym samouczku zaczniemy od podstaw i pokażemy, jak tworzyć różne typy odniesień zewnętrznych ze szczegółowymi krokami, zrzutami ekranu i przykładami formuł.

Jak odwołać się do innego arkusza w programie Excel

Aby odwołać się do komórki lub zakresu komórek w innym arkuszu tego samego skoroszytu, należy umieścić nazwę arkusza, a następnie wykrzyknik (!) przed adresem komórki.

Innymi słowy, w odwołaniu Excela do innego arkusza używasz następującego formatu:

Odniesienie do pojedyncza komórka:

Na przykład, aby odwołać się do komórki A1 w Arkuszu2, wpisujemy Arkusz2!A1 .

Odniesienie do zakres komórek:

Na przykład, aby odwołać się do komórek A1:A10 w Arkuszu2, wpisujemy Arkusz2!A1:A10 .

Uwaga. Jeśli nazwa arkusza zawiera miejsca lub znaki niealfabetyczne Na przykład, zewnętrzne odwołanie do komórki A1 w arkuszu o nazwie Kamienie milowe projektu powinien otrzymać następujące brzmienie: "Kamienie milowe projektu"!A1.

W rzeczywistej formule, która mnoży wartość w komórce A1 w ' Kamienie milowe projektu arkusza przez 10, odwołanie do arkusza Excel wygląda tak:

="Kamienie milowe projektu"!A1*10

Tworzenie odwołania do innego arkusza w programie Excel

Pisząc formułę, która odwołuje się do komórek w innym arkuszu, można oczywiście wpisać nazwę tego arkusza, a następnie wykrzyknik i odwołanie do komórki ręcznie, ale jest to sposób powolny i podatny na błędy.

Lepszym sposobem jest wskazanie komórki (komórek) w innym arkuszu, do których chcesz, aby formuła się odwoływała, i pozwolenie, aby Excel zadbał o prawidłową składnię odwołania do arkusza. Aby Excel wstawił odwołanie do innego arkusza w Twojej formule, wykonaj następujące czynności:

1. Rozpocznij wpisywanie formuły albo w komórce docelowej, albo na pasku formuły.
2. Jeśli chodzi o dodanie odwołania do innego arkusza, przejdź do tego arkusza i wybierz komórkę lub zakres komórek, do których chcesz się odwołać.
3. Zakończ wpisywanie formuły i naciśnij klawisz Enter, aby ją zakończyć.

Na przykład, jeśli masz listę danych dotyczących sprzedaży w arkuszu Sprzedaż i chcesz obliczyć podatek VAT (19%) dla każdego produktu w innym arkuszu o nazwie VAT , postępuj w następujący sposób:

• Rozpocznij wpisywanie formuły =19%* w komórce B2 arkusza VAT .
• Przełącz na arkusz Sprzedaż , a następnie kliknij tam komórkę B2. Excel natychmiast wstawi zewnętrzne odwołanie do tej komórki, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

Uwaga. Podczas dodawania odwołania w programie Excel do innego arkusza za pomocą powyższej metody, domyślnie program Microsoft Excel dodaje odniesienie względne (bez znaku $). Tak więc w powyższym przykładzie można po prostu skopiować formułę do innych komórek w kolumnie B w arkuszu VAT , odwołania do komórek dostosują się do każdego wiersza, a Ty będziesz miał poprawnie obliczony VAT dla każdego produktu.

W podobny sposób można odniesienie a zakres komórek w innym arkuszu Jedyna różnica polega na tym, że wybieramy wiele komórek w arkuszu źródłowym. Na przykład, aby poznać sumę sprzedaży w komórkach B2:B5 w arkuszu Sprzedaż , wprowadziłbyś następujący wzór:

=SUM(Sprzedaż!B2:B5)

W ten sposób odwołujesz się do innego arkusza w Excelu. A teraz zobaczmy, jak można odwoływać się do komórek z innego skoroszytu.

Jak odwołać się do innego skoroszytu w programie Excel

W formułach programu Microsoft Excel zewnętrzne odwołania do innego skoroszytu są wyświetlane na dwa sposoby, w zależności od tego, czy źródłowy skoroszyt jest otwarty, czy zamknięty.

Zewnętrzne odwołanie do otwartego skoroszytu

Gdy źródłowy skoroszyt jest otwarty, odwołanie zewnętrzne w programie Excel zawiera nazwę skoroszytu w nawiasach kwadratowych (wraz z rozszerzeniem pliku), a następnie nazwę arkusza, wykrzyknik (!) oraz komórkę lub zakres komórek, do których się odwołujemy. Innymi słowy, w przypadku odwołania do otwartego skoroszytu używasz następującego formatu odwołania:

Na przykład, oto zewnętrzne odwołanie do komórek B2:B5 w arkuszu Jan w skoroszycie o nazwie Sprzedaż.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Gdybyś chciał, powiedzmy, obliczyć sumę tych komórek, formuła z odwołaniem do skoroszytu wyglądałaby następująco:

=SUM([Sprzedaż.xlsx]Jan!B2:B5)

Zewnętrzne odwołanie do zamkniętego skoroszytu

Gdy odwołujesz się do innego skoroszytu w programie Excel, ten inny skoroszyt nie musi być otwarty. Jeśli źródłowy skoroszyt jest zamknięty, musisz dodać całą ścieżkę do zewnętrznego odwołania.

Na przykład, aby zsumować komórki B2:B5 w Jan arkusz od Sprzedaż.xlsx skoroszyt, który znajduje się w Raporty folder na dysku D, piszesz następującą formułę:

=SUMA(D:Raporty[Sprzedaż.xlsx]Jan!B2:B5)

Oto podział na części referencyjne:

• Ścieżka pliku Wskazuje on na dysk i katalog, w którym przechowywany jest plik Excela ( Raporty w tym przykładzie).
• Nazwa podręcznika Zawiera on rozszerzenie pliku (.xlsx, .xls lub .xslm) i jest zawsze ujęty w nawiasy kwadratowe, np. [Sprzedaż.xlsx] w powyższym wzorze.
• Nazwa arkusza Ta część odwołania zewnętrznego w programie Excel zawiera nazwę arkusza, po której następuje wykrzyknik, gdzie znajduje się komórka (komórki), do której się odwołujemy ( Jan! w tym przykładzie).
• Odniesienie do komórki Wskazuje na rzeczywistą komórkę lub zakres komórek, do których odwołuje się formuła.

Jeśli utworzyłeś odwołanie do innego skoroszytu, gdy ten był otwarty, a następnie zamknąłeś źródłowy skoroszyt, Twoje zewnętrzne odwołanie do skoroszytu zostanie zaktualizowane automatycznie, aby uwzględnić całą ścieżkę.

Uwaga: Jeśli nazwa skoroszytu lub nazwa arkusza, lub oba te elementy zawierają miejsca lub jakikolwiek znaki niealfabetyczne , musisz ująć ścieżkę w pojedynczy cudzysłów. na przykład:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\"Sprzedaż.xlsx\"Jan sprzedaż"!B2:B5)

Tworzenie odwołania do innego skoroszytu w programie Excel

Podobnie jak w przypadku tworzenia formuły Excela odwołującej się do innego arkusza, nie musisz ręcznie wpisywać odwołania do innego skoroszytu. Wystarczy, że podczas wprowadzania formuły przełączysz się do innego skoroszytu i wybierzesz komórkę lub zakres komórek, do których chcesz się odwołać. Microsoft Excel zajmie się resztą:

Uwagi:

• Podczas tworzenia odwołania do innego skoroszytu przez zaznaczenie w nim komórki (komórek) Excel zawsze wstawia bezwzględne odwołania do komórek. Jeśli zamierzasz skopiować nowo utworzoną formułę do innych komórek, pamiętaj o usunięciu znaku dolara ($) z odwołań do komórek, aby przekształcić je w odwołania względne lub mieszane, w zależności od celów.
• Jeśli wybranie komórki lub zakresu w przywołanym skoroszycie nie powoduje automatycznego utworzenia odwołania w formule, najprawdopodobniej oba pliki są otwarte w różne instancje programu Excel Aby to sprawdzić, otwórz Menedżera zadań i zobacz, ile instancji programu Microsoft Excel jest uruchomionych. Jeśli więcej niż jedna, rozwiń każdą instancję, aby zobaczyć, które pliki są w niej zagnieżdżone. Aby rozwiązać problem, zamknij jeden plik (i instancję), a następnie otwórz go ponownie z drugiego pliku.

Odwołanie do zdefiniowanej nazwy w tym samym lub innym skoroszycie

Aby zewnętrzne odwołanie w programie Excel było bardziej kompaktowe, można utworzyć zdefiniowaną nazwę w arkuszu źródłowym, a następnie odwołać się do tej nazwy z innego arkusza, który znajduje się w tym samym lub innym skoroszycie.

Tworzenie nazwy w programie Excel

Aby utworzyć nazwę w programie Excel, zaznacz wszystkie komórki, które chcesz uwzględnić, a następnie przejdź do. Formuły tab> Zdefiniowane nazwy i kliknij na grupę Określenie nazwy lub naciśnij Ctrl + F3 i kliknij przycisk Nowy .

W Nowa nazwa wpisz dowolną nazwę (pamiętaj, że w nazwach Excela nie wolno stosować spacji) i sprawdź, czy właściwy zakres jest wyświetlany w oknie dialogowym Dotyczy pole.

Na przykład, w ten sposób tworzymy nazwę ( Jan_sprzedaży ) dla komórek B2:B5 w Jan arkusz:

Po utworzeniu nazwy możesz swobodnie używać jej w zewnętrznych odwołaniach w Excelu. Format takich odwołań jest znacznie prostszy niż omówiony wcześniej format odwołania do arkusza Excel i odwołania do skoroszytu, co ułatwia zrozumienie formuł z odwołaniami do nazw.

Uwaga. Domyślnie nazwy w programie Excel są tworzone dla. poziom zeszytu , proszę zwrócić uwagę na. Zakres Ale możesz też zrobić konkretny poziom arkusza nazwa poprzez wybranie odpowiedniego arkusza z Zakres lista rozwijana W przypadku odwołań w Excelu zakres nazwy jest bardzo ważny, ponieważ określa miejsce, w którym nazwa jest rozpoznawana.

Zaleca się, aby zawsze tworzyć nazwy na poziomie skoroszytu (chyba że masz konkretny powód, aby tego nie robić), ponieważ znacznie upraszczają one tworzenie zewnętrznych odwołań w Excelu, co ilustrują poniższe przykłady.

Odwołanie się do nazwy w innym arkuszu tego samego skoroszytu

Aby odwołać się do globalnego poziom podręcznika w tym samym skoroszycie, wystarczy wpisać tę nazwę w argumencie funkcji:

Na przykład, aby znaleźć sumę wszystkich komórek w obrębie Jan_sprzedaży nazwę, którą stworzyliśmy przed chwilą, skorzystaj z następującego wzoru:

=SUM(Jan_sales)

Aby odwołać się do lokalnego na poziomie arkusza kalkulacyjnego w innym arkuszu w tym samym skoroszycie, należy poprzedzić nazwę nazwą arkusza, po której następuje wykrzyknik:

= Funkcja ( Nazwa arkusza ! nazwa )

Na przykład:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Jeśli nazwy arkuszy zawierają spacje lub znaki monalfabetyczne, pamiętaj, aby ująć je w pojedyncze cudzysłowy, np:

=SUM("Sprawozdanie za styczeń"!Jan_Sales)

Odwołanie się do nazwy w innym skoroszycie

Odniesienie do poziom podręcznika nazwa w innym skoroszycie składa się z nazwy skoroszytu (wraz z rozszerzeniem), po której następuje wykrzyknik oraz zdefiniowana nazwa (nazwany zakres):

Na przykład:

=SUM(Sprzedaz.xlsx!Jan_sales)

Aby odnieść się do na poziomie arkusza kalkulacyjnego nazwa w innym skoroszycie, należy uwzględnić również nazwę arkusza, po której następuje wykrzyknik, a nazwa skoroszytu powinna być ujęta w nawiasy kwadratowe.Na przykład:

=SUM([Sprzedaz.xlsx]Jan!Jan_sales)

Podczas odwoływania się do nazwanego zakresu w zamknięty podręcznik , pamiętaj, aby dołączyć pełną ścieżkę do swojego pliku Excel, na przykład:

=SUM('C:\NSprzedaż.xlsx'!Jan_sales)

Jak utworzyć odwołanie do nazwy w programie Excel

Jeśli w swoich arkuszach Excela utworzyłeś garść różnych nazw, nie musisz pamiętać wszystkich tych nazw na pamięć. Aby wstawić odwołanie do nazwy Excela w formule, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz komórkę docelową, wprowadź znak równości (=) i zacznij wpisywać swoją formułę lub obliczenia.
2. Jeśli chodzi o część, w której musisz wstawić odwołanie do nazwy Excela, wykonaj jedną z następujących czynności:
   • Jeśli chodzi o poziom podręcznika Jeśli nazwa znajduje się w innym arkuszu tego samego skoroszytu, pomiń ten krok.
   • Jeśli odwołujesz się do na poziomie arkusza kalkulacyjnego nazwa, przejdź do tego konkretnego arkusza w bieżącym lub innym skoroszycie.
3. Naciśnij F3, aby otworzyć Dawne nazwisko okno dialogowe, wybierz nazwę, do której chcesz się odwołać, i kliknij OK.

Teraz, gdy już wiesz, jak stworzyć odwołanie zewnętrzne w Excelu, możesz skorzystać z tej wspaniałej możliwości i wykorzystać w swoich obliczeniach dane z innych arkuszy i skoroszytów. Dziękuję za lekturę i czekam na Ciebie na naszym blogu w przyszłym tygodniu!