Ovaj vodič će vas naučiti nekoliko brzih i jednostavnih načina da Excel postavite abecednim redom. Također nudi rješenja za netrivijalne zadatke, na primjer kako poredati po abecedi prema prezimenu kada unosi počinju imenom.

Razređivanje po abecedi u Excelu jednostavno je kao ABC. Bilo da sortirate cijeli radni list ili odabrani raspon, okomito (stupac) ili vodoravno (redak), uzlazno (A do Z) ili silazno (Z do A), u većini slučajeva zadatak se može izvršiti pritiskom na gumb. U nekim situacijama, međutim, ugrađene značajke mogu se spotaknuti, ali svejedno možete smisliti način za sortiranje po abecednom redu pomoću formula.

Ovaj vodič će vam pokazati nekoliko brzih načina za sređivanje po abecedi u Excelu i naučiti kako predvidjeti i spriječiti probleme s sortiranjem.

Kako poredati po abecedi u Excelu

Općenito, postoje 3 glavna načina za sortiranje po abecedi u Excelu: gumb A-Z ili Z-A, značajku Sortiraj i filtriraj. U nastavku ćete pronaći detaljne upute za svaku metodu.

Kako sortirati stupac po abecedi

Najbrži način za sortiranje po abecedi u Excelu je ovaj:

1. Odaberite bilo koju ćeliju u stupcu koju želite sortirati.
2. Na kartici Podaci , u grupi Sortiraj i filtriraj , kliknite A-Z da poredaj uzlazno ili Z-A za sortiranje silazno. Gotovo!

Istim gumbima također se može pristupiti iz kartice Početna > Uređivanje grupečinovi. Na primjer, u retku 2 vraća {2,3,1}, što znači da je Caden 2., Oliver 3., a Aria 1. Na ovaj način dobivamo polje pretraživanja za funkciju MATCH.

COLUMNS($B2:B2) daje vrijednost pretraživanja. Zbog pametne upotrebe apsolutnih i relativnih referenci, vraćeni broj se povećava za 1 kako idemo desno. To jest, za G2, vrijednost pretraživanja je 1, za H2 - 2, za I2 - 3.

MATCH traži vrijednost pretraživanja izračunatu pomoću COLUMNS() u nizu pretraživanja koji vraća COUNTIF(), i vraća svoj relativni položaj. Na primjer, za G2, vrijednost pretraživanja je 1, što je na 3. poziciji u nizu pretraživanja, tako da MATCH vraća 3.

Konačno, INDEX izdvaja stvarnu vrijednost na temelju svoje relativne pozicije u retku. Za G2 dohvaća treću vrijednost u rasponu B2:D2, što je Aria.

Kako poredati svaki stupac abecednim redom u Excelu

Ako imate posla s neovisnim podskupovima podataka organiziranih okomito u stupcima, možete jednostavno prilagoditi gornju formulu za abecedni red svakog stupca pojedinačno. Samo zamijenite COLUMNS() s ROWS(), napravite nekoliko koordinata stupca apsolutnim, a koordinate reda relativnim i vaša je formula spremna:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Molimo zapamtite da je to formula polja , koje treba dovršiti s Ctrl + Shift + Enter :

Osim što pružaju rješenja za zadatke koje je nemoguće izvršiti s ugrađenim opcijama sortiranja programa Excel, formuleimaju još jednu (iako spornu :) prednost - sortiranje čine dinamičnim . Uz ugrađene značajke, morat ćete koristiti svoje podatke svaki put kada se dodaju novi unosi. S formulama možete dodati nove podatke bilo kada, a razvrstani popisi automatski će se ažurirati.

Ako biste radije učinili svoj novi abecedni raspored statičnim, zamijenite formule njihovim rezultatima pomoću Posebnog lijepljenja > Vrijednosti .

Da biste pobliže pogledali formule o kojima se govori u ovom vodiču, slobodno možete preuzeti našu radnu tablicu Excel abecednog reda. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!

> Sortiraj i filtriraj:

U svakom slučaju, Excel će odmah rasporediti vaš popis po abecedi:

Savjet. Nakon što završite s sortiranjem i prije nego što učinite bilo što drugo, pažljivo pogledajte rezultate. Ako nešto ne izgleda krivo, kliknite gumb Poništi da biste vratili izvorni redoslijed.

Složite redove po abecedi i držite zajedno

Ako vaš skup podataka sadrži dva ili više stupaca, možete upotrijebite gumb A-Z ili Z-A da postavite jedan od stupaca abecednim redom i Excel će automatski premjestiti podatke u druge stupce, zadržavajući retke netaknutima.

As možete vidjeti u poredanoj tablici s desne strane, povezane informacije u svakom retku se čuvaju zajedno:

U nekim situacijama, uglavnom kada je odabrana samo jedna ili nekoliko ćelija u sredini vašeg skupa podataka, Excel nije siguran koji dio podataka sortirati i traži vaše upute. Ako želite sortirati cijeli skup podataka, ostavite označenu zadanu opciju Proširi odabir i kliknite Sortiraj :

Napomena. U ovom vodiču, "tablica" je bilo koji skup podataka. Tehnički, svi naši primjeri su za raspone. Tablica programa Excel ima ugrađene opcije sortiranja i filtriranja.

Filtrirajte i rasporedite po abecedi u Excelu

Još jedan brzi način za sortiranje po abecedi u Excelu je dodavanje filtra. Ljepota ove metode je u tome što se postavlja jednokratno - nakon što se primijeni automatski filtar, opcije sortiranja za sve stupce dostupne su samo mišemkliknite daleko.

Dodavanje filtra vašoj tablici je jednostavno:

1. Odaberite jedno ili više zaglavlja stupaca.
2. Na kartici Početna , u grupi za uređivanje kliknite Sortiraj i filtriraj > Filtriraj .
3. Male padajuće strelice pojavit će se u svakom zaglavlju stupca. Kliknite strelicu padajućeg izbornika za stupac koji želite poredati abecednim redoslijedom i odaberite Sortiraj od A do Z :

Stupac se odmah poreda po abecedi i mala strelica prema gore na gumbu filtra označava redoslijed sortiranja (uzlazno):

Za obrnuti redoslijed odaberite Sortiraj Z do A iz padajućeg izbornika filtra.

Za uklanjanje filtra , jednostavno ponovno kliknite gumb Filtar .

Kako postaviti više stupaca abecednim redom

U slučaju da želite da biste abecednim redom rasporedili podatke u nekoliko stupaca, upotrijebite Excelovu naredbu Sortiraj koja daje veću kontrolu nad načinom na koji su vaši podaci sortirani.

Kao primjer, dodajmo još jedan stupac našem skupu podataka i zatim rasporedite unose abecednim redom prvo prema Regiji , a zatim prema Nazivu :

Da biste to učinili, izvršite sljedeće korake:

1. Odaberite cijelu tablicu koju želite sortirati.

   U većini slučajeva možete odabrati samo jednu ćeliju i Excel će automatski odabrati ostatak vaših podataka, ali ovo je pristup sklon pogreškama, posebno kada postoje neke praznine (prazne ćelije) unutar vaših podataka.

   Vidi također: Excel funkcija FILTER - dinamičko filtriranje s formulama
2. Uključenokarticu Podaci , u Sortiraj & Grupa Filter , kliknite Sortiraj
3. Pojavit će se dijaloški okvir Sortiraj s prvom razinom sortiranja koja se automatski kreira za vas kako Excel smatra prikladnim .

   U padajućem okviru Poređaj po odaberite stupac koji prvo želite rasporediti po abecedi, u našem slučaju Regija . U druga dva okvira ostavite zadane postavke: Sortiraj na - Vrijednosti ćelija i Redoslijed - A do Z :

   Savjet. Ako prvi padajući izbornik prikazuje slova stupaca umjesto naslova, označite okvir Moji podaci imaju zaglavlja .

4. Kliknite gumb Dodaj razinu za dodavanje sljedeće razine i odabir opcija za drugi stupac.

   U ovom primjeru, druga razina razvrstava vrijednosti u stupcu Ime abecednim redom od A do Z:

   Savjet. Ako sortirate prema više stupaca s istim kriterijima, kliknite Kopiraj razinu umjesto Dodaj razinu . U ovom slučaju, samo ćete morati odabrati drugi stupac u prvom okviru.

5. Dodajte više razina sortiranja ako je potrebno i kliknite U redu .

Excel će sortirati vaše podatke navedenim redoslijedom. Kao što je prikazano na snimci zaslona u nastavku, naša je tablica poredana abecednim redom točno onako kako bi trebala: prvo prema Regiji , a zatim prema Nazivu :

Kako sortirati retke abecednim redom u Excel

Ako su vaši podaci poredani vodoravno, možda ćete ih htjeti poredati po abecedipreko redova. To se također može učiniti korištenjem značajke Excel Sortiraj . Evo kako:

1. Odaberite raspon koji želite sortirati. Ako vaša tablica ima oznake redaka koje ne treba premještati, svakako ih izostavite.
2. Idite na karticu Podaci > Sortiraj i filtriraj grupu i kliknite Sortiraj :
3. U dijaloškom okviru Sortiraj kliknite Opcije...
4. u mali dijaloški okvir Mogućnosti sortiranja koji se pojavi, odaberite Razvrstaj slijeva nadesno i kliknite U redu za povratak na Razvrstaj
5. S padajućeg popisa Poredaj po odaberite broj retka koji želite rasporediti po abecedi (Redak 1 u ovom primjeru). U druga dva okvira, zadane vrijednosti će biti sasvim u redu, pa ih zadržavamo ( Vrijednosti ćelija u okviru Sortiraj na i A do Z u okvir Redoslijed ) i kliknite U redu:

Kao rezultat, prvi red u našoj tablici poredan je abecednim redom, a ostali podaci su preuređeno u skladu s tim, čuvajući sve korelacije između unosa:

Problemi s sortiranjem po abecedi u Excelu

Značajke sortiranja u Excelu su nevjerojatne, ali ako radite s nesavršeno strukturiranim podacima, stvari mogu krenuti užasno krivo . Ovo su dva uobičajena problema.

Prazni ili skriveni stupci i retci

Ako unutar vaših podataka postoje prazni ili skriveni retci i stupci, a odaberete samo jednu ćeliju prije nego što kliknete gumb za sortiranje, samodio vaših podataka do prvog praznog retka i/ili stupca bit će sortiran.

Jednostavan popravak je eliminirati praznine i otkriti sva skrivena područja prije sortiranja. U slučaju praznih redaka (ne skrivenih redaka!), možete najprije odabrati cijelu tablicu, a zatim rasporediti po abecedi.

Neprepoznatljiva zaglavlja stupaca

Ako su zaglavlja vaših stupaca oblikovana drugačije od ostalih podataka, Excel je dovoljno pametan da ih identificira i isključi iz sortiranja. Ali ako redak zaglavlja nema posebno oblikovanje, zaglavlja vaših stupaca najvjerojatnije će se tretirati kao obični unosi i završiti negdje u sredini sortiranih podataka. Kako biste spriječili da se to dogodi, odaberite samo podatkovne retke, a zatim sortirajte.

Kada koristite dijaloški okvir Sortiraj , provjerite je li odabran potvrdni okvir Moji podaci imaju zaglavlja .

Kako sortirati po abecedi u Excelu pomoću formula

Microsoft Excel nudi niz značajki za rješavanje mnogih različitih zadataka. Mnogi, ali ne svi. Ako se suočavate s izazovom za koji ne postoji ugrađeno rješenje, velika je vjerojatnost da se to može postići formulom. To vrijedi i za abecedno sortiranje. U nastavku ćete pronaći nekoliko primjera kada se abecedni red može izvršiti samo pomoću formula.

Kako u Excelu poredati abecedom prema prezimenu

Budući da postoji nekoliko uobičajenih načina za pisanje imena u engleski, ponekad se možete naći u situaciji kadaunosi počinju imenom, dok ih trebate poredati abecednim redom prezimena:

Opcije sortiranja u Excelu u ovom slučaju ne mogu pomoći, pa se poslužimo formulama.

S punim imenom u A2 , umetnite sljedeće formule u dvije različite ćelije, a zatim ih kopirajte niz stupce do zadnje ćelije s podacima:

U C2 izdvojite ime :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

U D2 povucite prezime :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

I zatim spojite dijelove obrnutim redoslijedom odvojene zarezom:

=D2&", "&C2

Detaljno objašnjenje formula možete pronaći ovdje, za sada se usredotočimo samo na rezultate:

Budući da moramo abecednim redom rasporediti imena, a ne formule, pretvorite ih na vrijednosti. Za to odaberite sve ćelije formule (E2:E10) i pritisnite Ctrl + C da ih kopirate. Desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije, kliknite na Vrijednosti pod Opcije lijepljenja i pritisnite tipku Enter:

Dobro, skoro ste stigli! Sada odaberite bilo koju ćeliju u rezultirajućem stupcu, kliknite gumb A do Z ili Z do A na kartici Podaci i eto ga - a popis abecednim redom prema prezimenu:

U slučaju da se trebate vratiti na izvorni format Ime Prezime , imate još malo posla :

Ponovo podijelite imena na dva dijela koristeći donje formule (gdje je E2 ime odvojeno zarezom):

Uzmite prviime :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Nabavite prezime :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

I spojite dva dijela:

=G2&" "&H2

Još jednom izvedite formule za pretvorbu vrijednosti i spremni ste!

Proces može izgledati malo složeno na papiru, ali vjerujte mi, trajat će samo nekoliko minuta u vašem Excelu. Zapravo, trebat će čak i manje vremena od čitanja ovog vodiča, a kamoli ručnog sređivanja imena abecednim redom :)

Kako abecednim redom poredati svaki red pojedinačno u Excelu

U jednom od prethodnih primjera raspravljali smo kako poredati redove u Excelu pomoću dijaloškog okvira Sortiranje. U tom smo primjeru imali posla s koreliranim skupom podataka. Ali što ako svaki redak sadrži neovisne informacije? Kako abecedno poredate svaki red pojedinačno?

U slučaju da imate razuman broj redaka, možete ih poredati jedan po jedan izvodeći ove korake. Ako imate stotine ili tisuće redaka, to bi bio ogroman gubitak vremena. Formule mogu učiniti istu stvar mnogo brže.

Pretpostavimo da imate mnogo redaka podataka koje treba preurediti abecednim redom ovako:

Za početak, kopirajte oznake redaka na drugi radni list ili drugu lokaciju na istom listu, a zatim upotrijebite sljedeću formulu polja za postavljanje svakog retka abecednim redom (gdje je B2:D2 prvi red u izvornoj tablici):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Molimo zapamtite da je ispravan način unosa formule niza u Excelpritiskom na Ctrl + Shift + Enter.

Ako niste baš zadovoljni formulama polja programa Excel, slijedite ove korake da biste je ispravno unijeli u svoj radni list:

1. Upišite formulu u prvu ćeliju (G2 u našem slučaju ) i pritisnite Ctrl + Shift + Enter . Dok to činite, Excel će formulu staviti u {vitičaste zagrade}. Ne pokušavajte ručno upisivati ​​zagrade, to neće uspjeti.
2. Odaberite ćeliju formule (G2) i povucite ručicu za popunjavanje udesno kako biste kopirali formulu u druge ćelije prvog retka (do ćelije I2 u ovaj primjer).
3. Odaberite sve ćelije formule u prvom retku (G2:I2) i povucite ručicu za popunjavanje prema dolje kako biste kopirali formulu u druge retke.

Važna napomena! Gornja formula funkcionira uz nekoliko upozorenja: vaši izvorni podaci ne smiju sadržavati prazne ćelije ili duplicirane vrijednosti .

Ako vaš skup podataka ima neke praznine, zamotajte formulu u funkciji IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Nažalost, ne postoji jednostavno rješenje za duplikate. Ako znate jednu, podijelite je u komentarima!

Kako ova formula radi

Gornja formula temelji se na klasičnoj kombinaciji INDEX MATCH koja se koristi za izvođenje vodoravnog pretraživanja u Excelu. Ali budući da nam je potrebna vrsta "abecednog pretraživanja", ponovno smo ga izgradili na ovaj način:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) uspoređuje sve vrijednosti u istom retku jedan s drugim i vraća niz njihovih srodnih