In diesem Tutorial lernen Sie einige schnelle und einfache Methoden kennen, um Excel alphabetisch zu ordnen, und finden Lösungen für nicht-triviale Aufgaben, z.B. wie man nach dem Nachnamen alphabetisiert, wenn die Einträge mit dem Vornamen beginnen.

Das Alphabetisieren in Excel ist so einfach wie das ABC. Egal, ob Sie ein ganzes Arbeitsblatt oder einen ausgewählten Bereich vertikal (eine Spalte) oder horizontal (eine Zeile), aufsteigend (A bis Z) oder absteigend (Z bis A) sortieren, in den meisten Fällen lässt sich die Aufgabe mit einem Mausklick erledigen. In manchen Situationen können die eingebauten Funktionen jedoch ins Stocken geraten, aber Sie können immer noch einen Weg finden, um nach dem Alphabet zu sortieren mitFormeln.

Dieser Lehrgang zeigt Ihnen einige schnelle Möglichkeiten, wie Sie in Excel alphabetisch sortieren können und wie Sie Sortierprobleme vorhersehen und vermeiden können.

Wie man in Excel alphabetisch sortiert

Insgesamt gibt es 3 Möglichkeiten, in Excel alphabetisch zu sortieren: A-Z oder Z-A, die Sortierfunktion und der Filter. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Anleitung zu jeder Methode.

Eine Spalte alphabetisch sortieren

Der schnellste Weg, in Excel alphabetisch zu sortieren, ist folgender:

1. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Spalte, die Sie sortieren möchten.
2. Auf der Daten auf der Registerkarte Sortieren und Filtern Gruppe, klicken Sie entweder A-Z um aufsteigend zu sortieren oder Z-A um absteigend zu sortieren. Fertig!

Die gleichen Schaltflächen können auch über Startseite tab> Bearbeitung von Gruppe> Sortieren und Filtern :

In jedem Fall wird Excel Ihre Liste sofort alphabetisch ordnen:

Tipp: Nachdem Sie sortiert haben und bevor Sie etwas anderes tun, sehen Sie sich die Ergebnisse genau an. Wenn etwas falsch aussieht, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig machen um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen.

Alphabetisieren und Zeilen zusammenhalten

Wenn Ihr Datensatz zwei oder mehr Spalten enthält, können Sie die A-Z oder Z-A um eine der Spalten in alphabetische Reihenfolge zu bringen, und Excel verschiebt automatisch die Daten in den anderen Spalten, wobei die Zeilen intakt bleiben.

Wie Sie in der sortierten Tabelle auf der rechten Seite sehen können, werden die zugehörigen Informationen in jeder Zeile zusammen gehalten:

In manchen Situationen, vor allem wenn nur eine oder wenige Zellen in der Mitte des Datensatzes ausgewählt sind, weiß Excel nicht, welcher Teil der Daten sortiert werden soll, und bittet Sie um Ihre Anweisungen. Wenn Sie den gesamten Datensatz sortieren möchten, lassen Sie die Standardeinstellung Erweitern Sie die Auswahl aktiviert und klicken Sie auf Sortieren :

Hinweis: In diesem Tutorial ist eine "Tabelle" ein beliebiger Datensatz. Technisch gesehen beziehen sich alle unsere Beispiele auf Bereiche. Excel-Tabellen verfügen über integrierte Sortier- und Filteroptionen.

Filtern und Alphabetisieren in Excel

Eine weitere schnelle Möglichkeit, in Excel alphabetisch zu sortieren, ist das Hinzufügen eines Filters. Das Schöne an dieser Methode ist, dass sie nur einmal eingerichtet werden muss - sobald der Autofilter angewendet wird, sind die Sortieroptionen für alle Spalten nur einen Mausklick entfernt.

Das Hinzufügen eines Filters zu Ihrer Tabelle ist einfach:

1. Wählen Sie eine oder mehrere Spaltenüberschriften aus.
2. Auf der Startseite in der Gruppe Bearbeitung auf Sortieren und Filtern > Filter .
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Spalte, die Sie alphabetisch ordnen möchten, und wählen Sie A bis Z sortieren :

Die Spalte wird sofort alphabetisch sortiert, und ein kleiner Pfeil nach oben auf der Filterschaltfläche zeigt die Sortierreihenfolge an (aufsteigend):

Um die Reihenfolge umzukehren, wählen Sie Z nach A sortieren aus dem Dropdown-Menü des Filters.

An den Filter entfernen klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Filter Taste erneut.

Mehrere Spalten in alphabetische Reihenfolge bringen

Wenn Sie Daten in mehreren Spalten alphabetisch ordnen möchten, verwenden Sie die Excel Sortieren mit dem Sie die Sortierung Ihrer Daten besser steuern können.

Fügen wir zum Beispiel eine weitere Spalte zu unserem Datensatz hinzu und ordnen die Einträge alphabetisch zuerst nach Region und dann durch Name :

Bitte führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die gesamte Tabelle aus, die Sie sortieren möchten.

   In den meisten Fällen können Sie nur eine Zelle auswählen, und Excel wählt den Rest der Daten automatisch aus. Dies ist jedoch ein fehleranfälliger Ansatz, insbesondere wenn Ihre Daten Lücken (leere Zellen) aufweisen.

2. Auf der Daten auf der Registerkarte Sortieren & Filtern Gruppe, klicken Sie auf die Sortieren
3. Die Sortieren wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem die erste Sortierstufe automatisch nach den Vorstellungen von Excel erstellt wird.

   In der Sortieren nach die Spalte aus, die Sie zuerst alphabetisch ordnen möchten, Region In den beiden anderen Feldern belassen Sie die Standardeinstellungen: Sortieren am - Zellenwerte und Bestellung - A bis Z :

   Tipp: Wenn in der ersten Dropdown-Liste Spaltenbuchstaben anstelle von Überschriften angezeigt werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Daten haben Kopfzeilen Box.

4. Klicken Sie auf die Ebene hinzufügen um die nächste Ebene hinzuzufügen und die Optionen für eine weitere Spalte auszuwählen.

   In diesem Beispiel sortiert die zweite Ebene die Werte in der Spalte Name Spalte alphabetisch von A bis Z:

   Tipp: Wenn Sie nach mehreren Spalten mit denselben Kriterien sortieren, klicken Sie auf Ebene kopieren anstelle von Ebene hinzufügen In diesem Fall müssen Sie nur im ersten Feld eine andere Spalte auswählen.

5. Fügen Sie bei Bedarf weitere Sortierstufen hinzu, und klicken Sie auf OK .

Excel sortiert die Daten in der angegebenen Reihenfolge. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist, ist unsere Tabelle genau so angeordnet, wie sie sein sollte: zuerst nach Region und dann durch Name :

Zeilen in Excel alphabetisch sortieren

Wenn Ihre Daten horizontal angeordnet sind, sollten Sie sie alphabetisch nach Zeilen sortieren. Dies kann auch mit der Excel-Funktion Sortieren So geht's:

1. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie sortieren möchten. Wenn Ihre Tabelle Zeilenbeschriftungen hat, die nicht verschoben werden sollen, lassen Sie sie weg.
2. Gehen Sie zum Daten tab> Sortieren und Filtern Gruppe, und klicken Sie auf Sortieren :
3. In der Sortieren klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen...
4. In dem kleinen Optionen sortieren die erscheint, wählen Sie Sortieren von links nach rechts und klicken Sie auf OK um zurück zum Sortieren
5. Von der Sortieren nach die Zeilennummer aus, die Sie alphabetisch ordnen möchten (in diesem Beispiel Zeile 1). In den anderen beiden Feldern sind die Standardwerte ausreichend, so dass wir sie beibehalten ( Zellenwerte im Sortieren nach Box, und A bis Z im Bestellung Feld) und klicken Sie auf OK:

Das Ergebnis ist, dass die erste Zeile in unserer Tabelle in alphabetischer Reihenfolge sortiert ist und der Rest der Daten entsprechend neu geordnet ist, wobei alle Korrelationen zwischen den Einträgen erhalten bleiben:

Probleme beim alphabetischen Sortieren in Excel

Die Excel-Sortierfunktionen sind erstaunlich, aber wenn Sie mit unvollkommen strukturierten Daten arbeiten, kann einiges schief gehen. Hier sind die beiden häufigsten Probleme.

Leere oder ausgeblendete Spalten und Zeilen

Wenn Ihre Daten leere oder ausgeblendete Zeilen und Spalten enthalten und Sie nur eine Zelle markieren, bevor Sie auf die Schaltfläche Sortieren klicken, wird nur der Teil Ihrer Daten bis zur ersten leeren Zeile und/oder Spalte sortiert.

Eine einfache Lösung besteht darin, die leeren Zeilen zu entfernen und alle ausgeblendeten Bereiche vor dem Sortieren einzublenden. Bei leeren Zeilen (nicht bei ausgeblendeten Zeilen!) können Sie zunächst die gesamte Tabelle auswählen und dann alphabetisch sortieren.

Unerkennbare Spaltenüberschriften

Wenn Ihre Spaltenüberschriften anders formatiert sind als der Rest der Daten, ist Excel intelligent genug, um sie zu erkennen und von der Sortierung auszuschließen. Wenn die Kopfzeile jedoch keine besondere Formatierung aufweist, werden Ihre Spaltenüberschriften höchstwahrscheinlich wie normale Einträge behandelt und landen irgendwo in der Mitte der sortierten Daten. Um dies zu verhindern, markieren Sie nur die Datenzeilen und sortieren Sie dann.

Bei Verwendung des Sortieren vergewissern Sie sich, dass die Meine Daten haben Kopfzeilen markiert ist.

Alphabetische Sortierung in Excel mit Formeln

Microsoft Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen, um viele verschiedene Aufgaben zu bewältigen. Viele, aber nicht alle. Wenn Sie vor einer Aufgabe stehen, für die es keine eingebaute Lösung gibt, ist es wahrscheinlich, dass sie mit einer Formel bewältigt werden kann. Das gilt auch für die alphabetische Sortierung. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, bei denen die alphabetische Sortierung nur mit Formeln möglich ist.

Alphabetisierung in Excel nach Nachnamen

Da es im Englischen einige gängige Schreibweisen für Namen gibt, kann es vorkommen, dass die Einträge mit dem Vornamen beginnen, während Sie sie nach dem Nachnamen alphabetisch ordnen müssen:

Die Sortieroptionen von Excel können in diesem Fall nicht helfen, also müssen wir auf Formeln zurückgreifen.

Fügen Sie mit einem vollständigen Namen in A2 die folgenden Formeln in zwei verschiedene Zellen ein und kopieren Sie sie dann die Spalten hinunter bis zur letzten Zelle mit Daten:

Extrahieren Sie in C2 die Vorname :

=LINKS(A2,SUCHE(" ",A2)-1)

In D2 ziehen Sie die Nachname :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Und dann die Teile in umgekehrter Reihenfolge durch Komma getrennt verkettet:

=D2&", "&C2

Die ausführliche Erläuterung der Formeln finden Sie hier, jetzt wollen wir uns erst einmal auf die Ergebnisse konzentrieren:

Da wir die Namen und nicht die Formeln alphabetisch ordnen müssen, wandeln Sie sie in Werte um. Markieren Sie dazu alle Formelzellen (E2:E10) und drücken Sie Strg + C, um sie zu kopieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen, klicken Sie auf Werte unter Einfügen-Optionen und drücken Sie die Eingabetaste:

Markieren Sie nun eine beliebige Zelle in der resultierenden Spalte, klicken Sie auf die Schaltfläche A bis Z oder Z nach A auf der Schaltfläche Daten und schon haben Sie eine alphabetisch nach dem Nachnamen geordnete Liste:

Falls Sie zum Original zurückkehren müssen Vorname Nachname Format haben Sie ein wenig mehr zu tun:

Teilen Sie die Namen wieder in zwei Teile auf, indem Sie die folgenden Formeln verwenden (wobei E2 ein durch Komma getrennter Name ist):

Holen Sie sich die Vorname :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Holen Sie sich die Nachname :

=LINKS(E2, SUCHE(" ", E2) - 2)

Und führen Sie die beiden Teile zusammen:

=G2&" "&H2

Führen Sie die Umrechnung von Formeln in Werte noch einmal durch, und schon sind Sie fertig!

Der Prozess mag auf dem Papier etwas kompliziert aussehen, aber glauben Sie mir, es dauert nur ein paar Minuten in Ihrem Excel. Es dauert sogar weniger Zeit als das Lesen dieses Tutorials, ganz zu schweigen vom manuellen Alphabetisieren der Namen :)

Wie man in Excel jede Zeile einzeln alphabetisch ordnet

In einem der vorangegangenen Beispiele haben wir besprochen, wie man Zeilen in Excel mithilfe des Dialogfelds Sortieren alphabetisch ordnet. In diesem Beispiel hatten wir es mit einem korrelierten Datensatz zu tun. Was aber, wenn jede Zeile unabhängige Informationen enthält? Wie kann man jede Zeile einzeln alphabetisch ordnen?

Wenn Sie eine überschaubare Anzahl von Zeilen haben, können Sie sie einzeln sortieren, indem Sie diese Schritte ausführen. Wenn Sie Hunderte oder Tausende von Zeilen haben, wäre das eine enorme Zeitverschwendung. Mit Formeln lässt sich das Gleiche viel schneller erledigen.

Angenommen, Sie haben viele Datenzeilen, die wie folgt alphabetisch geordnet werden sollen:

Kopieren Sie zunächst die Zeilenbeschriftungen in ein anderes Arbeitsblatt oder an eine andere Stelle desselben Blattes, und verwenden Sie dann die folgende Array-Formel, um jede Zeile in alphabetischer Reihenfolge anzuordnen (wobei B2:D2 die erste Zeile in der Quelltabelle ist):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Bitte denken Sie daran, dass die korrekte Art und Weise, eine Array-Formel in Excel einzugeben, die Tastenkombination Strg + Shift + Enter ist.

Wenn Sie mit Excel-Formeln nicht sehr vertraut sind, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte, um sie korrekt in Ihr Arbeitsblatt einzugeben:

1. Geben Sie die Formel in die erste Zelle ein (in unserem Fall G2), und drücken Sie Strg + Umschalt + Enter. Excel schließt die Formel dabei in {geschweifte Klammern} ein. Versuchen Sie nicht, die Klammern manuell einzugeben, das wird nicht funktionieren.
2. Markieren Sie die Formelzelle (G2) und ziehen Sie den Füllgriff nach rechts, um die Formel in andere Zellen der ersten Zeile zu kopieren (in diesem Beispiel bis zur Zelle I2).
3. Markieren Sie alle Formelzellen in der ersten Zeile (G2:I2) und ziehen Sie den Füllgriff nach unten, um die Formel in andere Zeilen zu kopieren.

Wichtiger Hinweis: Die obige Formel funktioniert mit einigen Vorbehalten: Ihre Quelldaten sollten nicht enthalten leere Zellen oder doppelte Werte .

Wenn Ihr Datensatz einige Leerzeichen enthält, umschließen Sie die Formel mit der Funktion IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Leider gibt es keine einfache Lösung für Duplikate. Wenn Sie eine kennen, teilen Sie sie bitte in den Kommentaren mit!

Wie diese Formel funktioniert

Die obige Formel basiert auf der klassischen INDEX MATCH-Kombination, die in Excel für die horizontale Suche verwendet wird, aber da wir eine Art "alphabetische Suche" benötigen, haben wir sie auf diese Weise umgebaut:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) vergleicht alle Werte in derselben Zeile miteinander und gibt ein Array mit ihren relativen Rängen zurück. In Zeile 2 wird zum Beispiel {2,3,1} zurückgegeben, was bedeutet, dass Caden auf Platz 2, Oliver auf Platz 3 und Aria auf Platz 1 steht. Auf diese Weise erhalten wir das Lookup-Array für die MATCH-Funktion.

COLUMNS($B2:B2) liefert den Nachschlagewert. Aufgrund einer geschickten Verwendung von absoluten und relativen Verweisen wird die zurückgegebene Zahl um 1 erhöht, wenn wir nach rechts gehen. Das heißt, für G2 ist der Nachschlagewert 1, für H2 - 2, für I2 - 3.

MATCH sucht nach dem von COLUMNS() berechneten Nachschlagewert in dem von COUNTIF() zurückgegebenen Nachschlage-Array und gibt dessen relative Position zurück. Für G2 ist der Nachschlagewert beispielsweise 1, der sich an der dritten Position im Nachschlage-Array befindet, also gibt MATCH 3 zurück.

Schließlich extrahiert INDEX den tatsächlichen Wert auf der Grundlage seiner relativen Position in der Zeile. Für G2 wird der dritte Wert im Bereich B2:D2, d. h. Aria, abgerufen.

So sortieren Sie jede Spalte in Excel alphabetisch

Wenn Sie mit unabhängigen Teilmengen von Daten arbeiten, die vertikal in Spalten organisiert sind, können Sie die obige Formel leicht abändern, um jede Spalte einzeln zu alphabetisieren. Ersetzen Sie einfach SPALTEN() durch ZEILEN(), machen Sie einige Spaltenkoordinaten absolut und Zeilenkoordinaten relativ, und Ihre Formel ist fertig:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Bitte denken Sie daran, dass es sich um eine Matrixformel die mit der Tastenkombination Strg + Shift + Enter abgeschlossen werden sollte:

Abgesehen davon, dass sie Lösungen für Aufgaben bieten, die mit den in Excel eingebauten Sortieroptionen nicht möglich sind, haben Formeln einen weiteren (wenn auch umstrittenen :) Vorteil - sie machen das Sortieren dynamisch Mit den eingebauten Funktionen müssen Sie Ihre Daten jedes Mal neu sortieren, wenn neue Einträge hinzugefügt werden. Mit den Formeln können Sie jederzeit neue Daten hinzufügen und die sortierten Listen werden automatisch aktualisiert.

Wenn Sie Ihre neue alphabetische Anordnung lieber statisch gestalten möchten, ersetzen Sie die Formeln durch ihre Ergebnisse, indem Sie Einfügen Spezial > Werte .

Wenn Sie sich die in diesem Tutorial besprochenen Formeln genauer ansehen möchten, können Sie gerne unser Excel-Arbeitsblatt Alphabetische Reihenfolge herunterladen. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche auf unserem Blog wiederzusehen!