Бұл оқулық Excel бағдарламасын алфавиттік ретпен орналастырудың бірнеше жылдам және оңай жолдарын үйретеді. Ол сондай-ақ тривиальды емес тапсырмалардың шешімдерін ұсынады, мысалы, жазбалар атымен басталған кезде фамилия бойынша алфавитке бөлу әдісі.

Excel бағдарламасында алфавиттеу ABC сияқты оңай. Бүкіл жұмыс парағын немесе таңдалған ауқымды сұрыптайсыз ба, тігінен (баған) немесе көлденең (жол), өсу (А-дан Я) немесе кему (Z-A) бойынша, көп жағдайда тапсырманы түймені басу арқылы орындауға болады. Алайда кейбір жағдайларда кірістірілген мүмкіндіктер сүрінуі мүмкін, бірақ әлі де формулалар арқылы әліпби реті бойынша сұрыптау жолын таба аласыз.

Бұл оқулық Excel бағдарламасында алфавиттік реттеудің және сұрыптау мәселелерін болжай білуге ​​және алдын алуға үйретіңіз.

Excel бағдарламасында алфавиттік тәртіпке салу

Жалпы, Excel бағдарламасында алфавит бойынша сұрыптаудың 3 негізгі жолы бар: A-Z немесе Z-A түймесі, Сұрыптау мүмкіндігі және сүзгі. Төменде әрбір әдіс бойынша егжей-тегжейлі нұсқауларды таба аласыз.

Бағанды ​​алфавит бойынша сұрыптау жолы

Excel бағдарламасында әліпби бойынша сұрыптаудың ең жылдам жолы мынада:

1. Таңдау сұрыптағыңыз келетін бағандағы кез келген ұяшықты таңдаңыз.
2. Деректер қойындысындағы Сұрыптау және сүзу тобындағы A-Z түймесін басыңыз. өсу бойынша сұрыптау немесе кемуі бойынша сұрыптау үшін Z-A . Дайын!

Бірдей түймелерді Басты бет қойындысынан > Өңдеу тобынан да ашуға болады.дәрежелер. Мысалы, 2-жолда ол {2,3,1} қайтарады, яғни Каден 2-ші, Оливер 3-ші, Ария 1-ші. Осылайша, біз MATCH функциясы үшін іздеу массивін аламыз.

COLUMNS($B2:B2) іздеу мәнін береді. Абсолютті және салыстырмалы сілтемелерді ақылды пайдаланудың арқасында қайтарылған сан оңға қарай 1-ге артады. Яғни, G2 үшін іздеу мәні 1, H2 үшін - 2, I2 үшін - 3.

MATCH COUNTIF() арқылы қайтарылған іздеу массивінде COLUMNS() арқылы есептелген іздеу мәнін іздейді және салыстырмалы орнын қайтарады. Мысалы, G2 үшін іздеу мәні 1 болып табылады, ол іздеу массивінде 3-ші орында, сондықтан MATCH 3 мәнін береді.

Соңында, INDEX жолдағы салыстырмалы орнына негізделген нақты мәнді шығарады. G2 үшін ол B2:D2 ауқымындағы 3-ші мәнді алады, ол Ария.

Excel бағдарламасында әрбір бағанды ​​әліпби бойынша сұрыптау жолы

Егер тігінен ұйымдастырылған деректердің тәуелсіз ішкі жиындарымен жұмыс істеп жатсаңыз бағандарда әр бағанды ​​жеке-жеке алфавиттеу үшін жоғарыдағы формуланы оңай өзгертуге болады. COLUMNS() функциясын ROWS() дегенмен ауыстырыңыз, бірнеше баған координаттарын абсолютті және жол координаттарын салыстырмалы етіп жасаңыз және формула дайын болады:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Бұл массив формуласы<14 екенін есте сақтаңыз>, оны Ctrl + Shift + Enter пернелерімен аяқтау керек :

Excel ендірілген сұрыптау опцияларымен, формулалармен орындау мүмкін емес тапсырмалардың шешімдерін қамтамасыз етуден басқатағы бір (даулы :) артықшылығы бар - олар динамикалық сұрыптауды жасайды. Кірістірілген мүмкіндіктердің көмегімен жаңа жазбалар қосылған сайын деректеріңізді қайта қарауға тура келеді. Формулалар арқылы кез келген уақытта жаңа деректерді қосуға болады және сұрыпталған тізімдер автоматты түрде жаңартылады.

Жаңа алфавиттік орналасуды статикалық етуді қаласаңыз, Арнайы қою<2 арқылы формулаларды нәтижелерімен ауыстырыңыз> > Мәндер .

Осы оқулықта талқыланған формулаларды мұқият қарау үшін Excel алфавиттік реті жұмыс парағын жүктеп алуға қош келдіңіз. Оқығаныңыз үшін алғыс айтамын және келесі аптада блогымызда көреміз деп үміттенемін!

> Сұрыптау және сүзгілеу:

Қайткен күнде де, Excel тізіміңізді бірден алфавитке келтіреді:

Кеңес. Сұрыптауды орындағаннан кейін және басқа ештеңе жасамас бұрын, нәтижелерді мұқият қарап шығыңыз. Бірдеңе дұрыс емес болып көрінсе, бастапқы ретті қалпына келтіру үшін Болдырмау түймесін басыңыз.

Алфавиттік тәртіпте және жолдарды бірге сақтаңыз

Егер деректер жинағында екі немесе одан да көп баған болса, бағандардың бірін алфавиттік ретпен қою үшін A-Z немесе Z-A түймешігін пайдаланыңыз және Excel жолдарды өзгеріссіз сақтай отырып, басқа бағандардағы деректерді автоматты түрде жылжытады.

Сол сияқты. оң жақтағы сұрыпталған кестеден көре аласыз, әр жолдағы қатысты ақпарат бірге сақталады:

Кейбір жағдайларда, негізінен деректер жинағының ортасында бір немесе бірнеше ұяшық таңдалғанда, Excel деректердің қай бөлігін сұрыптау керектігін білмей, нұсқауларыңызды сұрайды. Бүкіл деректер жинағын сұрыптағыңыз келсе, әдепкі Таңдауды кеңейту опциясына құсбелгі қойып, Сұрыптау түймесін басыңыз:

Ескертпе. Бұл оқулықта «кесте» кез келген деректер жиыны болып табылады. Техникалық тұрғыдан алғанда, біздің барлық мысалдар ауқымдарға арналған. Excel кестесінде ішкі сұрыптау және сүзу опциялары бар.

Excel бағдарламасында сүзу және алфавиттеу

Excel бағдарламасында әліпби бойынша сұрыптаудың тағы бір жылдам жолы - сүзгіні қосу. Бұл әдістің сұлулығы мынада, ол бір реттік орнату - автоматты сүзгі қолданылғаннан кейін, барлық бағандар үшін сұрыптау опциялары тек тінтуір болып табылады.басыңыз.

Кестеге сүзгі қосу оңай:

1. Бір немесе бірнеше баған тақырыптарын таңдаңыз.
2. Басты бет қойындысында , Өңдеу тобында Сұрыптау және сүзу > Сүзгі түймешігін басыңыз.
3. Баған тақырыптарының әрқайсысында шағын ашылмалы көрсеткілер пайда болады. Алфавиттік ретпен орналастырғыңыз келетін бағанның ашылмалы көрсеткісін басып, А-дан Z-ге дейін сұрыптау пәрменін таңдаңыз:

Баған бірден алфавиттелген және сүзгі түймесіндегі шағын жоғары көрсеткі сұрыптау ретін (өсу бойынша) көрсетеді:

Тәртіпті өзгерту үшін сүзгі ашылмалы мәзірінен Z-ден A-ға дейін сұрыптау таңдаңыз.

сүзгіні жою үшін, жай ғана Сүзгі түймесін қайтадан басыңыз.

Бірнеше бағанды ​​алфавиттік тәртіпте қалай қою керек

Қаласаңыз деректерді бірнеше бағандарға алфавиттеу үшін Excel Сұрыптау пәрменін пайдаланыңыз, ол деректердің сұрыпталуына көбірек бақылау береді.

Мысал ретінде деректер жиынымызға тағы бір баған қосамыз және содан кейін жазбаларды алфавит бойынша алдымен Аймақ , содан кейін Аты бойынша реттеңіз:

Оны орындау үшін келесі қадамдарды орындаңыз:

1. Сұрыптағыңыз келетін бүкіл кестені таңдаңыз.

   Көп жағдайда сіз тек бір ұяшықты таңдай аласыз және Excel қалған деректеріңізді автоматты түрде таңдайды, бірақ бұл қатеге бейім әдіс, әсіресе деректерде кейбір бос орындар (бос ұяшықтар) болған кезде.

2. Қосу Деректер қойындысы, Сұрыптау & Сүзгі тобында Сұрыптау
3. басыңыз Сұрыптау тілқатысу терезесі Excel сәйкес деп санайтындықтан, сіз үшін автоматты түрде жасалған бірінші сұрыптау деңгейімен көрсетіледі. .

   Сұрыптау ашылмалы терезесінде алдымен алфавитке енгізгіңіз келетін бағанды, біздің жағдайда Аймақ таңдаңыз. Қалған екі жолақта әдепкі параметрлерді қалдырыңыз: Сұрыптау қосулы - Ұяшық мәндері және Реттеу - A-дан Z :

   Кеңес. Егер бірінші ашылмалы тізімде тақырыптардың орнына баған әріптері көрсетілсе, Менің деректерімде тақырыптар бар ұяшығына құсбелгі қойыңыз.

4. Деңгейді қосу түймесін басыңыз. келесі деңгейді қосу және басқа бағанның опцияларын таңдау үшін.

   Бұл мысалда екінші деңгей Аты бағанындағы мәндерді әліпби бойынша А-дан Я-ға дейін сұрыптайды:

   Кеңес. Бірдей шартты бірнеше бағандар бойынша сұрыптап жатсаңыз, Деңгейді қосу орнына Деңгейді көшіру түймесін басыңыз. Бұл жағдайда бірінші жолақта тек басқа бағанды ​​таңдау керек болады.

5. Қажет болса, қосымша сұрыптау деңгейлерін қосып, Жарайды түймесін басыңыз.

Excel деректеріңізді көрсетілген ретпен сұрыптайды. Төмендегі скриншотта көрсетілгендей, кестеміз дәл солай алфавит бойынша орналастырылған: алдымен Аймақ , содан кейін Аты бойынша:

Алфавит бойынша жолдарды қалай сұрыптау керек Excel

Егер деректеріңіз көлденең орналасса, оны алфавит бойынша сұрыптағыңыз келуі мүмкін.жолдар бойымен. Мұны Excel Сұрыптау мүмкіндігін пайдалану арқылы да жасауға болады. Мынадай:

1. Сұрыптағыңыз келетін ауқымды таңдаңыз. Кестеңізде жылжытуға болмайтын жол белгілері болса, оларды қалдырыңыз.
2. Деректер қойындысы > Сұрыптау және сүзу тобына өтіңіз және Сұрыптау түймесін басыңыз:
3. Сұрыптау тілқатысу терезесінде Параметрлер...
4. Пайда болған шағын Сұрыптау опциялары тілқатысу терезесінде Сұрыптау солдан оңға таңдаңыз және Сұрыптау <қайтару үшін Жарайды түймесін басыңыз. 12>
5. Сұрыптау ашылмалы тізімінен алфавитке енгізгіңіз келетін жол нөмірін таңдаңыз (осы мысалдағы 1-жол). Қалған екі ұяшықта әдепкі мәндер жақсы жұмыс істейді, сондықтан біз оларды сақтаймыз ( Ұяшық мәндері Сұрыптау жолағында және A - Z ішінде Тапсырыс ұяшығы), және OK түймесін басыңыз:

Нәтижесінде кестеміздегі бірінші жол алфавиттік ретпен сұрыпталған, ал қалған деректер сәйкес қайта реттеліп, жазбалар арасындағы барлық корреляцияларды сақтайды:

Excel бағдарламасында алфавит бойынша сұрыптау мәселелері

Excel сұрыптау мүмкіндіктері таңқаларлық, бірақ егер сіз жетілмеген құрылымды деректермен жұмыс істеп жатсаңыз, бәрі дұрыс емес болуы мүмкін. . Міне, екі жалпы мәселе.

Бос немесе жасырын бағандар мен жолдар

Егер деректеріңізде бос немесе жасырын жолдар мен бағандар болса және сұрыптау түймесін баспас бұрын тек бір ұяшықты таңдасаңыз, текдеректеріңіздің бірінші бос жол және/немесе бағанға дейінгі бөлігі сұрыпталатын болады.

Оңай түзету - бос орындарды жою және сұрыптау алдында барлық жасырын аумақтарды көрсету. Бос жолдар болған жағдайда (жасырын жолдар емес!), алдымен бүкіл кестені таңдап, содан кейін алфавиттік тәртіпке келтіруге болады.

Танылмайтын баған тақырыптары

Егер баған тақырыптары қалған деректерден басқаша пішімделсе, Excel оларды анықтауға және сұрыптаудан шығаруға жеткілікті ақылды. Бірақ тақырып жолында арнайы пішімдеу болмаса, баған тақырыптары әдеттегі жазбалар ретінде қарастырылып, сұрыпталған деректердің ортасында аяқталады. Бұған жол бермеу үшін тек деректер жолын таңдап, содан кейін сұрыптаңыз.

Сұрыптау тілқатысу терезесін пайдаланған кезде, Менің деректерімнің тақырыптары бар құсбелгісінің қойылғанын тексеріңіз.

Формулалары бар Excel бағдарламасында әліпби бойынша сұрыптау әдісі

Microsoft Excel көптеген әртүрлі тапсырмаларды орындау үшін әртүрлі мүмкіндіктерді ұсынады. Көп, бірақ бәрі емес. Егер кірістірілген шешімі жоқ қиындыққа тап болсаңыз, оны формула арқылы орындауға болады. Бұл алфавиттік сұрыптауға да қатысты. Төменде сіз әліпбилік ретті тек формулалармен орындауға болатын бірнеше мысалдарды таба аласыз.

Excel бағдарламасында фамилия бойынша алфавиттеу әдісі

Себебі файлда атауларды жазудың бірнеше жалпы жолы бар. Ағылшынша, сіз кейде жағдайға тап болуыңыз мүмкінжазбалар атымен басталады, ал оларды тегі бойынша алфавитке бөлу қажет:

Excel сұрыптау опциялары бұл жағдайда көмектесе алмайды, сондықтан формулаларға жүгінейік.

А2 форматындағы толық атымен. , келесі формулаларды екі түрлі ұяшыққа енгізіңіз, содан кейін оларды деректері бар соңғы ұяшыққа дейін бағандарға көшіріңіз:

C2 ішінде аты :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

D2 ішінде фамилияны тартыңыз:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Содан кейін бөліктерді үтірмен бөлінген кері ретпен біріктіріңіз:

=D2&", "&C2

Формулаларды егжей-тегжейлі түсіндірмені осы жерден табуға болады, әзірге нәтижелерге тоқталайық:

Өйткені бізге формулаларды емес, атауларды алфавитке бөлу керек болғандықтан, оларды түрлендіру құндылықтарға. Ол үшін формуланың барлық ұяшықтарын (E2:E10) таңдап, оларды көшіру үшін Ctrl + C пернелер тіркесімін басыңыз. Таңдалған ұяшықтарды тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, Параметрлерді қою астындағы Мәндер түймесін басыңыз және Enter пернесін басыңыз:

Жақсы! Енді алынған бағандағы кез келген ұяшықты таңдаңыз, Деректер қойындысындағы A-дан Z ке дейін немесе Z-ден A ке дейінгі түймені басыңыз, сонда сізде ол бар - a тегі бойынша алфавиттелген тізім:

Егер бастапқы Аты Тегі пішіміне қайта оралу қажет болса, сізге тағы біраз жұмыс бар. :

Төмендегі формулаларды қолдану арқылы атауларды қайтадан екі бөлікке бөліңіз (мұндағы E2 - үтірмен бөлінген атау):

Бірінші ді алыңыз.name :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

фамилиясын алыңыз:

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Және екі бөлікті біріктіріңіз:

=G2&" "&H2

Формулаларды мәндерге түрлендіруді тағы бір рет орындаңыз, сонда баруға болады!

Процесс қағазда біршама күрделі көрінуі мүмкін, бірақ маған сеніңіз, ол Excel бағдарламасында бар болғаны бірнеше минутты алады. Шындығында, атауларды қолмен алфавиттеу былай тұрсын, бұл оқулықты оқығаннан да аз уақыт кетеді :)

Excel бағдарламасында әр жолды жеке-жеке алфавитке бөлу жолы

Алдыңғы мысалдардың бірінде біз талқылаған болатынбыз. Сұрыптау тілқатысу терезесін пайдалану арқылы Excel бағдарламасында жолдарды алфавиттеу жолы. Бұл мысалда біз өзара байланысты деректер жиынтығымен айналыстық. Бірақ егер әрбір жолда тәуелсіз ақпарат болса ше? Әрбір жолды жеке қалай алфавитке бөлесіз?

Егер сізде жолдар саны жеткілікті болса, осы қадамдарды орындау арқылы оларды бір-бірлеп сұрыптауға болады. Егер сізде жүздеген немесе мыңдаған жолдар болса, бұл уақытты ысырап етеді. Формулалар бірдей әрекетті әлдеқайда жылдам орындай алады.

Сізде алфавит бойынша келесідей қайта реттелуі керек көптеген деректер жолдары бар делік:

Бастау үшін жол белгілерін басқа жұмыс парағына көшіріңіз немесе сол парақтағы басқа орынды таңдаңыз, содан кейін әрбір жолды алфавиттік ретпен қою үшін келесі массив формуласын пайдаланыңыз (мұндағы B2:D2 бастапқы кестедегі бірінші жол):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Өтінемін Excel бағдарламасында массив формуласын енгізудің дұрыс жолы екенін есте сақтаңызCtrl + Shift + Enter пернелерін басу арқылы.

Егер сізге Excel массивінің формулалары ұнамаса, оны жұмыс парағына дұрыс енгізу үшін мына қадамдарды орындаңыз:

1. Бірінші ұяшыққа формуланы теріңіз (біздің жағдайда G2) ), және Ctrl + Shift + Enter пернелерін басыңыз. Бұл әрекетті орындау барысында Excel формуланы {бұйра жақшалар} ішіне алады. Жақшаларды қолмен теруге тырыспаңыз, бұл жұмыс істемейді.
2. Формула ұяшығын (G2) таңдап, формуланы бірінші жолдың басқа ұяшықтарына (I2 ұяшығына дейін) көшіру үшін толтыру тұтқасын оңға сүйреңіз. осы мысал).
3. Бірінші жолдағы (G2:I2) барлық формула ұяшықтарын таңдап, формуланы басқа жолдарға көшіру үшін толтыру тұтқасын төмен қарай сүйреңіз.

Маңызды ескерту! Жоғарыдағы формула бірнеше ескертулермен жұмыс істейді: бастапқы деректеріңізде бос ұяшықтар немесе қайталанатын мәндер болмауы керек.

Егер деректер жиынында бос орындар болса, формуланы ораңыз. IFERROR функциясында:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Өкінішке орай, көшірмелер үшін оңай шешім жоқ. Егер сіз біреуді білсеңіз, түсініктемелерде бөлісіңіз!

Бұл формула қалай жұмыс істейді

Жоғарыдағы формула Excel бағдарламасында көлденең іздеуді орындау үшін пайдаланылатын классикалық INDEX MATCH комбинациясына негізделген. Бірақ бізге "алфавиттік іздеу" түрі қажет болғандықтан, біз оны осылай қайта құрдық:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) барлық мәндерді салыстырады бір-бірімен бір қатарда орналасады және олардың туыстарының массивін қайтарады