Ez a bemutató megtanít néhány gyors és egyszerű módszert az Excel betűrendbe állítására. Megoldásokat kínál a nem triviális feladatokra is, például arra, hogyan lehet a vezetéknév szerint betűrendbe állítani, ha a bejegyzések a keresztnévvel kezdődnek.

Az ábécé rendezés az Excelben olyan egyszerű, mint az ABC. Akár egy teljes munkalapot vagy egy kiválasztott tartományt rendezünk, akár függőlegesen (oszlop) vagy vízszintesen (sor), felfelé (A-tól Z-ig) vagy lefelé (Z-től A-ig), a legtöbb esetben a feladat egy gombnyomással elvégezhető. Bizonyos helyzetekben azonban a beépített funkciók megbicsaklanak, de még mindig kitalálhatjuk, hogyan rendezhetünk ábécé sorrendben a következő eszközökkelképletek.

Ez a bemutató megmutat néhány gyors módszert az Excelben történő betűrendezésre, és megtanítja, hogyan lehet előre látni és megelőzni a rendezési problémákat.

Hogyan kell betűrendbe állítani az Excelben

Összességében 3 fő módja van az ábécé szerinti rendezésnek az Excelben: A-Z vagy Z-A gomb, a Rendezés funkció és a szűrő. Az alábbiakban részletes útmutatást talál az egyes módszerekről.

Hogyan rendezhetünk egy oszlopot ábécé szerint

Az Excelben az ábécé szerinti rendezés leggyorsabb módja a következő:

1. Jelölje ki a rendezni kívánt oszlop bármelyik celláját.
2. A Adatok lapon, a Rendezés és szűrés csoport, kattintson a A-Z a növekvő vagy Z-A a csökkenő rendezéshez. Kész!

Ugyanezek a gombok elérhetők a Home tab> Szerkesztés csoport> Rendezés és szűrés :

Bármelyik módon is, az Excel azonnal betűrendbe rendezi a listát:

Tipp. Miután elvégezte a rendezést, és mielőtt bármi mást csinálna, nézze meg alaposan az eredményeket. Ha valami nem stimmel, kattintson a Undo gombot az eredeti sorrend visszaállításához.

Betűrendezés és a sorok együtt tartása

Ha az adatkészlet két vagy több oszlopot tartalmaz, akkor használhatja a A-Z vagy Z-A gomb megnyomásával az egyik oszlopot betűrendbe helyezheti, és az Excel automatikusan áthelyezi az adatokat a többi oszlopba, a sorokat érintetlenül hagyva.

Amint a jobb oldali rendezett táblázatban láthatja, az egyes sorokban szereplő kapcsolódó információk együtt vannak tartva:

Bizonyos helyzetekben, főként akkor, ha csak egy vagy néhány cellát jelöl ki az adathalmaz közepén, az Excel nem tudja, hogy az adatok mely részét kell rendezni, és kéri az utasításait. Ha a teljes adathalmazt szeretné rendezni, hagyja meg az alapértelmezett Bővítse a választékot opciót, és kattintson a Rendezés :

Megjegyzés: Ebben a bemutatóban a "táblázat" bármilyen adathalmaz. Gyakorlatilag minden példánk tartományokra vonatkozik. Az Excel táblázat rendelkezik beépített rendezési és szűrési lehetőségekkel.

Szűrés és betűrendezés az Excelben

Egy másik gyors módja az ábécé szerinti rendezésnek az Excelben egy szűrő hozzáadása. Ennek a módszernek az a szépsége, hogy egyszeri beállítás - az automatikus szűrő alkalmazása után az összes oszlop rendezési lehetőségei csak egy egérkattintásra vannak.

Egy szűrő hozzáadása a táblázathoz egyszerű:

1. Válasszon ki egy vagy több oszlopcímet.
2. A Home lapon a Szerkesztés csoportban kattintson a Rendezés és szűrés > Szűrő .
3. Az oszlopok fejlécében kis legördülő nyilak jelennek meg. Kattintson a legördülő nyílra annak az oszlopnak a legördülő nyilára, amelyet ábécérendbe kíván helyezni, és válassza ki a következőt Rendezés A-tól Z-ig :

Az oszlop rögtön betűrendbe kerül, és a szűrőgombon egy kis felfelé mutató nyíl jelzi a rendezési sorrendet (növekvő):

A sorrend megfordításához válassza a Rendezés Z-től A-ig a szűrő legördülő menüből.

A címre. vegye ki a szűrőt , egyszerűen kattintson a Szűrő gombot újra.

Több oszlop ábécé sorrendbe állítása

Ha több oszlopban lévő adatokat szeretne betűrendbe állítani, használja az Excel Rendezés parancsot, amely nagyobb befolyást biztosít az adatok rendezésének módjára.

Példaként adjunk hozzá még egy oszlopot az adathalmazunkhoz, majd rendezzük a bejegyzéseket először ábécé szerint Régió , majd a Név :

Ehhez a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Jelölje ki a teljes táblázatot, amelyet rendezni szeretne.

   A legtöbb esetben csak egy cellát jelölhet ki, és az Excel automatikusan kiválasztja a többi adatot, de ez hibakockázatos megközelítés, különösen akkor, ha az adatok között hiányosságok (üres cellák) vannak.

2. A Adatok lapon, a Rendezés és szűrés csoport, kattintson a Rendezés
3. A Rendezés párbeszédpanelen megjelenik az első rendezési szint, amelyet az Excel automatikusan létrehoz az Ön számára.

   A Rendezés legördülő mezőben válassza ki azt az oszlopot, amelyet először betűrendbe kíván rendezni, Régió A másik két mezőben hagyja meg az alapértelmezett beállításokat: Rendezés - Cellák értékei és Megrendelés - A-tól Z-ig :

   Tipp: Ha az első legördülő listában az oszlopok betűi jelennek meg a címek helyett, jelölje ki a Az adataim fejlécekkel rendelkeznek doboz.

4. Kattintson a Szint hozzáadása gombot a következő szint hozzáadásához és egy másik oszlop beállításainak kiválasztásához.

   Ebben a példában a második szint az értékeket rendezi a Név oszlop ábécérendben A-tól Z-ig:

   Tipp: Ha több oszlop alapján, azonos feltételekkel rendez, kattintson a Másolási szint ahelyett, hogy Szint hozzáadása Ebben az esetben csak egy másik oszlopot kell kiválasztania az első mezőben.

5. Adjon hozzá további rendezési szinteket, ha szükséges, és kattintson a OK .

Az Excel a megadott sorrendbe rendezi az adatokat. Amint az alábbi képernyőképen látható, a táblázatunk ábécé sorrendben van elrendezve, pontosan úgy, ahogyan azt kell: először Régió , majd a Név :

Hogyan rendezheti a sorokat ábécé szerint az Excelben

Ha az adatok vízszintesen vannak elrendezve, akkor érdemes a sorok között ábécé szerint rendezni azokat. Ez az Excel Rendezés A következő a módja:

1. Válassza ki a rendezni kívánt tartományt. Ha a táblázatban vannak olyan sorcímkék, amelyeket nem szabad mozgatni, mindenképpen hagyja ki őket.
2. Menjen a Adatok tab> Rendezés és szűrés csoport, és kattintson a Rendezés :
3. A Rendezés párbeszédpanelen kattintson a Lehetőségek...
4. A kis Rendezési lehetőségek párbeszédpanelen, válassza a Rendezés balról jobbra , és kattintson a OK hogy visszatérjünk a Rendezés
5. A Rendezés legördülő listából válassza ki azt a sorszámot, amelyet betűrendbe kíván rendezni (ebben a példában az 1. sort). A másik két mezőben az alapértelmezett értékek is megfelelnek, ezért megtartjuk őket ( Cell értékek a Rendezés doboz, és A-tól Z-ig a Megrendelés mező), és kattintson az OK gombra:

Ennek eredményeképpen a táblázatunk első sora ábécé sorrendbe rendeződik, és a többi adatot ennek megfelelően átrendezzük, megőrizve a bejegyzések közötti összes összefüggést:

Problémák az Excel ábécé szerinti rendezésével kapcsolatban

Az Excel rendezési funkciói csodálatosak, de ha tökéletlenül strukturált adatokkal dolgozik, a dolgok szörnyen rosszul sülhetnek el. Íme a két leggyakoribb probléma.

Üres vagy rejtett oszlopok és sorok

Ha az adatok között üres vagy rejtett sorok és oszlopok vannak, és a rendezés gombra való kattintás előtt csak egy cellát jelöl ki, akkor az adatoknak csak az első üres sorig és/vagy oszlopig terjedő része lesz rendezve.

Egyszerű megoldás az üres sorok megszüntetése és az összes rejtett terület elrejtésének megszüntetése a rendezés előtt. Az üres sorok (nem rejtett sorok!) esetén először kijelölheti a teljes táblázatot, és csak ezután végezheti el az ábécérendezést.

Felismerhetetlen oszlopcímek

Ha az oszlopfejlécek az adatok többi részétől eltérő módon vannak formázva, az Excel elég okos ahhoz, hogy felismerje őket, és kizárja a rendezésből. Ha azonban a fejléc sora nem rendelkezik különleges formázással, az oszlopfejléceket valószínűleg normál bejegyzésekként fogja kezelni, és valahol a rendezett adatok közepén fog kikötni. Ha ezt szeretné megakadályozni, csak az adatsorokat jelölje ki, majd rendezze.

A Rendezés párbeszédpanelen, győződjön meg róla, hogy a Az adataim fejlécekkel rendelkeznek jelölőnégyzet be van jelölve.

Hogyan rendezhetjük ábécé szerint az Excelben képletekkel

A Microsoft Excel számos funkciót biztosít a legkülönbözőbb feladatok megoldására. Sok, de nem mindet. Ha olyan kihívással áll szemben, amelyre nincs beépített megoldás, jó eséllyel megoldható egy formulával. Ez igaz az ábécés rendezésre is. Az alábbiakban talál néhány példát, amikor az ábécés rendezés csak képletekkel oldható meg.

Hogyan kell betűrendbe állítani az Excelben vezetéknév szerint

Mivel az angol nyelvben a nevek írása többféleképpen történik, előfordulhat, hogy olyan helyzetbe kerül, amikor a bejegyzések a keresztnévvel kezdődnek, miközben a vezetéknév szerint kell betűrendbe állítani őket:

Az Excel rendezési lehetőségei ebben az esetben nem tudnak segíteni, ezért folyamodjunk képletekhez.

A teljes névvel az A2 cellában két különböző cellába illessze be a következő képleteket, majd másolja azokat az oszlopokba az utolsó adatot tartalmazó celláig:

A C2-ben vegye ki a keresztnév :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

A D2-ben húzza ki a vezetéknév :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Majd a részeket vesszővel elválasztva, fordított sorrendben egymás mellé illesztette:

=D2&", "&C2

A képletek részletes magyarázata itt található, most csak az eredményekre koncentráljunk:

Mivel a neveket kell betűrendbe állítanunk, nem pedig a képleteket, alakítsuk át őket értékekké. Ehhez jelöljük ki az összes képletcellát (E2:E10), és a Ctrl + C billentyűkombinációval másoljuk ki őket. Kattintsunk a jobb gombbal a kijelölt cellákra, majd a(z) Értékek a címen Beillesztési lehetőségek , és nyomja meg az Enter billentyűt:

Jó, már majdnem kész! Most jelölje ki az így kapott oszlop bármelyik celláját, kattintson a A-tól Z-ig vagy Z-től A-ig gombot a Adatok lapot, és máris megvan - egy lista a vezetéknév szerinti betűrendben:

Abban az esetben, ha vissza kell térnie az eredeti Keresztnév Vezetéknév formátumban, van még egy kis munka, amit meg kell tennie:

A neveket az alábbi képletek segítségével ossza újra két részre (ahol E2 egy vesszővel elválasztott név):

Szerezd meg a keresztnév :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Szerezd meg a vezetéknév :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

És hozza össze a két részt:

=G2&" "&H2

Végezze el még egyszer a képletek értékekké történő átalakítását, és máris készen áll!

A folyamat papíron kissé bonyolultnak tűnhet, de higgye el nekem, csak néhány percet vesz igénybe az Excelben. Valójában még kevesebb időt vesz igénybe, mint ennek a bemutatónak az elolvasása, nem is beszélve a nevek kézzel történő betűrendbe állításáról :)

Hogyan lehet az egyes sorokat külön-külön betűrendbe állítani az Excelben?

Az egyik korábbi példában azt tárgyaltuk, hogyan lehet a sorokat az Excelben a Rendezés párbeszédpanel segítségével betűrendbe állítani. Abban a példában korrelált adathalmazzal volt dolgunk. De mi van akkor, ha minden sor független információkat tartalmaz? Hogyan lehet az egyes sorokat külön-külön betűrendbe állítani?

Ha ésszerű számú sora van, akkor ezeket a lépéseket egyesével elvégezheti. Ha több száz vagy több ezer sora van, akkor ez óriási időpocsékolás lenne. A képletek sokkal gyorsabban elvégzik ugyanezt a dolgot.

Tegyük fel, hogy sok adatsorod van, amelyeket ábécé sorrendbe kell rendezni:

Először is másolja át a sorcímkéket egy másik munkalapra vagy ugyanazon a lapon belül egy másik helyre, majd a következő tömbképlet segítségével helyezze az egyes sorokat betűrendbe (ahol a B2:D2 a forrástábla első sora):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0)))

Ne feledje, hogy az Excelben a tömbképlet beírásának helyes módja a Ctrl + Shift + Enter billentyűkombináció.

Ha nem nagyon ismeri az Excel tömbképleteket, kérjük, kövesse az alábbi lépéseket, hogy helyesen adja meg a munkalapon:

1. Írja be a képletet az első cellába (esetünkben a G2-be), és nyomja meg a Ctrl + Shift + Enter billentyűkombinációt. Az Excel ekkor a képletet {szögletes zárójelek} közé fogja zárni. Ne próbálja kézzel beírni a zárójeleket, az nem fog működni.
2. Jelölje ki a képlet celláját (G2), és húzza a kitöltési fogantyút jobbra, hogy a képletet átmásolja az első sor többi cellájába (ebben a példában az I2 celláig).
3. Jelölje ki az első sor összes képletcelláját (G2:I2), és húzza a kitöltési fogantyút lefelé a képlet másolásához a többi sorba.

Fontos megjegyzés! A fenti képlet néhány kikötéssel működik: a forrásadatok nem tartalmazhatnak üres cellák vagy duplikált értékek .

Ha az adatkészletedben van néhány üres rész, akkor a képletet az IFERROR függvénybe csomagold:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Sajnos nincs egyszerű megoldás a duplikátumokra. Ha tudsz egyet, kérlek, oszd meg velünk kommentben!

Hogyan működik ez a képlet

A fenti képlet a klasszikus INDEX MATCH kombináción alapul, amelyet az Excelben a vízszintes keresés elvégzésére használunk. De mivel nekünk egyfajta "betűrendes keresésre" van szükségünk, így építettük át:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) összehasonlítja az egy sorban lévő összes értéket egymással, és visszaad egy tömböt a relatív rangsorukkal. Például a 2. sorban {2,3,1}-t ad vissza, ami azt jelenti, hogy Caden a 2., Oliver a 3., Aria pedig az 1. Így megkapjuk a MATCH függvény keresőtömbjét.

A COLUMNS($B2:B2) adja meg a keresési értéket. Az abszolút és relatív hivatkozások okos használatának köszönhetően a visszaadott számot jobbra haladva 1-gyel növeljük. Vagyis a G2 esetében a keresési érték 1, a H2 esetében 2, az I2 esetében 3 lesz.

A MATCH megkeresi a COLUMNS() által kiszámított keresési értéket a COUNTIF() által visszaadott keresési tömbben, és visszaadja annak relatív pozícióját. Például a G2 esetében a keresési érték 1, amely a keresési tömb 3. pozíciójában van, így a MATCH 3 értéket ad vissza.

Végül az INDEX a sorban elfoglalt relatív pozíciója alapján kivonja a valós értéket. A G2 esetében a B2:D2 tartományban a 3. értéket hozza ki, ami az Aria.

Hogyan lehet az egyes oszlopokat ábécé szerint rendezni az Excelben?

Ha független, függőlegesen oszlopokba rendezett adathalmazokkal van dolgunk, a fenti képletet könnyen átalakíthatjuk úgy, hogy minden oszlopot külön-külön betűrendbe állítsunk. Csak cseréljük le a COLUMNS() funkciót ROWS() funkcióra, tegyünk néhány oszlopkoordinátát abszolút értékűvé, a sorkoordinátákat pedig relatív értékűvé, és máris kész a képlet:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0)))

Kérjük, ne feledje, hogy ez egy tömb képlet , amit a Ctrl + Shift + Enter billentyűkombinációval kell befejezni:

A képleteknek van még egy (bár vitatható :) előnyük - amellett, hogy megoldást nyújtanak az Excel beépített rendezési lehetőségeivel nem megoldható feladatokra -, a rendezés dinamikus A beépített funkciókkal minden egyes alkalommal, amikor új bejegyzéseket adunk hozzá, újra kell választania az adatokat. A képletekkel bármikor új adatokat adhat hozzá, és a rendezett listák automatikusan frissülnek.

Ha az új ábécé szerinti elrendezést inkább statikusan szeretné létrehozni, akkor a képleteket az eredményeikkel helyettesítse a következővel Beillesztés Special > Értékek .

Ha közelebbről is meg szeretné nézni az ebben a bemutatóban tárgyalt képleteket, akkor szívesen letöltheti az Excel ábécésorrend munkalapunkat. Köszönöm, hogy elolvasta, és remélem, hogy jövő héten találkozunk a blogunkon!