Acest tutorial vă va învăța câteva modalități rapide și simple de a pune Excel în ordine alfabetică. De asemenea, oferă soluții pentru sarcini non-triviale, de exemplu, cum se face ordonarea alfabetică după numele de familie atunci când intrările încep cu prenumele.

Sortarea alfabetică în Excel este la fel de ușoară ca ABC. Indiferent dacă sortați o întreagă foaie de calcul sau un interval selectat, pe verticală (o coloană) sau pe orizontală (un rând), în ordine crescătoare (de la A la Z) sau descrescătoare (de la Z la A), în majoritatea cazurilor sarcina poate fi îndeplinită cu un clic pe un buton. În unele situații, totuși, funcțiile încorporate se pot împiedica, dar puteți găsi totuși o modalitate de a sorta în ordine alfabetică cuformule.

Acest tutorial vă va arăta câteva modalități rapide de a scrie în ordine alfabetică în Excel și vă va învăța cum să prevedeți și să preveniți problemele de sortare.

Cum să alfabetizezi în Excel

În general, există 3 modalități principale de sortare alfabetică în Excel: butonul A-Z sau Z-A, funcția de sortare și filtrul. Mai jos veți găsi îndrumări detaliate pentru fiecare metodă.

Cum să sortați o coloană în ordine alfabetică

Cel mai rapid mod de a sorta în ordine alfabetică în Excel este acesta:

1. Selectați orice celulă din coloana pe care doriți să o sortați.
2. Pe Date în fila Sortare și filtrare grup, faceți clic fie pe A-Z pentru a sorta în ordine crescătoare sau Z-A pentru a sorta descrescător. Gata!

Aceleași butoane pot fi accesate și din Acasă tab> Editare grup> Sortare și filtrare :

În orice caz, Excel va pune lista în ordine alfabetică instantaneu:

Sfat: După ce ați efectuat sortarea și înainte de a face orice altceva, uitați-vă atent la rezultate. Dacă ceva pare în neregulă, faceți clic pe butonul Desfaceți pentru a restabili ordinea inițială.

Alfabetizați și păstrați rândurile împreună

Dacă setul de date conține două sau mai multe coloane, puteți utiliza funcția A-Z sau Z-A pentru a pune una dintre coloane în ordine alfabetică, iar Excel va muta automat datele din celelalte coloane, păstrând rândurile intacte.

După cum puteți vedea în tabelul sortat din dreapta, informațiile aferente din fiecare rând sunt păstrate împreună:

În unele situații, mai ales atunci când sunt selectate doar una sau câteva celule din mijlocul setului de date, Excel nu este sigur ce parte a datelor să sorteze și vă solicită instrucțiuni. Dacă doriți să sortați întregul set de date, lăsați opțiunea implicită Extindeți selecția și faceți clic pe Sortare :

Notă. În acest tutorial, un "tabel" este orice set de date. Din punct de vedere tehnic, toate exemplele noastre sunt pentru intervale. Tabelul Excel are încorporate opțiuni de sortare și filtrare.

Filtrare și alfabetizare în Excel

O altă modalitate rapidă de sortare alfabetică în Excel este adăugarea unui filtru. Frumusețea acestei metode constă în faptul că este configurată o singură dată - odată ce filtrul automat este aplicat, opțiunile de sortare pentru toate coloanele sunt la un singur clic de mouse distanță.

Adăugarea unui filtru în tabel este simplă:

1. Selectați unul sau mai multe titluri de coloană.
2. Pe Acasă fila, în grupul Editare, faceți clic pe Sortare și filtrare > Filtru .
3. În fiecare dintre titlurile coloanelor vor apărea mici săgeți derulante. Faceți clic pe săgeata derulantă pentru coloana pe care doriți să o puneți în ordine alfabetică și selectați Sortare de la A la Z :

Coloana este pusă imediat în ordine alfabetică, iar o mică săgeată în sus pe butonul de filtrare indică ordinea de sortare (ascendentă):

Pentru a inversa ordinea, selectați Sortează de la Z la A din meniul derulant al filtrului.

La îndepărtați filtrul , faceți clic pe butonul Filtru din nou.

Cum să puneți mai multe coloane în ordine alfabetică

În cazul în care doriți să puneți în ordine alfabetică datele din mai multe coloane, utilizați Excel Sortare care oferă mai mult control asupra modului în care sunt sortate datele.

Ca exemplu, să adăugăm încă o coloană la setul nostru de date, apoi să aranjăm intrările în ordine alfabetică, mai întâi prin Regiune , și apoi prin Nume :

Pentru a face acest lucru, vă rugăm să efectuați următorii pași:

1. Selectați întregul tabel pe care doriți să îl sortați.

   În cele mai multe cazuri, puteți selecta doar o singură celulă, iar Excel va selecta automat restul datelor, dar aceasta este o abordare predispusă la erori, în special atunci când există unele spații libere (celule goale) în datele dumneavoastră.

2. Pe Date în fila Sortare & Filtrare grup, faceți clic pe butonul Sortare
3. The Sortare se va afișa o casetă de dialog cu primul nivel de sortare creat automat, așa cum Excel consideră potrivit.

   În Sortează după selectați coloana pe care doriți să o puneți în ordine alfabetică mai întâi, Regiune În celelalte două casete, lăsați setările implicite: Sortare pe - Valorile celulelor și Comandă - De la A la Z :

   Sfat: Dacă prima listă derulantă afișează litere de coloană în loc de titluri, bifați opțiunea Datele mele au anteturi cutie.

4. Faceți clic pe butonul Adăugați nivelul pentru a adăuga următorul nivel și a selecta opțiunile pentru o altă coloană.

   În acest exemplu, cel de-al doilea nivel sortează valorile din Nume coloana în ordine alfabetică de la A la Z:

   Sfat. Dacă sortați după mai multe coloane cu aceleași criterii, faceți clic pe Nivelul de copiere în loc de Adăugați nivelul În acest caz, va trebui doar să alegeți o altă coloană în prima casetă.

5. Adăugați mai multe niveluri de sortare, dacă este necesar, și faceți clic pe OK .

Excel va sorta datele în ordinea specificată. După cum se arată în captura de ecran de mai jos, tabelul nostru este aranjat în ordine alfabetică exact așa cum ar trebui: mai întâi după Regiune , și apoi prin Nume :

Cum să sortați rândurile în ordine alfabetică în Excel

Dacă datele dvs. sunt aranjate pe orizontală, este posibil să doriți să le sortați în ordine alfabetică pe rânduri. Acest lucru poate fi realizat și prin utilizarea funcției Excel Sortare Iată cum:

1. Selectați intervalul pe care doriți să îl sortați. Dacă tabelul dvs. are etichete de rând care nu ar trebui să fie mutate, asigurați-vă că nu le includeți.
2. Mergeți la Date tab> Sortare și filtrare grup, apoi faceți clic pe Sortare :
3. În Sortare caseta de dialog, faceți clic pe butonul Opțiuni...
4. În micul Opțiuni de sortare care apare, selectați Sortează de la stânga la dreapta , și faceți clic pe OK pentru a reveni la Sortare
5. De la Sortează după lista derulantă, selectați numărul rândului pe care doriți să îl alfabetizați (Rândul 1 în acest exemplu). În celelalte două casete, valorile implicite vor fi suficiente, așa că le păstrăm ( Valorile celulelor în Sortare pe caseta, și De la A la Z în Comandă ) și faceți clic pe OK:

Ca rezultat, primul rând din tabelul nostru este sortat în ordine alfabetică, iar restul datelor este rearanjat în consecință, păstrând toate corelațiile dintre intrări:

Probleme cu sortarea în ordine alfabetică în Excel

Funcțiile de sortare din Excel sunt uimitoare, dar dacă lucrați cu date structurate în mod imperfect, lucrurile pot merge teribil de prost. Iată cele două probleme comune.

Coloane și rânduri goale sau ascunse

Dacă există rânduri și coloane goale sau ascunse în datele dumneavoastră și selectați doar o singură celulă înainte de a face clic pe butonul de sortare, va fi sortată doar partea de date de până la primul rând și/sau coloană goală.

O soluție simplă este să eliminați spațiile goale și să dezascundeți toate zonele ascunse înainte de sortare. În cazul rândurilor goale (nu al celor ascunse!), puteți selecta mai întâi întregul tabel și apoi să îl ordonați alfabetic.

Anteturi de coloană nerecunoscute

Dacă anteturile de coloană sunt formatate diferit de restul datelor, Excel este suficient de inteligent pentru a le identifica și a le exclude de la sortare. Dar dacă rândul de antet nu are o formatare specială, cel mai probabil anteturile de coloană vor fi tratate ca intrări obișnuite și vor ajunge undeva la mijlocul datelor sortate. Pentru a preveni acest lucru, selectați numai rândurile de date și apoi sortați.

Atunci când se utilizează Sortare caseta de dialog, asigurați-vă că Datele mele au anteturi este selectată caseta de verificare.

Cum să sortați alfabetic în Excel cu formule

Microsoft Excel oferă o varietate de funcții pentru a face față multor sarcini diferite. Multe, dar nu toate. Dacă vă confruntați cu o provocare pentru care nu există o soluție încorporată, sunt șanse ca aceasta să poată fi realizată cu o formulă. Acest lucru este valabil și în cazul ordonării alfabetice. Mai jos, veți găsi câteva exemple în care ordonarea alfabetică nu poate fi realizată decât cu ajutorul formulelor.

Cum să alfabetizezi în Excel după numele de familie

Deoarece există câteva moduri obișnuite de a scrie numele în limba engleză, este posibil să vă aflați uneori în situația în care intrările încep cu prenumele, în timp ce trebuie să le ordonați alfabetic după numele de familie:

Opțiunile de sortare ale Excel nu vă pot ajuta în acest caz, așa că trebuie să apelăm la formule.

Cu un nume complet în A2, introduceți următoarele formule în două celule diferite, apoi copiați-le în josul coloanelor până la ultima celulă cu date:

În C2, extrageți prenumele :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

În D2, trageți butonul numele de familie :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Și apoi, a concatenat părțile în ordine inversă, separate prin virgulă:

=D2&", "&C2

Explicația detaliată a formulelor poate fi găsită aici, dar deocamdată să ne concentrăm doar asupra rezultatelor:

Deoarece trebuie să alfabetizăm numele, nu formulele, convertiți-le în valori. Pentru aceasta, selectați toate celulele cu formule (E2:E10) și apăsați Ctrl + C pentru a le copia. Faceți clic dreapta pe celulele selectate, faceți clic pe Valori la adresa Opțiuni de lipire , apoi apăsați tasta Enter:

Bun, aproape ați ajuns! Acum, selectați orice celulă din coloana rezultată, faceți clic pe butonul De la A la Z sau De la Z la A de pe butonul Date și gata - o listă în ordine alfabetică după numele de familie:

În cazul în care aveți nevoie să reveniți la originalul Primul nume Numele de familie În acest format, mai aveți puțin de lucru:

Împărțiți din nou numele în două părți folosind formulele de mai jos (unde E2 este un nume separat prin virgulă):

Obțineți prenumele :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Obțineți numele de familie :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Și aduceți cele două părți împreună:

=G2&" "&H2

Efectuați conversia formulelor în valori încă o dată și sunteți gata de plecare!

Procesul poate părea un pic complex pe hârtie, dar credeți-mă, va dura doar câteva minute în Excel-ul dvs. De fapt, va dura chiar mai puțin timp decât citirea acestui tutorial, ca să nu mai vorbim de alfabetizarea manuală a numelor :)

Cum să alfabetizați fiecare rând în ordine alfabetică în mod individual în Excel

Într-unul dintre exemplele anterioare am discutat despre cum să ordonăm alfabetic rândurile în Excel utilizând caseta de dialog Sortare. În acel exemplu, aveam de-a face cu un set de date corelate. Dar dacă fiecare rând conține informații independente? Cum se face ordonarea alfabetică a fiecărui rând în parte?

În cazul în care aveți un număr rezonabil de rânduri, le puteți sorta unul câte unul executând acești pași. Dacă aveți sute sau mii de rânduri, ar fi o pierdere enormă de timp. Formulele pot face același lucru mult mai rapid.

Să presupunem că aveți mai multe rânduri de date care ar trebui rearanjate în ordine alfabetică astfel:

Pentru început, copiați etichetele rândurilor într-o altă foaie de lucru sau într-o altă locație din aceeași foaie, apoi utilizați următoarea formulă de matrice pentru a pune fiecare rând în ordine alfabetică (unde B2:D2 este primul rând din tabelul sursă):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0)))

Vă rugăm să rețineți că modul corect de a introduce o formulă de matrice în Excel este apăsând Ctrl + Shift + Enter .

Dacă nu vă descurcați foarte bine cu formulele de matrice Excel, vă rugăm să urmați acești pași pentru a le introduce corect în foaia de calcul:

1. Introduceți formula în prima celulă (G2 în cazul nostru) și apăsați Ctrl + Shift + Enter . În acest fel, Excel va include formula în {între paranteze curbe}. Nu încercați să introduceți manual parantezele, nu va funcționa.
2. Selectați celula de formulă (G2) și trageți mânerul de umplere spre dreapta pentru a copia formula în alte celule din primul rând (până la celula I2 în acest exemplu).
3. Selectați toate celulele de formulă din primul rând (G2:I2) și trageți mânerul de umplere în jos pentru a copia formula în alte rânduri.

Notă importantă! Formula de mai sus funcționează cu câteva avertismente: datele sursă nu trebuie să conțină celule goale sau valori duplicate .

Dacă setul de date are câteva spații libere, includeți formula în funcția IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), ""), "")

Din păcate, nu există o soluție ușoară pentru duplicate. Dacă știți una, vă rugăm să o împărtășiți în comentarii!

Cum funcționează această formulă

Formula de mai sus se bazează pe combinația clasică INDEX MATCH utilizată pentru a efectua căutări orizontale în Excel. Dar, deoarece avem nevoie de un fel de "căutare alfabetică", am reconstruit-o în acest mod:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) compară toate valorile din același rând între ele și returnează un array cu rangul lor relativ. De exemplu, în rândul 2 returnează {2,3,1}, ceea ce înseamnă că Caden este al doilea, Oliver este al treilea, iar Aria este primul. În acest fel, obținem array-ul de căutare pentru funcția MATCH.

COLUMNS($B2:B2) furnizează valoarea de căutare. Datorită unei utilizări inteligente a referințelor absolute și relative, numărul returnat este mărit cu 1 pe măsură ce mergem spre dreapta. Adică, pentru G2, valoarea de căutare este 1, pentru H2 - 2, pentru I2 - 3.

MATCH caută valoarea de căutare calculată de COLUMNS() în matricea de căutări returnată de COUNTIF() și returnează poziția sa relativă. De exemplu, pentru G2, valoarea de căutare este 1, care se află pe poziția a treia în matricea de căutări, astfel încât MATCH returnează 3.

În cele din urmă, INDEX extrage valoarea reală pe baza poziției sale relative în rând. Pentru G2, extrage a treia valoare din intervalul B2:D2, care este Aria.

Cum să sortați fiecare coloană în ordine alfabetică în Excel

Dacă aveți de-a face cu subseturi independente de date organizate pe verticală în coloane, puteți modifica cu ușurință formula de mai sus pentru a pune în ordine alfabetică fiecare coloană în parte. Pur și simplu înlocuiți COLUMNS() cu ROWS(), faceți câteva coordonate de coloană absolute și coordonate de rând relative și formula dvs. este gata:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0)))

Vă rugăm să vă amintiți că este un formula matricei , care trebuie completat cu Ctrl + Shift + Enter :

În afară de faptul că oferă soluții pentru sarcinile imposibil de realizat cu opțiunile de sortare încorporate în Excel, formulele mai au un avantaj (deși discutabil :) - fac sortarea dinamic Cu funcțiile încorporate, va trebui să recurgeți la date de fiecare dată când sunt adăugate noi intrări. Cu ajutorul formulelor, puteți adăuga noi date în orice moment, iar listele sortate se vor actualiza automat.

Dacă preferați ca noul dvs. aranjament alfabetic să fie static, înlocuiți formulele cu rezultatele lor folosind Lipire specială > Valori .

Pentru a vedea mai îndeaproape formulele discutate în acest tutorial, vă invităm să descărcați foaia de lucru Excel Alphabetical Order. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne revedem pe blog săptămâna viitoare!