Tento návod vás naučí několik rychlých a snadných způsobů, jak seřadit Excel podle abecedy. Nabízí také řešení netriviálních úloh, například jak seřadit podle abecedy příjmení, když záznamy začínají křestním jménem.

Řazení podle abecedy v Excelu je snadné jako ABC. Ať už řadíte celý list nebo vybraný rozsah, vertikálně (sloupec) nebo horizontálně (řádek), vzestupně (od A do Z) nebo sestupně (od Z do A), ve většině případů lze úkol provést kliknutím na tlačítko. V některých situacích však mohou vestavěné funkce narazit, ale i tak můžete přijít na způsob, jak řadit podle abecedy pomocí tlačítkavzorce.

Tento kurz vám ukáže několik rychlých způsobů řazení podle abecedy v aplikaci Excel a naučí vás, jak předvídat problémy s řazením a jak jim předcházet.

Jak uspořádat abecedu v aplikaci Excel

Celkově existují 3 hlavní způsoby abecedního řazení v aplikaci Excel: tlačítko A-Z nebo Z-A, funkce Seřadit a filtr. Níže najdete podrobný návod k jednotlivým metodám.

Jak seřadit sloupec podle abecedy

Nejrychlejší způsob abecedního řazení v aplikaci Excel je tento:

1. Vyberte libovolnou buňku ve sloupci, který chcete seřadit.
2. Na Data na kartě Třídění a filtrování klikněte na A-Z pro seřazení vzestupně nebo Z-A pro sestupné řazení. Hotovo!

Stejná tlačítka jsou přístupná také z nabídky Home karta> Úpravy skupina> Třídění a filtrování :

V obou případech Excel okamžitě sestaví seznam podle abecedy:

Tip: Po dokončení třídění a předtím, než uděláte cokoli dalšího, si výsledky pozorně prohlédněte. Pokud se vám něco nezdá, klikněte na tlačítko Zrušit obnovit původní pořadí.

Řazení podle abecedy a udržování řádků pohromadě

Pokud vaše datová sada obsahuje dva nebo více sloupců, můžete použít příkaz A-Z nebo Z-A tlačítko pro abecední řazení jednoho ze sloupců a Excel automaticky přesune data v ostatních sloupcích, přičemž řádky zůstanou zachovány.

Jak vidíte v setříděné tabulce vpravo, související informace v jednotlivých řádcích jsou uchovávány pohromadě:

V některých situacích, většinou když je vybrána jen jedna nebo několik buněk uprostřed datové sady, si Excel není jistý, kterou část dat má seřadit, a požádá vás o pokyny. Pokud chcete seřadit celou datovou sadu, ponechte výchozí nastavení. Rozšíření výběru a klikněte na tlačítko Třídit :

Poznámka: V tomto návodu je "tabulka" prostě jakýkoli soubor dat. Technicky vzato se všechny naše příklady týkají rozsahů. Tabulka Excelu má vestavěné možnosti třídění a filtrování.

Filtrování a řazení podle abecedy v aplikaci Excel

Dalším rychlým způsobem abecedního řazení v aplikaci Excel je přidání filtru. Krása této metody spočívá v jednorázovém nastavení - po použití automatického filtru jsou možnosti řazení pro všechny sloupce vzdáleny pouze jedno kliknutí myší.

Přidání filtru do tabulky je snadné:

1. Vyberte jedno nebo více záhlaví sloupců.
2. Na Home na kartě Úpravy klikněte ve skupině Třídění a filtrování > Filtr .
3. V záhlaví každého sloupce se objeví malé rozevírací šipky. Klikněte na rozevírací šipku u sloupce, který chcete seřadit podle abecedy, a vyberte možnost Třídit od A do Z :

Sloupec se ihned seřadí podle abecedy a malá šipka nahoru na tlačítku filtru označuje pořadí řazení (vzestupně):

Chcete-li změnit pořadí, vyberte Třídit Z na A z rozevírací nabídky filtru.

Na vyjměte filtr , stačí kliknout na Filtr znovu tlačítko .

Jak seřadit více sloupců podle abecedy

V případě, že chcete seřadit data v několika sloupcích podle abecedy, použijte aplikaci Excel. Třídit který umožňuje větší kontrolu nad tříděním dat.

Jako příklad přidejme do našeho souboru dat ještě jeden sloupec a uspořádejme záznamy nejprve podle abecedy. Region , a poté o Název :

Chcete-li to provést, proveďte následující kroky:

1. Vyberte celou tabulku, kterou chcete seřadit.

   Ve většině případů můžete vybrat pouze jednu buňku a Excel automaticky vybere zbytek dat, ale tento postup je náchylný k chybám, zejména pokud jsou v datech mezery (prázdné buňky).

2. Na Data na kartě Třídit a filtrovat klikněte na skupinu Třídit
3. Na stránkách Třídit Zobrazí se dialogové okno s první úrovní třídění vytvořenou automaticky podle uvážení aplikace Excel.

   V Seřadit podle v rozevíracím seznamu vyberte sloupec, který chcete seřadit podle abecedy jako první, Region V ostatních dvou polích ponechte výchozí nastavení: Třídit na - Hodnoty buněk a Objednávka - Od A do Z :

   Tip. Pokud se v prvním rozbalovacím seznamu místo nadpisů zobrazují písmena sloupců, zaškrtněte políčko Moje data mají záhlaví box.

4. Klikněte na Přidat úroveň přidat další úroveň a vybrat možnosti pro další sloupec.

   V tomto příkladu druhá úroveň třídí hodnoty v poli Název sloupec podle abecedy od A do Z:

   Tip: Pokud třídíte podle více sloupců se stejnými kritérii, klikněte na tlačítko. Úroveň kopírování místo Přidat úroveň . V tomto případě stačí v prvním poli vybrat jiný sloupec.

5. V případě potřeby přidejte další úrovně třídění a klikněte na tlačítko OK .

Excel seřadí data v zadaném pořadí. Jak ukazuje obrázek níže, naše tabulka je seřazena přesně podle abecedy: nejprve podle Region , a poté o Název :

Jak seřadit řádky podle abecedy v aplikaci Excel

Pokud jsou data uspořádána vodorovně, můžete je seřadit podle abecedy v řádcích. To lze provést také pomocí příkazu Excel. Třídit funkce. Zde je návod, jak na to:

1. Vyberte rozsah, který chcete seřadit. Pokud vaše tabulka obsahuje popisky řádků, které by se neměly přesouvat, nezapomeňte je vynechat.
2. Přejděte na Data karta> Třídění a filtrování a klikněte na tlačítko Třídit :
3. V Třídit klikněte na dialogové okno Možnosti...
4. V malém Možnosti třídění dialogové okno, které se zobrazí, vyberte možnost Třídit zleva doprava a klikněte na tlačítko OK abyste se vrátili do Třídit
5. Z Seřadit podle v rozevíracím seznamu vyberte číslo řádku, který chcete seřadit podle abecedy (v tomto příkladu řádek 1). Ve zbývajících dvou políčkách budou stačit výchozí hodnoty, takže je ponecháme ( Hodnoty buněk v Třídit na a Od A do Z v Objednávka a klikněte na tlačítko OK:

Výsledkem je, že první řádek v naší tabulce je seřazen podle abecedy a zbytek dat je odpovídajícím způsobem přeuspořádán, přičemž jsou zachovány všechny korelace mezi položkami:

Problémy s abecedním řazením v aplikaci Excel

Funkce třídění v aplikaci Excel jsou úžasné, ale pokud pracujete s nedokonale strukturovanými daty, může se něco pokazit. Zde jsou dva nejčastější problémy.

Prázdné nebo skryté sloupce a řádky

Pokud jsou v datech prázdné nebo skryté řádky a sloupce a před kliknutím na tlačítko třídění vyberete pouze jednu buňku, bude seřazena pouze část dat až po první prázdný řádek a/nebo sloupec.

Snadné řešení spočívá v tom, že před tříděním odstraníte prázdné řádky a zrušíte skryté oblasti. V případě prázdných řádků (nikoli skrytých!) můžete nejprve vybrat celou tabulku a poté ji seřadit podle abecedy.

Nerozpoznatelná záhlaví sloupců

Pokud jsou záhlaví sloupců formátována jinak než zbytek dat, Excel je dostatečně chytrý na to, aby je identifikoval a vyloučil z třídění. Pokud však řádek záhlaví nemá žádné zvláštní formátování, budou záhlaví sloupců s největší pravděpodobností považována za běžné položky a skončí někde uprostřed seřazených dat. Chcete-li tomu zabránit, vyberte pouze řádky s daty a poté je seřaďte.

Při použití Třídit dialogové okno, ujistěte se, že Moje data mají záhlaví je zaškrtnuto políčko .

Jak řadit v aplikaci Excel podle abecedy pomocí vzorců

Aplikace Microsoft Excel nabízí řadu funkcí, které si poradí s mnoha různými úkoly. S mnoha, ale ne se všemi. Pokud stojíte před úkolem, pro který neexistuje vestavěné řešení, je pravděpodobné, že jej lze provést pomocí vzorce. To platí i pro abecední řazení. Níže najdete několik příkladů, kdy lze abecední řazení provést pouze pomocí vzorců.

Jak seřadit abecedu v aplikaci Excel podle příjmení

Vzhledem k tomu, že v angličtině existuje několik běžných způsobů zápisu jmen, můžete se někdy dostat do situace, kdy záznamy začínají křestním jménem, zatímco vy je potřebujete seřadit podle abecedy příjmení:

Možnosti řazení aplikace Excel v tomto případě nepomohou, proto se uchýlíme ke vzorcům.

Do dvou různých buněk vložte následující vzorce s celým jménem v buňce A2 a poté je zkopírujte dolů po sloupcích až do poslední buňky s daty:

V okně C2 vyjměte křestní jméno :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

V okně D2 vytáhněte příjmení :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

A poté spojil jednotlivé části v opačném pořadí oddělené čárkou:

=D2&", "&C2

Podrobné vysvětlení vzorců naleznete zde, nyní se zaměřme pouze na výsledky:

Protože potřebujeme abecedně seřadit názvy, nikoli vzorce, převeďte je na hodnoty. Za tímto účelem vyberte všechny buňky vzorců (E2:E10) a stiskněte klávesy Ctrl + C pro jejich zkopírování. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybrané buňky, klikněte na položku Hodnoty pod Možnosti vkládání a stiskněte klávesu Enter:

Dobře, už to skoro máte! Nyní vyberte libovolnou buňku ve výsledném sloupci, klikněte na tlačítko Od A do Z nebo Z do A tlačítko na Data a zde je seznam seřazený podle abecedy příjmení:

V případě, že se potřebujete vrátit k původnímu stavu. Jméno Příjmení formát, je tu pro vás trochu více práce:

Názvy opět rozdělte na dvě části pomocí níže uvedených vzorců (kde E2 je název oddělený čárkou):

Získejte křestní jméno :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Získejte příjmení :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

A spojte obě části dohromady:

=G2&" "&H2

Proveďte převod vzorců na hodnoty ještě jednou a můžete začít!

Na papíře může postup vypadat trochu složitě, ale věřte mi, že vám to v Excelu zabere jen pár minut. Ve skutečnosti to zabere ještě méně času než čtení tohoto návodu, natož ruční řazení jmen podle abecedy :)

Jak v aplikaci Excel abecedně seřadit každý řádek zvlášť

V jednom z předchozích příkladů jsme se zabývali tím, jak v aplikaci Excel seřadit řádky podle abecedy pomocí dialogového okna Seřadit. V tomto příkladu jsme měli co do činění s korelovanou sadou dat. Co když ale každý řádek obsahuje nezávislé informace? Jak seřadit podle abecedy každý řádek zvlášť?

V případě, že máte rozumný počet řádků, můžete je řadit jeden po druhém prováděním těchto kroků. Pokud máte stovky nebo tisíce řádků, byla by to obrovská ztráta času. Vzorce mohou totéž provést mnohem rychleji.

Předpokládejme, že máte mnoho řádků dat, které by měly být abecedně seřazeny takto:

Nejprve zkopírujte popisky řádků do jiného pracovního listu nebo na jiné místo ve stejném listu a poté použijte následující vzorec pole, abyste jednotlivé řádky seřadili podle abecedy (kde B2:D2 je první řádek ve zdrojové tabulce):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Nezapomeňte, že správný způsob zadávání vzorce pole v aplikaci Excel je stisknutí kláves Ctrl + Shift + Enter .

Pokud si se vzorci pole aplikace Excel příliš nerozumíte, postupujte podle následujících kroků, abyste je správně zadali do pracovního listu:

1. Zadejte vzorec do první buňky (v našem případě G2) a stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + Enter . Při tomto postupu Excel vzorec uzavře do {východných závorek}. Nepokoušejte se závorky psát ručně, to nebude fungovat.
2. Vyberte buňku vzorce (G2) a přetažením úchytu výplně doprava zkopírujte vzorec do dalších buněk prvního řádku (v tomto příkladu až do buňky I2).
3. Vyberte všechny buňky vzorce v prvním řádku (G2:I2) a přetažením úchytu výplně směrem dolů zkopírujte vzorec do dalších řádků.

Důležitá poznámka! Výše uvedený vzorec funguje s několika výhradami: vaše zdrojová data by neměla obsahovat prázdné buňky nebo duplicitní hodnoty .

Pokud váš soubor dat obsahuje prázdná místa, zabalte vzorec do funkce IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Bohužel neexistuje žádné jednoduché řešení pro duplicity. Pokud o nějakém víte, podělte se o něj v komentářích!

Jak tento vzorec funguje

Výše uvedený vzorec vychází z klasické kombinace INDEX MATCH, která se používá k horizontálnímu vyhledávání v Excelu. Protože však potřebujeme jakési "abecední vyhledávání", přestavěli jsme jej tímto způsobem:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) porovná všechny hodnoty ve stejném řádku mezi sebou a vrátí pole jejich relativních pořadí. Například v řádku 2 vrátí {2,3,1}, což znamená, že Caden je 2., Oliver 3. a Aria 1. Tímto způsobem získáme vyhledávací pole pro funkci MATCH.

COLUMNS($B2:B2) dodává hodnotu vyhledávání. Díky chytrému použití absolutních a relativních odkazů se vrácené číslo zvyšuje o 1, když jdeme doprava. To znamená, že pro G2 je hodnota vyhledávání 1, pro H2 - 2, pro I2 - 3.

MATCH vyhledá hodnotu vyhledávání vypočtenou funkcí COLUMNS() v poli vyhledávání vráceném funkcí COUNTIF() a vrátí její relativní pozici. Například pro G2 je hodnota vyhledávání 1, která je na 3. pozici v poli vyhledávání, takže MATCH vrátí 3.

Nakonec INDEX získá skutečnou hodnotu na základě její relativní pozice v řádku. Pro G2 získá 3. hodnotu v rozsahu B2:D2, což je Aria.

Jak seřadit jednotlivé sloupce podle abecedy v aplikaci Excel

Pokud pracujete s nezávislými podmnožinami dat uspořádanými vertikálně ve sloupcích, můžete výše uvedený vzorec snadno upravit tak, abyste každý sloupec seřadili podle abecedy zvlášť. Stačí nahradit funkci COLUMNS() funkcí ROWS(), nastavit několik absolutních souřadnic sloupců a relativní souřadnice řádků a vzorec je připraven:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Nezapomeňte, že jde o vzorec pole , který by měl být dokončen pomocí klávesové zkratky Ctrl + Shift + Enter :

Kromě toho, že vzorce poskytují řešení úloh, které nelze provést pomocí vestavěných možností řazení v aplikaci Excel, mají ještě jednu (i když spornou :) výhodu - umožňují třídění. dynamický . Díky vestavěným funkcím budete muset při každém přidání nových záznamů data aktualizovat. Díky vzorcům můžete kdykoli přidat nová data a setříděné seznamy se budou automaticky aktualizovat.

Pokud chcete, aby nové abecední uspořádání bylo statické, nahraďte vzorce jejich výsledky pomocí příkazu Vložit speciální > Hodnoty .

Chcete-li se blíže seznámit se vzorci probíranými v tomto tutoriálu, můžete si stáhnout náš pracovní list Abecední pořadí v Excelu. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!