I den här handledningen lär du dig några snabba och enkla sätt att placera Excel i alfabetisk ordning. Du får också lösningar för andra uppgifter än de triviala, t.ex. hur du kan alfabetisera efter efternamn när posterna börjar med förnamn.

Alfabetisering i Excel är lika enkelt som ABC. Oavsett om du sorterar ett helt arbetsblad eller ett valt område, vertikalt (en kolumn) eller horisontellt (en rad), stigande (A till Z) eller fallande (Z till A), kan uppgiften i de flesta fall utföras med ett knapptryck. I vissa situationer kan de inbyggda funktionerna dock stanna, men du kan fortfarande hitta ett sätt att sortera i alfabetisk ordning medformler.

Den här handledningen visar dig några snabba sätt att sortera i alfabetisk ordning i Excel och hur du kan förutse och förebygga sorteringsproblem.

Hur man alfabetiserar i Excel

Det finns tre huvudsakliga sätt att sortera alfabetiskt i Excel: A-Z- eller Z-A-knappen, sorteringsfunktionen och filter. Nedan hittar du detaljerad vägledning för varje metod.

Hur man sorterar en kolumn alfabetiskt

Det snabbaste sättet att sortera alfabetiskt i Excel är följande:

1. Markera en cell i den kolumn som du vill sortera.
2. På den Uppgifter på fliken Sortera och filtrera grupp, klicka på en av följande A-Z för att sortera uppåt eller Z-A för att sortera i fallande ordning. Klart!

Samma knappar kan också nås från Hem flik> Redigering av grupp> Sortera och filtrera :

Oavsett hur du gör kommer Excel att alfabetisera din lista omedelbart:

Tips: När du har sorterat och innan du gör något annat, titta noga på resultaten. Om något ser fel ut, klicka på Ångra för att återställa den ursprungliga ordningen.

Alfabetisera och hålla ihop rader

Om datamängden innehåller två eller flera kolumner kan du använda A-Z eller . Z-A för att placera en av kolumnerna i alfabetisk ordning, så flyttar Excel automatiskt data i andra kolumner och behåller raderna intakta.

Som du kan se i den sorterade tabellen till höger hålls den relaterade informationen i varje rad samman:

I vissa situationer, oftast när bara en eller några få celler i mitten av datamängden är markerade, är Excel osäker på vilken del av datamängden som ska sorteras och ber om dina instruktioner. Om du vill sortera hela datamängden lämnar du standardinställningen Utöka urvalet och klicka på Sortera :

Observera: I den här handledningen är en "tabell" en datamängd. Tekniskt sett gäller alla våra exempel intervall. Excel-tabeller har inbyggda sorterings och filtreringsalternativ.

Filtrera och alfabetisera i Excel

Ett annat snabbt sätt att sortera alfabetiskt i Excel är att lägga till ett filter. Det fina med den här metoden är att det är en engångsinställning - när det automatiska filtret väl har tillämpats är sorteringsalternativen för alla kolumner bara ett musklick bort.

Det är enkelt att lägga till ett filter i din tabell:

1. Välj en eller flera kolumnrubriker.
2. På den Hem Klicka på Redigering i gruppen Redigering på fliken Sortera och filtrera > Filter .
3. Små rullgardins-pilar visas i varje kolumnrubrik. Klicka på rullgardins-pilen för den kolumn du vill placera i alfabetisk ordning och välj Sortera från A till Z :

Kolumnen är direkt alfabetiserad och en liten pil uppåt på filterknappen visar sorteringsordningen (stigande):

Om du vill vända ordningen väljer du Sortera Z till A från rullgardinsmenyn för filter.

Till ta bort filtret klicka helt enkelt på Filter knappen igen.

Hur man sätter flera kolumner i alfabetisk ordning

Om du vill alfabetisera data i flera kolumner kan du använda Excel Sortera som ger mer kontroll över hur dina data sorteras.

Som ett exempel kan vi lägga till ytterligare en kolumn till vårt dataset och sedan ordna posterna alfabetiskt först efter Region , och sedan genom Namn :

För att få det gjort, gör följande steg:

1. Välj hela tabellen som du vill sortera.

   I de flesta fall kan du bara välja en cell och Excel väljer resten av data automatiskt, men detta är ett felbenäget tillvägagångssätt, särskilt när det finns luckor (tomma celler) i data.

2. På den Uppgifter på fliken Sortera & Filtrera grupp, klickar du på Sortera
3. Sortera visas dialogrutan med den första sorteringsnivån som skapas automatiskt för dig enligt Excels önskemål.

   I Sortera efter Välj den kolumn som du vill alfabetisera först i rullgardinsrutan, Region I de andra två rutorna behåller du standardinställningarna: Sortera på - Cellvärden och Beställ - Från A till Z :

   Se även: 7 enkla sätt att hitta och ta bort dubbletter i Google Sheets

   Tips: Om den första rullgardinsmenyn visar kolumnbokstäver i stället för rubriker, kryssa för krysset Mina data har rubriker box.

4. Klicka på Lägg till nivå för att lägga till nästa nivå och välja alternativ för ytterligare en kolumn.

   I det här exemplet sorterar den andra nivån värdena i Namn kolumnen i alfabetisk ordning från A till Z:

   Se även: Hur du ändrar Excel-tabellformat och tar bort tabellformatering

   Tips: Om du sorterar efter flera kolumner med samma kriterier klickar du på Kopieringsnivå i stället för Lägg till nivå I det här fallet behöver du bara välja en annan kolumn i den första rutan.

5. Lägg till fler sorteringsnivåer om det behövs och klicka på OK .

Excel kommer att sortera dina data i den angivna ordningen. Som visas i skärmdumpen nedan är vår tabell ordnad i alfabetisk ordning precis som den ska: först efter Region , och sedan genom Namn :

Hur man sorterar rader alfabetiskt i Excel

Om dina data är ordnade horisontellt kanske du vill sortera dem alfabetiskt mellan raderna. Detta kan också göras genom att använda Excel Sortera Så här går det till:

1. Välj det intervall som du vill sortera. Om tabellen har rametiketter som inte ska flyttas ska du låta bli dem.
2. Gå till Uppgifter flik> Sortera och filtrera grupp och klicka på Sortera :
3. I Sortera dialogrutan, klickar du på Alternativ...
4. I den lilla Sorteringsalternativ som visas, väljer du Sortera från vänster till höger och klicka på OK för att komma tillbaka till Sortera
5. Från Sortera efter väljer du det radnummer som du vill alfabetisera (rad 1 i det här exemplet). I de andra två rutorna räcker standardvärdena bra, så vi behåller dem ( Cellvärden i den Sortera på boxen, och Från A till Z i den Beställ ), och klicka på OK:

Resultatet blir att den första raden i vår tabell sorteras i alfabetisk ordning och att resten av uppgifterna ordnas om i enlighet med detta, med bibehållande av alla korrelationer mellan posterna:

Problem med alfabetisk sortering i Excel

Excels sorteringsfunktioner är fantastiska, men om du arbetar med ofullständigt strukturerade data kan det gå väldigt fel. Här är de två vanligaste problemen.

Tomma eller dolda kolumner och rader

Om det finns tomma eller dolda rader och kolumner i dina data och du markerar bara en cell innan du klickar på sorteringsknappen, sorteras endast den del av dina data som ligger fram till den första tomma raden och/eller kolumnen.

En enkel lösning är att ta bort de tomma raderna och ta bort alla dolda områden innan du sorterar. Om det finns tomma rader (inte dolda rader!) kan du välja hela tabellen först och sedan sortera i alfabetisk ordning.

Oigenkännliga kolumnrubriker

Om kolumnrubrikerna är formaterade på ett annat sätt än resten av data är Excel tillräckligt smart för att identifiera dem och utesluta dem från sorteringen. Men om rubrikraden inte har någon speciell formatering kommer kolumnrubrikerna troligen att behandlas som vanliga poster och hamna någonstans i mitten av de sorterade uppgifterna. För att förhindra detta markerar du bara dataraderna och sorterar sedan.

När du använder Sortera dialogrutan, se till att den Mina data har rubriker kryssrutan är markerad.

Hur man sorterar alfabetiskt i Excel med formler

Microsoft Excel erbjuder en mängd olika funktioner för att klara av många olika uppgifter. Många, men inte alla. Om du står inför en utmaning som det inte finns någon inbyggd lösning för, är chansen stor att den kan lösas med en formel. Det gäller även för alfabetisk sortering. Nedan hittar du ett par exempel på när alfabetisk sortering endast kan göras med formler.

Hur man alfabetiserar i Excel efter efternamn

Eftersom det finns några vanliga sätt att skriva namn på engelska kan du ibland hamna i en situation där posterna börjar med förnamnet medan du måste alfabetisera dem efter efternamnet:

Excels sorteringsalternativ kan inte hjälpa dig i det här fallet, så vi måste använda oss av formler.

Med ett fullständigt namn i A2 infogar du följande formler i två olika celler och kopierar dem sedan nedåt i kolumnerna till den sista cellen med data:

I C2, utvinns Förnamn :

=VÄNSTER(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

I D2 drar du i efternamn :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Sedan sammanfogades delarna i omvänd ordning, separerade med kommatecken:

=D2&", "&C2

En detaljerad förklaring av formlerna finns här, men låt oss nu bara fokusera på resultaten:

Eftersom vi behöver alfabetisera namnen, inte formlerna, måste vi konvertera dem till värden. För detta markerar du alla formelceller (E2:E10) och trycker på Ctrl + C för att kopiera dem. Högerklicka på de markerade cellerna, klicka på Värden under Alternativ för klistra in och tryck på Enter:

Bra, du är nästan framme! Markera nu en cell i den resulterande kolumnen, klicka på Från A till Z eller . Z till A på knappen på Uppgifter och där har du en lista som är alfabetiserad efter efternamn:

Om du behöver återgå till den ursprungliga Förnamn Efternamn formatet har du lite mer arbete att göra:

Dela upp namnen i två delar igen med hjälp av nedanstående formler (där E2 är ett kommaseparerat namn):

Få tag på Förnamn :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Hämta den efternamn :

=VÄNSTER(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Och för samman de två delarna:

=G2&" "&H2

Utför konverteringen av formlerna till värden en gång till och du är klar!

Processen kan se lite komplicerad ut på pappret, men tro mig, den tar bara några minuter i Excel. Det tar faktiskt mindre tid än att läsa den här handledningen, och än mindre att alfabetisera namnen manuellt :)

Hur du alfabetiserar varje rad individuellt i Excel

I ett av de tidigare exemplen diskuterade vi hur du alfabetiserar rader i Excel med hjälp av dialogrutan Sortera. I det exemplet hade vi att göra med en korrelerad uppsättning data. Men vad händer om varje rad innehåller oberoende information? Hur alfabetiserar du varje rad individuellt?

Om du har ett rimligt antal rader kan du sortera dem en efter en genom att utföra dessa steg. Om du har hundratals eller tusentals rader skulle det vara ett enormt slöseri med tid. Formler kan göra samma sak mycket snabbare.

Anta att du har många datarader som ska ordnas om i alfabetisk ordning på följande sätt:

Till att börja med kopierar du rametiketterna till ett annat kalkylblad eller en annan plats på samma ark och använder sedan följande formel för att placera varje rad i alfabetisk ordning (där B2:D2 är den första raden i källtabellen):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0)))

Kom ihåg att det korrekta sättet att skriva in en matrisformel i Excel är att trycka på Ctrl + Shift + Enter .

Om du inte är så bekväm med Excel-formler för matriser kan du följa de här stegen för att skriva in dem korrekt i ditt kalkylblad:

1. Skriv formeln i den första cellen (G2 i vårt fall) och tryck på Ctrl + Shift + Enter . När du gör detta kommer Excel att omsluta formeln med {kragar}. Försök inte skriva in hängslen manuellt, det fungerar inte.
2. Markera formelcellen (G2) och dra fyllningshandtaget åt höger för att kopiera formeln till andra celler i den första raden (upp till cell I2 i det här exemplet).
3. Markera alla formelceller i den första raden (G2:I2) och dra fyllningshandtaget nedåt för att kopiera formeln till andra rader.

Viktigt att notera! Formeln ovan fungerar med ett par förbehåll: dina källdata får inte innehålla tomma celler eller . dubbla värden .

Om ditt dataset har några blanksteg, kan du använda formeln i IFERROR-funktionen:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Tyvärr finns det ingen enkel lösning för dubbletter. Om du känner till en lösning, dela gärna med dig av den i kommentarerna!

Hur denna formel fungerar

Formeln ovan är baserad på den klassiska INDEX MATCH-kombinationen som används för att utföra horisontella sökningar i Excel. Men eftersom vi behöver en slags "alfabetisk sökning" har vi byggt om den på det här sättet:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) jämför alla värden i samma rad med varandra och returnerar en matris med deras relativa rangordning. I rad 2 returneras till exempel {2,3,1}, vilket innebär att Caden är nummer två, Oliver är nummer tre och Aria är nummer ett. På så sätt får vi en matris för funktionen MATCH.

COLUMNS($B2:B2) anger uppslagsvärdet. På grund av en smart användning av absoluta och relativa referenser ökas det returnerade numret med 1 när vi går till höger. För G2 är uppslagsvärdet alltså 1, för H2 - 2, för I2 - 3.

MATCH söker efter det uppslagsvärde som beräknats med COLUMNS() i den uppslagsmatris som returneras med COUNTIF() och returnerar dess relativa position. För G2 är uppslagsvärdet till exempel 1, vilket är i tredje positionen i uppslagsmatrisen, så MATCH returnerar 3.

Slutligen hämtar INDEX det verkliga värdet baserat på dess relativa position i raden. För G2 hämtas det tredje värdet i intervallet B2:D2, vilket är Aria.

Hur man sorterar varje kolumn alfabetiskt i Excel

Om du har att göra med oberoende delmängder av data som är organiserade vertikalt i kolumner kan du enkelt ändra ovanstående formel för att alfabetisera varje kolumn individuellt. Byt ut COLUMNS() mot ROWS(), gör några kolumnkoordinater absoluta och några radkoordinater relativa och din formel är klar:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Kom ihåg att det är en formel för matris , som ska kompletteras med Ctrl + Shift + Enter :

Bortsett från att tillhandahålla lösningar på de uppgifter som är omöjliga att utföra med Excels inbyggda sorteringsalternativ har formler ytterligare en (om än omtvistad :) fördel - de gör sortering dynamisk Med inbyggda funktioner måste du omgruppera dina uppgifter varje gång nya poster läggs till. Med formler kan du lägga till nya uppgifter när som helst och de sorterade listorna uppdateras automatiskt.

Om du hellre vill att din nya alfabetiska ordning ska vara statisk kan du ersätta formlerna med deras resultat genom att använda Klistra in speciellt > Värden .

Om du vill titta närmare på formlerna som diskuteras i den här handledningen är du välkommen att ladda ner vårt kalkylblad för Excel alfabetisk ordning. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!