Ten tutorial mówi o dwóch sposobach importowania kontaktów do pulpitu Outlooka, z pliku .csv i .pst, a także pokazuje, jak przenieść kontakty do Outlooka Online.

Mogą istnieć różne powody, dla których możesz chcieć przenieść kontakty do książki adresowej programu Outlook. Na przykład odziedziczyłeś zewnętrzną bazę danych z listą kontaktów lub migrujesz z innego serwera pocztowego, a może zakładasz nowe konto. Niezależnie od powodu, Outlook zapewnia prosty sposób na zaimportowanie wszystkich kontaktów za jednym zamachem.

Wskazówka. Jeśli twoje kontakty są przechowywane w programie Excel, przydatny będzie następujący samouczek: Jak importować kontakty do programu Outlook z programu Excel.

Przygotowanie kontaktów do importu do programu Outlook

Microsoft Outlook umożliwia importowanie kontaktów z dwóch typów plików, PST i CSV.

PST (Personal Storage Table).Jest to specjalny format pliku do przechowywania danych w programie Outlook, Exchange Client i innych programach firmy Microsoft.W pliku .pst kontakty są już w odpowiednim formacie i nie wymagają dalszych poprawek.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Jak eksportować kontakty programu Outlook do pliku PST.

CSV (Comma Separated Values). Jeśli przechowujesz swoje dane kontaktowe w programie Excel lub innym arkuszu kalkulacyjnym albo wyeksportowałeś swoje kontakty od innego dostawcy poczty elektronicznej, takiego jak Gmail lub Yahoo Mail, będą one zazwyczaj w pliku .csv, który można zaimportować do programu Outlook po dokonaniu kilku zmian:

• Jeśli dane kontaktowe zawierają znaki, które nie występują w alfabecie angielskim, np. arabskim, cyrylicy, chińskim lub japońskim, takie kontakty mogą nie zostać poprawnie zaimportowane. Aby zapobiec ewentualnym problemom, należy eksportować kontakty do formatu CSV UTF-8 plik, jeśli taka opcja jest dla Ciebie dostępna, lub przekonwertuj CSV na UTF-8 za pomocą Excela.
• Upewnij się, że wartości w twoim pliku CSV są oddzielone przez przecinki W zależności od lokalizacji, może to być inny separator listy Na przykład w wielu krajach europejskich domyślnym separatorem listy jest średnik. Ale Outlook obsługuje tylko przecinek jako separator pól, więc musisz zastąpić średniki lub inne delimitery przecinkami przed zaimportowaniem pliku CSV do Outlooka.

W poniżej podlinkowanych tutorialach, znajdzie szczegółowe wskazówki dotyczące eksportu kontaktów do pliku CSV:

• Jak wyeksportować kontakty z pulpitu Outlooka
• Jak wyeksportować kontakty z programu Outlook Online
• Jak wyeksportować kontakty z programu Excel
• Jak wyeksportować kontakty z Gmaila

W najprostszej formie Twój plik .csv może wyglądać następująco:

Jak zaimportować kontakty do programu Outlook z pliku CSV

Aby zaimportować kontakty z pliku CSV do programu Outlook 2019, Outlook 2016 lub Outlook 2013, wykonaj następujące kroki:

1. W programie Microsoft Outlook, kliknij Plik > Otwórz i eksportuj > Import/Eksport .

   

2. Na stronie Import i eksport Rozpoczyna się kreator, w którym należy wybrać Import z innego programu lub pliku i kliknąć Następny .

   

3. Aby zaimportować kontakty CSV do programu Outlook, wybierz Wartości rozdzielone przecinkami i kliknąć Następny .

   

4. W tym kroku musisz dokonać kilku wyborów:
   • Kliknij przycisk Przeglądaj Znajdź i kliknij dwukrotnie swój plik .csv, aby go wybrać.
   • Wybierz sposób postępowania zduplikowane elementy kontaktu .

   Po zakończeniu kliknij Następny .

   

   Jak obsługiwać zduplikowane kontakty:

   • Zastąpić duplikaty elementami zaimportowanymi Wybierz tę opcję, jeśli informacje w pliku .csv są bardziej kompletne lub bardziej aktualne niż informacje w programie Outlook.
   • Zezwalaj na tworzenie duplikatów (Jeśli nie chcesz stracić ani jednej informacji, pozwól Outlookowi tworzyć zduplikowane elementy, przeglądać je i łączyć szczegóły dotyczące tej samej osoby w jeden element.
   • Nie importuj zduplikowanych elementów Jest to opcja, którą należy wybrać, jeśli chcesz zaimportować tylko nowe kontakty, a wszystkie istniejące pozostawić nietknięte.
5. W zakładce docelowe konto e-mail wybierz opcję Kontakty folder i kliknij Następny .

   

6. Jeśli importujesz kontakty CSV, które wcześniej wyeksportowałeś z programu Outlook, lista kontaktów jest w wymaganym formacie, więc możesz kliknąć Wykończenie aby natychmiast rozpocząć importowanie kontaktów.

   Jeśli importujesz kontakty z programu Excel lub z aplikacji pocztowej innej niż Outlook, może być konieczne zmapowanie niektórych kolumn w pliku CSV do pól kontaktów programu Outlook. W takim przypadku kliknij Pola niestandardowe mapy i przejść do następnego kroku.

   

7. Jeśli kliknąłeś na Pola niestandardowe mapy w poprzednim kroku, pojawi się odpowiednie okno dialogowe:
   • W lewym panelu, pod Ze strony , zobaczysz nazwy kolumn z twojego pliku CSV.
   • W prawym panelu, pod Do , zobaczysz standardowe pola kontaktów programu Outlook.

   Jeśli nazwa kolumny w pliku CSV dokładnie odpowiada polu w Outlooku, kolumna ta jest wyznaczany automatycznie i pojawia się pod Odwzorowywany z .

   Jeśli nazwa kolumny nie pasuje do żadnego pola Outlooka, będziesz musiał zrobić mapowanie ręczne W tym celu przeciągnij kolumnę z lewego okna i upuść ją obok odpowiedniego pola w prawym oknie. Na przykład w naszym zaimportowanym pliku CSV znajduje się kolumna o nazwie Pozycja i mapujemy go do Nazwa stanowiska Aby znaleźć dopasowanie, kliknij znak plusa obok odpowiedniego pola w prawym panelu, aby je rozwinąć.

   

   Gdy wszystkie kolumny zostaną zmapowane, kliknij OK i z powrotem w Importuj plik okna dialogowego, kliknij Wykończenie .

   Zobacz też: Funkcja SUBTOTAL w Excelu z przykładami formuł
8. Outlook pokazuje okienko postępu, aby poinformować, że rozpoczął importowanie kontaktów. Gdy okienko postępu zamknie się, proces jest zakończony. Podczas importowania bardzo małej listy kontaktów okienko postępu może nie być wyświetlane.

Aby upewnić się, że wszystkie kontakty CSV zostały zaimportowane do programu Outlook, kliknij przycisk Ludzie na pasku nawigacyjnym, aby wyświetlić listę kontaktów.

Jak importować kontakty do programu Outlook z pliku PST

W niektórych sytuacjach możesz chcieć importować kontakty z pliku PST zamiast CSV. Jest to szczególnie przydatne, gdy:

• Przenosisz kontakty z jednego konta programu Outlook na drugie.
• Przenosisz kontakty z jednego komputera na drugi.
• Chcesz przenieść wszystkie elementy programu Outlook, w tym wiadomości e-mail, kontakty, terminy i zadania.

W tym przypadku należy najpierw wyeksportować kontakty do pliku PST, a następnie zaimportować je do nowego konta lub komputera za pomocą Import & Export kreator omówiony w poprzednim punkcie.

Oto kroki, aby zaimportować kontakty do programu Outlook z pliku .pst:

1. W programie Outlook, kliknij Plik > Otwórz i eksportuj > Import/Eksport .
2. Wybierz Import z innego programu lub pliku i kliknąć Następny .
3. Wybierz Plik danych programu Outlook (.pst) i kliknąć Następny .

   

4. Kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz plik .pst, który chcesz zaimportować.

   Pod adresem Opcje , wybrać sposób radzenia sobie z zdublowane pozycje , a następnie kliknij Następny Proszę zwrócić uwagę, że podczas importu z PST, domyślnie jest Zastąpić duplikaty elementami zaimportowanymi .

   

5. Jeśli Twój plik .pst jest chroniony hasłem, zostaniesz poproszony o jego podanie.
6. Jest to kluczowy krok, aby kontakty zostały poprawnie zaimportowane, więc upewnij się, że zrobisz to dobrze:
   • Pod adresem Wybierz folder, z którego chcesz importować , wybrany Plik danych programu Outlook jeśli chcesz zaimportować PST w całości. Możesz też rozwinąć go i wybrać tylko konkretny podfolder do zaimportowania, Kontakty w naszym przypadku.
   • Jeśli konto docelowe/skrzynka pocztowa jest aktualnie zaznaczone w oknie nawigacji, możesz wybrać opcję Importuj elementy do bieżącego folderu W przeciwnym razie należy sprawdzić Importuj elementy do tego samego folderu w i wybrać skrzynkę pocztową lub plik danych programu Outlook, do którego mają być zaimportowane kontakty.
   • Po zakończeniu kliknij Wykończenie .

   

Outlook od razu zacznie importować kontakty. Gdy zniknie okienko postępu, import jest zakończony.

Jak importować kontakty do programu Outlook Online

Podobnie jak w przypadku Outlooka desktop, do importu kontaktów do Outlooka Online potrzebny jest plik CSV. Aby uzyskać najlepsze rezultaty, plik powinien mieć kodowanie UTF-8, które działa poprawnie dla wszystkich języków.

Aby zaimportować kontakty do programu Outlook Online, wykonaj następujące kroki:

1. Zaloguj się na swoje konto Outlook on the web lub Outlook.com.
2. W lewym dolnym rogu strony kliknij przycisk Ludzie ikona:

   

3. W prawym górnym rogu strony kliknij przycisk Zarządzaj > Importuj kontakty .

   

4. Kliknij przycisk Przeglądaj wybierz swój plik CSV i kliknij Otwórz .
5. Mając plik CSV w polu, kliknij Import .

   

Jeśli plik .csv zawiera jakiekolwiek kontakty, które już istnieją na Twoim koncie w Outlooku, zostaną utworzone zduplikowane pozycje, ale żaden z Twoich istniejących kontaktów nie zostanie zastąpiony lub usunięty.

Tak wygląda importowanie kontaktów do Outlooka desktop i online. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!