В учебном пособии объясняются основы расширенного фильтра Excel и показывается, как использовать его для поиска записей, соответствующих одному или нескольким сложным критериям.

Если у вас был шанс прочитать наше предыдущее руководство, вы знаете, что Excel Filter предоставляет множество опций для различных типов данных. Встроенные опции фильтрации для текста, чисел и дат могут справиться со многими сценариями. Многими, но не всеми! Когда обычный автофильтр не может сделать то, что вы хотите, используйте инструмент Advanced Filter и настройте критерии точно в соответствии с вашими потребностями.

Расширенный фильтр Excel очень полезен, когда нужно найти данные, соответствующие двум или более сложным критериям, например, извлечь совпадения и различия между двумя столбцами, отфильтровать строки, совпадающие с элементами в другом списке, найти точные совпадения, включая прописные и строчные символы, и многое другое.

Расширенный фильтр доступен во всех версиях Excel 365 - 2003. Чтобы узнать больше, нажмите на ссылки ниже.

Расширенный фильтр Excel в сравнении с автофильтром

По сравнению с базовым инструментом Автофильтр, Расширенный фильтр работает по-другому в нескольких важных аспектах.

• Автофильтр Excel - это встроенная возможность, которая применяется одним нажатием кнопки. Просто нажмите кнопку Фильтр кнопку на ленте, и ваш фильтр Excel готов к работе.

  Расширенный фильтр не может быть применен автоматически, поскольку не имеет заранее заданных настроек, он требует настройки диапазона списка и диапазона критериев вручную.

• Автофильтр позволяет фильтровать данные максимум по 2 критериям, причем эти условия задаются непосредственно в Пользовательский автофильтр диалоговое окно.

  Используя расширенный фильтр, вы можете найти строки, соответствующие нескольким критериям в нескольких столбцах, при этом расширенные критерии должны быть введены в отдельный диапазон на рабочем листе.

Ниже вы найдете подробное руководство по использованию расширенного фильтра в Excel, а также несколько полезных примеров расширенных фильтров для текстовых и числовых значений.

Как создать расширенный фильтр в Excel

Использование расширенного фильтра Excel не так просто, как применение автофильтра (как и в случае со многими "продвинутыми" вещами :), но это определенно стоит усилий. Чтобы создать расширенный фильтр для вашего листа, выполните следующие шаги.

1. организация исходных данных

Для получения лучших результатов организуйте набор данных, следуя этим двум простым правилам:

• Добавьте строку заголовка, где каждый столбец имеет уникальный заголовок - дублирующиеся заголовки приведут к путанице в Advanced Filter.
• Убедитесь, что в наборе данных нет пустых строк.

Например, вот как выглядит наша таблица-образец:

2. Установите диапазон критериев

Введите свои условия, так называемые критерии, в отдельный диапазон на рабочем листе. Теоретически диапазон критериев может находиться в любом месте листа. На практике удобнее поместить его в верхней части и отделить от набора данных одной или несколькими пустыми строками.

Заметки о расширенных критериях:

• Диапазон критериев должен иметь одинаковые заголовки столбцов в качестве таблицы / диапазона, который вы хотите отфильтровать.
• Критерии, перечисленные в одной строке, работают по логике AND. Критерии, введенные в разных строках, работают по логике OR.

Например, чтобы отфильтровать записи для Север регион, чей Промежуточный итог больше или равно 900, установите следующий диапазон критериев:

• Регион: Север
• Итого:>=900

Подробную информацию об операторах сравнения, подстановочных знаках и формулах, которые можно использовать в критериях, можно найти в разделе Расширенный диапазон критериев фильтра.

3. Применить расширенный фильтр Excel

В установленном диапазоне критериев примените расширенный фильтр таким образом:

• Выберите любую отдельную ячейку в наборе данных.
• В Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel 2007 перейдите в раздел Данные вкладка> Сортировка и фильтр группу и нажмите кнопку Расширенный .

  В Excel 2003 нажмите кнопку Данные меню, выберите пункт Фильтр , а затем нажмите Расширенный фильтр... .

  

Появится диалоговое окно Расширенный фильтр Excel, в котором вы настроите его, как описано ниже.

4. Настройте параметры расширенного фильтра

В диалоговом окне Расширенный фильтр Excel укажите следующие параметры:

• Действие Выберите, следует ли фильтровать список на месте или скопировать результаты в другое место.

  Выбор " Отфильтруйте список на месте" скроет строки, которые не соответствуют вашим критериям.

Если вы выберете " Скопируйте результаты в другое место" Выберите левую верхнюю ячейку диапазона, в которую нужно вставить отфильтрованные строки. Убедитесь, что в целевом диапазоне нет данных в столбцах, так как все ячейки ниже скопированного диапазона будут очищены.

• Диапазон списка Это диапазон ячеек, которые нужно отфильтровать, заголовки столбцов должны быть включены.

  Если вы выделили любую ячейку в наборе данных перед нажатием кнопки Расширенный Excel автоматически выберет весь диапазон списка. Если Excel неправильно выбрал диапазон списка, нажмите кнопку Свернуть диалог икона непосредственно справа от Диапазон списка и выберите нужный диапазон с помощью мыши.

• Диапазон критериев Это диапазон ячеек, в которые вы вводите критерии.

Кроме того, флажок в левом нижнем углу диалогового окна расширенного фильтра позволяет отображать только уникальные записи Например, этот параметр может помочь вам извлечь все различные (отличные) элементы в столбце.

В этом примере мы фильтруем список на месте, поэтому настройте параметры расширенного фильтра Excel таким образом:

Наконец, нажмите OK, и вы получите следующий результат:

Это замечательно... но ведь того же результата можно добиться с помощью обычного автофильтра Excel, верно? В любом случае, не спешите покидать эту страницу, потому что мы только поцарапали поверхность, и вы получили основное представление о работе расширенного фильтра Excel. Далее в статье вы найдете несколько примеров, которые можно выполнить только с помощью расширенного фильтра. Чтобы вам было проще следить за развитием событий,Давайте сначала узнаем больше о критериях расширенного фильтра.

Диапазон критериев расширенного фильтра Excel

Как вы только что убедились, в использовании расширенного фильтра в Excel нет ничего сложного. Но как только вы узнаете все тонкости критериев расширенного фильтра, ваши возможности станут практически неограниченными!

Операторы сравнения для чисел и дат

В критериях расширенного фильтра вы можете сравнивать различные числовые значения с помощью следующих операторов сравнения.

Использование операторов сравнения с числами очевидно. В приведенном выше примере мы уже использовали числовые критерии >=900 для фильтрации записей с Промежуточный итог больше или равно 900.

А вот еще один пример. Предположим, вы хотите вывести на экран файл Север регион записи за месяц Июль с Сумма больше 800. Для этого укажите следующие условия в диапазоне критериев:

• Регион: Север
• Дата заказа:>=7/1/2016
• Дата заказа: <=7/30/2016
• Сумма:>800

А теперь запустите инструмент Excel Advanced Filter, укажите параметр Диапазон списка (A4:D50) и Диапазон критериев (A2:D2) и получите следующий результат:

Примечание. Независимо от формата даты, используемого в вашей рабочей таблице, вы всегда должны указывать значение полная дата в диапазоне критериев расширенного фильтра в формате, понятном Excel, например 7/1/2016 или 1-Jul-2016.

Расширенный фильтр для текстовых значений

Кроме чисел и дат, для сравнения текстовых значений можно использовать логические операторы, правила которых определены в таблице ниже.

Как видите, создание расширенного фильтра для текстовых значений имеет ряд особенностей, поэтому остановимся на этом подробнее.

Пример 1. Текстовый фильтр для точного совпадения

Чтобы отобразить только те ячейки, которые абсолютно одинаковый к определенному тексту или символу, включите знак равенства в критериях.

Например, чтобы отфильтровать только Банан элементов, используйте следующие критерии:. Microsoft Excel отобразит критерии в виде = банан в ячейке, но вы можете просмотреть все выражение в строке формул:

Как вы можете видеть на скриншоте выше, критерии показывают только Банан записи с Промежуточный итог больше или равно 900, игнорируя Зеленый банан и Банан с золотым пальцем .

Примечание. При фильтрации числовые значения которые абсолютно одинаковый Например, для фильтрации записей с промежуточным итогом, равным 900, вы можете использовать любой из следующих критериев Sub-total:, =900 или просто 900.

Пример 2. Фильтр текстовых значений, которые начинаются с определенного символа (символов)

Чтобы отобразить все ячейки, содержимое которых начинается с заданного текста, просто введите этот текст в диапазон критериев без знака равенства или двойных кавычек.

Например, чтобы отфильтровать все " зеленый " товаров с промежуточным итогом больше или равным 900, используйте следующие критерии:

• Артикул: Зеленый
• Итого:>=900

Расширенный фильтр Excel с подстановочными знаками

Чтобы отфильтровать текстовые записи с помощью частичное совпадение В критериях расширенного фильтра можно использовать следующие символы подстановки:

• Вопросительный знак (?) для соответствия любому одиночному символу.
• Звездочка (*) для соответствия любой последовательности символов.
• Тильда (~), за которой следует *, ? или ~ для фильтрации ячеек, содержащих настоящий вопросительный знак, звездочку или тильду.

В следующей таблице приведено несколько примеров диапазонов критериев с подстановочными знаками.

А вот простейший критерий подстановки в действии (*banana*), который находит все ячейки, содержащие слово "банан":

Формулы в критериях расширенного фильтра

Чтобы создать расширенный фильтр с более сложными условиями, вы можете использовать одну или несколько функций Excel в диапазоне критериев. Чтобы критерии на основе формул работали правильно, следуйте следующим правилам:

• Формула должна иметь значение либо TRUE, либо FALSE.
• Диапазон критериев должен включать минимум 2 ячейки: ячейка формулы и ячейка заголовка .
• Сайт ячейка заголовка в критериях, основанных на формуле, должны быть пустой , или имеет заголовок, отличный от любого из заголовков диапазона списка.
• Чтобы формула была оценена для каждая строка данных в диапазоне списка, используйте относительную ссылку (без $, например, A1) для ссылки на ячейку в первой строке данных.
• Чтобы формула оценивалась только для конкретная клетка или диапазон ячеек Используйте абсолютную ссылку (с $, например, $A$1) для обращения к этой ячейке или диапазону.
• При ссылке на диапазон списка в формуле, всегда используйте абсолютные ссылки на ячейки.

Например, чтобы отфильтровать строки, в которых Август продажи (колонка С) больше, чем Июль продаж (столбец D), используйте критерий =D5>C5, где 5 - первая строка данных:

Примечание. Если ваши критерии включают только одна формула как в этом примере, обязательно включите в диапазон критериев как минимум 2 ячейки (ячейку с формулой и ячейку с заголовком).

Более сложные примеры использования нескольких критериев на основе формул смотрите в разделе Как использовать расширенный фильтр в Excel - примеры диапазона критериев.

Использование расширенного фильтра с логикой AND vs. OR

Как уже упоминалось в начале этого руководства, расширенный фильтр Excel может работать как с логикой AND, так и с логикой OR, в зависимости от того, как вы настроите параметр диапазон критериев :

• Критерии по один ряд соединяются с И оператор.
• Критерии по разные ряды соединяются с ИЛИ оператор.

Чтобы было легче понять, рассмотрим следующие примеры.

Расширенный фильтр Excel с логикой AND

Чтобы отобразить записи с Промежуточный итог >=900 И Среднее >=350, определите оба критерия в одной строке:

Расширенный фильтр Excel с логикой ИЛИ

Чтобы отобразить записи с Промежуточный итог >=900 OR Среднее >=350, поместите каждое условие в отдельный ряд:

Расширенный фильтр Excel с логикой AND и OR

Чтобы отобразить записи для Север регион с Промежуточный итог больше или равно 900 ИЛИ Среднее больше или равно 350, настройте диапазон критериев таким образом:

Говоря иначе, диапазон критериев в этом примере переводится в следующее условие:

( Регион = Север И Промежуточный итог >=900) ИЛИ ( Регион = Север И Среднее >=350)

Примечание. Исходная таблица в этом примере содержит только четыре региона: Север, Юг, Восток и Запад, поэтому мы можем смело использовать Север в диапазоне критериев. Если бы были другие регионы, содержащие слово "север", например, Северо-Запад или Северо-Восток, то мы бы использовали критерий точного совпадения: = "=Север" .

Как извлечь только определенные столбцы

При настройке расширенного фильтра таким образом, чтобы он копировал результаты в другое место, вы можете указать какие столбцы извлекать .

1. Перед применением фильтра введите или скопируйте заголовки столбцов, которые вы хотите извлечь, в первую строку целевого диапазона.

   Например, чтобы скопировать сводку данных, такую как Регион , Пункт и Промежуточный итог на основе заданного диапазона критериев напечатать метки 3 столбцов в ячейках H1:J1 (см. скриншот ниже).

2. Применить расширенный фильтр Excel и выберите Копирование в другое место вариант под Действие .
3. В Копия на введите ссылку на метки столбцов в целевом диапазоне (H1:J1) и нажмите OK.

В результате Excel отфильтровал строки в соответствии с условиями, перечисленными в диапазоне критериев ( Север элементы региона с Промежуточный итог >=900), и скопировал 3 столбца в указанное место:

Как скопировать отфильтрованные строки на другой рабочий лист

Если вы откроете инструмент Расширенный фильтр в рабочем листе, содержащем исходные данные, выберите " Копирование в другое место ", и выберите опцию Копия на диапазон в другом листе, вы получите следующее сообщение об ошибке: " Вы можете копировать отфильтрованные данные только на активный лист ".

Однако существует способ копирования отфильтрованных строк на другой рабочий лист, и вы уже получили подсказку - просто запустите Advanced Filter из меню лист назначения , чтобы он стал вашим активным листом.

Предположим, ваша исходная таблица находится на Листе1, и вы хотите скопировать отфильтрованные данные на Лист2. Вот суперпростой способ сделать это:

1. Для начала установите диапазон критериев на Листе1.
2. Перейдите на Лист2 и выберите любую пустую ячейку в неиспользуемой части рабочего листа.
3. Запустите расширенный фильтр Excel ( Данные вкладка> Расширенный ).
4. В Расширенный фильтр в диалоговом окне выберите следующие параметры:
   • Под Действие , выбрал Копирование в другое место .
   • Нажмите в Диапазон списка переключитесь на Лист1 и выберите таблицу, которую нужно отфильтровать.
   • Нажмите в Диапазон критериев переключитесь на Лист1 и выберите диапазон критериев.
   • Нажмите в Копия на и выберите левую верхнюю ячейку диапазона назначения на Листе2. (Если вы хотите скопировать только некоторые столбцы, заранее введите заголовки нужных столбцов на Листе2, а теперь выберите эти заголовки).
   • Нажмите OK.

В этом примере мы извлекаем 4 столбца на Лист2, поэтому мы ввели заголовки соответствующих столбцов точно так, как они отображаются на Листе1, и выбрали диапазон, содержащий заголовки (A1:D1) в окне Копия на коробка:

В принципе, вот так можно использовать расширенный фильтр в Excel. В следующем уроке мы рассмотрим более сложные примеры диапазона критериев с формулами, так что следите за новостями!