Samouczek pokazuje różne sposoby tworzenia współdzielonego kalendarza w programie Outlook dla kont Office 365 i opartych na programie Exchange, wyjaśnia, jak udostępnić kalendarz w programie Outlook bez programu Exchange i rozwiązać różne problemy z synchronizacją.

Chcesz poinformować swoich współpracowników, przyjaciół i członków rodziny o tym, co znajduje się w Twoim harmonogramie, aby mogli zobaczyć Twoje wolne chwile? Najprostszym sposobem jest udostępnienie im kalendarza programu Outlook. W zależności od tego, czy korzystasz z lokalnie zainstalowanej aplikacji desktopowej, czy z programu Outlook Online, konta na serwerze Exchange w organizacji lub prywatnego konta POP3 / IMAP w domu, dostępne będą różne opcjety.

Ten tutorial skupia się na pulpit programu Outlook aplikacja używana w połączeniu z serwerem Exchange i programem Outlook dla Office 365. Jeśli korzystasz z programu Outlook Online, zobacz Jak udostępniać kalendarz w programie Outlook w sieci.

Udostępnianie kalendarza w programie Outlook

Ponieważ Microsoft Outlook zapewnia kilka różnych opcji udostępniania kalendarza, bardzo ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, co każda z nich robi, aby wybrać tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Wysyłanie zaproszenia do udostępniania kalendarza

Wysyłając zaproszenie do innych użytkowników, umożliwiasz im przeglądanie Twojego kalendarza w ich własnym Outlooku. Możesz określić inny poziom dostępu dla każdego odbiorcy, a udostępniony kalendarz będzie się automatycznie aktualizował po ich stronie. Ta opcja jest dostępna dla kont Exchange i Office 365, a także Outlook.com i Outlook Online (aka Outlook w sieci lub OWA). Zobacz, jak udostępniać kalendarz w Outlooku.

Kalendarz wydawniczy w sieci

Publikując swój kalendarz w Outlooku online, możesz dać każdemu możliwość obejrzenia go jako strony internetowej w przeglądarce lub zaimportowania linku ICS do swojego Outlooka. Funkcja ta jest dostępna na kontach opartych na Exchange, kontach z dostępem do serwera WWW obsługującego protokół WebDAV, Outlooku w sieci i Outlook.com. Zobacz jak opublikować kalendarz w Outlooku.

Wysyłanie pocztą elektroniczną migawki kalendarza

Statyczna kopia twojego kalendarza jest wysyłana do odbiorcy jako załącznik do wiadomości e-mail. Odbiorca zobaczy tylko migawkę twoich spotkań w momencie wysłania wiadomości e-mail, żadne aktualizacje, które zrobisz później, nie będą dla nich dostępne. Ta opcja jest zapewniona w programach Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010, ale nie jest już obsługiwana w Office 365 i Outlook 2019. Zobacz, jak wysłać e-mail do kalendarza Outlooka.

Jak udostępnić kalendarz programu Outlook

W przypadku kont opartych na Office 365 lub Exchange, Microsoft zapewnia możliwość udostępniania kalendarza, który jest aktualizowany automatycznie. W tym celu wystarczy wysłać zaproszenie do udostępniania do współpracowników lub osób spoza firmy.

Uwaga. Nasze zrzuty ekranu zostały uchwycone w Outlooku dla Office 365. Kroki dla kont serwera Exchange z Outlookiem 2019, Outlookiem 2016, Outlookiem 2013 i Outlookiem 2010 są zasadniczo takie same, choć mogą wystąpić niewielkie różnice w interfejsie.

Aby udostępnić kalendarz programu Outlook, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz swój kalendarz w programie Outlook.
2. Na Strona główna zakładka, w Zarządzaj kalendarzami grupa, kliknij Share Calendar i wybierz żądany z rozwijanego menu.

Aby wysłać zaproszenie do udostępniania osobom z organizacji lub spoza niej, kliknij przycisk Dodaj przycisk.

Uwaga. Znak zakazu (okrągły ukośnik wsteczny) obok czyjegoś nazwiska oznacza, że kalendarz nie może być udostępniony temu użytkownikowi.

Do każdego z dodanych odbiorców zostanie wysłane zaproszenie do udostępniania. Gdy użytkownik w Twojej organizacji kliknie przycisk Przyjmij Twój kalendarz pojawi się w ich Outlooku pod Współdzielone kalendarze Dla użytkowników zewnętrznych proces jest nieco inny, aby uzyskać pełne szczegóły zobacz Jak dodać współdzielony kalendarz do programu Outlook.

Wskazówka. Udostępnianie nie jest ograniczone do domyślnych kalendarzy tworzonych automatycznie dla każdego profilu programu Outlook. Można również stworzyć nowy wspólny kalendarz W tym celu w folderze Kalendarz kliknij przycisk Strona główna tab> Dodaj kalendarz > Utwórz nowy pusty kalendarz , zapisać go w dowolnie wybranym folderze, a następnie udostępnić w sposób opisany powyżej.

Przestań udostępniać kalendarz programu Outlook

Aby przestać udostępniać swój kalendarz konkretnemu użytkownikowi, oto co musisz zrobić:

1. Otwórz Uprawnienia do kalendarza okno dialogowe ( Strona główna tab> Share Calendar ).
2. Na Uprawnienia na zakładce, wybierz użytkownika, któremu chcesz odebrać dostęp i kliknij Usuń .
3. Kliknij OK .

Uwaga. Synchronizacja i usunięcie Twojego kalendarza z programu Outlook użytkownika przez Office 365 może trochę potrwać.

Uprawnienia do kalendarza współdzielonego w programie Outlook

W udostępnionym kalendarzu programu Outlook uprawnienia oznaczają poziom dostępu, jaki chcesz zapewnić innym użytkownikom. Opcje są różne dla użytkowników w obrębie organizacji i poza nią.

Pierwsze trzy poziomy mogą być udostępniane zarówno użytkownikom wewnętrznym, jak i zewnętrznym:

• Mogę oglądać, gdy jestem zajęty - odbiorca może zobaczyć tylko te godziny, w których jesteś zajęty.
• Możliwość przeglądania tytułów i lokalizacji - odbiorca zobaczy Twoją dostępność, a także temat i miejsce spotkania.
• Można zobaczyć wszystkie szczegóły - odbiorca będzie widział wszystkie informacje dotyczące Twoich wydarzeń, tak jak Ty je widzisz.

Dla osób wewnątrz Twojej firmy dostępne są dwie dodatkowe opcje:

• Można edytować - odbiorca może edytować szczegóły Twojego spotkania.
• Delegat - umożliwia działanie w Twoim imieniu, np. odpowiadanie na prośby o spotkanie za Ciebie i tworzenie nowych spotkań.

Jeszcze jedna opcja jest dostępna dla całej organizacji, a nie poszczególnych użytkowników:

• Brak - nie ma dostępu do swojego kalendarza.

Jak zmienić uprawnienia do kalendarza współdzielonego

Aby zmienić uprawnienia osoby, która aktualnie ma dostęp do Twojego kalendarza, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na kalendarz docelowy w oknie nawigacji i wybierz Udostępnianie uprawnień z menu kontekstowego (lub kliknij Share Calendar na Strona główna zakładka i wybrać kalendarz).

Spowoduje to otwarcie Właściwości kalendarza okno dialogowe na Uprawnienia zakładka, pokazująca wszystkich użytkowników, z którymi Twój kalendarz jest obecnie współdzielony oraz ich uprawnienia.

Odbiorca zostanie powiadomiony, że jego uprawnienia zostały zmienione, a zaktualizowany widok kalendarza zostanie wyświetlony w jego Outlooku.

Nie działają uprawnienia do kalendarza współdzielonego w programie Outlook

Większość problemów i błędów występuje z powodu różnych problemów z konfiguracją lub uprawnieniami. Poniżej znajdziesz najczęstsze problemy i jak je rozwiązać.

Kalendarz współdzielony programu Outlook jest wyszarzony lub nie istnieje

Jeśli Share Calendar przycisk jest wyszarzony lub niedostępny w Outlooku, najprawdopodobniej nie masz konta Exchange lub administrator sieci wyłączył udostępnianie kalendarza dla twojego konta.

"Ten kalendarz nie może być udostępniony" błąd

Jeśli nie możesz wysyłać zaproszeń do udostępniania z powodu błędu "Ten kalendarz nie może być udostępniony jednej lub więcej osobom...", być może dodany adres e-mail jest nieprawidłowy, lub znajduje się w grupie Office 365, lub na liście udostępniania już jest.

Uprawnienia kalendarza współdzielonego nie są aktualizowane

Dość często problemy powodują nieaktualne i zduplikowane wpisy na liście Uprawnienia. Aby to naprawić, otwórz kartę Właściwości kalendarza okno dialogowe na Uprawnienia i sprawdź listę użytkowników pod kątem zduplikowanych wpisów. Usuń również użytkowników, którzy opuścili Twoją organizację lub nie mają dostępu do kalendarza. Niektóre fora donoszą, że usunięcie wszystkich bieżących uprawnień poza domyślnymi rozwiązuje problem. Jeśli żadna z powyższych sugestii nie pomaga, spróbuj tych ogólnych poprawek Outlooka:

• Wyłącz tryb cache Exchange, szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj.
• Zaktualizuj swój Office do najnowszej wersji.
• Uruchom Outlook w trybie bezpiecznym, w tym celu wklej widok /safe w polu wyszukiwania i naciśnij Enter.

Jeżeli problem nadal występuje, przyczyna może leżeć po stronie serwera Exchange, więc spróbuj skontaktować się z informatykami w celu uzyskania pomocy.

Jak udostępnić kalendarz programu Outlook bez programu Exchange

Funkcja udostępniania opisana w poprzednich punktach jest dostępna tylko w przypadku kont programu Outlook opartych na usłudze Office 365 i Exchange. Jeśli używasz programu Outlook jako samodzielnej aplikacji z osobistym kontem POP3 lub IMAP, rozważ następujące alternatywy.

Opublikuj swój kalendarz online

Opublikuj kalendarz programu Outlook w sieci, a następnie udostępnij łącze HTML, aby otworzyć kalendarz w przeglądarce, lub łącze ICS, aby zapisać się do kalendarza internetowego. Więcej informacji można znaleźć w:

• Jak opublikować kalendarz w Outlooku Online
• Jak dodać Kalendarz internetowy do pulpitu programu Outlook
• Jak subskrybować Kalendarz internetowy w programie Outlook w sieci

Przenieś swój kalendarz do Outlook.com, a następnie udostępnij

Jeśli publikowanie nie działa w Twoim przypadku, najprostszym sposobem może być utworzenie nowego lub zaimportowanie istniejącego kalendarza do Outlook.com, a następnie skorzystanie z jego funkcji udostępniania kalendarza.

Pamiętaj, że musisz zachować aktualną kopię kalendarza w Outlook.com, jeśli chcesz, aby kolejne aktualizacje synchronizowały się automatycznie.

Szczegółowa instrukcja znajduje się w:

• Jak zapisać kalendarz programu Outlook jako plik .ics
• Jak importować plik iCal do Outlook.com
• Jak udostępnić kalendarz w Outlook.com

Jak opublikować kalendarz programu Outlook

Gdy chcesz udostępnić swój kalendarz wielu użytkownikom bez wysyłania indywidualnych zaproszeń, możesz opublikować kalendarz w sieci i podać bezpośrednie łącze, dzięki któremu ludzie będą mogli go oglądać na żywo.

Oto kroki, aby opublikować kalendarz z programu Outlook:

1. W folderze Kalendarz przejdź do Strona główna tab> Podziel się grupę, a następnie kliknij Publikuj online > Publikacja na serwerze WebDAV ...

• W Miejsce publikacji wprowadź lokalizację swojego serwera WebDAV.
• Wybierz Rozpiętość czasowa .
• Z. Szczegóły z listy rozwijanej wybierz, jaki rodzaj dostępu chcesz zapewnić: Tylko dostępność , Ograniczone szczegóły (dostępność i tematy) lub Pełne informacje .

Outlook poinformuje Cię, czy publikacja zakończyła się pomyślnie czy nie.

Uwagi:

1. Aby skorzystać z tej funkcji, należy mieć dostęp do serwera internetowego obsługującego protokół World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV).
2. Na Wymiana konto e-mail, zobaczysz Opublikuj ten kalendarz opcja pozwalająca na publikację kalendarza bezpośrednio do serwera Exchange zamiast do serwera WebDAV.
3. Z Office 365 konto, można również publikować na serwerze WebDAV, pod warunkiem że {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} zostanie usunięte z polityki udostępniania. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z administratorem.
4. Jeśli w Twoim Outlooku nie ma takiej opcji, to użyj Outlooka w sieci lub Outlook.com, aby opublikować swój kalendarz online.

Jak udostępnić migawkę kalendarza programu Outlook w wiadomości e-mail

Jeśli chcesz udostępnić nieaktualizowaną kopię kalendarza, po prostu wyślij ją e-mailem jako załącznik. Ta opcja może się przydać na przykład wtedy, gdy stworzyłeś ostateczną wersję kalendarza jakiegoś wydarzenia, która nie podlega już żadnym zmianom, i chcesz, aby wszyscy uczestnicy mieli jego kopię.

Aby wysłać pocztą elektroniczną migawkę kalendarza programu Outlook, wykonaj następujące kroki:

1. W folderze Kalendarz przejdź do Strona główna tab> Podziel się grupę, a następnie kliknij Kalendarz e-mailowy . (Ewentualnie kliknij prawym przyciskiem myszy kalendarz w oknie Nawigacja, a następnie kliknij przycisk Podziel się > Kalendarz e-mailowy... )

• Z. Kalendarz z listy rozwijanej wybierz kalendarz, który ma być udostępniony.
• W Zakres dat pola, określić okres czasu.
• Z. Szczegóły z listy rozwijanej, wybierz ilość szczegółów do udostępnienia: Tylko dostępność , Ograniczone dane lub Pełne dane .

Opcjonalnie, kliknij przycisk Pokaż przycisk obok Zaawansowane i skonfigurować dodatkowe opcje:

• Zdecyduj, czy dołączać prywatne elementy i załączniki.
• Wybierz układ wiadomości e-mail: harmonogram dzienny lub lista wydarzeń.

Po zakończeniu kliknij przycisk OK.

Twoi odbiorcy otrzymają wiadomość e-mail i będą mogli zobaczyć szczegóły kalendarza bezpośrednio w treści wiadomości. Mogą też kliknąć przycisk Otwórz ten kalendarz lub kliknij dwukrotnie na załączony plik .ics, aby kalendarz został dodany do ich programu Outlook.

Uwagi:

1. Ta funkcja jest obsługiwana w programach Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010, ale nie jest już dostępna w programie Outlook 2019 i Outlook dla Office 365. W nowych wersjach możesz wyeksportować swój kalendarz jako plik ICS i udostępnić ten plik innym osobom, aby mogły zaimportować go do własnego programu Outlook lub innej aplikacji kalendarzowej.
2. Odbiorcy otrzymują kopia statyczna kalendarza dla określonego zakresu dat, ale nie zobaczą żadnych zmian, które wprowadzisz w kalendarzu po wysłaniu go pocztą elektroniczną.

Tak wygląda tworzenie współdzielonego kalendarza w Outlooku. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!