Ovaj vodič će vas naučiti nekoliko brzih i lakih načina da Excel postavite po abecednom redu. Također pruža rješenja za ne-trivijalne zadatke, na primjer kako poređati po prezimenu po abecednom redu kada unosi počinju imenom.

Postavljanje abecede u Excelu je jednostavno kao ABC. Bilo da sortirate cijeli radni list ili odabrani raspon, okomito (kolona) ili horizontalno (red), uzlazno (A do Z) ili silazno (Z do A), u većini slučajeva zadatak se može izvršiti pritiskom na dugme. U nekim situacijama, međutim, ugrađene funkcije mogu zapasti, ali i dalje možete smisliti način sortiranja po abecednom redu pomoću formula.

Ovaj vodič će vam pokazati nekoliko brzih načina za abecedno razvrstavanje u Excelu i naučite kako da predvidite i spriječite probleme sa sortiranjem.

Kako rasporediti po abecednom redu u Excelu

Sve u svemu, postoje 3 glavna načina za sortiranje po abecednom redu u Excelu: A-Z ili Z-A dugme, funkciju sortiranja i filtriranje. Ispod ćete pronaći detaljna uputstva o svakoj metodi.

Kako sortirati kolonu po abecedi

Najbrži način za sortiranje po abecednom redu u Excelu je ovaj:

1. Odaberi bilo koju ćeliju u koloni koju želite sortirati.
2. Na kartici Podaci , u grupi Sortiraj i filtriraj , kliknite na A-Z da biste sortiraj uzlazno ili Z-A za sortiranje opadajuće. Gotovo!

Istim dugmadima se može pristupiti i sa kartice Početna > Uređivanje grupečinovi. Na primjer, u redu 2 vraća {2,3,1}, što znači da je Caden drugi, Oliver treći, a Aria prva. Na ovaj način dobijamo niz pretraživanja za funkciju MATCH.

COLUMNS($B2:B2) daje vrijednost traženja. Zbog pametne upotrebe apsolutnih i relativnih referenci, vraćeni broj se povećava za 1 kako idemo desno. To jest, za G2, vrijednost pretraživanja je 1, za H2 - 2, za I2 - 3.

MATCH traži vrijednost pretraživanja izračunatu od strane COLUMNS() u nizu pretraživanja koji vraća COUNTIF(), i vraća njegovu relativnu poziciju. Na primjer, za G2, vrijednost traženja je 1, što je na 3. poziciji u nizu za traženje, tako da MATCH vraća 3.

Konačno, INDEX izdvaja stvarnu vrijednost na osnovu svog relativnog položaja u redu. Za G2, dohvaća treću vrijednost u rasponu B2:D2, a to je Aria.

Kako sortirati svaki stupac po abecedi u Excelu

Ako imate posla sa nezavisnim podskupovima podataka organiziranim okomito u kolonama, možete lako podesiti gornju formulu kako biste svaku kolonu pojedinačno rasporedili po abecednom redu. Samo zamijenite COLUMNS() sa ROWS(), napravite nekoliko koordinata stupaca apsolutnih i relativnih koordinata reda i vaša formula je spremna:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Molimo zapamtite da je to formula niza , što treba dovršiti sa Ctrl + Shift + Enter :

Osim pružanja rješenja za zadatke koje je nemoguće postići s ugrađenim opcijama sortiranja u Excelu, formuleimaju još jednu (iako spornu :) prednost - čine sortiranje dinamičnim . Uz ugrađene funkcije, morat ćete koristiti svoje podatke svaki put kada se dodaju novi unosi. Sa formulama možete dodati nove podatke bilo kada i sortirane liste će se automatski ažurirati.

Ako biste radije učinili svoj novi abecedni raspored statičnim, zamijenite formule njihovim rezultatima pomoću Specijalno lijepljenje > Vrijednosti .

Da biste bolje pogledali formule o kojima se raspravlja u ovom vodiču, dobrodošli ste da preuzmete naš Excel radni list po abecednom redu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!

> Sortiraj i filtriraj:

U svakom slučaju, Excel će odmah rasporediti vašu listu po abecednom redu:

Savjet. Nakon što završite sortiranje i prije nego što učinite bilo šta drugo, pažljivo pogledajte rezultate. Ako nešto izgleda pogrešno, kliknite na dugme Poništi da vratite originalni redosled.

Postavite redove po abecedi i držite redove zajedno

Ako vaš skup podataka sadrži dve ili više kolona, ​​možete koristite dugme A-Z ili Z-A da jednu od kolona stavite po abecednom redu i Excel će automatski premjestiti podatke u druge stupce, zadržavajući redove netaknutima.

Kao možete vidjeti u sortiranoj tablici s desne strane, povezane informacije u svakom redu se drže zajedno:

U nekim situacijama, uglavnom kada je odabrana samo jedna ili nekoliko ćelija u sredini vašeg skupa podataka, Excel nije siguran koji dio podataka da sortira i traži vaše upute. Ako želite sortirati cijeli skup podataka, ostavite označenu zadanu opciju Proširi izbor i kliknite na Sortiraj :

Napomena. U ovom vodiču, "tabela" je bilo koji skup podataka. Tehnički, svi naši primjeri su za opsege. Excel tabela ima ugrađene opcije sortiranja i filtriranja.

Filtriraj i abecedno u Excelu

Još jedan brz način za sortiranje po abecednom redu u Excelu je dodavanje filtera. Ljepota ove metode je u tome što je jednokratno podešavanje - kada se automatski filter primijeni, opcije sortiranja za sve kolone su samo miškliknite daleko.

Dodavanje filtera vašoj tablici je jednostavno:

1. Odaberite jedno ili nekoliko zaglavlja stupaca.
2. Na kartici Početna , u grupi za uređivanje kliknite Sortiraj i filtriraj > Filter .
3. Male padajuće strelice će se pojaviti u svakom od zaglavlja kolona. Kliknite na padajuću strelicu za kolonu koju želite da stavite po abecednom redu i odaberite Sortiraj od A do Z :

Kolonac je odmah raspoređen po abecednom redu i mala strelica prema gore na dugmetu filtera ukazuje na redoslijed sortiranja (uzlazno):

Da biste obrnuli redoslijed, odaberite Sortiraj od Z do A iz padajućeg izbornika filtera.

Da uklonite filter , jednostavno kliknite ponovo dugme Filter .

Kako staviti više kolona po abecednom redu

U slučaju da želite da abecedno rasporedite podatke u nekoliko kolona, ​​koristite naredbu Excel Sort , koja daje veću kontrolu nad načinom na koji se vaši podaci sortiraju.

Kao primjer, dodajmo još jednu kolonu našem skupu podataka i zatim rasporedite unose po abecednom redu prvo po Region , a zatim po Naziv :

Da biste to učinili, izvršite sljedeće korake:

1. Izaberite cijelu tabelu koju želite sortirati.

   U većini slučajeva možete odabrati samo jednu ćeliju i Excel će automatski odabrati ostatak vaših podataka, ali ovo je pristup sklon greškama, posebno kada postoje neke praznine (prazne ćelije) unutar vaših podataka.

2. Uključenokartica Podaci , u Sort & Filter grupu, kliknite na Sort
3. Dialoški okvir Sort će se pojaviti s prvim nivoom sortiranja kreiranim za vas automatski kako Excel smatra prikladnim .

   U padajućem okviru Sortiraj po odaberite kolonu koju želite prvo urediti po abecednom redu, Region u našem slučaju. U druga dva okvira ostavite zadane postavke: Sort On - Vrijednosti ćelije i Red - A do Z :

   Savjet. Ako prvi padajući izbornik prikazuje slova stupaca umjesto naslova, označite polje Moji podaci imaju zaglavlja .

4. Kliknite na dugme Dodaj nivo da dodate sljedeći nivo i odaberete opcije za drugu kolonu.

   U ovom primjeru, drugi nivo sortira vrijednosti u koloni Ime po abecednom redu od A do Z:

   Savjet. Ako sortirate po više kolona s istim kriterijima, kliknite na Kopiraj nivo umjesto Dodaj nivo . U ovom slučaju, morat ćete odabrati samo drugu kolonu u prvom polju.

5. Po potrebi dodajte još nivoa sortiranja i kliknite OK .

Excel će sortirati vaše podatke navedenim redoslijedom. Kao što je prikazano na snimku ekrana ispod, naša tabela je raspoređena po abecedi tačno onako kako treba: prvo po Region , a zatim po Naziv :

Kako sortirati redove po abecednom redu u Excel

Ako su vaši podaci raspoređeni horizontalno, možda ćete želeti da ih sortirate po abecednom redupreko redova. Ovo se također može učiniti korištenjem funkcije Excel Sort . Evo kako:

1. Odaberite raspon koji želite sortirati. Ako vaša tabela ima oznake redova koje ne treba premještati, svakako ih izostavite.
2. Idite na karticu Podaci > Sortiraj i filtriraj grupu, i kliknite na Sort :
3. U dijaloškom okviru Sort kliknite na Opcije...
4. U mali dijaloški okvir Opcije sortiranja koji se pojavi, odaberite Sortiraj slijeva nadesno i kliknite OK da se vratite na Sort
5. S padajuće liste Sortiraj po odaberite broj reda koji želite da rasporedite po abecednom redu (red 1 u ovom primjeru). U druga dva okvira, zadane vrijednosti će raditi sasvim dobro, tako da ih čuvamo ( Vrijednosti ćelije u polju Sortiraj na i A do Z u polje Red ) i kliknite OK:

Kao rezultat, prvi red u našoj tabeli je sortiran po abecednom redu, a ostali podaci su preuređen u skladu s tim, čuvajući sve korelacije između unosa:

Problemi sa sortiranjem po abecednom redu u Excelu

Excel funkcije sortiranja su nevjerovatne, ali ako radite s nesavršeno strukturiranim podacima, stvari mogu krenuti užasno po zlu . Evo dva uobičajena problema.

Prazni ili skriveni stupci i redovi

Ako u vašim podacima postoje prazni ili skriveni redovi i kolone, a odaberete samo jednu ćeliju prije nego kliknete na dugme za sortiranje, samodio vaših podataka do prvog praznog reda i/ili stupca će biti sortiran.

Lako rješenje je da se eliminišu praznine i otkriju sva skrivena područja prije sortiranja. U slučaju praznih redova (ne skrivenih!), možete prvo odabrati cijelu tabelu, a zatim rasporediti po abecednom redu.

Neprepoznatljiva zaglavlja stupaca

Ako su zaglavlja vaših kolona formatirana drugačije od ostalih podataka, Excel je dovoljno pametan da ih identificira i isključi iz sortiranja. Ali ako red zaglavlja nema posebno formatiranje, zaglavlja vaših kolona će najvjerovatnije biti tretirana kao redovni unosi i završiti negdje u sredini sortiranih podataka. Kako biste spriječili da se to dogodi, odaberite samo redove podataka, a zatim sortirajte.

Kada koristite dijaloški okvir Sort , provjerite je li označen okvir za potvrdu Moji podaci imaju zaglavlja .

Kako sortirati po abecedi u Excelu s formulama

Microsoft Excel nudi niz funkcija za rješavanje mnogih različitih zadataka. Mnogi, ali ne svi. Ako se suočavate s izazovom za koji ne postoji ugrađeno rješenje, velike su šanse da ga možete postići formulom. To vrijedi i za sortiranje po abecednom redu. Ispod ćete pronaći nekoliko primjera kada se abecedni red može izvršiti samo pomoću formula.

Kako u Excelu rasporediti po prezimenu

Pošto postoji nekoliko uobičajenih načina za pisanje imena u engleski, ponekad se možete naći u situaciji kada jeunosi počinju imenom dok ih trebate abecedno rasporediti po prezimenu:

Opcije sortiranja u Excelu ne mogu pomoći u ovom slučaju, pa pribjegnimo formulama.

Sa punim imenom u A2 , umetnite sljedeće formule u dvije različite ćelije, a zatim ih kopirajte niz stupce do posljednje ćelije s podacima:

U C2 izdvojite ime :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

U D2, povucite prezime :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

A zatim spojite dijelove obrnutim redoslijedom odvojenim zarezom:

=D2&", "&C2

Detaljno objašnjenje formula možete pronaći ovdje, za sada se fokusirajmo samo na rezultate:

Pošto trebamo abecedno rasporediti imena, a ne formule, konvertirajte ih vrednostima. Za to odaberite sve ćelije formule (E2:E10) i pritisnite Ctrl + C da ih kopirate. Desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije, kliknite na Vrijednosti pod Opcije lijepljenja i pritisnite tipku Enter:

Dobro, skoro ste stigli! Sada odaberite bilo koju ćeliju u rezultujućoj koloni, kliknite na dugme A do Z ili Z do A na kartici Podaci i eto ga - a lista po abecednom redu prezimena:

U slučaju da se trebate vratiti na originalni format Ime Prezime , ima još malo posla za vas :

Ponovo podijelite imena na dva dijela koristeći donje formule (gdje je E2 ime odvojeno zarezima):

Nabavite prviime :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Nabavite prezime :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

I spojite dva dijela:

=G2&" "&H2

Izvršite još jednom konverziju formule u vrijednosti i spremni ste!

Proces može izgledati malo složeno na papiru, ali vjerujte mi, trajat će samo nekoliko minuta u vašem Excelu. Zapravo, trebat će vam čak i manje vremena nego čitanje ovog vodiča, a kamoli ručno postavljanje imena po abecedi :)

Kako abecedno rasporediti svaki red pojedinačno u Excelu

U jednom od prethodnih primjera o kojima smo raspravljali kako rasporediti redove u Excelu pomoću dijaloškog okvira Sortiranje. U tom primjeru radili smo sa koreliranim skupom podataka. Ali šta ako svaki red sadrži nezavisne informacije? Kako abecedno rasporedite svaki red pojedinačno?

U slučaju da imate razuman broj redova, možete ih sortirati jedan po jedan izvodeći ove korake. Ako imate stotine ili hiljade redova, to bi bio ogroman gubitak vremena. Formule mogu učiniti istu stvar mnogo brže.

Pretpostavimo da imate mnogo redova podataka koji bi trebali biti poređani po abecedi ovako:

Za početak kopirajte oznake redova na drugi radni list ili drugu lokaciju na istom listu, a zatim koristite sljedeću formulu niza da svaki red postavite abecednim redom (gdje je B2:D2 prvi red u izvornoj tablici):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Molim zapamtite da je ispravan način unosa formule polja u Excelpritiskom na Ctrl + Shift + Enter.

Ako niste baš zadovoljni formulama polja Excel, slijedite ove korake da biste ih ispravno unijeli u radni list:

1. Upišite formulu u prvu ćeliju (G2 u našem slučaju ) i pritisnite Ctrl + Shift + Enter. Dok to radite, Excel će priložiti formulu u {kovrdžavaste zagrade}. Ne pokušavajte ručno upisivati ​​zagrade, to neće raditi.
2. Odaberite ćeliju formule (G2) i povucite ručicu za popunjavanje udesno da kopirate formulu u druge ćelije prvog reda (do ćelije I2 u ovaj primjer).
3. Izaberite sve ćelije formule u prvom redu (G2:I2) i povucite ručicu za popunjavanje prema dolje da biste formulu kopirali u druge redove.

Važna napomena! Gornja formula radi s nekoliko upozorenja: vaši izvorni podaci ne bi trebali sadržavati prazne ćelije ili duplicirane vrijednosti .

Ako vaš skup podataka ima neke praznine, zamotajte formulu u funkciji IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Nažalost, ne postoji jednostavno rješenje za duplikate. Ako znate neku, podijelite je u komentarima!

Kako ova formula funkcionira

Gorenja formula je zasnovana na klasičnoj kombinaciji INDEX MATCH koja se koristi za obavljanje horizontalnog pretraživanja u Excelu. Ali pošto nam je potrebna neka vrsta "abecednog pretraživanja", ponovo smo ga napravili na ovaj način:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) upoređuje sve vrijednosti u istom redu jedan s drugim i vraća niz njihovog relativnog