این آموزش چند راه سریع و آسان برای قرار دادن اکسل به ترتیب حروف الفبا را به شما آموزش می دهد. همچنین راه حل هایی برای کارهای غیر پیش پا افتاده ارائه می دهد، به عنوان مثال نحوه حروف الفبای نام خانوادگی زمانی که ورودی ها با نام کوچک شروع می شوند.

الفبایی کردن در اکسل به آسانی ABC است. فرقی نمی‌کند یک کاربرگ کامل یا محدوده انتخابی را مرتب کنید، به صورت عمودی (یک ستون) یا افقی (یک ردیف)، صعودی (A تا Z) یا نزولی (Z تا A)، در بیشتر موارد کار را می‌توان با یک کلیک دکمه انجام داد. با این حال، در برخی شرایط، ویژگی‌های داخلی ممکن است دچار مشکل شوند، اما همچنان می‌توانید راهی برای مرتب‌سازی بر اساس حروف الفبا با فرمول‌ها پیدا کنید.

این آموزش چند راه سریع برای حروف‌بندی در اکسل و نحوه پیش بینی و جلوگیری از مشکلات مرتب سازی را آموزش دهید.

نحوه حروف الفبا در اکسل

به طور کلی، 3 روش اصلی برای مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل وجود دارد: دکمه A-Z یا Z-A، ویژگی مرتب سازی و فیلتر. در زیر راهنمای دقیق هر روش را مشاهده خواهید کرد.

نحوه مرتب سازی یک ستون بر اساس حروف الفبا

سریعترین راه برای مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل این است:

1. انتخاب کنید هر سلولی در ستونی که می‌خواهید مرتب کنید.
2. در برگه داده ، در گروه مرتب‌سازی و فیلتر ، روی A-Z کلیک کنید تا مرتب سازی صعودی یا Z-A برای مرتب سازی نزولی. انجام شده!

به همین دکمه‌ها می‌توانید از گروه صفحه اصلی > ویرایش دسترسی پیدا کنید.رتبه ها به عنوان مثال، در ردیف 2، {2،3،1} را برمی گرداند، به این معنی که Caden رتبه 2، Oliver سوم، و Aria 1 است. به این ترتیب، آرایه جستجو را برای تابع MATCH دریافت می‌کنیم.

COLUMNS($B2:B2) مقدار جستجو را ارائه می‌کند. به دلیل استفاده هوشمندانه از مراجع مطلق و نسبی، هرچه به سمت راست می رویم، عدد برگشتی 1 افزایش می یابد. یعنی برای G2، مقدار جستجو 1، برای H2 - 2، برای I2 - 3 است.

MATCH مقدار جستجوی محاسبه شده توسط ()COLUMNS را در آرایه جستجوی بازگردانده شده توسط COUNTIF() جستجو می کند. موقعیت نسبی خود را برمی گرداند. به عنوان مثال، برای G2، مقدار جستجو 1 است، که در موقعیت 3 در آرایه جستجو قرار دارد، بنابراین MATCH 3 را برمی گرداند.

در نهایت، INDEX مقدار واقعی را بر اساس موقعیت نسبی خود در ردیف استخراج می کند. برای G2، مقدار 3 را در محدوده B2:D2 واکشی می کند که Aria است.

نحوه مرتب سازی هر ستون بر اساس حروف الفبا در اکسل

اگر با زیرمجموعه های مستقلی از داده ها سروکار دارید که به صورت عمودی سازماندهی شده اند. در ستون‌ها، می‌توانید به راحتی فرمول بالا را تغییر دهید تا هر ستون را به صورت جداگانه حروف الفبا کنید. فقط COLUMNS() را با ROWS() جایگزین کنید، چند مختصات ستون را مطلق و مختصات ردیف را نسبی کنید و فرمول شما آماده است:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

لطفاً به خاطر داشته باشید که فرمول آرایه است ، که باید با Ctrl + Shift + Enter تکمیل شود:

علاوه بر ارائه راه حل هایی برای کارهایی که انجام آنها با گزینه های مرتب سازی داخلی اکسل غیرممکن است، فرمول هایک مزیت دیگر (هر چند قابل بحث :) دارند - آنها مرتب سازی را پویا می کنند. با ویژگی‌های داخلی، هر بار که ورودی‌های جدید اضافه می‌شوند، باید داده‌های خود را تغییر دهید. با فرمول‌ها، می‌توانید هر زمان که بخواهید داده‌های جدیدی اضافه کنید و فهرست‌های مرتب شده به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند.

اگر ترجیح می‌دهید ترتیب الفبایی جدید خود را ثابت کنید، با استفاده از جای‌گذاری ویژه<2، فرمول‌ها را با نتایج آن‌ها جایگزین کنید> > مقادیر .

برای مشاهده دقیق فرمول های مورد بحث در این آموزش، می توانید کاربرگ اکسل ترتیب حروف الفبای ما را دانلود کنید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم! 3>

> مرتب سازی و فیلتر کردن:

در هر صورت، اکسل لیست شما را فوراً حروف الفبا می کند:

نکته. بعد از اینکه مرتب سازی را انجام دادید و قبل از انجام هر کار دیگری، نتایج را به دقت بررسی کنید. اگر مشکلی به نظر می رسد، روی دکمه لغو کلیک کنید تا ترتیب اصلی را بازیابی کنید.

ردیف ها را با حروف الفبا و کنار هم نگه دارید

اگر مجموعه داده های شما دارای دو یا چند ستون است، می توانید از دکمه A-Z یا Z-A برای قرار دادن یکی از ستون ها به ترتیب حروف الفبا استفاده کنید و اکسل به طور خودکار داده ها را در ستون های دیگر جابجا می کند و سطرها را دست نخورده نگه می دارد.

به عنوان می توانید در جدول مرتب شده در سمت راست مشاهده کنید، اطلاعات مرتبط در هر ردیف با هم نگهداری می شوند:

در برخی شرایط، بیشتر زمانی که فقط یک یا چند سلول در وسط مجموعه داده شما انتخاب شده است، Excel مطمئن نیست که کدام قسمت از داده ها را مرتب کند و دستورالعمل های شما را می خواهد. اگر می‌خواهید کل مجموعه داده را مرتب کنید، گزینه پیش‌فرض Expand the selection را علامت زده بگذارید و روی Sort کلیک کنید:

توجه. در این آموزش، "جدول" فقط هر مجموعه داده ای است. از نظر فنی، تمام نمونه های ما برای محدوده ها هستند. جدول اکسل دارای گزینه های مرتب سازی و فیلتر داخلی است.

فیلتر کردن و حروف الفبا در اکسل

یک راه سریع دیگر برای مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل، افزودن یک فیلتر است. زیبایی این روش این است که یک بار راه اندازی می شود - پس از اعمال فیلتر خودکار، گزینه های مرتب سازی برای همه ستون ها فقط یک ماوس است.کلیک کنید.

افزودن فیلتر به جدول شما آسان است:

1. یک یا چند عنوان ستون را انتخاب کنید.
2. در برگه صفحه اصلی ، در گروه ویرایش، روی مرتب‌سازی و فیلتر > فیلتر کلیک کنید.
3. فلش‌های کشویی کوچک در هر یک از سرصفحه‌های ستون ظاهر می‌شوند. روی پیکان کشویی ستونی که می‌خواهید به ترتیب حروف الفبا قرار دهید کلیک کنید و مرتب‌سازی A به Z را انتخاب کنید:

ستون بلافاصله حروف الفبا می‌شود، و یک فلش کوچک به سمت بالا روی دکمه فیلتر، ترتیب مرتب سازی (صعودی) را نشان می دهد:

برای معکوس کردن ترتیب، مرتب سازی Z به A را از منوی کشویی فیلتر انتخاب کنید.

برای حذف فیلتر ، کافی است دوباره روی دکمه Filter کلیک کنید.

چگونه چندین ستون را به ترتیب حروف الفبا قرار دهید

در صورت تمایل برای حروف الفبا کردن داده ها در چندین ستون، از دستور Excel Sort استفاده کنید، که کنترل بیشتری بر نحوه مرتب سازی داده های شما می دهد.

به عنوان مثال، اجازه دهید یک ستون دیگر به مجموعه داده خود اضافه کنیم، و سپس ورودی ها را بر اساس حروف الفبا ابتدا بر اساس Region و سپس Name مرتب کنید:

برای انجام این کار، لطفاً مراحل زیر را انجام دهید:

1. کل جدولی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید.

   در بیشتر موارد، می‌توانید فقط یک سلول را انتخاب کنید و اکسل بقیه داده‌های شما را به‌طور خودکار انتخاب می‌کند، اما این یک رویکرد مستعد خطا است، به‌خصوص زمانی که برخی از شکاف‌ها (سلول‌های خالی) در داده‌های شما وجود داشته باشد.

2. روشنبرگه داده ، در مرتب سازی & گروه فیلتر ، روی مرتب‌سازی
3. باکس محاوره‌ای مرتب‌سازی با اولین سطح مرتب‌سازی که به‌طور خودکار برای شما ایجاد شده است، کلیک کنید، همانطور که اکسل مناسب می‌داند. .

   در کادر کشویی مرتب سازی بر اساس ، ابتدا ستونی را که می خواهید حروف الفبا کنید، در مورد ما منطقه را انتخاب کنید. در دو کادر دیگر، تنظیمات پیش‌فرض را رها کنید: مرتب‌سازی - مقادیر سلول و ترتیب - A تا Z :

   نکته. اگر اولین منوی کرکره ای به جای عنوان، حروف ستون را نشان می دهد، کادر داده های من سرصفحه دارند را علامت بزنید.

4. روی دکمه افزودن سطح کلیک کنید. برای اضافه کردن سطح بعدی و انتخاب گزینه های یک ستون دیگر.

   در این مثال، سطح دوم مقادیر ستون Name را بر اساس حروف الفبا از A تا Z مرتب می کند:

   نکته. اگر بر اساس چندین ستون با معیارهای یکسان مرتب می‌کنید، به جای افزودن سطح روی کپی سطح کلیک کنید. در این صورت، فقط باید ستون دیگری را در کادر اول انتخاب کنید.

   همچنین ببینید: IF AND در اکسل: فرمول تودرتو، چند عبارت و موارد دیگر
5. در صورت نیاز سطوح مرتب‌سازی بیشتری اضافه کنید و روی OK کلیک کنید.

اکسل داده های شما را به ترتیب مشخص شده مرتب می کند. همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، جدول ما بر اساس حروف الفبا دقیقاً همانطور که باید مرتب شده است: ابتدا بر اساس Region ، و سپس با Name :

چگونه ردیف ها را بر اساس حروف الفبا مرتب کنیم Excel

اگر داده های شما به صورت افقی مرتب شده اند، ممکن است بخواهید آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب کنیددر سراسر ردیف ها این کار را می توان با استفاده از ویژگی Sort اکسل نیز انجام داد. به این صورت است:

1. محدوده ای را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. اگر جدول شما دارای برچسب های ردیفی است که نباید جابجا شوند، حتما آنها را کنار بگذارید.
2. به گروه داده > مرتب سازی و فیلتر بروید و روی مرتب سازی کلیک کنید:
3. در کادر محاوره ای مرتب سازی ، روی گزینه ها...
4. در گفتگوی کوچک گزینه‌های مرتب‌سازی که ظاهر می‌شود، مرتب‌سازی از چپ به راست را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید تا به مرتب‌سازی <برگردید. 12>
5. از لیست کشویی مرتب سازی بر اساس ، شماره ردیفی را که می خواهید حروف الفبا کنید انتخاب کنید (ردیف 1 در این مثال). در دو کادر دیگر، مقادیر پیش‌فرض به خوبی انجام می‌شوند، بنابراین آنها را نگه می‌داریم ( Cell Values در کادر Sort on ، و A به Z در کادر کادر ترتیب )، و روی OK کلیک کنید:

در نتیجه، ردیف اول جدول ما به ترتیب حروف الفبا مرتب شده است و بقیه داده ها بر این اساس مرتب شده و همه همبستگی‌های بین ورودی‌ها حفظ می‌شود:

مشکلات مربوط به مرتب‌سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل

ویژگی‌های مرتب‌سازی اکسل شگفت‌انگیز هستند، اما اگر با داده‌های ساختار ناقص کار می‌کنید، ممکن است همه چیز به طرز وحشتناکی اشتباه پیش برود. . در اینجا دو مشکل رایج وجود دارد.

ستون‌ها و ردیف‌های خالی یا پنهان

اگر ردیف‌ها و ستون‌های خالی یا پنهان در داده‌های شما وجود داشته باشد، و قبل از کلیک بر روی دکمه مرتب‌سازی فقط یک سلول را انتخاب کنید، فقطبخشی از داده‌های شما تا اولین سطر و/یا ستون خالی مرتب می‌شود.

یک راه حل آسان این است که موارد خالی را حذف کنید و قبل از مرتب‌سازی، همه قسمت‌های پنهان را پنهان کنید. در صورت وجود ردیف‌های خالی (نه ردیف‌های پنهان!)، می‌توانید ابتدا کل جدول را انتخاب کنید و سپس حروف الفبا کنید.

عناوین ستون های غیرقابل تشخیص

اگر قالب بندی سرصفحه های ستون شما با بقیه داده ها متفاوت است، اکسل به اندازه کافی هوشمند است که آنها را شناسایی کرده و از مرتب سازی حذف کند. اما اگر ردیف سرصفحه قالب بندی خاصی نداشته باشد، سرصفحه های ستون شما به احتمال زیاد به عنوان ورودی های معمولی تلقی می شوند و در وسط داده های مرتب شده به پایان می رسند. برای جلوگیری از این اتفاق، فقط ردیف های داده را انتخاب کنید و سپس مرتب کنید.

هنگام استفاده از کادر محاوره ای مرتب سازی ، مطمئن شوید که کادر چک داده های من سرصفحه دارند انتخاب شده است.

نحوه مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل با فرمول ها

Microsoft Excel ویژگی های متنوعی را برای مقابله با بسیاری از وظایف مختلف فراهم می کند. خیلی ها، اما نه همه. اگر با چالشی روبرو هستید که هیچ راه حل داخلی برای آن وجود ندارد، به احتمال زیاد می توان آن را با یک فرمول انجام داد. برای مرتب سازی بر اساس حروف الفبا نیز صادق است. در زیر، چند مثال را می‌بینید که ترتیب حروف الفبا را فقط با فرمول‌ها می‌توان انجام داد.

نحوه حروف‌بندی در اکسل بر اساس نام خانوادگی

از آنجایی که چند روش متداول برای نوشتن نام وجود دارد. انگلیسی، ممکن است گاهی اوقات در موقعیتی قرار بگیرید کهورودی‌ها با نام کوچک شروع می‌شوند، در حالی که باید آنها را با نام خانوادگی حروف الفبا کنید:

گزینه‌های مرتب‌سازی اکسل نمی‌توانند در این مورد کمک کنند، بنابراین بیایید به فرمول‌ها متوسل شویم.

با نام کامل در A2 فرمول های زیر را در دو سلول مختلف وارد کنید، و سپس آنها را در ستون ها تا آخرین سلول با داده کپی کنید:

در C2، نام :

را استخراج کنید. =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

در D2، نام خانوادگی :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

را بکشید و سپس، قطعات را به ترتیب معکوس که با کاما از هم جدا شده اند به هم متصل کنید:

=D2&", "&C2

توضیحات دقیق فرمول ها را می توانید در اینجا بیابید، فعلاً بیایید فقط روی نتایج تمرکز کنیم:

از آنجایی که ما نیاز به حروف الفبای کردن نام ها داریم، نه فرمول ها، آنها را تبدیل کنیم. به ارزش ها برای این کار، تمام سلول های فرمول (E2:E10) را انتخاب کنید و Ctrl + C را فشار دهید تا آنها را کپی کنید. روی سلول‌های انتخاب‌شده کلیک راست کنید، روی Values در زیر Paste Options کلیک کنید، و کلید Enter را فشار دهید:

خوب، شما تقریباً آماده‌اید! اکنون، هر سلولی را در ستون به دست آمده انتخاب کنید، روی دکمه A تا Z یا Z به A در تب Data کلیک کنید، و در آنجا آن را دارید - a لیست با حروف الفبای نام خانوادگی:

در صورتی که نیاز دارید به قالب اصلی نام نام خانوادگی برگردید، کار کمی برای شما وجود دارد که باید انجام دهید :

با استفاده از فرمول های زیر، نام ها را دوباره به دو قسمت تقسیم کنید (که E2 یک نام جدا شده با کاما است):

دریافت اولینname :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

نام خانوادگی :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

را دریافت کنید و دو قسمت را با هم بیاورید:

=G2&" "&H2

فرمول ها را یک بار دیگر تبدیل به مقادیر انجام دهید، و شما آماده هستید!

ممکن است این فرآیند روی کاغذ کمی پیچیده به نظر برسد، اما به من اعتماد کنید، فقط چند دقیقه در اکسل شما طول می کشد. در واقع، زمان کمتری نسبت به خواندن این آموزش طول خواهد کشید، چه رسد به اینکه نام ها را به صورت دستی حروف الفبا کنید :)

چگونه هر ردیف را به صورت جداگانه در اکسل حروف الفبا کنید

در یکی از مثال های قبلی که در مورد آن صحبت کردیم. نحوه حروف الفبا کردن ردیف ها در اکسل با استفاده از کادر محاوره ای Sort. در آن مثال، ما با مجموعه ای از داده های همبسته سروکار داشتیم. اما اگر هر ردیف حاوی اطلاعات مستقلی باشد چه؟ چگونه هر ردیف را به صورت جداگانه حروف الفبا می کنید؟

در صورتی که تعداد ردیف های معقولی دارید، می توانید با انجام این مراحل آنها را یکی یکی مرتب کنید. اگر صدها یا هزاران ردیف دارید، اتلاف وقت بسیار زیادی است. فرمول‌ها می‌توانند همین کار را خیلی سریع‌تر انجام دهند.

فرض کنید شما ردیف‌های زیادی از داده‌ها دارید که باید به ترتیب حروف الفبا به این صورت مرتب شوند:

برای شروع، برچسب‌های ردیف را در کاربرگ دیگری کپی کنید یا مکان دیگری در همان برگه، و سپس از فرمول آرایه زیر برای قرار دادن هر ردیف به ترتیب حروف الفبا استفاده کنید (که در آن B2:D2 اولین ردیف در جدول منبع است):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

لطفاً به یاد داشته باشید که روش صحیح وارد کردن فرمول آرایه در اکسل استبا فشار دادن Ctrl + Shift + Enter.

اگر با فرمول های آرایه اکسل خیلی راحت نیستید، لطفاً این مراحل را دنبال کنید تا آن را به درستی در کاربرگ خود وارد کنید:

1. فرمول را در سلول اول تایپ کنید (در مورد ما G2 ) و Ctrl + Shift + Enter را فشار دهید. با انجام این کار، اکسل فرمول را در {پرانتزهای فرفری} محصور می کند. سعی نکنید بریس ها را به صورت دستی تایپ کنید، این کار نمی کند.
2. سلول فرمول (G2) را انتخاب کنید و دستگیره پر را به سمت راست بکشید تا فرمول را در سلول های دیگر ردیف اول کپی کنید (تا سلول I2 در این مثال).
3. همه سلول های فرمول را در ردیف اول انتخاب کنید (G2:I2) و دستگیره پر را به سمت پایین بکشید تا فرمول را در ردیف های دیگر کپی کنید.

نکته مهم! فرمول بالا با چند نکته کار می کند: داده های منبع شما نباید حاوی سلول های خالی یا مقادیر تکراری باشد.

اگر مجموعه داده شما دارای مقداری خالی است، فرمول را بپیچید. در تابع IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

متاسفانه راه حل آسانی برای تکرار وجود ندارد. اگر یکی را می شناسید، لطفاً در نظرات به اشتراک بگذارید!

این فرمول چگونه کار می کند

فرمول بالا بر اساس ترکیب کلاسیک INDEX MATCH است که برای انجام جستجوی افقی در اکسل استفاده می شود. اما از آنجایی که به نوعی "جستجوی حروف الفبا" نیاز داریم، آن را به این صورت بازسازی کرده ایم:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) همه مقادیر را مقایسه می کند. در یک ردیف با یکدیگر قرار می گیرند و آرایه ای از خویشاوندان خود را برمی گرداند