Samouczek demonstruje kilka szybkich i łatwych sposobów na przycinanie spacji w Excelu. Dowiedz się, jak usunąć wiodące, spóźnione i dodatkowe spacje między słowami, dlaczego funkcja TRIM w Excelu nie działa i jak ją naprawić.

Czy porównujesz dwie kolumny w poszukiwaniu duplikatów, które wiesz, że są, ale twoje formuły nie mogą znaleźć ani jednego zduplikowanego wpisu? Albo czy sumujesz dwie kolumny liczb, ale ciągle otrzymujesz tylko zera? I dlaczego, u licha, twoja ewidentnie poprawna formuła Vlookup zwraca tylko garść błędów N/A? To tylko kilka przykładów problemów, na które możesz szukać odpowiedzi. A wszystkie są spowodowane przez dodatkowe miejsca ukrywanie przed, po lub pomiędzy wartościami liczbowymi i tekstowymi w komórkach.

Microsoft Excel oferuje kilka różnych sposobów na usuwanie spacji i czyszczenie danych. W tym samouczku zbadamy możliwości funkcji TRIM jako najszybszego i najłatwiejszego sposobu usuwania spacji w Excelu.

Funkcja TRIM - usuwanie dodatkowych spacji w Excelu

Funkcja TRIM w Excelu usuwa dodatkowe spacje z tekstu. Usuwa wszystkie spacje wiodące, ciągnące i między nimi. z wyjątkiem pojedynczej spacji znak między słowami.

Składnia funkcji TRIM jest najprostsza, jaką można sobie wyobrazić:

Gdzie tekst to komórka, z której chcemy usunąć nadmiarowe spacje.

Na przykład, aby usunąć spacje w komórce A1, używasz tej formuły:

=TRIM(A1)

A poniższy zrzut ekranu pokazuje wynik:

Yep, to takie proste!

Należy pamiętać, że funkcja TRIM została zaprojektowana do usuwania tylko znaku spacji, który ma wartość 32 w 7-bitowym systemie kodowym ASCII. Jeśli oprócz dodatkowych spacji dane zawierają przerwy w wierszu i znaki niedrukujące, należy użyć funkcji TRIM w połączeniu z CLEAN, aby usunąć pierwsze 32 znaki niedrukujące w systemie ASCII.

Na przykład, aby usunąć spacje, przerwy w linii i inne niepożądane znaki z komórki A1, użyj tej formuły:

=TRIM(CLEAN(A1))

Więcej informacji można znaleźć w części Jak usunąć znaki niedrukowane w programie Excel

Aby pozbyć się niełamiących się spacji (znak html ), która ma wartość 160, użyj TRIM wraz z funkcjami SUBSTITUTE i CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Aby uzyskać pełne informacje, zobacz Jak usunąć spacje niełamiące się w programie Excel

Jak używać funkcji TRIM w Excelu - przykłady formuł

Teraz, gdy znasz podstawy, omówmy kilka konkretnych zastosowań TRIM w Excelu, pułapki, które możesz napotkać i rozwiązania robocze.

Jak przyciąć spacje w całej kolumnie danych

Załóżmy, że masz kolumnę nazwisk, które mają trochę białych spacji przed i po tekście, a także więcej niż jedną spację między słowami. Jak więc usunąć wszystkie wiodące, ciągnące się i nadmiarowe spacje między komórkami w jednym czasie? Poprzez skopiowanie formuły Excel TRIM w całej kolumnie, a następnie zastąpienie formuł z ich wartościami. Szczegółowe kroki znajdują się poniżej.

1. Napisz formułę TRIM dla najwyższej komórki, A2 w naszym przykładzie:

   =TRIM(A2)

2. Ustaw kursor w prawym dolnym rogu komórki z formułą (w tym przykładzie B2) i gdy tylko kursor zmieni się w znak plusa, kliknij go dwukrotnie, aby skopiować formułę w dół kolumny, aż do ostatniej komórki z danymi. W rezultacie będziesz miał 2 kolumny - oryginalne nazwy ze spacjami i przycięte według formuły.

• Zaznacz wszystkie komórki z formułami Trim (B2:B8 w tym przykładzie) i naciśnij Ctrl+C, aby je skopiować.
• Zaznacz wszystkie komórki z oryginalnymi danymi (A2:A8) i naciśnij Ctrl+Alt+V , a następnie V . Jest to skrót klawiszowy wklejania wartości, który stosuje Wklej Specjalnie > Wartości
• Naciśnij klawisz Enter. Gotowe!

Jak usunąć wiodące spacje w kolumnie numerycznej

Jak właśnie zobaczyłeś, funkcja TRIM w Excelu bez problemu usunęła wszystkie dodatkowe spacje z kolumny danych tekstowych. Ale co zrobić, jeśli twoje dane to liczby, a nie tekst?

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że funkcja TRIM wykonała swoje zadanie. Po bliższym przyjrzeniu się można jednak zauważyć, że przycięte wartości nie zachowują się jak liczby. Oto kilka wskazówek świadczących o nieprawidłowościach:

• Zarówno oryginalna kolumna ze spacjami wiodącymi, jak i przycięte liczby są wyrównane do lewej strony, nawet jeśli zastosujesz do komórek format Liczba, natomiast normalne liczby są domyślnie wyrównane do prawej strony.
• W przypadku zaznaczenia dwóch lub więcej komórek z obciętymi liczbami Excel wyświetla na pasku stanu jedynie COUNT. W przypadku liczb powinien również wyświetlać SUMĘ i ŚREDNIĄ.
• Formuła SUM zastosowana do przyciętych komórek zwraca zero.

Z pozoru wartości obcięte to. ciągi tekstowe Aby to naprawić, możesz pomnożyć przycięte wartości przez 1 (aby pomnożyć wszystkie wartości za jednym zamachem, użyj opcji Paste Special> Multiply).

Bardziej eleganckim rozwiązaniem jest zamknięcie funkcji TRIM w VALUE, jak to:

=WARTOŚĆ(TRIM(A2))

Powyższa formuła usuwa wszystkie wiodące i trailingowe spacje, jeśli istnieją, i zamienia wynikową wartość w liczbę, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej:

Jak usunąć tylko wiodące spacje w programie Excel (Left Trim)

W niektórych sytuacjach możesz wpisać zduplikowane, a nawet potrójne spacje między słowami, aby dane były lepiej czytelne. Jednak chcesz pozbyć się wiodących spacji, takich jak ta:

Jak już wiesz, funkcja TRIM eliminuje dodatkowe spacje w środku ciągów tekstowych, co nie jest tym, czego chcemy. Aby zachować wszystkie spacje pomiędzy nimi, użyjemy nieco bardziej złożonej formuły:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

W powyższej formule kombinacja FIND, MID i TRIM oblicza pozycję pierwszego znaku tekstowego w łańcuchu. A następnie dostarczasz tę liczbę do innej funkcji MID, tak aby zwróciła ona cały łańcuch tekstowy (długość łańcucha jest obliczana przez LEN), zaczynając od pozycji pierwszego znaku tekstowego.

Poniższy zrzut ekranu pokazuje, że wszystkie wiodące spacje zniknęły, podczas gdy wielokrotne spacje między słowami wciąż tam są:

Jako wykończenie, zastąp oryginalny tekst przyciętymi wartościami, jak pokazano w kroku 3 przykładu formuły Trim, i jesteś dobry do pracy!

Wskazówka. Jeśli chcesz również usunąć spacje z końca komórek, skorzystaj z narzędzia Przytnij spacje. Nie ma oczywistej formuły Excela, aby usunąć wiodące i ciągnące się spacje, zachowując wiele spacji między słowami.

Jak policzyć dodatkowe spacje w komórce

Czasami, przed usunięciem spacji w arkuszu Excela, możesz chcieć wiedzieć, ile nadmiarowych spacji faktycznie tam jest.

Aby uzyskać liczbę dodatkowych spacji w komórce, znajdź całkowitą długość tekstu za pomocą funkcji LEN, a następnie oblicz długość ciągu bez dodatkowych spacji i odejmij tę ostatnią od pierwszej:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Poniższy zrzut ekranu przedstawia powyższą formułę w działaniu:

Uwaga. Formuła zwraca liczbę dodatkowe miejsca w komórce, tj. wiodące, ciągnące się i więcej niż jedna kolejna spacja między słowami, ale nie liczy pojedynczych spacji w środku tekstu. Jeśli chcesz uzyskać całkowitą liczbę spacji w komórce, użyj tej formuły Zastępowanie.

Jak wyróżnić komórki z nadmiarem spacji

W przypadku pracy z poufnymi lub ważnymi informacjami możesz wahać się przed usunięciem czegokolwiek, nie widząc, co dokładnie usuwasz. W takim przypadku możesz najpierw zaznaczyć komórki zawierające dodatkowe spacje, a następnie bezpiecznie je usunąć.

W tym celu utwórz regułę formatowania warunkowego z następującą formułą:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Gdzie A2 to najwyższa komórka z danymi, które chcesz podświetlić.

Formuła nakazuje Excelowi podświetlić komórki, w których całkowita długość ciągu jest większa niż długość przyciętego tekstu.

Aby utworzyć regułę formatowania warunkowego, zaznacz wszystkie komórki (wiersze), które chcesz wyróżnić bez nagłówków kolumn, przejdź do. Strona główna tab> Style grupę, a następnie kliknij Formatowanie warunkowe > Nowa zasada > Użyj formuły, aby określić, które komórki mają być sformatowane .

Jeśli nie jesteś jeszcze zaznajomiony z formatowaniem warunkowym w Excelu, to szczegółowe kroki znajdziesz tutaj: Jak stworzyć regułę formatowania warunkowego na podstawie formuły.

Jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu, wynik doskonale zgadza się z liczbą dodatkowych spacji, które otrzymaliśmy w poprzednim przykładzie:

Jak widać, korzystanie z funkcji TRIM w Excelu jest łatwe i proste. Niemniej jednak, jeśli ktoś chce się bliżej przyjrzeć formułom omawianym w tym tutorialu, zapraszamy do pobrania skoroszytu Trim Excel Spaces Workbook.

TRIM w programie Excel nie działa

Funkcja TRIM usuwa tylko znak spacji reprezentowany przez wartość kodową 32 w 7-bitowym zestawie znaków ASCII. W zestawie znaków Unicode istnieje jeszcze jeden znak spacji zwany niełamiąca się przestrzeń, który jest powszechnie używany na stronach internetowych jako znak html Spacja niełamana ma wartość dziesiętną 160 i funkcja TRIM nie może jej sama usunąć.

Tak więc, jeśli twój zestaw danych zawiera jedną lub więcej białych spacji, których funkcja TRIM nie usuwa, użyj funkcji SUBSTITUTE, aby przekształcić niełamiące się spacje w zwykłe spacje, a następnie je przyciąć. Zakładając, że tekst znajduje się w A1, formuła przebiega w następujący sposób:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Jako dodatkowe zabezpieczenie można osadzić funkcję CLEAN, aby oczyścić komórkę z wszelkich niedrukowalnych znaków:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " ")))

Poniższy zrzut ekranu pokazuje różnicę:

Jeśli powyższe formuły również nie działają dla Ciebie, są szanse, że Twoje dane zawierają pewne specyficzne znaki niedrukujące o wartościach kodu innych niż 32 i 160. W takim przypadku użyj jednej z poniższych formuł, aby dowiedzieć się kodu znaku, gdzie A1 jest problematyczną komórką:

Przestrzeń wiodąca: =CODE(LEFT(A1,1))

Spacja pośladkowa: =CODE(RIGHT(A1,1))

Przestrzeń pomiędzy (gdzie n to pozycja problematycznego znaku w łańcuchu tekstowym):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

A następnie dostarcz zwrócony kod znaku do omówionej powyżej formuły TRIM(SUBSTITUTE()).

Na przykład, jeśli funkcja CODE zwraca 9, czyli znak Tabulacji poziomej, używasz następującej formuły, aby go usunąć:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Trim Spaces for Excel - usuń dodatkowe spacje jednym kliknięciem

Czy pomysł nauczenia się kilku różnych formuł, aby poradzić sobie z trywialnym zadaniem brzmi niedorzecznie? W takim razie może spodoba Ci się ta technika pozbywania się spacji w Excelu za pomocą jednego kliknięcia. Pozwól, że przedstawię Ci Text Toolkit zawarty w naszym pakiecie Ultimate Suite. Oprócz innych rzeczy, takich jak zmiana wielkości liter, dzielenie tekstu i usuwanie formatowania, oferuje on Trim Spaces opcja.

Po zainstalowaniu Ultimate Suite w Twoim Excelu usuwanie spacji w Excelu jest tak proste jak to:

1. Zaznacz komórkę (komórki), w której chcesz usunąć spacje.
2. Kliknij przycisk Trim Spaces na wstążce.
3. Wybierz jedną lub wszystkie z następujących opcji:
   • Trim prowadzący oraz śledzący miejsca
   • Trim extra spacje między słowami, z wyjątkiem pojedynczej spacji
   • Trim niełamiący się przestrzenie ( )
4. Kliknij Trim .

To wszystko! Wszystkie dodatkowe spacje są usuwane w mgnieniu oka.

W tym przykładzie usuwamy tylko wiodące i ciągnące się spacje, zachowując wielokrotne spacje między słowami dla lepszej czytelności - zadanie, z którym nie radzą sobie formuły Excela, wykonujemy kliknięciem myszy!

Jeśli jesteś zainteresowany, aby spróbować Trim Spaces w swoich arkuszach, zapraszamy do pobrania wersji ewaluacyjnej na końcu tego postu.

Dziękuję za przeczytanie i czekam na następny tydzień. W naszym następnym tutorialu omówimy inne sposoby przycinania spacji w Excelu, zapraszam do śledzenia!

Dostępne pliki do pobrania

Trim Excel Spaces - przykłady formuł (plik .xlsx)

Ultimate Suite - wersja próbna (plik .exe)