Ten samouczek nauczy Cię kilku szybkich i łatwych sposobów na uporządkowanie Excela w porządku alfabetycznym. Zawiera również rozwiązania dla nietrywialnych zadań, na przykład jak alfabetyzować według nazwiska, gdy wpisy zaczynają się od imienia.

Sortowanie alfabetyczne w Excelu jest proste jak ABC. Niezależnie od tego, czy sortujesz cały arkusz, czy wybrany zakres, pionowo (kolumna) lub poziomo (wiersz), rosnąco (od A do Z) lub malejąco (od Z do A), w większości przypadków zadanie można wykonać za pomocą kliknięcia przycisku. W niektórych sytuacjach jednak wbudowane funkcje mogą się potknąć, ale nadal możesz wymyślić sposób na sortowanie alfabetyczne za pomocąformuły.

Ten samouczek pokaże Ci kilka szybkich sposobów na alfabetyzację w Excelu i nauczy, jak przewidzieć i zapobiec problemom z sortowaniem.

Jak alfabetyzować w programie Excel

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją 3 główne sposoby sortowania alfabetycznego w programie Excel: przycisk A-Z lub Z-A, funkcja Sortuj i filtr. Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki dotyczące każdej metody.

Jak posortować kolumnę alfabetycznie

Najszybszy sposób na sortowanie alfabetyczne w Excelu jest taki:

1. Zaznacz dowolną komórkę w kolumnie, którą chcesz posortować.
2. Na Dane zakładka, w Sortowanie i filtrowanie grupę, kliknij przycisk A-Z aby posortować rosnąco lub Z-A aby sortować malejąco. Gotowe!

Te same przyciski mogą być również dostępne z poziomu Strona główna tab> Edycja grupa> Sortowanie i filtrowanie :

Tak czy inaczej, Excel błyskawicznie alfabetyzuje Twoją listę:

Wskazówka. Po zakończeniu sortowania, a przed wykonaniem innych czynności, przyjrzyj się dokładnie wynikom. Jeśli coś wygląda źle, kliknij przycisk Undo aby przywrócić pierwotną kolejność.

Alfabetyczne uporządkowanie i utrzymanie rzędów razem

Jeśli twój zestaw danych zawiera dwie lub więcej kolumn, możesz użyć A-Z lub Z-A przycisk, aby ustawić jedną z kolumn w porządku alfabetycznym, a Excel automatycznie przesunie dane w innych kolumnach, zachowując wiersze.

Jak widać w posortowanej tabeli po prawej stronie, powiązane informacje w każdym wierszu są przechowywane razem:

W niektórych sytuacjach, najczęściej gdy wybrana jest tylko jedna lub kilka komórek w środku zestawu danych, Excel nie jest pewien, którą część danych posortować i prosi o instrukcje. Jeśli chcesz posortować cały zestaw danych, pozostaw domyślną opcję Rozwiń wybór zaznaczoną opcję, a następnie kliknij Sortuj :

Uwaga. W tym poradniku "tabela" to po prostu dowolny zestaw danych. Technicznie wszystkie nasze przykłady dotyczą zakresów. Tabela w Excelu ma wbudowane opcje sortowania i filtrowania.

Filtrowanie i alfabetyzacja w programie Excel

Innym szybkim sposobem sortowania alfabetycznego w Excelu jest dodanie filtra. Piękno tej metody polega na tym, że jest to jednorazowa konfiguracja - po zastosowaniu automatycznego filtra opcje sortowania dla wszystkich kolumn są oddalone tylko o kliknięcie myszką.

Dodanie filtra do tabeli jest proste:

1. Wybierz jeden lub kilka nagłówków kolumn.
2. Na Strona główna na karcie, w grupie Edycja, kliknij Sortowanie i filtrowanie > Filtr .
3. W każdym z nagłówków kolumn pojawią się małe strzałki rozwijane. Kliknij strzałkę rozwijaną dla kolumny, którą chcesz ułożyć w porządku alfabetycznym, i wybierz Sortuj od A do Z :

Kolumna jest od razu alfabetyzowana, a mała strzałka w górę na przycisku filtra wskazuje na porządek sortowania (rosnący):

Aby odwrócić kolejność, wybierz Sortuj od Z do A z menu rozwijanego filtru.

Do wyjąć filtr , wystarczy kliknąć na Filtr ponownie przycisk.

Jak ułożyć wiele kolumn w porządku alfabetycznym

W przypadku, gdy chcesz alfabetyzować dane w kilku kolumnach, użyj programu Excel Sortuj polecenie, które daje większą kontrolę nad sposobem sortowania danych.

Jako przykład dodajmy jeszcze jedną kolumnę do naszego zbioru danych, a następnie uporządkujmy wpisy alfabetycznie najpierw według Region , a następnie przez Nazwa :

Aby ją zlecić, należy wykonać następujące czynności:

1. Wybierz całą tabelę, którą chcesz posortować.

   W większości przypadków możesz wybrać tylko jedną komórkę, a Excel automatycznie wybierze resztę danych, ale jest to podejście podatne na błędy, zwłaszcza gdy w twoich danych są jakieś luki (puste komórki).

2. Na Dane zakładka, w Sortowanie & Filtr grupę, kliknij przycisk Sortuj
3. Na stronie Sortuj Pojawi się okno dialogowe z pierwszym poziomem sortowania utworzonym dla Ciebie automatycznie według uznania Excela.

   W Sortuj według z listy rozwijanej wybierz kolumnę, która ma być alfabetyzowana jako pierwsza, Region w naszym przypadku. W pozostałych dwóch polach pozostaw ustawienia domyślne: Sortuj dalej - Wartości komórek oraz Zamówienie - Od A do Z :

   Wskazówka. Jeśli w pierwszym rozwijanym oknie zamiast nagłówków pojawiają się litery z kolumn, zaznacz opcję Moje dane mają nagłówki pudełko.

4. Kliknij przycisk Dodaj poziom przycisk, aby dodać kolejny poziom i wybrać opcje dla kolejnej kolumny.

   W tym przykładzie, drugi poziom sortuje wartości w Nazwa kolumna alfabetycznie od A do Z:

   Wskazówka. Jeśli sortujesz według wielu kolumn z tymi samymi kryteriami, kliknij Poziom kopiowania zamiast Dodaj poziom W tym przypadku wystarczy wybrać inną kolumnę w pierwszym polu.

5. W razie potrzeby dodaj więcej poziomów sortowania, a następnie kliknij OK .

Excel posortuje dane w podanej kolejności. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, nasza tabela jest ułożona alfabetycznie dokładnie tak, jak powinna: najpierw według Region , a następnie przez Nazwa :

Jak sortować wiersze alfabetycznie w programie Excel

Jeśli dane są ułożone poziomo, możesz posortować je alfabetycznie w poszczególnych wierszach. Można to również zrobić za pomocą narzędzia Excel Sortuj Funkcja. Oto jak:

1. Wybierz zakres, który chcesz posortować. Jeśli twoja tabela ma etykiety wierszy, które nie powinny być przenoszone, pamiętaj, aby je pominąć.
2. Idź do Dane tab> Sortowanie i filtrowanie grupę, a następnie kliknij Sortuj :
3. W Sortuj Kliknij w oknie dialogowym Opcje...
4. W małym Opcje sortowania w wyświetlonym oknie dialogowym, wybierz Sortuj od lewej do prawej i kliknij OK by wrócić do Sortuj
5. Z. Sortuj według z listy rozwijanej wybierz numer wiersza, który chcesz alfabetyzować (w tym przykładzie wiersz 1). W pozostałych dwóch polach wartości domyślne będą wystarczające, więc je zachowamy ( Cell Values w Sortuj na skrzynka, oraz Od A do Z w Zamówienie box), a następnie kliknij przycisk OK:

W rezultacie pierwszy wiersz w naszej tabeli jest posortowany w porządku alfabetycznym, a reszta danych jest odpowiednio przearanżowana, zachowując wszystkie korelacje między wpisami:

Problemy z sortowaniem alfabetycznym w Excelu

Funkcje sortowania w programie Excel są niesamowite, ale jeśli pracujesz z niedoskonale ustrukturyzowanymi danymi, rzeczy mogą pójść strasznie źle. Oto dwa typowe problemy.

Puste lub ukryte kolumny i wiersze

Jeśli w danych są puste lub ukryte wiersze i kolumny, a zaznaczysz tylko jedną komórkę przed kliknięciem przycisku sortowania, posortowana zostanie tylko część danych do pierwszego pustego wiersza i/lub kolumny.

Łatwą poprawką jest wyeliminowanie pustych miejsc i odsłonięcie wszystkich ukrytych obszarów przed sortowaniem. W przypadku pustych wierszy (nie ukrytych wierszy!), możesz najpierw wybrać całą tabelę, a następnie alfabetyzować.

Nierozpoznawalne nagłówki kolumn

Jeśli nagłówki kolumn są sformatowane inaczej niż reszta danych, Excel jest wystarczająco inteligentny, aby je zidentyfikować i wykluczyć z sortowania. Ale jeśli wiersz nagłówka nie ma specjalnego formatowania, twoje nagłówki kolumn najprawdopodobniej będą traktowane jako zwykłe wpisy i skończą gdzieś pośrodku posortowanych danych. Aby temu zapobiec, wybierz tylko wiersze danych, a następnie posortuj.

Podczas korzystania z Sortuj w oknie dialogowym, upewnij się, że Moje dane mają nagłówki pole wyboru jest zaznaczone.

Jak sortować alfabetycznie w Excelu za pomocą formuł

Microsoft Excel udostępnia wiele funkcji pozwalających radzić sobie z wieloma różnymi zadaniami. Wiele, ale nie wszystkie. Jeśli stoisz przed wyzwaniem, dla którego nie ma wbudowanego rozwiązania, istnieje szansa, że można je zrealizować za pomocą formuły. Dotyczy to również sortowania alfabetycznego. Poniżej znajdziesz kilka przykładów, kiedy porządek alfabetyczny można wykonać tylko za pomocą formuł.

Jak alfabetyzować w Excelu według nazwiska

Ponieważ istnieje kilka popularnych sposobów pisania nazwisk w języku angielskim, możesz czasem znaleźć się w sytuacji, gdy wpisy zaczynają się od imienia, podczas gdy musisz je alfabetyzować według nazwiska:

Opcje sortowania w Excelu nie mogą pomóc w tym przypadku, więc uciekajmy się do formuł.

Mając pełną nazwę w A2, wstaw następujące formuły w dwóch różnych komórkach, a następnie skopiuj je w dół kolumn, aż do ostatniej komórki z danymi:

W C2, wyodrębnić imię :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

W D2 należy pociągnąć za nazwisko :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

A następnie, konkatenowane części w odwrotnej kolejności oddzielone przecinkami:

=D2&", "&C2

Szczegółowe wyjaśnienie wzorów można znaleźć tutaj, na razie skupmy się tylko na wynikach:

Ponieważ musimy alfabetyzować nazwy, a nie formuły, przekonwertuj je na wartości. W tym celu zaznacz wszystkie komórki z formułami (E2:E10) i naciśnij Ctrl + C, aby je skopiować.Kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane komórki, kliknij na Wartości pod adresem Opcje wklejania , i naciśnij klawisz Enter:

Dobrze, jesteś prawie na miejscu! Teraz zaznacz dowolną komórkę w kolumnie wynikowej, kliknij przycisk Od A do Z lub Z do A przycisk na Dane zakładka i już - lista alfabetycznie ułożona według nazwiska:

W przypadku konieczności przywrócenia oryginalnej wersji Imię Nazwisko format, czeka cię jeszcze trochę pracy:

Ponownie podziel nazwy na dwie części, używając poniższych formuł (gdzie E2 to nazwy oddzielone przecinkami):

Pobierz imię :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Pobierz nazwisko :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

I połączyć te dwie części w całość:

=G2&" "&H2

Wykonaj jeszcze raz konwersję formuł na wartości i jesteś gotowy do pracy!

Proces ten może wyglądać nieco skomplikowanie na papierze, ale uwierz mi, że w Twoim Excelu zajmie to zaledwie kilka minut. W rzeczywistości zajmie to nawet mniej czasu niż przeczytanie tego tutoriala, nie mówiąc już o ręcznym alfabetyzowaniu nazwisk :)

Jak alfabetyzować każdy wiersz indywidualnie w programie Excel

W jednym z poprzednich przykładów omówiliśmy sposób alfabetyzacji wierszy w programie Excel za pomocą okna dialogowego Sortowanie. W tamtym przykładzie mieliśmy do czynienia ze skorelowanym zestawem danych. Ale co, jeśli każdy wiersz zawiera niezależne informacje? W jaki sposób można alfabetyzować każdy wiersz indywidualnie?

W przypadku, gdy masz rozsądną liczbę wierszy, możesz je posortować jeden po drugim wykonując te kroki. Jeśli masz setki lub tysiące wierszy, byłoby to ogromną stratą czasu. Formuły mogą zrobić to samo znacznie szybciej.

Załóżmy, że masz wiele wierszy danych, które powinny być ponownie uporządkowane alfabetycznie w ten sposób:

Na początek skopiuj etykiety wierszy do innego arkusza lub innego miejsca w tym samym arkuszu, a następnie użyj następującej formuły tablicowej, aby ułożyć każdy wiersz w porządku alfabetycznym (gdzie B2:D2 to pierwszy wiersz w tabeli źródłowej):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2), 0))

Należy pamiętać, że prawidłowym sposobem wprowadzania formuły tablicowej w programie Excel jest naciśnięcie klawiszy Ctrl + Shift + Enter .

Jeśli nie czujesz się zbyt komfortowo z formułami tablicowymi w Excelu, wykonaj poniższe kroki, aby wprowadzić je poprawnie do swojego arkusza:

1. Wpisz formułę w pierwszej komórce (w naszym przypadku G2) i naciśnij Ctrl + Shift + Enter . Gdy to zrobisz, Excel zamknie formułę w {kurczowych nawiasach}. Nie próbuj wpisywać nawiasów ręcznie, to nie zadziała.
2. Zaznacz komórkę formuły (G2) i przeciągnij uchwyt wypełnienia w prawo, aby skopiować formułę do innych komórek pierwszego rzędu (w tym przykładzie do komórki I2).
3. Zaznacz wszystkie komórki formuły w pierwszym rzędzie (G2:I2) i przeciągnij uchwyt wypełnienia w dół, aby skopiować formułę do innych rzędów.

Ważna uwaga! Powyższa formuła działa z kilkoma zastrzeżeniami: twoje dane źródłowe nie powinny zawierać puste komórki lub zduplikowane wartości .

Jeśli twój zbiór danych ma kilka pustych miejsc, zawiń formułę w funkcję IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Niestety, nie ma prostego rozwiązania dla duplikatów. Jeśli znasz jakieś, podziel się nim w komentarzach!

Jak działa ta formuła

Powyższa formuła oparta jest na klasycznej kombinacji INDEX MATCH używanej do wykonywania lookupu poziomego w Excelu. Ponieważ jednak potrzebujemy czegoś w rodzaju "alphabetical lookup", przebudowaliśmy ją w ten sposób:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) porównuje wszystkie wartości w tym samym wierszu ze sobą i zwraca tablicę ich względnych rang. Na przykład w wierszu 2 zwraca {2,3,1}, co oznacza, że Caden jest na 2 miejscu, Oliver na 3, a Aria na 1. W ten sposób otrzymujemy tablicę lookup dla funkcji MATCH.

COLUMNS($B2:B2) dostarcza wartość lookup. Dzięki sprytnemu wykorzystaniu referencji bezwzględnych i względnych, zwracana liczba jest zwiększana o 1, gdy idziemy w prawo. Czyli dla G2 wartość lookup wynosi 1, dla H2 - 2, dla I2 - 3.

MATCH szuka wartości lookup obliczonej przez COLUMNS() w tablicy lookup zwróconej przez COUNTIF() i zwraca jej względną pozycję. Na przykład dla G2, wartością lookup jest 1, która jest na 3 pozycji w tablicy lookup, więc MATCH zwraca 3.

Na koniec INDEX wyciąga prawdziwą wartość na podstawie jej względnej pozycji w wierszu. Dla G2 pobiera 3. wartość w zakresie B2:D2, czyli Arię.

Jak posortować każdą kolumnę alfabetycznie w programie Excel

Jeśli masz do czynienia z niezależnymi podzbiorami danych zorganizowanymi pionowo w kolumnach, możesz łatwo zmodyfikować powyższą formułę, aby alfabetyzować każdą kolumnę indywidualnie. Wystarczy zastąpić COLUMNS() przez ROWS(), uczynić kilka współrzędnych kolumn bezwzględnymi, a współrzędne wierszy względnymi i twoja formuła jest gotowa:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Proszę pamiętać, że to jest formuła macierzowa , które należy zakończyć Ctrl + Shift + Enter :

Oprócz tego, że formuły rozwiązują zadania, których nie da się zrealizować za pomocą wbudowanych w Excela opcji sortowania, mają jeszcze jedną (choć dyskusyjną :)) zaletę - sprawiają, że sortowanie dynamiczna Z wbudowanymi funkcjami, będziesz musiał uciekać się do danych za każdym razem, gdy dodawane są nowe wpisy. Z formułami, możesz dodać nowe dane w każdej chwili, a posortowane listy będą aktualizowane automatycznie.

Jeśli wolisz, aby twój nowy układ alfabetyczny był statyczny, zastąp formuły ich wynikami za pomocą Wklej Specjalnie > Wartości .

Aby przyjrzeć się bliżej formułom omawianym w tym tutorialu, zapraszamy do pobrania naszego arkusza Excel Alphabetical Order. Dziękuję za lekturę i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu w przyszłym tygodniu!