Šajā pamācībā uzzināsiet dažus ātrus un vienkāršus veidus, kā sakārtot Excel alfabētiskā secībā. Tajā sniegti arī risinājumi netriviāliem uzdevumiem, piemēram, kā sakārtot pēc uzvārda, ja ieraksti sākas ar pirmo vārdu.

Neatkarīgi no tā, vai šķirojat visu darblapu vai atlasīto diapazonu, vertikāli (sleju) vai horizontāli (rindu), augšupejošā (no A līdz Z) vai lejupejošā (no Z līdz A), vairumā gadījumu uzdevumu var izpildīt ar pogas klikšķi. Tomēr dažās situācijās iebūvētās funkcijas var apjukt, bet jūs joprojām varat atrast veidu, kā šķirot pēc alfabēta, arformulas.

Šajā pamācībā tiks parādīti daži ātri alfabētiskās sakārtošanas veidi programmā Excel, kā arī tiks sniegta informācija par to, kā paredzēt un novērst šķirošanas problēmas.

Kā programmā Excel sakārtot pēc alfabēta

Kopumā ir 3 galvenie veidi, kā Excel programmā šķirot pēc alfabēta: A-Z vai Z-A poga, šķirošanas funkcija un filtrs. Tālāk ir sniegti detalizēti norādījumi par katru metodi.

Kā sakārtot kolonnu pēc alfabēta

Ātrākais veids, kā Excel programmā šķirot pēc alfabēta, ir šāds:

1. Atlasiet jebkuru šūnu kolonnā, kuru vēlaties sakārtot.
2. Par Dati cilnē Kārtot un filtrēt grupa, noklikšķiniet uz A-Z lai šķirotu augošā secībā vai Z-A lai šķirotu dilstošā secībā. Gatavs!

Tām pašām pogām var piekļūt arī no Sākums cilne> Rediģēšana grupa> Kārtot un filtrēt :

Jebkurā gadījumā Excel uzreiz sakārtos jūsu sarakstu pēc alfabēta:

Padoms. Pēc tam, kad esat pabeidzis šķirošanu, un pirms veicat jebkādas citas darbības, rūpīgi aplūkojiet rezultātus. Ja šķiet, ka kaut kas nav kārtībā, noklikšķiniet uz . Atcelt lai atjaunotu sākotnējo kārtību.

Sastādiet rindas pēc alfabēta un turiet tās kopā

Ja datu kopa satur divus vai vairāk stabiņus, varat izmantot A-Z vai Z-A pogu, lai vienu no kolonnām sakārtotu alfabētiskā secībā, un Excel automātiski pārvietos datus citās kolonnās, saglabājot neskartas rindas.

Kā redzat sakārtotajā tabulā labajā pusē, katrā rindā saistītā informācija tiek saglabāta kopā:

Dažās situācijās, lielākoties tad, ja ir atlasīta tikai viena vai dažas šūnas datu kopas vidū, Excel nav pārliecināts, kuru datu daļu šķirot, un pieprasa jūsu norādījumus. Ja vēlaties šķirot visu datu kopu, atstājiet noklusējuma iestatījumu. Izvērst atlasi un noklikšķiniet uz Atlasīt :

Piezīme. Šajā pamācībā "tabula" ir jebkurš datu kopums. Tehniski visi mūsu piemēri attiecas uz diapazoniem. Excel tabulā ir iebūvētas šķirošanas un filtrēšanas iespējas.

Filtrēšana un alfabētiskā sakārtošana programmā Excel

Vēl viens ātrs veids, kā Excel programmā sakārtot pēc alfabēta, ir pievienot filtru. Šīs metodes priekšrocība ir tā, ka tā ir vienreizēja iestatīšana - tiklīdz ir piemērots automātiskais filtrs, visu kolonnu šķirošanas opcijas ir pieejamas tikai viena peles klikšķa attālumā.

Pievienot tabulai filtru ir vienkārši:

1. Izvēlieties vienu vai vairākus kolonnu nosaukumus.
2. Par Sākums cilnē Rediģēšana noklikšķiniet uz Kārtot un filtrēt > Filtrs .
3. Katras slejas virsrakstā parādīsies mazas nolaižamās bultiņas. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas slejā, kuru vēlaties sakārtot alfabētiskā secībā, un atlasiet. Kārtot no A līdz Z :

Kolonna uzreiz tiek sakārtota pēc alfabēta, un maza uz augšu vērsta bultiņa uz filtra pogas norāda šķirošanas kārtību (augošā secībā):

Lai mainītu secību, atlasiet Kārtot no Z uz A no filtra nolaižamajā izvēlnē.

Uz noņemiet filtru , vienkārši noklikšķiniet uz Filtrs vēlreiz nospiediet pogu.

Kā sakārtot vairākas kolonnas alfabētiskā secībā

Ja vēlaties sakārtot datus pēc alfabēta vairākās slejās, izmantojiet Excel Atlasīt komandu, kas ļauj labāk kontrolēt datu šķirošanu.

Piemēram, pievienosim datu kopai vēl vienu sleju un sakārtosim ierakstus alfabētiskā secībā, vispirms pēc Reģions , un pēc tam Nosaukums :

Lai to izdarītu, veiciet šādas darbības:

1. Atlasiet visu tabulu, kuru vēlaties šķirot.

   Vairumā gadījumu varat atlasīt tikai vienu šūnu, un Excel automātiski atlasīs pārējos datus, taču šī ir kļūdaina pieeja, jo īpaši tad, ja datos ir dažas atstarpes (tukšas šūnas).

2. Par Dati cilnē Atlasīt & amp; Filtrēt grupa, noklikšķiniet uz Atlasīt
3. Portāls Atlasīt Dialoglodziņš tiks parādīts ar pirmo šķirošanas līmeni, kas automātiski izveidots pēc Excel ieskatiem.

   In the Atlasīt pēc nolaižamajā lodziņā izvēlieties kolonnu, kuru vēlaties sakārtot pēc alfabēta vispirms, Reģions Pārējos divos lodziņos atstājiet noklusējuma iestatījumus: Kārtot pēc - Šūnu vērtības un Pasūtījums - No A līdz Z :

   Padoms. Ja pirmajā nolaižamajā logā virsrakstu vietā tiek rādīti kolonnu burti, atzīmējiet rūtiņu . Maniem datiem ir galvenes kaste.

4. Noklikšķiniet uz Pievienot līmeni pogu, lai pievienotu nākamo līmeni un atlasītu citas kolonnas opcijas.

   Šajā piemērā otrajā līmenī ir sakārtotas vērtības, kas atrodas Nosaukums slejā pēc alfabēta no A līdz Z:

   Padoms. Ja šķirojat pēc vairākām kolonnām ar vieniem un tiem pašiem kritērijiem, noklikšķiniet uz Kopēšanas līmenis nevis Pievienot līmeni Šajā gadījumā pirmajā lodziņā būs jāizvēlas tikai cita sleja.

5. Ja nepieciešams, pievienojiet vairāk šķirošanas līmeņu un noklikšķiniet uz LABI .

Excel sakārtos datus norādītajā secībā. Kā redzams zemāk redzamajā ekrānšāviņā, mūsu tabula ir sakārtota alfabētiskā secībā tieši tā, kā tam vajadzētu būt: vispirms pēc Reģions , un pēc tam Nosaukums :

Kā sakārtot rindas pēc alfabēta programmā Excel

Ja dati ir sakārtoti horizontāli, iespējams, vēlaties tos sakārtot pēc alfabēta pa rindām. To var izdarīt arī, izmantojot programmu Excel. Atlasīt funkcija. Lūk, kā:

1. Atlasiet diapazonu, kuru vēlaties šķirot. Ja jūsu tabulā ir rindu etiķetes, kuras nevajadzētu pārvietot, pārliecinieties, ka tās nav jāpārvieto.
2. Dodieties uz Dati cilne> Kārtot un filtrēt grupu un noklikšķiniet uz Atlasīt :
3. In the Atlasīt dialoglodziņā noklikšķiniet uz Iespējas...
4. Mazajā Kārtot opcijas dialoglodziņā, kas tiek parādīts, atlasiet Kārtot no kreisās puses pa labi un noklikšķiniet uz LABI lai atgrieztos uz Atlasīt
5. No Atlasīt pēc nolaižamajā sarakstā izvēlieties rindas numuru, kuru vēlaties sakārtot alfabētiski (šajā piemērā - 1. rindu). Pārējos divos lodziņos noklusējuma vērtības būs piemērotas, tāpēc mēs tās saglabājam ( Šūnu vērtības in the Kārtot pēc lodziņš un No A līdz Z in the Pasūtījums lodziņā) un noklikšķiniet uz Labi:

Rezultātā mūsu tabulas pirmā rinda tiek sakārtota alfabētiskā secībā, un pārējie dati tiek attiecīgi pārkārtoti, saglabājot visas korelācijas starp ierakstiem:

Problēmas ar kārtošanu pēc alfabēta programmā Excel

Excel šķirošanas funkcijas ir pārsteidzošas, taču, ja strādājat ar nepilnīgi strukturētiem datiem, viss var notikt ļoti nepareizi. Šeit ir divas biežāk sastopamas problēmas.

Tukšas vai slēptas kolonnas un rindas

Ja jūsu datos ir tukšas vai slēptas rindas un kolonnas un pirms noklikšķināšanas uz šķirošanas pogas izvēlaties tikai vienu šūnu, tiks sakārtota tikai tā datu daļa, kas atrodas līdz pirmajai tukšajai rindai un/vai kolonnai.

Vienkāršs risinājums ir pirms šķirošanas likvidēt tukšās rindas un atsegt visas slēptās zonas. Tukšo rindu (nevis slēpto rindu!) gadījumā vispirms varat atlasīt visu tabulu un pēc tam veikt alfabētisko atlasi.

Neatpazīstami kolonnu virsraksti

Ja jūsu kolonnu virsraksti ir formatēti atšķirīgi no pārējiem datiem, Excel ir pietiekami gudrs, lai tos atpazītu un izslēgtu no šķirošanas. Bet, ja virsraksta rindai nav īpaša formatējuma, kolonnu virsraksti, visticamāk, tiks uzskatīti par parastiem ierakstiem un nonāks kaut kur pa vidu sakārtotajiem datiem. Lai to novērstu, atlasiet tikai datu rindas un pēc tam kārtojiet.

Izmantojot Atlasīt dialoglodziņā pārliecinieties, vai Maniem datiem ir galvenes ir atzīmēta izvēles rūtiņa.

Kā Excel programmā Excel šķirot pēc alfabēta, izmantojot formulas

Microsoft Excel piedāvā dažādas funkcijas, lai tiktu galā ar daudziem un dažādiem uzdevumiem. Daudziem, bet ne visiem. Ja saskaraties ar uzdevumu, kuram nav iebūvēta risinājuma, iespējams, ka to var paveikt ar formulu. Tas attiecas arī uz alfabētisko sakārtošanu. Tālāk atradīsiet dažus piemērus, kad alfabētisko sakārtošanu var veikt tikai ar formulu palīdzību.

Kā programmā Excel sakārtot pēc alfabēta pēc uzvārda

Tā kā angļu valodā ir vairāki vispārpieņemti vārda rakstīšanas veidi, dažkārt var rasties situācija, kad ieraksti sākas ar vārdu, bet jums tie jāsaliek alfabētiski pēc uzvārda:

Šajā gadījumā Excel šķirošanas opcijas nevar palīdzēt, tāpēc izmantosim formulas.

Izmantojot pilnu nosaukumu A2, divās dažādās šūnās ievietojiet šādas formulas un pēc tam kopējiet tās lejup pa kolonnām līdz pēdējai šūnai ar datiem:

C2 sadaļā izvilkt vārds :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Programmā D2 velciet uzvārds :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Un pēc tam sajauc daļas pretējā secībā, atdalot tās ar komatu:

=D2&", "&C2

Sīkāku formulu skaidrojumu var atrast šeit, bet tagad pievērsīsimies tikai rezultātiem:

Tā kā mums ir jāsakārto nosaukumi, nevis formulas, konvertējiet tos vērtībās. Šim nolūkam atlasiet visas formulas šūnas (E2:E10) un nospiediet Ctrl + C, lai tās kopētu. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītajām šūnām, noklikšķiniet uz Vērtības zem Ielīmēt opcijas un nospiediet taustiņu Enter:

Tagad atlasiet jebkuru šūnas iegūto kolonnu, noklikšķiniet uz ikonas No A līdz Z vai Z uz A pogu uz Dati cilni, un tur tas ir - saraksts, kas sakārtots alfabētiski pēc uzvārda:

Gadījumā, ja vēlaties atgriezties pie sākotnējā Vārds Uzvārds formāts, jums ir jāveic vēl mazliet vairāk darba:

Atkārtoti sadaliet nosaukumus divās daļās, izmantojot turpmāk minētās formulas (kur E2 ir ar komatu atdalīts nosaukums):

Iegūstiet vārds :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Iegūstiet uzvārds :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Un apvienojiet abas daļas:

=G2&" "&H2

Veiciet formulas pārvēršanu vērtībās vēl vienu reizi, un viss ir gatavs!

Process uz papīra var šķist nedaudz sarežģīts, bet, ticiet man, tas Excel programmā aizņems tikai dažas minūtes. Patiesībā tas aizņems pat mazāk laika nekā šīs pamācības lasīšana, nemaz nerunājot par manuālu nosaukumu alfabētisko sakārtošanu :)

Kā programmā Excel atsevišķi sakārtot katru rindu pēc alfabēta

Vienā no iepriekšējiem piemēriem mēs aplūkojām, kā Excel programmā sakārtot rindas pēc alfabēta, izmantojot dialoglodziņu Atlasīt. Šajā piemērā mēs strādājām ar korelētu datu kopumu. Bet ko darīt, ja katra rinda satur neatkarīgu informāciju? Kā sakārtot pēc alfabēta katru rindu atsevišķi?

Ja jums ir saprātīgs rindu skaits, varat tās šķirot pa vienai, veicot šos soļus. Ja jums ir simtiem vai tūkstošiem rindu, tā būtu milzīga laika izšķiešana. Formulas to pašu var izdarīt daudz ātrāk.

Pieņemsim, ka jums ir daudzas datu rindas, kas jāsakārto alfabētiskā secībā šādi:

Vispirms kopējiet rindu marķējumus uz citu darblapu vai citu vietu tajā pašā lapā un pēc tam izmantojiet šādu masīva formulu, lai katru rindu sakārtotu alfabētiskā secībā (kur B2:D2 ir pirmā rinda avota tabulā):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0)))

Atcerieties, ka pareizais veids, kā ievadīt masīva formulu programmā Excel, ir nospiest taustiņus Ctrl + Shift + Enter .

Ja neesat ļoti labi pārzinājis Excel masīva formulas, lūdzu, izpildiet šos soļus, lai pareizi ievadītu tās darblapā:

1. Ierakstiet formulu pirmajā šūnā (mūsu gadījumā G2) un nospiediet taustiņus Ctrl + Shift + Enter . Kad to izdarīsiet, Excel formulu ietvers {grodos iekavās}. Nemēģiniet ielikt iekavas manuāli, tas nedarbosies.
2. Atlasiet formulas šūnu (G2) un velciet aizpildīšanas rokturi uz labo pusi, lai kopētu formulu uz citām pirmās rindas šūnām (šajā piemērā līdz šūnai I2).
3. Atlasiet visas formulas šūnas pirmajā rindā (G2:I2) un velciet aizpildīšanas rokturi uz leju, lai kopētu formulu uz citām rindām.

Svarīga piezīme! Iepriekšminētā formula darbojas ar dažiem iebildumiem: jūsu avota datos nedrīkst būt. tukšas šūnas vai dublētās vērtības .

Ja jūsu datu kopā ir daži tukšie lauki, formulu ietiniet funkcijā IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0))), "")

Diemžēl dublikātiem nav vienkārša risinājuma. Ja zināt kādu risinājumu, lūdzu, dalieties komentāros!

Kā darbojas šī formula

Iepriekš minētās formulas pamatā ir klasiskā INDEX MATCH kombinācija, ko izmanto, lai veiktu horizontālo meklēšanu programmā Excel. Bet, tā kā mums ir nepieciešama sava veida "alfabētiskā meklēšana", mēs to esam pārveidojuši šādā veidā:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) salīdzina visas vērtības vienā rindā un atgriež to relatīvo rangu masīvu. Piemēram, 2. rindā atgriež {2,3,1}, kas nozīmē, ka Caden ir 2., Oliver ir 3. un Aria ir 1. Šādi mēs iegūstam meklēšanas masīvu MATCH funkcijai.

COLUMNS($B2:B2) nodrošina meklēšanas vērtību. Pateicoties gudrai absolūto un relatīvo atsauču izmantošanai, atgrieztā skaitļa vērtība tiek palielināta par 1, kad mēs ejam pa labi. Tas nozīmē, ka G2 meklēšanas vērtība ir 1, H2 - 2, I2 - 3.

MATCH meklē meklēšanas vērtību, kas aprēķināta ar COLUMNS(), COUNTIF() atdotajā meklēšanas masīvā un atdod tās relatīvo pozīciju. Piemēram, G2 meklēšanas vērtība ir 1, kas atrodas 3. pozīcijā meklēšanas masīvā, tāpēc MATCH atdod 3.

Visbeidzot, INDEX iegūst reālo vērtību, pamatojoties uz tās relatīvo pozīciju rindā. G2 gadījumā tā iegūst 3. vērtību diapazonā B2:D2, kas ir Aria.

Kā programmā Excel katru kolonnu sakārtot pēc alfabēta

Ja strādājat ar neatkarīgām datu apakškopām, kas vertikāli sakārtotas slejās, iepriekš minēto formulu varat viegli pielāgot, lai katru sleju sakārtotu atsevišķi. Vienkārši aizstāt COLUMNS() ar ROWS(), dažas slejas koordinātas padarīt absolūtas un rindas relatīvas, un formula ir gatava:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0)))

Lūdzu, atcerieties, ka tas ir masīva formula , kas jāaizpilda ar Ctrl + Shift + Enter :

Papildus tam, ka formulām ir ne tikai risinājumi uzdevumiem, kurus nav iespējams paveikt ar Excel iebūvētajām šķirošanas iespējām, bet arī vēl viena (lai gan diskutabla :) priekšrocība - tās padara šķirošanu. dinamiskā . Izmantojot iebūvētās funkcijas, jums būs jāizmanto dati katru reizi, kad tiks pievienoti jauni ieraksti. Izmantojot formulas, varat jebkurā laikā pievienot jaunus datus, un sakārtoti saraksti tiks automātiski atjaunināti.

Ja vēlaties, lai jūsu jaunais alfabētiskais izkārtojums būtu statisks, nomainiet formulas ar to rezultātiem, izmantojot Īpašais ielīmēšanas veids > Vērtības .

Lai tuvāk aplūkotu šajā pamācībā aplūkotās formulas, aicinām lejupielādēt mūsu Excel alfabētiskās secības darba lapu. Paldies, ka izlasījāt, un ceru, ka nākamnedēļ tiksimies mūsu blogā!