Questa esercitazione vi insegnerà alcuni modi semplici e veloci per mettere in ordine alfabetico Excel, fornendo anche soluzioni per compiti non banali, ad esempio come mettere in ordine alfabetico il cognome quando le voci iniziano con il nome.

Ordinare in ordine alfabetico in Excel è facile come l'ABC. Che si tratti di ordinare un intero foglio di lavoro o un intervallo selezionato, verticalmente (una colonna) o orizzontalmente (una riga), in modo ascendente (da A a Z) o discendente (da Z ad A), nella maggior parte dei casi l'operazione può essere eseguita con un clic del mouse. In alcune situazioni, tuttavia, le funzioni integrate possono avere dei problemi, ma è comunque possibile trovare un modo per ordinare in ordine alfabetico conformule.

Questa esercitazione mostra alcuni modi rapidi per mettere in ordine alfabetico Excel e insegna come prevedere e prevenire i problemi di ordinamento.

Come mettere in ordine alfabetico in Excel

In generale, esistono 3 modi principali per ordinare in ordine alfabetico in Excel: il pulsante A-Z o Z-A, la funzione Ordina e il filtro. Di seguito troverete le indicazioni dettagliate su ciascun metodo.

Come ordinare una colonna in ordine alfabetico

Il modo più veloce per ordinare in ordine alfabetico in Excel è questo:

1. Selezionare una cella qualsiasi della colonna che si desidera ordinare.
2. Sul Dati nella scheda Ordinamento e filtro gruppo, fare clic su uno dei due gruppi A-Z per ordinare in modo ascendente o Z-A per ordinare in modo decrescente. Fatto!

Gli stessi pulsanti sono accessibili anche da Casa scheda> Editing gruppo> Ordinamento e filtro :

In ogni caso, Excel metterà in ordine alfabetico l'elenco istantaneamente:

Suggerimento: dopo aver effettuato l'ordinamento e prima di fare qualsiasi altra cosa, osservate attentamente i risultati. Se qualcosa sembra sbagliato, fate clic sul pulsante Annullamento per ripristinare l'ordine originale.

Mettere in ordine alfabetico e tenere insieme le righe

Se l'insieme di dati contiene due o più colonne, è possibile utilizzare l'opzione A-Z o Z-A per mettere una delle colonne in ordine alfabetico ed Excel sposterà automaticamente i dati nelle altre colonne, mantenendo intatte le righe.

Come si può vedere nella tabella ordinata sulla destra, le informazioni correlate in ogni riga sono tenute insieme:

In alcune situazioni, soprattutto quando vengono selezionate solo una o poche celle al centro dell'insieme di dati, Excel non sa quale parte dei dati ordinare e chiede istruzioni. Se si desidera ordinare l'intero insieme di dati, lasciare l'opzione predefinita Espandere la selezione e fare clic su Ordinamento :

Nota: in questa esercitazione, per "tabella" si intende un qualsiasi insieme di dati. Tecnicamente, tutti gli esempi sono relativi a intervalli. La tabella di Excel dispone di opzioni di ordinamento e filtraggio incorporate.

Filtrare e mettere in ordine alfabetico in Excel

Un altro modo rapido per ordinare in ordine alfabetico in Excel è aggiungere un filtro. Il bello di questo metodo è che si tratta di un'unica impostazione: una volta applicato il filtro automatico, le opzioni di ordinamento per tutte le colonne sono a portata di mouse.

Aggiungere un filtro alla tabella è facile:

1. Selezionare una o più intestazioni di colonna.
2. Sul Casa nella scheda Modifica, nel gruppo Modifica, fare clic su Ordinamento e filtro > Filtro .
3. In ciascuna delle intestazioni di colonna appariranno delle piccole frecce a discesa. Fare clic sulla freccia a discesa della colonna che si desidera mettere in ordine alfabetico e selezionare Ordinamento dalla A alla Z :

La colonna è subito in ordine alfabetico e una piccola freccia verso l'alto sul pulsante del filtro indica l'ordine di ordinamento (crescente):

Per invertire l'ordine, selezionare Ordina da Z ad A dal menu a discesa del filtro.

A rimuovere il filtro è sufficiente fare clic sul pulsante Filtro di nuovo il pulsante.

Come mettere più colonne in ordine alfabetico

Nel caso in cui si vogliano mettere in ordine alfabetico i dati in più colonne, utilizzare l'opzione Excel Ordinamento che permette di controllare meglio l'ordinamento dei dati.

A titolo di esempio, aggiungiamo un'altra colonna al nostro set di dati e disponiamo le voci in ordine alfabetico prima per Regione e poi da Nome :

Per farlo, eseguire i seguenti passaggi:

1. Selezionare l'intera tabella che si desidera ordinare.

   Nella maggior parte dei casi, è possibile selezionare una sola cella ed Excel sceglierà automaticamente il resto dei dati, ma si tratta di un approccio a rischio di errore, soprattutto quando ci sono degli spazi vuoti (celle vuote) all'interno dei dati.

2. Sul Dati nella scheda Ordinamento e filtro fare clic sul gruppo Ordinamento
3. Il Ordinamento La finestra di dialogo viene visualizzata con il primo livello di ordinamento creato automaticamente secondo le esigenze di Excel.

   Nel Ordina per selezionare la colonna che si desidera mettere in ordine alfabetico per prima, Regione Nelle altre due caselle, lasciare le impostazioni predefinite: Ordina su - Valori delle celle e Ordine - Dalla A alla Z :

   Suggerimento: se il primo menu a tendina mostra le lettere delle colonne anziché le intestazioni, spuntare l'opzione I miei dati hanno intestazioni box.

4. Fare clic sul pulsante Aggiungi livello per aggiungere il livello successivo e selezionare le opzioni per un'altra colonna.

   In questo esempio, il secondo livello ordina i valori nella cartella Nome colonna in ordine alfabetico dalla A alla Z:

   Suggerimento: se si esegue l'ordinamento in base a più colonne con gli stessi criteri, fare clic su Livello di copia invece di Aggiungi livello In questo caso, sarà sufficiente scegliere una colonna diversa nella prima casella.

5. Aggiungere altri livelli di ordinamento, se necessario, e fare clic su OK .

Excel ordinerà i dati nell'ordine specificato. Come mostrato nella schermata seguente, la nostra tabella è disposta in ordine alfabetico esattamente come dovrebbe: prima per Regione e poi da Nome :

Come ordinare le righe in ordine alfabetico in Excel

Se i dati sono disposti orizzontalmente, è possibile ordinarli in ordine alfabetico tra le righe. Questo può essere fatto anche utilizzando il comando Excel Ordinamento Ecco come:

1. Selezionare l'intervallo che si desidera ordinare. Se la tabella ha etichette di riga che non devono essere spostate, assicurarsi di lasciarle fuori.
2. Vai al sito Dati scheda> Ordinamento e filtro e fare clic su Ordinamento :
3. Nel Ordinamento fare clic sulla finestra di dialogo Opzioni...
4. Nel piccolo Opzioni di ordinamento che appare, selezionare Ordinamento da sinistra a destra e fare clic su OK per tornare al Ordinamento
5. Dal Ordina per selezionare il numero di riga che si desidera mettere in ordine alfabetico (riga 1 in questo esempio). Nelle altre due caselle, i valori predefiniti vanno bene, quindi li manteniamo ( Valori delle celle nel Ordina su e Dalla A alla Z nel Ordine ) e fare clic su OK:

Di conseguenza, la prima riga della nostra tabella viene ordinata in ordine alfabetico e il resto dei dati viene riordinato di conseguenza, preservando tutte le correlazioni tra le voci:

Problemi con l'ordinamento alfabetico in Excel

Le funzioni di ordinamento di Excel sono straordinarie, ma se si lavora con dati strutturati in modo imperfetto, le cose possono andare terribilmente male. Ecco i due problemi più comuni.

Colonne e righe vuote o nascoste

Se nei dati sono presenti righe e colonne vuote o nascoste e si seleziona una sola cella prima di fare clic sul pulsante di ordinamento, verrà ordinata solo la parte dei dati fino alla prima riga e/o colonna vuota.

Una soluzione semplice consiste nell'eliminare gli spazi vuoti e nel nascondere tutte le aree nascoste prima dell'ordinamento. In caso di righe vuote (non di righe nascoste!), è possibile selezionare prima l'intera tabella e poi procedere all'ordinamento alfabetico.

Intestazioni di colonna non riconoscibili

Se le intestazioni delle colonne sono formattate in modo diverso dal resto dei dati, Excel è abbastanza intelligente da identificarle ed escluderle dall'ordinamento. Ma se la riga dell'intestazione non ha una formattazione speciale, è probabile che le intestazioni delle colonne vengano trattate come voci normali e finiscano in mezzo ai dati ordinati. Per evitare che ciò accada, selezionate solo le righe dei dati e poi ordinate.

Quando si utilizza la funzione Ordinamento assicurarsi che la finestra di dialogo I miei dati hanno intestazioni è selezionata.

Come ordinare in ordine alfabetico in Excel con le formule

Microsoft Excel offre una serie di funzioni per far fronte a molti compiti diversi. Molti, ma non tutti. Se vi trovate di fronte a una sfida per la quale non esiste una soluzione integrata, è probabile che sia possibile risolverla con una formula. Questo vale anche per l'ordinamento alfabetico. Di seguito troverete un paio di esempi in cui l'ordinamento alfabetico può essere eseguito solo con le formule.

Come mettere in ordine alfabetico il cognome in Excel

Poiché esistono alcuni modi comuni di scrivere i nomi in inglese, a volte ci si può trovare in una situazione in cui le voci iniziano con il nome mentre è necessario metterle in ordine alfabetico in base al cognome:

Le opzioni di ordinamento di Excel non possono essere d'aiuto in questo caso, quindi ricorriamo alle formule.

Con un nome completo in A2, inserite le seguenti formule in due celle diverse e poi copiatele lungo le colonne fino all'ultima cella con i dati:

In C2, estrarre il nome :

=SINISTRA(A2,RICERCA(" ",A2)-1)

In D2, tirare il cognome :

=DESTRA(A2,LEN(A2)-RICERCA(" ",A2,1))

Poi, concatena le parti nell'ordine inverso, separate da una virgola:

=D2&", "&C2

La spiegazione dettagliata delle formule può essere trovata qui, per ora concentriamoci sui risultati:

Poiché dobbiamo mettere in ordine alfabetico i nomi e non le formule, dobbiamo convertirli in valori. A tal fine, selezionare tutte le celle della formula (E2:E10) e premere Ctrl + C per copiarle. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle celle selezionate, fare clic su Valori sotto Opzioni di incollaggio e premere il tasto Invio:

Bene, ci siamo quasi! Ora, selezionate una cella qualsiasi della colonna risultante, fate clic sul pulsante Dalla A alla Z o Da Z ad A sul pulsante Dati ed ecco un elenco in ordine alfabetico per cognome:

Nel caso in cui sia necessario tornare all'originale Nome Cognome formato, c'è ancora un po' di lavoro da fare:

Dividere nuovamente i nomi in due parti utilizzando le formule seguenti (dove E2 è un nome separato da virgole):

Ottenere il nome :

=DESTRA(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Ottenere il cognome :

=SINISTRA(E2, RICERCA(" ", E2) - 2)

E unire le due parti:

=G2&" "&H2

Eseguite ancora una volta la conversione delle formule in valori e il gioco è fatto!

Il processo può sembrare un po' complesso sulla carta, ma credetemi, ci vorranno solo pochi minuti nel vostro Excel. In effetti, ci vorrà ancora meno tempo che leggere questo tutorial, per non parlare dell'alfabetizzazione manuale dei nomi :)

Come mettere in ordine alfabetico ogni singola riga in Excel

In uno degli esempi precedenti abbiamo discusso come mettere in ordine alfabetico le righe in Excel utilizzando la finestra di dialogo Ordina. In quell'esempio avevamo a che fare con un insieme di dati correlati, ma se ogni riga contiene informazioni indipendenti, come si fa a mettere in ordine alfabetico ogni singola riga?

Se avete un numero ragionevole di righe, potete ordinarle una per una eseguendo questi passaggi. Se avete centinaia o migliaia di righe, sarebbe un'enorme perdita di tempo. Le formule possono fare la stessa cosa molto più velocemente.

Supponiamo di avere molte righe di dati che devono essere riordinate in ordine alfabetico in questo modo:

Per cominciare, copiate le etichette delle righe in un altro foglio di lavoro o in un'altra posizione dello stesso foglio, quindi utilizzate la seguente formula di allineamento per mettere ogni riga in ordine alfabetico (dove B2:D2 è la prima riga della tabella di origine):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLONNE($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Ricordate che il modo corretto di inserire una formula di matrice in Excel è premendo Ctrl + Maiusc + Invio .

Se non avete molta dimestichezza con le formule di array di Excel, seguite questi passaggi per inserirle correttamente nel vostro foglio di lavoro:

1. Digitate la formula nella prima cella (G2 nel nostro caso) e premete Ctrl + Maiusc + Invio. In questo modo Excel racchiuderà la formula tra le parentesi graffe. Non provate a digitare le parentesi graffe manualmente, non funzionerà.
2. Selezionate la cella della formula (G2) e trascinate la maniglia di riempimento verso destra per copiare la formula in altre celle della prima riga (fino alla cella I2 in questo esempio).
3. Selezionare tutte le celle della formula nella prima riga (G2:I2) e trascinare la maniglia di riempimento verso il basso per copiare la formula nelle altre righe.

Nota importante: la formula di cui sopra funziona con un paio di avvertenze: i dati di origine non devono contenere celle vuote o valori duplicati .

Se il vostro set di dati ha degli spazi vuoti, avvolgete la formula nella funzione IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLONNE($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Purtroppo non esiste una soluzione semplice per i duplicati. Se ne conoscete una, condividetela nei commenti!

Come funziona questa formula

La formula precedente si basa sulla classica combinazione INDEX MATCH utilizzata per eseguire ricerche orizzontali in Excel, ma poiché abbiamo bisogno di una sorta di "ricerca alfabetica", l'abbiamo ricostruita in questo modo:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) confronta tutti i valori della stessa riga tra loro e restituisce un array dei loro ranghi relativi. Ad esempio, nella riga 2 restituisce {2,3,1}, cioè Caden è il secondo, Oliver il terzo e Aria il primo. In questo modo, otteniamo l'array di ricerca per la funzione MATCH.

COLUMNS($B2:B2) fornisce il valore di ricerca. Grazie a un uso intelligente dei riferimenti assoluti e relativi, il numero restituito viene incrementato di 1 man mano che si procede verso destra, ovvero, per G2, il valore di ricerca è 1, per H2 - 2, per I2 - 3.

MATCH cerca il valore di ricerca calcolato da COLUMNS() nell'array di ricerca restituito da COUNTIF() e ne restituisce la posizione relativa. Ad esempio, per G2 il valore di ricerca è 1, che si trova nella terza posizione dell'array di ricerca, quindi MATCH restituisce 3.

Infine, INDEX estrae il valore reale in base alla sua posizione relativa nella riga. Per G2, recupera il terzo valore nell'intervallo B2:D2, che è Aria.

Come ordinare ogni colonna in ordine alfabetico in Excel

Se si ha a che fare con sottoinsiemi indipendenti di dati organizzati verticalmente in colonne, si può facilmente modificare la formula precedente per mettere in ordine alfabetico ogni colonna individualmente. Basta sostituire COLONNE() con ROWS(), rendere assolute alcune coordinate di colonna e relative quelle di riga e la formula è pronta:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Ricordate che è un formula dell'array , che deve essere completato con Ctrl + Shift + Invio :

Oltre a fornire soluzioni ai compiti impossibili da realizzare con le opzioni di ordinamento integrate in Excel, le formule hanno un altro vantaggio (anche se discutibile :): rendono l'ordinamento dinamico Con le funzioni incorporate, dovrete ricorrere ai dati ogni volta che vengono aggiunte nuove voci, mentre con le formule potrete aggiungere nuovi dati in qualsiasi momento e gli elenchi ordinati si aggiorneranno automaticamente.

Se si preferisce rendere statica la nuova disposizione alfabetica, si possono sostituire le formule con i loro risultati usando Incolla speciale > Valori .

Per dare un'occhiata più da vicino alle formule discusse in questo tutorial, potete scaricare il nostro foglio di lavoro Excel Alphabetical Order. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!