Гэты падручнік навучыць вас некалькім простым і хуткім спосабам размясціць Excel у алфавітным парадку. Ён таксама дае рашэнні для нетрывіяльных задач, напрыклад, як расставіць алфавіт па прозвішчы, калі запісы пачынаюцца з імя.

Алфавіт у Excel просты, як ABC. Незалежна ад таго, сартуеце вы ўвесь аркуш або выбраны дыяпазон, вертыкальна (слупок) або гарызантальна (радок), па ўзрастанні (А да Я) або па змяншэнні (Я да А), у большасці выпадкаў задачу можна выканаць адным націскам кнопкі. У некаторых сітуацыях, аднак, убудаваныя функцыі могуць спатыкацца, але вы ўсё роўна можаце знайсці спосаб сартавання ў алфавітным парадку з дапамогай формул.

Гэты падручнік пакажа вам некалькі хуткіх спосабаў сартавання ў алфавітным парадку ў Excel і навучыць, як прадбачыць і прадухіліць праблемы сартавання.

Як сартаваць у алфавітным парадку ў Excel

У цэлым ёсць 3 асноўныя спосабы сартавання ў алфавітным парадку ў Excel: кнопка A-Z або Z-A, функцыя Сартаванне і фільтр. Ніжэй вы знойдзеце падрабязныя інструкцыі па кожным метадзе.

Як сартаваць слупок у алфавітным парадку

Самы хуткі спосаб сартаваць у алфавітным парадку ў Excel гэта:

1. Выберыце любую ячэйку ў слупку, які вы хочаце адсартаваць.
2. На ўкладцы Даныя ў групе Сартаванне і фільтр пстрыкніце альбо А-Я , каб сартаваць па ўзрастанні або Я-А для сартавання па змяншэнні. Гатова!

Тыя ж кнопкі таксама можна атрымаць з укладкі Галоўная > Рэдагаванне групычыны. Напрыклад, у радку 2 ён вяртае {2,3,1}, што азначае, што Кадэн займае 2-е месца, Олівер - 3-е, а Арыя - 1-е. Такім чынам, мы атрымаем масіў пошуку для функцыі MATCH.

COLUMNS($B2:B2) дае значэнне пошуку. З-за разумнага выкарыстання абсалютных і адносных спасылак вяртаны лік павялічваецца на 1, калі мы ідзем направа. Гэта значыць, для G2 пошукавае значэнне роўна 1, для H2 - 2, для I2 - 3.

MATCH шукае шуканае значэнне, вылічанае COLUMNS() у масіве пошуку, які вяртае COUNTIF(), і вяртае сваё адноснае становішча. Напрыклад, для G2 шуканае значэнне роўна 1, якое знаходзіцца на 3-й пазіцыі ў масіве пошуку, таму MATCH вяртае 3.

Нарэшце, INDEX здабывае рэальнае значэнне на падставе яго адноснага становішча ў радку. Для G2 ён атрымлівае трэцяе значэнне ў дыяпазоне B2:D2, якое з'яўляецца Aria.

Як сартаваць кожны слупок у алфавітным парадку ў Excel

Калі вы маеце справу з незалежнымі падмноствамі даных, арганізаваных вертыкальна у слупках, вы можаце лёгка наладзіць прыведзеную вышэй формулу, каб у алфавітным парадку кожны слупок паасобку. Проста заменіце COLUMNS() на ROWS(), зрабіце некалькі каардынатаў слупкоў абсалютнымі, а каардынаты радкоў - адноснымі, і ваша формула гатовая:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Калі ласка, памятайце, што гэта формула масіву , які павінен быць завершаны з дапамогай Ctrl + Shift + Enter :

Акрамя рашэнняў задач, якія немагчыма выканаць з дапамогай убудаваных параметраў сартавання Excel, формулымаюць яшчэ адну (хоць і спрэчную :) перавагу - яны робяць сартаванне дынамічным . Дзякуючы ўбудаваным функцыям, вам давядзецца звяртацца да вашых дадзеных кожны раз, калі дадаюцца новыя запісы. З дапамогай формул вы можаце дадаваць новыя даныя ў любы час, і адсартаваныя спісы будуць абнаўляцца аўтаматычна.

Калі вы хочаце зрабіць свой новы алфавітны парадак статычным, заменіце формулы іх вынікамі, выкарыстоўваючы Спецыяльную ўстаўку > Значэнні .

Каб больш уважліва зірнуць на формулы, якія абмяркоўваюцца ў гэтым падручніку, вы можаце спампаваць наш алфавітны ліст Excel. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

У любым выпадку Excel імгненна складзе ваш спіс па алфавіце:

Парада. Пасля завяршэння сартавання і перш чым рабіць што-небудзь яшчэ, уважліва паглядзіце на вынікі. Калі нешта выглядае не так, націсніце кнопку Адмяніць , каб аднавіць зыходны парадак.

Размясціце радкі ў алфавітным парадку

Калі ваш набор даных змяшчае два ці больш слупкоў, вы можаце выкарыстоўвайце кнопку A-Z або Z-A , каб змясціць адзін са слупкоў у алфавітным парадку, і Excel аўтаматычна перамесціць даныя ў іншыя слупкі, захаваўшы радкі некранутымі.

Як Вы можаце бачыць у адсартаванай табліцы справа, адпаведная інфармацыя ў кожным радку захоўваецца разам:

У некаторых сітуацыях, у асноўным калі выбрана толькі адна або некалькі вочак у сярэдзіне вашага набору даных, Excel не ўпэўнены, якую частку дадзеных сартаваць, і просіць вашых інструкцый. Калі вы жадаеце адсартаваць увесь набор даных, пакіньце адзначанай опцыю Пашырыць выбар па змаўчанні і націсніце Сартаваць :

Заўвага. У гэтым уроку "табліца" - гэта любы набор даных. Тэхнічна ўсе нашы прыклады прызначаны для дыяпазонаў. Табліца Excel мае ўбудаваныя параметры сартавання і фільтрацыі.

Фільтр і алфавіт у Excel

Яшчэ адзін хуткі спосаб сартавання ў алфавітным парадку ў Excel - дадаць фільтр. Прыгажосць гэтага метаду ў тым, што гэта аднаразовая ўстаноўка - пасля прымянення аўтаматычнага фільтра параметры сартавання для ўсіх слупкоў даступныя толькі мышкайпстрыкніце далей.

Дадаць фільтр у вашу табліцу лёгка:

1. Выберыце адзін ці некалькі загалоўкаў слупкоў.
2. На ўкладцы Галоўная , у групе «Рэдагаванне» націсніце Сартаванне і фільтр > Фільтр .
3. У кожным з загалоўкаў слупкоў з'явяцца маленькія стрэлкі, якія выпадаюць. Пстрыкніце стрэлку выпадальнага меню для слупка, які вы хочаце размясціць у алфавітным парадку, і выберыце Сартаваць ад А да Я :

Слупок адразу ж упарадкоўваецца ў алфавітным парадку і маленькая стрэлка ўверх на кнопцы фільтра паказвае парадак сартавання (па ўзрастанні):

Каб змяніць парадак, абярыце Сартаваць ад Я да А з выпадальнага меню фільтра.

Каб выдаліць фільтр , проста націсніце кнопку Фільтр яшчэ раз.

Як размясціць некалькі слупкоў у алфавітным парадку

Калі хочаце каб упарадкаваць даныя ў алфавітным парадку ў некалькіх слупках, выкарыстоўвайце каманду Excel Сартаваць , якая дае большы кантроль над тым, як сартуюцца вашы даныя.

У якасці прыкладу, давайце дадамо яшчэ адзін слупок да нашага набору даных і потым упарадкуйце запісы ў алфавітным парадку спачатку па Рэгіёне , а потым па Назве :

Каб зрабіць гэта, выканайце наступныя дзеянні:

1. Выберыце ўсю табліцу, якую хочаце адсартаваць.

   У большасці выпадкаў вы можаце выбраць толькі адну ячэйку, і Excel аўтаматычна выбярэ астатнія даныя, але гэта схільны да памылак падыход, асабліва калі ў вашых даных ёсць прабелы (пустыя вочкі).

2. Уклна ўкладцы Дадзеныя , у раздзеле Сартаваць & Група Filter , націсніце Sort
3. Дыялогавае акно Sort адкрыецца з першым узроўнем сартавання, створаным для вас аўтаматычна, як Excel лічыць патрэбным .

   У выпадальным акне Сартаваць па абярыце слупок, які вы жадаеце спачатку размясціць у алфавітным парадку, у нашым выпадку Рэгіён . У двух іншых палях пакіньце налады па змаўчанні: Сартаваць па - Значэнні вочак і Парадак - А да Я :

   Парада. Калі першае выпадальнае меню паказвае літары слупкоў замест загалоўкаў, адзначце поле Мае дадзеныя маюць загалоўкі .

4. Націсніце кнопку Дадаць узровень каб дадаць наступны ўзровень і выбраць параметры для іншага слупка.

   У гэтым прыкладзе другі ўзровень сартуе значэнні ў слупку Імя ў алфавітным парадку ад А да Я:

   Савет. Калі вы сартуеце па некалькіх слупках з аднолькавымі крытэрыямі, націсніце Капіяваць узровень замест Дадаць узровень . У гэтым выпадку вам трэба будзе толькі выбраць іншы слупок у першым полі.

5. Дадайце больш узроўняў сартавання, калі неабходна, і націсніце ОК .

Excel адсартуе вашы дадзеныя ў вызначаным парадку. Як паказана на скрыншоце ніжэй, наша табліца ўпарадкавана ў алфавітным парадку: спачатку па Рэгіёне , а потым па Назве :

Як сартаваць радкі ў алфавітным парадку ў Excel

Калі вашы дадзеныя размешчаны гарызантальна, вы можаце адсартаваць іх у алфавітным парадкупраз шэрагі. Гэта таксама можна зрабіць з дапамогай функцыі Excel Сартаваць . Вось як:

1. Выберыце дыяпазон, які хочаце адсартаваць. Калі ў вашай табліцы ёсць пазнакі радкоў, якія не варта перамяшчаць, не забудзьцеся пакінуць іх.
2. Перайдзіце на ўкладку Даныя > Сартаваць і фільтраваць групу і націсніце Сартаваць :
3. У дыялогавым акне Сартаваць націсніце Параметры...
4. У маленькае дыялогавае акно Параметры сартавання , якое з'явіцца, абярыце Сартаваць злева направа і націсніце ОК , каб вярнуцца да Сартаваць
5. З выпадальнага спісу Сартаваць па выберыце нумар радка, які вы хочаце размясціць у алфавітным парадку (радок 1 у гэтым прыкладзе). У астатніх двух палях значэнні па змаўчанні падыдуць нармальна, таму мы захаваем іх ( Значэнні вочак у полі Сартаваць па і А да Я у поле Парадак ) і націсніце OK:

У выніку першы радок у нашай табліцы адсартаваны ў алфавітным парадку, а астатнія даныя перастаўлены адпаведным чынам, захоўваючы ўсе карэляцыі паміж запісамі:

Праблемы з сартаваннем у алфавітным парадку ў Excel

Функцыі сартавання ў Excel дзіўныя, але калі вы працуеце з недасканала структураванымі дадзенымі, усё можа пайсці жудасна не так . Вось дзве агульныя праблемы.

Пустыя або схаваныя слупкі і радкі

Калі ў вашых дадзеных ёсць пустыя або схаваныя радкі і слупкі, і вы выбіраеце толькі адну ячэйку перад націскам кнопкі сартавання, толькічастка вашых даных, пакуль не будзе адсартаваны першы пусты радок і/або слупок.

Лёгкае выпраўленне - выдаліць прабелы і паказаць усе схаваныя вобласці перад сартаваннем. У выпадку пустых радкоў (а не схаваных радкоў!), вы можаце спачатку выбраць усю табліцу, а потым размясціць у алфавітным парадку.

Нераспазнальныя загалоўкі слупкоў

Калі вашы загалоўкі слупкоў адфарматаваны інакш, чым астатнія даныя, Excel дастаткова разумны, каб ідэнтыфікаваць іх і выключыць з сартавання. Але калі радок загалоўка не мае спецыяльнага фарматавання, загалоўкі вашых слупкоў, хутчэй за ўсё, будуць разглядацца як звычайныя запісы і апынуцца дзесьці пасярэдзіне адсартаваных даных. Каб гэтага не адбылося, вылучыце толькі радкі даных і адсартуйце.

Пры выкарыстанні дыялогавага акна Сартаваць пераканайцеся, што сцяжок Мае дадзеныя маюць загалоўкі пазначаны.

Як сартаваць у алфавітным парадку ў Excel з дапамогай формул

Microsoft Excel прадастаўляе разнастайныя магчымасці для выканання розных задач. Многія, але не ўсе. Калі вы сутыкнуліся з праблемай, для якой няма ўбудаванага рашэння, хутчэй за ўсё, яе можна вырашыць з дапамогай формулы. Гэта таксама справядліва для алфавітнага сартавання. Ніжэй вы знойдзеце некалькі прыкладаў, калі алфавітны парадак можна зрабіць толькі з дапамогай формул.

Як у алфавітным парадку ў Excel па прозвішчы

Паколькі існуе некалькі распаўсюджаных спосабаў запісу імёнаў у Англійская, вы часам можаце апынуцца ў сітуацыі, калізапісы пачынаюцца з імя, а вам трэба размясціць іх па алфавіту прозвішча:

Параметры сартавання ў Excel не могуць дапамагчы ў гэтым выпадку, таму давайце звернемся да формул.

З поўным імем у A2 , устаўце наступныя формулы ў дзве розныя ячэйкі, а потым скапіруйце іх па слупках да апошняй ячэйкі з дадзенымі:

У C2 выняць імя :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

У D2 выцягніце прозвішча :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

А затым злучыце часткі ў адваротным парадку, падзяліўшы іх коскамі:

=D2&", "&C2

Падрабязнае тлумачэнне формул можна знайсці тут, пакуль давайце засяродзімся толькі на выніках:

Паколькі нам трэба размясціць у алфавіце імёны, а не формулы, пераўтварыце іх да каштоўнасцей. Для гэтага вылучыце ўсе вочкі формул (E2:E10) і націсніце Ctrl + C, каб скапіяваць іх. Пстрыкніце правай кнопкай мышы выбраныя ячэйкі, пстрыкніце Значэнні пад Параметры ўстаўкі і націсніце клавішу Enter:

Добра, вы амаль на месцы! Цяпер абярыце любую ячэйку ў выніковым слупку, націсніце кнопку А да Я або Я да А на ўкладцы Даныя , і вось у вас усё - спіс у алфавітным парадку па прозвішчах:

У выпадку, калі вам трэба вярнуцца да зыходнага фармату Імя Прозвішча , вам трэба зрабіць крыху больш працы :

Зноў падзяліце імёны на дзве часткі, выкарыстоўваючы прыведзеныя ніжэй формулы (дзе E2 — імя, падзеленае коскамі):

Атрымайце першуюімя :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Атрымайце прозвішча :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

І злучыце дзве часткі разам:

=G2&" "&H2

Яшчэ раз выканайце пераўтварэнне формул у значэнні, і ўсё гатова!

Працэс можа выглядаць крыху складаным на паперы, але паверце мне, ён зойме ўсяго некалькі хвілін у вашым Excel. Фактычна, гэта зойме нават менш часу, чым чытанне гэтага падручніка, не кажучы ўжо пра алфавіт імёнаў уручную :)

Як скласці алфавіт кожнага радка паасобку ў Excel

У адным з папярэдніх прыкладаў мы абмяркоўвалі як расставіць радкі ў алфавітным парадку ў Excel з дапамогай дыялогавага акна Сартаванне. У гэтым прыкладзе мы мелі справу з карэляваным наборам даных. Але што, калі кожны радок змяшчае незалежную інфармацыю? Як раскласці па алфавіце кожны радок паасобку?

Калі ў вас ёсць разумная колькасць радкоў, вы можаце адсартаваць іх адзін за адным, выконваючы наступныя крокі. Калі ў вас ёсць сотні ці тысячы радкоў, гэта было б велізарнай тратай часу. Формулы могуць зрабіць тое ж самае значна хутчэй.

Выкажам здагадку, што ў вас ёсць шмат радкоў даных, якія трэба пераўпарадкаваць у алфавітным парадку наступным чынам:

Для пачатку скапіруйце меткі радкоў на іншы аркуш або у іншым месцы на тым самым аркушы, а затым выкарыстоўвайце наступную формулу масіва, каб размясціць кожны радок у алфавітным парадку (дзе B2:D2 — першы радок у зыходнай табліцы):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Калі ласка памятайце, што правільны спосаб увесці формулу масіва ў Excelнаціснуўшы Ctrl + Shift + Enter.

Калі вы не вельмі добра карыстаецеся формуламі масіваў Excel, выканайце наступныя дзеянні, каб правільна ўвесці іх у працоўны аркуш:

1. Увядзіце формулу ў першую ячэйку (у нашым выпадку G2). ), і націсніце Ctrl + Shift + Enter . Калі вы гэта зробіце, Excel заключыць формулу ў {фігурныя дужкі}. Не спрабуйце ўводзіць фігурныя дужкі ўручную, гэта не спрацуе.
2. Абярыце ячэйку формулы (G2) і перацягніце маркер запаўнення ўправа, каб скапіяваць формулу ў іншыя ячэйкі першага радка (да ячэйкі I2 у гэты прыклад).
3. Вылучыце ўсе ячэйкі формулы ў першым радку (G2:I2) і перацягніце маркер запаўнення ўніз, каб скапіяваць формулу ў іншыя радкі.

Важная заўвага! Прыведзеная вышэй формула працуе з некалькімі агаворкамі: вашы зыходныя даныя не павінны ўтрымліваць пустых ячэек або паўторных значэнняў .

Калі ў вашым наборы даных ёсць прабелы, абгарніце формулу у функцыі IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

На жаль, простага рашэння для дублікатаў няма. Калі вы ведаеце такую, калі ласка, падзяліцеся ў каментарах!

Як працуе гэтая формула

Прыведзеная вышэй формула заснавана на класічнай камбінацыі INDEX MATCH, якая выкарыстоўваецца для выканання гарызантальнага пошуку ў Excel. Але паколькі нам патрэбны "алфавітны пошук", мы перабудавалі яго такім чынам:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) параўноўвае ўсе значэнні у адным радку адзін з адным і вяртае масіў іх сваякоў