Bu eğitim size Excel'i alfabetik sıraya koymanın birkaç hızlı ve kolay yolunu öğretecektir. Ayrıca, girişler ilk adla başladığında soyadına göre alfabetik sıraya koyma gibi önemsiz olmayan görevler için de çözümler sunar.

Excel'de alfabetik sıralama ABC kadar kolaydır. İster tüm bir çalışma sayfasını ister seçilen aralığı, dikey (bir sütun) veya yatay (bir satır), artan (A'dan Z'ye) veya azalan (Z'den A'ya) sıralıyor olun, çoğu durumda görev bir düğme tıklamasıyla gerçekleştirilebilir. Bununla birlikte, bazı durumlarda, yerleşik özellikler tökezleyebilir, ancak yine de aşağıdakilerle alfabetik sıraya göre sıralamanın bir yolunu bulabilirsinizformüller.

Bu eğitim size Excel'de alfabetik sıralama yapmanın birkaç hızlı yolunu gösterecek ve sıralama sorunlarını nasıl öngörebileceğinizi ve önleyebileceğinizi öğretecektir.

Excel'de alfabetik sıralama nasıl yapılır

Genel olarak, Excel'de alfabetik olarak sıralamanın 3 ana yolu vardır: A-Z veya Z-A düğmesi, Sırala özelliği ve filtre. Aşağıda her bir yöntemle ilgili ayrıntılı rehberlik bulacaksınız.

Bir sütun alfabetik olarak nasıl sıralanır

Excel'de alfabetik olarak sıralamanın en hızlı yolu şudur:

1. Sıralamak istediğiniz sütundaki herhangi bir hücreyi seçin.
2. Üzerinde Veri sekmesinde Sırala ve Filtrele grubunda yer alıyorsanız A-Z artan şekilde sıralamak için veya Z-A azalan şekilde sıralamak için. Tamam!

Aynı düğmelere şuradan da erişilebilir Ev tab> Düzenleme grup> Sırala ve Filtrele :

Her iki durumda da Excel listenizi anında alfabetik hale getirecektir:

İpucu: Sıralama işlemini tamamladıktan sonra ve başka bir şey yapmadan önce sonuçlara yakından bakın. Yanlış görünen bir şey varsa Geri al düğmesine basarak orijinal sırayı geri yükleyin.

Alfabetik hale getirin ve satırları bir arada tutun

Veri kümeniz iki veya daha fazla sütun içeriyorsa A-Z veya Z-A düğmesine basarak sütunlardan birini alfabetik sıraya koyduğunuzda Excel, satırları olduğu gibi koruyarak diğer sütunlardaki verileri otomatik olarak taşıyacaktır.

Sağdaki sıralanmış tabloda görebileceğiniz gibi, her satırdaki ilgili bilgiler bir arada tutulmaktadır:

Bazı durumlarda, çoğunlukla veri kümenizin ortasında yalnızca bir veya birkaç hücre seçildiğinde, Excel verilerin hangi bölümünü sıralayacağından emin olamaz ve talimatlarınızı ister. Veri kümesinin tamamını sıralamak istiyorsanız, varsayılan Seçimi genişletin seçeneğini işaretleyin ve Sırala :

Not: Bu eğitimde, "tablo" herhangi bir veri kümesidir. Teknik olarak, tüm örneklerimiz aralıklar içindir. Excel tablosu dahili sıralama ve filtreleme seçeneklerine sahiptir.

Excel'de filtreleme ve alfabetik sıralama

Excel'de alfabetik olarak sıralamanın bir başka hızlı yolu da filtre eklemektir. Bu yöntemin güzelliği, tek seferlik bir kurulum olmasıdır - otomatik filtre uygulandıktan sonra, tüm sütunlar için sıralama seçenekleri yalnızca bir fare tıklaması uzaklıktadır.

Tablonuza bir filtre eklemek kolaydır:

1. Bir veya birkaç sütun başlığı seçin.
2. Üzerinde Ev sekmesinde, Düzenleme grubunda Sırala ve Filtrele > Filtre .
3. Sütun başlıklarının her birinde küçük aşağı açılır oklar görünecektir. Alfabetik sıraya koymak istediğiniz sütunun aşağı açılır okuna tıklayın ve A'dan Z'ye Sırala :

Sütun hemen alfabetik hale getirilir ve filtre düğmesindeki yukarı doğru küçük bir ok sıralama düzenini (artan) gösterir:

Sıralamayı tersine çevirmek için Z'den A'ya sırala filtre açılır menüsünden.

için filtreyi çıkarın üzerine tıklamanız yeterlidir. Filtre düğmesine tekrar basın.

Birden fazla sütun alfabetik sıraya nasıl yerleştirilir

Birkaç sütundaki verileri alfabetik hale getirmek isterseniz, Excel Sırala komutu, verilerinizin nasıl sıralanacağı üzerinde daha fazla kontrol sağlar.

Örnek olarak, veri kümemize bir sütun daha ekleyelim ve ardından girişleri önce alfabetik olarak düzenleyelim Bölge ve ardından İsim :

Bunu yapmak için lütfen aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Sıralamak istediğiniz tablonun tamamını seçin.

   Çoğu durumda, yalnızca bir hücre seçebilirsiniz ve Excel verilerinizin geri kalanını otomatik olarak seçer, ancak bu, özellikle verileriniz içinde bazı boşluklar (boş hücreler) olduğunda hataya açık bir yaklaşımdır.

2. Üzerinde Veri sekmesinde Sırala ve Filtrele grubuna girmek için Sırala
3. Bu Sırala iletişim kutusu, Excel'in uygun gördüğü şekilde sizin için otomatik olarak oluşturulan ilk sıralama düzeyiyle birlikte görünecektir.

   İçinde Göre sırala açılır kutusunda, önce alfabetik hale getirmek istediğiniz sütunu seçin, Bölge Diğer iki kutuda varsayılan ayarları bırakın: Sırala - Hücre değerleri ve Sipariş - A'dan Z'ye :

   İpucu: İlk açılır menüde başlıklar yerine sütun harfleri gösteriliyorsa Verilerimin başlıkları var Kutu.

4. Tıklayınız Seviye Ekle düğmesine basarak bir sonraki seviyeyi ekleyin ve başka bir sütun için seçenekleri seçin.

   Bu örnekte, ikinci seviye, aşağıdaki değerleri sıralar İsim A'dan Z'ye alfabetik olarak sütun:

   İpucu: Aynı kritere sahip birden fazla sütuna göre sıralama yapıyorsanız Kopya Seviyesi yerine Seviye Ekle Bu durumda, yalnızca ilk kutuda farklı bir sütun seçmeniz gerekecektir.

5. Gerekirse daha fazla sıralama düzeyi ekleyin ve TAMAM. .

Excel verilerinizi belirtilen sıraya göre sıralayacaktır. Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi, tablomuz tam olarak olması gerektiği gibi alfabetik olarak düzenlenmiştir: ilk olarak Bölge ve ardından İsim :

Excel'de satırları alfabetik olarak sıralama

Verileriniz yatay olarak düzenlenmişse, satırlar arasında alfabetik olarak sıralamak isteyebilirsiniz. Bu aynı zamanda Excel Sırala İşte böyle:

1. Sıralamak istediğiniz aralığı seçin. Tablonuzda taşınmaması gereken satır etiketleri varsa, bunları dışarıda bıraktığınızdan emin olun.
2. Şuraya git Veri tab> Sırala ve Filtrele grubunu seçin ve Sırala :
3. İçinde Sırala iletişim kutusunda Seçenekler...
4. Küçük bir Sıralama Seçenekleri iletişim kutusunu seçin, ardından Soldan sağa sırala ve tıklayın TAMAM. geri dönmek için Sırala
5. Bu kitaptan Göre sırala açılır listesinde, alfabetik hale getirmek istediğiniz satır numarasını seçin (bu örnekte Satır 1). Diğer iki kutuda, varsayılan değerler yeterli olacaktır, bu yüzden onları tutuyoruz ( Hücre Değerleri içinde Sırala kutusu ve A'dan Z'ye içinde Sipariş kutusuna tıklayın) ve Tamam'a tıklayın:

Sonuç olarak, tablomuzdaki ilk satır alfabetik sıraya göre sıralanır ve verilerin geri kalanı, girişler arasındaki tüm korelasyonlar korunarak buna göre yeniden düzenlenir:

Excel'de alfabetik olarak sıralama ile ilgili sorunlar

Excel sıralama özellikleri harikadır, ancak kusurlu yapılandırılmış bir veri ile çalışıyorsanız, işler çok yanlış gidebilir. İşte iki yaygın sorun.

Boş veya gizli sütunlar ve satırlar

Verilerinizin içinde boş veya gizli satırlar ve sütunlar varsa ve sırala düğmesine tıklamadan önce yalnızca bir hücre seçerseniz, verilerinizin yalnızca ilk boş satıra ve/veya sütuna kadar olan kısmı sıralanacaktır.

Kolay bir çözüm, sıralamadan önce boşlukları ortadan kaldırmak ve tüm gizli alanların gizliliğini kaldırmaktır. Boş satırlar olması durumunda (gizli satırlar değil!), önce tüm tabloyu seçebilir ve ardından alfabetik sıralama yapabilirsiniz.

Tanınmayan sütun başlıkları

Sütun başlıklarınız verilerin geri kalanından farklı biçimlendirilmişse, Excel bunları tanımlayacak ve sıralamanın dışında tutacak kadar akıllıdır. Ancak başlık satırında özel bir biçimlendirme yoksa, sütun başlıklarınız büyük olasılıkla normal girişler olarak değerlendirilecek ve sıralanan verilerin ortasında bir yerde yer alacaktır. Bunun olmasını önlemek için, yalnızca veri satırlarını seçin ve ardından sıralayın.

Kullanırken Sırala iletişim kutusunda Verilerimin başlıkları var onay kutusu seçilidir.

Excel'de formüllerle alfabetik olarak sıralama

Microsoft Excel, birçok farklı görevin üstesinden gelmek için çeşitli özellikler sunar. Birçok ama hepsi değil. Yerleşik bir çözümü olmayan bir zorlukla karşı karşıyaysanız, büyük olasılıkla bir formülle başarılabilir. Bu alfabetik sıralama için de geçerlidir. Aşağıda, alfabetik sıralamanın yalnızca formüllerle yapılabileceği birkaç örnek bulacaksınız.

Excel'de soyadına göre alfabetik sıralama nasıl yapılır

İngilizcede isim yazmanın birkaç yaygın yolu olduğundan, bazen kendinizi girişler ilk isimle başlarken soyadına göre alfabetik sıralama yapmanız gereken bir durumda bulabilirsiniz:

Excel'in sıralama seçenekleri bu durumda yardımcı olamaz, bu nedenle formüllere başvuralım.

A2'de tam bir adla, aşağıdaki formülleri iki farklı hücreye ekleyin ve ardından bunları veri içeren son hücreye kadar sütunlar boyunca kopyalayın:

C2'de, aşağıdakileri çıkarın ilk isim :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

D2'de soyadı :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Ve sonra, parçaları virgülle ayırarak ters sırada birleştirin:

=D2&", "&C2

Formüllerin detaylı açıklamasını burada bulabilirsiniz, şimdilik sadece sonuçlara odaklanalım:

Formülleri değil, isimleri alfabetik hale getirmemiz gerektiğinden, bunları değerlere dönüştürün. Bunun için tüm formül hücrelerini (E2:E10) seçin ve kopyalamak için Ctrl + C tuşlarına basın. Seçili hücrelere sağ tıklayın ve Değerler altında Yapıştırma Seçenekleri tuşuna basın ve Enter tuşuna basın:

Güzel, neredeyse tamamladınız! Şimdi, sonuç sütunundaki herhangi bir hücreyi seçin ve A'dan Z'ye veya Z'den A'ya üzerindeki Veri sekmesine tıklayın ve işte karşınızda soyadına göre alfabetik olarak sıralanmış bir liste:

Orijinaline geri dönmeniz gerekirse İlk İsim Soyadı formatında, yapmanız gereken biraz daha iş var:

Aşağıdaki formülleri kullanarak isimleri tekrar iki parçaya bölün (burada E2 virgülle ayrılmış bir isimdir):

Get the ilk isim :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Get the soyadı :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Ve iki parçayı bir araya getirin:

=G2&" "&H2

Formülleri değerlere dönüştürme işlemini bir kez daha gerçekleştirin ve artık hazırsınız!

İşlem kağıt üzerinde biraz karmaşık görünebilir, ancak bana güvenin, Excel'inizde sadece birkaç dakika sürecektir. Aslında, isimleri manuel olarak alfabetik hale getirmek bir yana, bu öğreticiyi okumaktan bile daha az zaman alacaktır :)

Excel'de her satırı ayrı ayrı alfabetik hale getirme

Önceki örneklerden birinde, Sırala iletişim kutusunu kullanarak Excel'de satırları nasıl alfabetik sıraya dizeceğimizi tartışmıştık. O örnekte, birbiriyle ilişkili bir veri kümesiyle uğraşıyorduk. Peki ya her satır bağımsız bilgiler içeriyorsa? Her satırı ayrı ayrı nasıl alfabetik sıraya dizersiniz?

Makul sayıda satırınız varsa, bu adımları uygulayarak bunları tek tek sıralayabilirsiniz. Yüzlerce veya binlerce satırınız varsa, bu çok büyük bir zaman kaybı olacaktır. Formüller aynı şeyi çok daha hızlı yapabilir.

Diyelim ki alfabetik olarak şu şekilde yeniden düzenlenmesi gereken çok sayıda veri satırınız var:

Başlangıç olarak, satır etiketlerini başka bir çalışma sayfasına veya aynı sayfadaki başka bir konuma kopyalayın ve ardından her satırı alfabetik sıraya koymak için aşağıdaki dizi formülünü kullanın (burada B2:D2 kaynak tablodaki ilk satırdır):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Excel'de bir dizi formülü girmenin doğru yolunun Ctrl + Shift + Enter tuşlarına basmak olduğunu lütfen unutmayın.

Excel dizi formülleri konusunda çok rahat değilseniz, lütfen çalışma sayfanıza doğru şekilde girmek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Formülü ilk hücreye yazın (bizim durumumuzda G2) ve Ctrl + Shift + Enter tuşlarına basın. Bunu yaptığınızda Excel formülü {kıvrımlı parantez} içine alacaktır. Parantezleri elle yazmayı denemeyin, bu işe yaramayacaktır.
2. Formül hücresini (G2) seçin ve formülü ilk satırdaki diğer hücrelere kopyalamak için doldurma tutamacını sağa doğru sürükleyin (bu örnekte I2 hücresine kadar).
3. İlk satırdaki (G2:I2) tüm formül hücrelerini seçin ve formülü diğer satırlara kopyalamak için doldurma tutamacını aşağı doğru sürükleyin.

Önemli not! Yukarıdaki formül birkaç uyarı ile çalışır: kaynak verileriniz şunları içermemelidir boş hücreler veya yinelenen değerler .

Veri kümenizde bazı boşluklar varsa, formülü IFERROR işlevine sarın:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Ne yazık ki, kopyalar için kolay bir çözüm yok. Eğer bir çözüm biliyorsanız, lütfen yorumlarda paylaşın!

Bu formül nasıl çalışır?

Yukarıdaki formül, Excel'de yatay arama yapmak için kullanılan klasik INDEX MATCH kombinasyonuna dayanmaktadır. Ancak bir tür "alfabetik aramaya" ihtiyacımız olduğu için, bu şekilde yeniden oluşturduk:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) aynı satırdaki tüm değerleri birbirleriyle karşılaştırır ve göreceli sıralarını içeren bir dizi döndürür. Örneğin, 2. satırda {2,3,1} döndürür, yani Caden 2., Oliver 3. ve Aria 1. Bu şekilde, MATCH işlevi için arama dizisini elde ederiz.

COLUMNS($B2:B2) arama değerini sağlar. Mutlak ve göreli referansların akıllıca kullanımı nedeniyle, döndürülen sayı sağa gittikçe 1 artırılır. Yani, G2 için arama değeri 1, H2 için - 2, I2 için - 3'tür.

MATCH, COUNTIF() tarafından döndürülen arama dizisinde COLUMNS() tarafından hesaplanan arama değerini arar ve göreli konumunu döndürür. Örneğin, G2 için arama değeri 1'dir ve arama dizisinde 3. konumdadır, bu nedenle MATCH 3 döndürür.

Son olarak, INDEX satırdaki göreli konumuna göre gerçek değeri çıkarır. G2 için, Aria olan B2:D2 aralığındaki 3. değeri getirir.

Excel'de her sütun alfabetik olarak nasıl sıralanır

Sütunlar halinde dikey olarak düzenlenmiş bağımsız veri alt kümeleriyle uğraşıyorsanız, her sütunu ayrı ayrı alfabetik hale getirmek için yukarıdaki formülü kolayca değiştirebilirsiniz. COLUMNS() işlevini ROWS() ile değiştirin, birkaç sütun koordinatını mutlak ve satır koordinatlarını göreli yapın ve formülünüz hazır:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Lütfen bunun bir dizi formülü Ctrl + Shift + Enter ile tamamlanması gerekir:

Excel'in yerleşik sıralama seçenekleriyle gerçekleştirilmesi mümkün olmayan görevlere çözüm sağlamanın yanı sıra, formüllerin bir avantajı daha vardır (tartışmalı olsa da :) - sıralamayı dinamik Dahili özelliklerle, her yeni giriş eklendiğinde verilerinize başvurmanız gerekecektir. Formüllerle, istediğiniz zaman yeni veriler ekleyebilirsiniz ve sıralanan listeler otomatik olarak güncellenir.

Yeni alfabetik düzenlemenizi statik yapmayı tercih ederseniz, formülleri sonuçlarıyla birlikte değiştirmek için Özel Yapıştır > Değerler .

Bu eğitimde ele alınan formüllere daha yakından bakmak için Excel Alfabetik Sıralama çalışma sayfamızı indirebilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür eder, gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi dilerim!