Ang tutorial na ito ay magtuturo sa iyo ng ilang mabilis at madaling paraan upang ilagay ang Excel sa alphabetical order. Nagbibigay din ito ng mga solusyon para sa mga di-trivial na gawain, halimbawa kung paano mag-alpabeto sa pamamagitan ng apelyido kapag nagsimula ang mga entry sa unang pangalan.

Ang pag-alphabet sa Excel ay kasingdali ng ABC. Kung nag-uuri ka man ng isang buong worksheet o napiling hanay, patayo (isang column) o pahalang (isang row), pataas (A hanggang Z) o pababang (Z hanggang A), sa karamihan ng mga kaso ay maaaring magawa ang gawain sa isang pag-click sa pindutan. Sa ilang mga sitwasyon, gayunpaman, ang mga built-in na feature ay maaaring madapa, ngunit maaari ka pa ring makaisip ng paraan upang pagbukud-bukurin ayon sa alpabetikong pagkakasunud-sunod gamit ang mga formula.

Ipapakita sa iyo ng tutorial na ito ang ilang mabilis na paraan ng pag-alpabeto sa Excel at ituro kung paano mahulaan at maiwasan ang mga problema sa pag-uuri.

Paano mag-alpabeto sa Excel

Sa pangkalahatan, may 3 pangunahing paraan upang pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto sa Excel: A-Z o Z-A na button, ang tampok na Pag-uri-uriin, at filter. Sa ibaba makikita mo ang detalyadong patnubay sa bawat pamamaraan.

Paano pagbukud-bukurin ang isang column ayon sa alpabeto

Ang pinakamabilis na paraan upang pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto sa Excel ay ito:

1. Piliin anumang cell sa column na gusto mong pagbukud-bukurin.
2. Sa tab na Data , sa grupong Pag-uri-uriin at Filter , i-click ang alinman sa A-Z upang pag-uri-uriin ang pataas o Z-A upang pag-uri-uriin pababa. Tapos na!

Maaari ding ma-access ang parehong mga button mula sa tab na Home > Pag-edit mga ranggo. Halimbawa, sa row 2 ito ay nagbabalik ng {2,3,1}, ibig sabihin, si Caden ay ika-2, si Oliver ay ika-3, at si Aria ay ika-1. Sa ganitong paraan, nakukuha namin ang lookup array para sa MATCH function.

COLUMNS($B2:B2) ay nagbibigay ng lookup value. Dahil sa isang matalinong paggamit ng absolute at relative reference, ang ibinalik na numero ay dinaragdagan ng 1 habang tayo ay pakanan. Ibig sabihin, para sa G2, ang lookup value ay 1, para sa H2 - 2, para sa I2 - 3.

MATCH ay naghahanap para sa lookup value na kinakalkula ng COLUMNS() sa lookup array na ibinalik ng COUNTIF(), at ibinabalik ang relatibong posisyon nito. Halimbawa, para sa G2, ang lookup value ay 1, na nasa ika-3 posisyon sa lookup array, kaya ang MATCH ay nagbabalik ng 3.

Sa wakas, kinukuha ng INDEX ang tunay na value batay sa relatibong posisyon nito sa row. Para sa G2, kinukuha nito ang ika-3 halaga sa hanay na B2:D2, na Aria.

Paano pagbukud-bukurin ang bawat column ayon sa alpabeto sa Excel

Kung nakikipag-usap ka sa mga independiyenteng subset ng data na nakaayos nang patayo sa mga column, madali mong mai-tweak ang formula sa itaas para isa-isang alpabeto ang bawat column. Palitan lang ang COLUMNS() ng ROWS(), gumawa ng ilang column coordinates absolute at row coordinates relative at handa na ang iyong formula:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Pakitandaan na isa itong array formula , na dapat kumpletuhin gamit ang Ctrl + Shift + Enter :

Bukod sa pagbibigay ng mga solusyon sa mga gawaing imposibleng magawa gamit ang Excel built-in na mga opsyon sa pag-uuri, mga formulamagkaroon ng isa pa (bagaman hindi mapag-aalinlanganan :) kalamangan - ginagawa nilang dynamic ang pag-uuri. Sa mga inbuilt na feature, kakailanganin mong gamitin ang iyong data sa tuwing magdaragdag ng mga bagong entry. Gamit ang mga formula, maaari kang magdagdag ng bagong data anumang oras at awtomatikong mag-a-update ang mga nakaayos na listahan.

Kung mas gusto mong gawing static ang iyong bagong alphabetical arrangement, palitan ang mga formula ng kanilang mga resulta sa pamamagitan ng paggamit ng Paste Special > Mga Halaga .

Upang masusing tingnan ang mga formula na tinalakay sa tutorial na ito, malugod kang i-download ang aming Excel Alphabetical Order worksheet. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!

Alinmang paraan, i-alphabetize ng Excel kaagad ang iyong listahan:

Tip. Pagkatapos mong mag-ayos at bago ka gumawa ng anupaman, tingnang mabuti ang mga resulta. Kung may mukhang mali, i-click ang button na I-undo upang ibalik ang orihinal na ayos.

Mag-alphabetize at panatilihing magkasama ang mga row

Kung ang iyong data set ay naglalaman ng dalawa o higit pang mga column, maaari mong gamitin ang button na A-Z o Z-A upang ilagay ang isa sa mga column sa alphabetical order at awtomatikong ililipat ng Excel ang data sa iba pang column, na pinananatiling buo ang mga row.

Bilang makikita mo sa pinagsunod-sunod na talahanayan sa kanan, ang nauugnay na impormasyon sa bawat hilera ay pinananatiling magkasama:

Sa ilang sitwasyon, kadalasan kapag isa o ilang cell lang sa gitna ng iyong data set ang napili, Excel ay hindi sigurado kung aling bahagi ng data ang pag-uuri-uriin at hihilingin ang iyong mga tagubilin. Kung gusto mong pagbukud-bukurin ang buong dataset, hayaang naka-check ang default na Palawakin ang pagpipilian , at i-click ang Pagbukud-bukurin :

Tandaan. Sa tutorial na ito, ang "talahanayan" ay anumang set ng data. Sa teknikal, ang lahat ng aming mga halimbawa ay para sa mga hanay. Ang Excel table ay may inbuilt na mga opsyon sa pag-uuri at pag-filter.

I-filter at i-alpabeto sa Excel

Ang isa pang mabilis na paraan upang pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto sa Excel ay ang magdagdag ng filter. Ang kagandahan ng pamamaraang ito ay isang beses itong pag-setup - kapag nailapat na ang auto filter, ang mga opsyon sa pag-uuri para sa lahat ng column ay isang mouse lamang.mag-click palayo.

Madali ang pagdaragdag ng filter sa iyong talahanayan:

1. Pumili ng isa o ilang header ng column.
2. Sa tab na Home , sa pangkat ng Pag-edit, i-click ang Pagbukud-bukurin at I-filter > I-filter .
3. Lalabas ang maliliit na drop-down na arrow sa bawat isa sa mga header ng column. I-click ang drop-down na arrow para sa column na gusto mong ilagay sa alphabetical order, at piliin ang Pagbukud-bukurin A hanggang Z :

Ang column ay naka-alpabeto kaagad, at ang isang maliit na pataas na arrow sa button ng filter ay nagpapahiwatig ng pagkakasunud-sunod ng pag-uuri (pataas):

Upang baligtarin ang pagkakasunud-sunod, piliin ang Pagbukud-bukurin ang Z hanggang A mula sa drop-down na menu ng filter.

Upang alisin ang filter , i-click lang ang button na Filter .

Paano maglagay ng maraming column sa alphabetical order

Kung gusto mo upang gawing alpabeto ang data sa ilang column, gamitin ang Excel Pag-uri-uriin na command, na nagbibigay ng higit na kontrol sa kung paano pinagbubukod-bukod ang iyong data.

Bilang halimbawa, magdagdag tayo ng isa pang column sa aming dataset, at pagkatapos ay ayusin muna ang mga entry ayon sa alpabeto ayon sa Rehiyon , at pagkatapos ay sa pamamagitan ng Pangalan :

Upang magawa ito, mangyaring gawin ang mga sumusunod na hakbang:

1. Piliin ang buong talahanayan na gusto mong ayusin.

   Sa karamihan ng mga kaso, maaari kang pumili ng isang cell lang at awtomatikong pipiliin ng Excel ang natitirang bahagi ng iyong data, ngunit ito ay isang diskarte na madaling kapitan ng error, lalo na kapag may ilang gaps (blangko na mga cell) sa loob ng iyong data.

2. Naka-onang tab na Data , sa Pagbukud-bukurin & I-filter ang na grupo, i-click ang Pag-uri-uriin
3. Ang dialog box na Pag-uri-uriin ay lalabas kasama ang unang antas ng pag-uuri na awtomatikong ginawa para sa iyo ayon sa nakikita ng Excel na akma .

   Sa dropdown box na Pagbukud-bukurin ayon sa , piliin ang column na gusto mong i-alpabeto muna, Rehiyon sa aming kaso. Sa iba pang dalawang kahon, iwanan ang mga default na setting: Pagbukud-bukurin - Mga halaga ng cell at Order - A hanggang Z :

   Tip. Kung ang unang dropdown ay nagpapakita ng mga titik ng column sa halip na mga heading, lagyan ng tsek ang kahon na May mga header ang aking data .

4. I-click ang button na Magdagdag ng Antas upang idagdag ang susunod na antas at piliin ang mga opsyon para sa isa pang column.

   Sa halimbawang ito, pinag-uuri-uri ng pangalawang antas ang mga halaga sa column na Pangalan ayon sa alpabeto mula A hanggang Z:

   Tip. Kung nag-uuri ka ayon sa maraming column na may parehong pamantayan, i-click ang Kopyahin ang Antas sa halip na Magdagdag ng Antas . Sa kasong ito, kakailanganin mo lang pumili ng ibang column sa unang kahon.

5. Magdagdag ng higit pang mga antas ng pag-uuri kung kinakailangan, at i-click ang OK .

Aayusin ng Excel ang iyong data sa tinukoy na pagkakasunud-sunod. Tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba, ang aming talahanayan ay nakaayos ayon sa alpabeto nang eksakto tulad ng nararapat: una sa pamamagitan ng Rehiyon , at pagkatapos ay sa pamamagitan ng Pangalan :

Paano pagbukud-bukurin ang mga hilera ayon sa alpabeto sa Excel

Kung ang iyong data ay nakaayos nang pahalang, maaaring gusto mong ayusin ito ayon sa alpabetosa mga hilera. Magagawa rin ito sa pamamagitan ng paggamit ng Excel Pag-uri-uriin na tampok. Narito kung paano:

1. Piliin ang hanay na gusto mong pag-uri-uriin. Kung ang iyong talahanayan ay may mga row na label na hindi dapat ilipat, tiyaking iwanan ang mga ito.
2. Pumunta sa Data tab > Pagbukud-bukurin at I-filter na grupo, at i-click ang Pagbukud-bukurin :
3. Sa dialog box na Pag-uri-uriin , i-click ang Mga Opsyon...
4. Sa maliit na dialog na Pagbukud-bukurin , piliin ang Pagbukud-bukurin pakaliwa pakanan , at i-click ang OK upang bumalik sa Pagbukud-bukurin
5. Mula sa drop-down na listahan ng Pagbukud-bukurin ayon sa , piliin ang numero ng row na gusto mong i-alpabeto (Row 1 sa halimbawang ito). Sa iba pang dalawang kahon, magiging maayos ang mga default na value, kaya pinapanatili namin ang mga ito ( Mga Halaga ng Cell sa kahon na Pag-uri-uriin sa , at A hanggang Z sa ang kahon ng Order ), at i-click ang OK:

Bilang resulta, ang unang hilera sa aming talahanayan ay pinagsunod-sunod sa alpabetikong pagkakasunud-sunod, at ang natitirang data ay muling inayos nang naaayon, pinapanatili ang lahat ng ugnayan sa pagitan ng mga entry:

Mga problema sa pag-uuri ayon sa alpabeto sa Excel

Ang mga feature ng Excel sort ay kamangha-mangha, ngunit kung nagtatrabaho ka sa isang hindi perpektong nakaayos na data, maaaring magkamali nang husto ang mga bagay-bagay . Narito ang dalawang karaniwang isyu.

Blanko o nakatagong mga column at row

Kung may mga walang laman o nakatagong mga row at column sa loob ng iyong data, at pipili ka lamang ng isang cell bago i-click ang button ng pag-uuri, lamangang bahagi ng iyong data hanggang sa unang blangko na row at/o column ay pagbubukod-bukod.

Ang isang madaling ayusin ay alisin ang mga blangko at i-unhide ang lahat ng nakatagong lugar bago pag-uri-uriin. Sa kaso ng mga blangkong row (hindi nakatagong mga row!), maaari mong piliin muna ang buong talahanayan, at pagkatapos ay i-alpabeto.

Hindi nakikilalang mga header ng column

Kung ang iyong mga header ng column ay naka-format nang iba mula sa iba pang data, matalino ang Excel upang matukoy ang mga ito at hindi isama sa pag-uuri. Ngunit kung ang hilera ng header ay walang espesyal na pag-format, ang iyong mga header ng column ay malamang na ituring bilang mga regular na entry at mapupunta sa isang lugar sa gitna ng pinagsunod-sunod na data. Upang maiwasang mangyari ito, piliin lamang ang mga row ng data, at pagkatapos ay pagbukud-bukurin.

Kapag ginagamit ang dialog box na Pag-uri-uriin , tiyaking napili ang checkbox na Ang aking data ay may mga header .

Paano mag-uri-uriin ayon sa alpabeto sa Excel na may mga formula

Nagbibigay ang Microsoft Excel ng iba't ibang feature para makayanan ang maraming iba't ibang gawain. Marami, ngunit hindi lahat. Kung nahaharap ka sa isang hamon kung saan walang built-in na solusyon, malamang na magagawa ito gamit ang isang formula. Ito ay totoo rin para sa alpabetikong pag-uuri. Sa ibaba, makakahanap ka ng ilang halimbawa kapag ang pagkakasunud-sunod ng alpabeto ay maaari lamang gawin gamit ang mga formula.

Paano mag-alpabeto sa Excel gamit ang apelyido

Dahil may ilang karaniwang paraan upang magsulat ng mga pangalan sa English, maaari mong makita kung minsan ang iyong sarili sa isang sitwasyon kapag angnagsisimula ang mga entry sa unang pangalan habang kailangan mong i-alpabeto ang mga ito sa pamamagitan ng apelyido:

Hindi makakatulong ang mga opsyon sa pag-uuri ng Excel sa kasong ito, kaya gumamit tayo ng mga formula.

Na may buong pangalan sa A2 , ipasok ang mga sumusunod na formula sa dalawang magkaibang mga cell, at pagkatapos ay kopyahin ang mga ito sa mga column hanggang sa huling cell na may data:

Sa C2, i-extract ang pangalan :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Sa D2, hilahin ang apelyido :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

At pagkatapos, pinagsama-sama ang mga bahagi sa reverse order na pinaghihiwalay ng kuwit:

=D2&", "&C2

Matatagpuan dito ang detalyadong paliwanag ng mga formula, sa ngayon ay tumutok lang tayo sa mga resulta:

Dahil kailangan nating i-alpabeto ang mga pangalan, hindi mga formula, i-convert ang mga ito sa mga halaga. Para dito, piliin ang lahat ng mga cell ng formula (E2:E10) at pindutin ang Ctrl + C upang kopyahin ang mga ito. I-right-click ang mga napiling cell, i-click ang Mga Value sa ilalim ng I-paste ang Opsyon , at pindutin ang Enter key:

Mabuti, malapit ka na! Ngayon, pumili ng anumang cell sa nagreresultang column, i-click ang A hanggang Z o Z hanggang A na buton sa tab na Data , at nariyan ka - a listahan na naka-alpabeto ng apelyido:

Kung sakaling kailanganin mong bumalik sa orihinal na format na Unang Pangalan Apelyido , may kaunti pang gawain na dapat mong gawin :

Hatiin muli ang mga pangalan sa dalawang bahagi sa pamamagitan ng paggamit ng mga formula sa ibaba (kung saan ang E2 ay isang comma-separated na pangalan):

Kunin ang unangpangalan :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Kunin ang apelyido :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

At pagsamahin ang dalawang bahagi:

=G2&" "&H2

Isagawa ang mga formula sa conversion ng mga halaga nang isa pang beses, at handa ka nang magsimula!

Maaaring magmukhang medyo kumplikado ang proseso sa papel, ngunit maniwala ka sa akin, ito ay tatagal lamang ng ilang minuto sa iyong Excel. Sa katunayan, mas kaunting oras ang aabutin kaysa sa pagbabasa ng tutorial na ito, lalo na sa pag-alpabeto ng mga pangalan nang manu-mano :)

Paano isa-isang alpabeto ang bawat hilera sa Excel

Sa isa sa mga nakaraang halimbawang tinalakay natin kung paano i-alpabetize ang mga hilera sa Excel sa pamamagitan ng paggamit ng dialog box na Pag-uri-uriin. Sa halimbawang iyon, nakikipag-ugnayan kami sa isang magkakaugnay na hanay ng data. Ngunit paano kung ang bawat hilera ay naglalaman ng independiyenteng impormasyon? Paano mo isa-alphabetize ang bawat row?

Kung sakaling mayroon kang makatwirang bilang ng mga row, maaari mong pag-uri-uriin ang mga ito nang paisa-isa sa pagsasagawa ng mga hakbang na ito. Kung mayroon kang daan-daan o libu-libong mga hilera, iyon ay isang napakalaking pag-aaksaya ng oras. Ang mga formula ay maaaring gawin ang parehong bagay nang mas mabilis.

Ipagpalagay na mayroon kang maraming mga hilera ng data na dapat na muling ayusin ayon sa alpabeto tulad nito:

Upang magsimula, kopyahin ang mga label ng row sa isa pang worksheet o isa pang lokasyon sa parehong sheet, at pagkatapos ay gamitin ang sumusunod na array formula upang ilagay ang bawat row sa alphabetical order (kung saan ang B2:D2 ay ang unang row sa source table):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Pakiusap tandaan na ang tamang paraan upang magpasok ng array formula sa Excel aysa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + Shift + Enter .

Kung hindi ka masyadong komportable sa mga Excel array formula, mangyaring sundin ang mga hakbang na ito upang maipasok ito nang tama sa iyong worksheet:

1. I-type ang formula sa unang cell (G2 sa aming kaso ), at pindutin ang Ctrl + Shift + Enter . Habang ginagawa mo ito, isasama ng Excel ang formula sa {curly braces}. Huwag subukang i-type nang manu-mano ang mga braces, hindi iyon gagana.
2. Piliin ang formula cell (G2) at i-drag ang fill handle pakanan upang kopyahin ang formula sa ibang mga cell ng unang row (hanggang sa cell I2 sa halimbawang ito).
3. Piliin ang lahat ng mga cell ng formula sa unang row (G2:I2) at i-drag ang fill handle pababa upang kopyahin ang formula sa ibang mga row.

Mahalagang paalala! Gumagana ang formula sa itaas sa ilang mga caveat: hindi dapat maglaman ang iyong source data ng mga walang laman na cell o mga duplicate na value .

Kung may ilang mga blangko ang iyong dataset, balutin ang formula sa IFERROR function:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Sa kasamaang palad, walang madaling solusyon para sa mga duplicate. Kung may kilala ka, mangyaring ibahagi sa mga komento!

Paano gumagana ang formula na ito

Ang formula sa itaas ay batay sa klasikong kumbinasyon ng INDEX MATCH na ginamit upang magsagawa ng pahalang na paghahanap sa Excel. Ngunit dahil kailangan namin ng uri ng "alphabetical lookup", itinayong muli namin ito sa ganitong paraan:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) pinaghahambing ang lahat ng value sa parehong hilera sa isa't isa at nagbabalik ng hanay ng kanilang kamag-anak