यह ट्यूटोरियल आपको एक्सेल को वर्णानुक्रम में रखने के कुछ त्वरित और आसान तरीके सिखाएगा। यह गैर-तुच्छ कार्यों के लिए समाधान भी प्रदान करता है, उदाहरण के लिए अंतिम नाम से वर्णानुक्रम कैसे करें जब प्रविष्टियाँ पहले नाम से शुरू होती हैं।

एक्सेल में वर्णानुक्रमण एबीसी जितना आसान है। चाहे आप पूरी वर्कशीट या चयनित श्रेणी, लंबवत (एक कॉलम) या क्षैतिज (एक पंक्ति), आरोही (ए से जेड) या अवरोही (जेड से ए) को सॉर्ट कर रहे हों, ज्यादातर मामलों में कार्य एक बटन क्लिक के साथ पूरा किया जा सकता है। हालांकि, कुछ स्थितियों में, अंतर्निर्मित विशेषताएं रुक सकती हैं, लेकिन आप अभी भी सूत्रों के साथ वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने का तरीका खोज सकते हैं।

यह ट्यूटोरियल आपको एक्सेल में वर्णानुक्रमण करने के कुछ त्वरित तरीके दिखाएगा और छँटाई की समस्याओं का पूर्वानुमान लगाना और उन्हें रोकना सिखाएँ।

एक्सेल में वर्णानुक्रम कैसे करें

कुल मिलाकर, एक्सेल में वर्णानुक्रम में छाँटने के 3 मुख्य तरीके हैं: A-Z या Z-A बटन, सॉर्ट सुविधा, और फ़िल्टर। नीचे आपको प्रत्येक विधि पर विस्तृत मार्गदर्शन मिलेगा।

किसी कॉलम को वर्णानुक्रम में कैसे क्रमबद्ध करें

एक्सेल में वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करने का सबसे तेज़ तरीका यह है:

1. चुनें कॉलम में कोई भी सेल जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
2. डेटा टैब पर, सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में, या तो A-Z पर क्लिक करें आरोही क्रम में छाँटें या Z-A अवरोही क्रम में लगाएँ। पूर्ण!

इन्हीं बटनों को होम टैब > संपादन समूह से भी एक्सेस किया जा सकता हैरैंक। उदाहरण के लिए, पंक्ति 2 में यह {2,3,1} लौटाता है, जिसका अर्थ है कि कैडेन दूसरा है, ओलिवर तीसरा है, और एरिया पहला है। इस तरह, हम MATCH फ़ंक्शन के लिए लुकअप सरणी प्राप्त करते हैं।

COLUMNS($B2:B2) लुकअप मान प्रदान करता है। निरपेक्ष और सापेक्ष संदर्भों के एक चतुर उपयोग के कारण, दी गई संख्या 1 से बढ़ जाती है क्योंकि हम सही हो जाते हैं। अर्थात्, G2 के लिए, लुकअप मान 1 है, H2 - 2 के लिए, I2 - 3 के लिए। अपनी सापेक्ष स्थिति लौटाता है। उदाहरण के लिए, G2 के लिए, लुकअप मान 1 है, जो लुकअप सरणी में तीसरे स्थान पर है, इसलिए MATCH 3 देता है।

अंत में, INDEX पंक्ति में इसकी सापेक्ष स्थिति के आधार पर वास्तविक मान निकालता है। G2 के लिए, यह श्रेणी B2:D2 में तीसरा मान प्राप्त करता है, जो कि एरिया है।

Excel में प्रत्येक कॉलम को वर्णानुक्रम में कैसे क्रमबद्ध करें

यदि आप लंबवत रूप से व्यवस्थित डेटा के स्वतंत्र उपसमुच्चय के साथ काम कर रहे हैं स्तंभों में, आप प्रत्येक स्तंभ को व्यक्तिगत रूप से वर्णानुक्रमित करने के लिए उपरोक्त सूत्र को आसानी से बदल सकते हैं। बस COLUMNS() को ROWS() से बदलें, कुछ स्तंभ निर्देशांक निरपेक्ष और पंक्ति निर्देशांक सापेक्ष बनाएं और आपका सूत्र तैयार है:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

कृपया याद रखें कि यह सरणी सूत्र<14 है>, जिसे Ctrl + Shift + Enter से पूरा किया जाना चाहिए:

एक्सेल बिल्ट-इन सॉर्ट विकल्पों के साथ असंभव कार्यों के समाधान प्रदान करने के अलावा, सूत्रएक और (हालांकि विवादित :) लाभ है - वे सॉर्टिंग गतिशील बनाते हैं। इनबिल्ट सुविधाओं के साथ, आपको हर बार नई प्रविष्टियाँ जोड़े जाने पर अपने डेटा का सहारा लेना होगा। सूत्रों के साथ, आप किसी भी समय नया डेटा जोड़ सकते हैं और क्रमबद्ध सूचियां स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगी।

यदि आप अपनी नई वर्णमाला व्यवस्था को स्थिर बनाना चाहते हैं, तो पेस्ट स्पेशल<2 का उपयोग करके सूत्रों को उनके परिणामों से बदलें> > मान ।

इस ट्यूटोरियल में चर्चा किए गए सूत्रों को करीब से देखने के लिए, हमारे एक्सेल अल्फाबेटिकल ऑर्डर वर्कशीट को डाउनलोड करने के लिए आपका स्वागत है। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और अगले सप्ताह आपको हमारे ब्लॉग पर देखने की आशा करता हूं!

> सॉर्ट और फ़िल्टर करें:

किसी भी तरह से, एक्सेल आपकी सूची को तुरंत वर्णानुक्रमित कर देगा:

युक्ति। छँटाई करने के बाद और कुछ और करने से पहले, परिणामों पर ध्यानपूर्वक नज़र डालें। यदि कुछ गलत दिखता है, तो मूल क्रम को पुनर्स्थापित करने के लिए पूर्ववत करें बटन पर क्लिक करें।

वर्णानुक्रमिक करें और पंक्तियों को एक साथ रखें

यदि आपके डेटा सेट में दो या अधिक कॉलम हैं, तो आप कर सकते हैं कॉलम में से किसी एक को वर्णानुक्रम में रखने के लिए A-Z या Z-A बटन का उपयोग करें और पंक्तियों को अक्षुण्ण रखते हुए एक्सेल स्वचालित रूप से डेटा को अन्य कॉलम में स्थानांतरित कर देगा।

जैसा आप दाईं ओर क्रमबद्ध तालिका में देख सकते हैं, प्रत्येक पंक्ति में संबंधित जानकारी एक साथ रखी गई है:

कुछ स्थितियों में, ज्यादातर जब आपके डेटा सेट के बीच में केवल एक या कुछ सेल का चयन किया जाता है, एक्सेल यह सुनिश्चित नहीं है कि डेटा के किस भाग को क्रमबद्ध करना है और आपके निर्देश मांगता है। यदि आप संपूर्ण डेटासेट को सॉर्ट करना चाहते हैं, तो डिफ़ॉल्ट चयन का विस्तार करें विकल्प को चेक किया हुआ छोड़ दें, और सॉर्ट करें :

नोट पर क्लिक करें। इस ट्यूटोरियल में, एक "तालिका" केवल कोई डेटा सेट है। तकनीकी रूप से, हमारे सभी उदाहरण श्रेणियों के लिए हैं। एक्सेल टेबल में इनबिल्ट सॉर्टिंग और फिल्टरिंग विकल्प होते हैं।

एक्सेल में फिल्टर और अल्फाबेटाइज करें

एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने का एक और त्वरित तरीका एक फिल्टर जोड़ना है। इस पद्धति की सुंदरता यह है कि यह एक बार का सेटअप है - एक बार ऑटो फ़िल्टर लागू हो जाने के बाद, सभी कॉलमों के लिए सॉर्ट विकल्प केवल एक माउस हैंक्लिक करें।

अपनी तालिका में फ़िल्टर जोड़ना आसान है:

1. एक या कई कॉलम हेडर चुनें।
2. होम टैब पर , संपादन समूह में, क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें > फ़िल्टर करें क्लिक करें.
3. प्रत्येक कॉलम हेडर में छोटे ड्रॉप-डाउन तीर दिखाई देंगे. आप जिस कॉलम को वर्णानुक्रम में रखना चाहते हैं, उसके लिए ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें, और A से Z तक क्रमबद्ध करें चुनें:

कॉलम सीधे वर्णानुक्रम में है, और फ़िल्टर बटन पर एक छोटा ऊपर की ओर तीर छँटाई क्रम (आरोही) को इंगित करता है:

क्रम को उलटने के लिए, फ़िल्टर ड्रॉप-डाउन मेनू से Z को A पर क्रमबद्ध करें चुनें।

फ़िल्टर को हटाने के लिए, बस फ़िल्टर बटन पर फिर से क्लिक करें।

वर्णानुक्रम में कई कॉलम कैसे रखें

यदि आप चाहें कई कॉलमों में डेटा को वर्णानुक्रमित करने के लिए, एक्सेल सॉर्ट करें कमांड का उपयोग करें, जो आपके डेटा को सॉर्ट करने के तरीके पर अधिक नियंत्रण देता है।

उदाहरण के तौर पर, आइए अपने डेटासेट में एक और कॉलम जोड़ें, और फिर प्रविष्टियों को वर्णानुक्रम में पहले क्षेत्र , और फिर नाम के अनुसार व्यवस्थित करें:

ऐसा करने के लिए, कृपया निम्नलिखित चरणों का पालन करें:

1. वह संपूर्ण तालिका चुनें जिसे आप क्रमित करना चाहते हैं।

   ज्यादातर मामलों में, आप सिर्फ एक सेल का चयन कर सकते हैं और एक्सेल आपके बाकी डेटा को स्वचालित रूप से चुन लेगा, लेकिन यह एक त्रुटि-प्रवण दृष्टिकोण है, खासकर जब आपके डेटा में कुछ अंतराल (खाली सेल) होते हैं।

2. चालू डेटा टैब, क्रमबद्ध और amp; फ़िल्टर समूह, सॉर्ट करें
3. सॉर्ट करें संवाद बॉक्स आपके लिए बनाए गए पहले सॉर्टिंग स्तर के साथ स्वचालित रूप से दिखाई देगा, जैसा कि एक्सेल फिट देखता है .

   द्वारा क्रमबद्ध करें ड्रॉपडाउन बॉक्स में, उस कॉलम का चयन करें जिसे आप पहले वर्णानुक्रमित करना चाहते हैं, हमारे मामले में क्षेत्र । अन्य दो बक्सों में, डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स को छोड़ दें: सॉर्ट ऑन - सेल वैल्यू और ऑर्डर - A से Z :

   युक्ति। यदि पहली ड्रॉपडाउन शीर्षकों के बजाय कॉलम अक्षरों को दिखा रही है, तो मेरे डेटा में शीर्षलेख हैं बॉक्स को चेक करें।

4. स्तर जोड़ें बटन पर क्लिक करें अगला स्तर जोड़ने के लिए और दूसरे कॉलम के लिए विकल्पों का चयन करने के लिए।

   इस उदाहरण में, दूसरा स्तर नाम कॉलम में मानों को A से Z तक वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करता है:

   युक्ति। यदि आप एक ही मानदंड के साथ कई कॉलमों द्वारा सॉर्ट कर रहे हैं, तो लेवल जोड़ें के बजाय कॉपी लेवल पर क्लिक करें। इस मामले में, आपको केवल पहले बॉक्स में एक अलग कॉलम चुनना होगा।

5. जरूरत पड़ने पर और सॉर्ट स्तर जोड़ें, और ठीक पर क्लिक करें।

Excel आपके डेटा को निर्दिष्ट क्रम में क्रमबद्ध करेगा। जैसा कि नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, हमारी तालिका को वर्णानुक्रम में ठीक उसी तरह व्यवस्थित किया गया है जैसा उसे होना चाहिए: पहले क्षेत्र , और फिर नाम :

पंक्तियों को वर्णानुक्रम में कैसे क्रमबद्ध करें एक्सेल

यदि आपका डेटा क्षैतिज रूप से व्यवस्थित है, तो आप इसे वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना चाह सकते हैंपंक्तियों के पार। यह एक्सेल सॉर्ट करें फीचर का उपयोग करके भी किया जा सकता है। इसका तरीका यहां दिया गया है:

1. वह श्रेणी चुनें जिसे आप क्रमित करना चाहते हैं। यदि आपकी तालिका में पंक्ति लेबल हैं जिन्हें स्थानांतरित नहीं किया जाना चाहिए, तो उन्हें बाहर छोड़ना सुनिश्चित करें।
2. डेटा टैब > क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें समूह पर जाएं, और क्लिक करें सॉर्ट करें :
3. सॉर्ट करें संवाद बॉक्स में, विकल्प...
4. में क्लिक करें छोटा सॉर्ट विकल्प डायलॉग जो दिखाई देता है, बाएं से दाएं सॉर्ट करें चुनें, और सॉर्ट करें <पर वापस जाने के लिए ओके क्लिक करें 12>
5. द्वारा क्रमबद्ध करें ड्रॉप-डाउन सूची से, उस पंक्ति संख्या का चयन करें जिसे आप वर्णानुक्रम में करना चाहते हैं (इस उदाहरण में पंक्ति 1)। अन्य दो बक्सों में, डिफ़ॉल्ट मान ठीक काम करेंगे, इसलिए हम उन्हें ( सेल मान सॉर्ट ऑन बॉक्स में, और A से Z में रखते हैं ऑर्डर बॉक्स), और ओके पर क्लिक करें:

परिणाम के रूप में, हमारी तालिका में पहली पंक्ति वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध है, और शेष डेटा है तदनुसार पुनर्व्यवस्थित, प्रविष्टियों के बीच सभी सहसंबंधों को संरक्षित करना:

एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने में समस्याएं

एक्सेल सॉर्ट करने की विशेषताएं अद्भुत हैं, लेकिन यदि आप अपूर्ण रूप से संरचित डेटा के साथ काम कर रहे हैं, तो चीजें बहुत गलत हो सकती हैं . यहां दो सामान्य समस्याएं हैं।

रिक्त या छिपे हुए कॉलम और पंक्तियां

यदि आपके डेटा में खाली या छिपी हुई पंक्तियां और कॉलम हैं, और आप सॉर्ट बटन पर क्लिक करने से पहले सिर्फ एक सेल का चयन करते हैं, केवलपहली खाली पंक्ति और/या कॉलम तक आपके डेटा का हिस्सा सॉर्ट किया जाएगा।

छंटने से पहले खाली जगह को खत्म करना और सभी छिपे हुए क्षेत्रों को सामने लाना एक आसान समाधान है। रिक्त पंक्तियों के मामले में (छिपी पंक्तियाँ नहीं!), आप पहले संपूर्ण तालिका का चयन कर सकते हैं, और फिर वर्णानुक्रम में।

पहचानने योग्य कॉलम हेडर

यदि आपके कॉलम हेडर को बाकी डेटा से अलग तरीके से फॉर्मेट किया गया है, तो एक्सेल उन्हें पहचानने और सॉर्ट करने से बाहर करने के लिए काफी स्मार्ट है। लेकिन यदि हेडर पंक्ति में कोई विशेष स्वरूपण नहीं है, तो आपके कॉलम हेडर को नियमित प्रविष्टियों के रूप में माना जाएगा और सॉर्ट किए गए डेटा के बीच में कहीं समाप्त हो जाएगा। ऐसा होने से रोकने के लिए, केवल डेटा पंक्तियों का चयन करें और फिर क्रमबद्ध करें।

सॉर्ट करें संवाद बॉक्स का उपयोग करते समय, सुनिश्चित करें कि मेरे डेटा में हेडर हैं चेकबॉक्स चयनित है।

सूत्रों के साथ एक्सेल में वर्णानुक्रम में कैसे सॉर्ट करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल कई अलग-अलग कार्यों से निपटने के लिए कई प्रकार की सुविधाएँ प्रदान करता है। बहुत सारे, लेकिन सभी नहीं। यदि आप एक ऐसी चुनौती का सामना कर रहे हैं जिसका कोई अंतर्निहित समाधान नहीं है, तो संभावना है कि इसे एक सूत्र के साथ पूरा किया जा सकता है। यह वर्णमाला छँटाई के लिए भी सही है। नीचे, आपको कुछ उदाहरण मिलेंगे जब वर्णमाला क्रम केवल सूत्रों के साथ ही किया जा सकता है। अंग्रेजी, आप कभी-कभी खुद को ऐसी स्थिति में पा सकते हैं जबप्रविष्टियाँ पहले नाम से शुरू होती हैं जबकि आपको उन्हें अंतिम नाम से वर्णानुक्रमित करने की आवश्यकता होती है:

एक्सेल के सॉर्ट विकल्प इस मामले में मदद नहीं कर सकते हैं, इसलिए सूत्रों का सहारा लें।

A2 में पूरे नाम के साथ , निम्नलिखित सूत्रों को दो अलग-अलग सेल में डालें, और फिर उन्हें डेटा के साथ अंतिम सेल तक कॉलम में कॉपी करें:

C2 में, पहला नाम :

निकालें =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

D2 में, अंतिम नाम :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

और फिर, अल्पविराम द्वारा अलग किए गए उल्टे क्रम में भागों को जोड़ दें:

=D2&", "&C2

सूत्रों की विस्तृत व्याख्या यहां पाई जा सकती है, अभी के लिए हम केवल परिणामों पर ध्यान केंद्रित करते हैं:

चूंकि हमें नामों को वर्णानुक्रमित करने की आवश्यकता है, सूत्रों की नहीं, उन्हें परिवर्तित करें मूल्यों के लिए। इसके लिए, सभी सूत्र कक्षों (E2:E10) का चयन करें और उन्हें कॉपी करने के लिए Ctrl + C दबाएं। चयनित सेल पर राइट-क्लिक करें, पेस्ट विकल्प के अंतर्गत मान पर क्लिक करें, और एंटर कुंजी दबाएं:

अच्छा, आप लगभग हो गए हैं! अब, परिणामी कॉलम में किसी भी सेल का चयन करें, डेटा टैब पर A से Z या Z से A बटन पर क्लिक करें, और यह आपके पास है - a अंतिम नाम से वर्णानुक्रमित सूची:

यदि आपको मूल प्रथम नाम अंतिम नाम प्रारूप में वापस जाने की आवश्यकता है, तो आपके लिए थोड़ा और काम करना है :

नीचे दिए गए सूत्रों का उपयोग करके नामों को फिर से दो भागों में विभाजित करें (जहां E2 अल्पविराम से अलग किया गया नाम है):

पहले प्राप्त करेंनाम :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

अंतिम नाम प्राप्त करें:

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

और दोनों भागों को एक साथ लाएं:

=G2&" "&H2

मूल्य रूपांतरण के सूत्र एक बार और करें, और आप आगे बढ़ने के लिए तैयार हैं!

कागज पर यह प्रक्रिया थोड़ी जटिल लग सकती है, लेकिन मुझ पर विश्वास करें, यह आपके एक्सेल में कुछ ही मिनट लगेंगे। वास्तव में, इस ट्यूटोरियल को पढ़ने से भी कम समय लगेगा, मैन्युअल रूप से नामों को वर्णानुक्रमित करने की तो बात ही छोड़िए :)

Excel में प्रत्येक पंक्ति को अलग-अलग वर्णानुक्रमित कैसे करें

पिछले उदाहरणों में से एक में हमने चर्चा की सॉर्ट डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके Excel में पंक्तियों को वर्णानुक्रमित कैसे करें। उस उदाहरण में, हम डेटा के सहसंबद्ध सेट के साथ काम कर रहे थे। लेकिन क्या होगा यदि प्रत्येक पंक्ति में स्वतंत्र जानकारी हो? आप प्रत्येक पंक्ति को अलग-अलग कैसे वर्णानुक्रमित करते हैं?

यदि आपके पास पंक्तियों की उचित संख्या है, तो आप इन चरणों का पालन करते हुए उन्हें एक-एक करके क्रमबद्ध कर सकते हैं। यदि आपके पास सैकड़ों या हजारों पंक्तियाँ हैं, तो यह समय की भारी बर्बादी होगी। सूत्र एक ही काम बहुत तेजी से कर सकते हैं।

मान लें कि आपके पास डेटा की कई पंक्तियाँ हैं जिन्हें वर्णानुक्रम में इस तरह पुनर्व्यवस्थित किया जाना चाहिए:

शुरू करने के लिए, पंक्ति लेबल को किसी अन्य वर्कशीट में कॉपी करें या उसी शीट में एक और स्थान, और फिर प्रत्येक पंक्ति को वर्णानुक्रम में रखने के लिए निम्न सरणी सूत्र का उपयोग करें (जहाँ B2:D2 स्रोत तालिका में पहली पंक्ति है):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

कृपया याद रखें कि एक्सेल में सरणी सूत्र दर्ज करने का सही तरीका हैCtrl + Shift + Enter दबाकर।

यदि आप एक्सेल सरणी सूत्रों के साथ बहुत सहज नहीं हैं, तो कृपया इसे अपनी वर्कशीट में सही ढंग से दर्ज करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. पहले सेल में सूत्र टाइप करें (हमारे मामले में G2) ), और Ctrl + Shift + Enter दबाएं. जैसा कि आप ऐसा करते हैं, एक्सेल सूत्र को {घुंघराले ब्रेसिज़} में संलग्न करेगा। कोष्ठकों को मैन्युअल रूप से टाइप करने का प्रयास न करें, यह काम नहीं करेगा। यह उदाहरण)।
2. पहली पंक्ति (G2:I2) में सभी सूत्र कक्षों का चयन करें और सूत्र को अन्य पंक्तियों में कॉपी करने के लिए भरण हैंडल को नीचे की ओर खींचें।

महत्वपूर्ण नोट! उपरोक्त सूत्र कुछ चेतावनियों के साथ काम करता है: आपके स्रोत डेटा में रिक्त सेल या डुप्लिकेट मान नहीं होने चाहिए।

यदि आपके डेटासेट में कुछ रिक्त हैं, तो सूत्र को रैप करें IFERROR फ़ंक्शन में:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

दुर्भाग्य से, डुप्लीकेट के लिए कोई आसान समाधान नहीं है। यदि आप किसी एक को जानते हैं, तो कृपया टिप्पणियों में साझा करें!

यह सूत्र कैसे काम करता है

उपरोक्त सूत्र क्लासिक INDEX MATCH संयोजन पर आधारित है जिसका उपयोग एक्सेल में क्षैतिज लुकअप करने के लिए किया जाता है। लेकिन चूँकि हमें "अल्फाबेटिकल लुकअप" की आवश्यकता है, हमने इसे इस तरह से फिर से बनाया है:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) सभी मानों की तुलना करता है एक दूसरे के साथ एक ही पंक्ति में और उनके रिश्तेदार की एक सरणी देता है