Aquest tutorial us ensenyarà algunes maneres fàcils i ràpides de posar Excel en ordre alfabètic. També ofereix solucions per a tasques no trivials, per exemple, com escriure alfabèticament pel cognom quan les entrades comencen amb el primer nom.

Alfabetitzar a Excel és tan fàcil com ABC. Tant si esteu ordenant un full de treball sencer o un rang seleccionat, verticalment (una columna) o horitzontalment (una fila), ascendent (A a Z) o descendent (Z a A), en la majoria dels casos, la tasca es pot fer amb un clic. En algunes situacions, però, les funcions integrades poden ensopegar, però encara podeu trobar una manera d'ordenar per ordre alfabètic amb fórmules.

Aquest tutorial us mostrarà algunes maneres ràpides d'ordenar alfabèticament a Excel i ensenyar a preveure i prevenir problemes d'ordenació.

Com escriure alfabèticament a Excel

En general, hi ha 3 maneres principals d'ordenar alfabèticament a Excel: botó A-Z o Z-A, la funció Ordenar i filtrar. A continuació trobareu les instruccions detallades sobre cada mètode.

Com ordenar una columna alfabèticament

La manera més ràpida d'ordenar alfabèticament a Excel és aquesta:

1. Seleccioneu qualsevol cel·la de la columna que vulgueu ordenar.
2. A la pestanya Dades , al grup Ordenar i filtrar , feu clic a A-Z per ordena ascendent o Z-A per ordenar descendent. Fet!

També es pot accedir als mateixos botons des del grup Inici > Edició rangs. Per exemple, a la fila 2 retorna {2,3,1}, el que significa que Caden és el segon, Oliver és el tercer i l'Aria és el primer. D'aquesta manera, obtenim la matriu de cerca per a la funció MATCH.

COLUMNS($B2:B2) proporciona el valor de cerca. A causa d'un ús intel·ligent de les referències absolutes i relatives, el nombre retornat s'incrementa en 1 a mesura que anem cap a la dreta. És a dir, per a G2, el valor de cerca és 1, per a H2 - 2, per a I2 - 3.

MATCH cerca el valor de cerca calculat per COLUMNS() a la matriu de cerca retornada per COUNTIF() i retorna la seva posició relativa. Per exemple, per a G2, el valor de cerca és 1, que es troba a la tercera posició de la matriu de cerca, de manera que MATCH retorna 3.

Finalment, INDEX extreu el valor real en funció de la seva posició relativa a la fila. Per a G2, obté el tercer valor de l'interval B2:D2, que és Aria.

Com ordenar cada columna alfabèticament a Excel

Si es tracta de subconjunts independents de dades organitzats verticalment en columnes, podeu modificar fàcilment la fórmula anterior per ordenar alfabèticament cada columna individualment. Només cal que substituïu COLUMNS() per ROWS(), feu que unes quantes coordenades de columna siguin absolutes i les coordenades de fila relatives i la vostra fórmula estigui preparada:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Recordeu que és una fórmula de matriu , que s'ha de completar amb Ctrl + Maj + Retorn :

A més de proporcionar solucions a les tasques que són impossibles d'aconseguir amb les opcions d'ordenació integrades d'Excel, les fórmulestenen un avantatge més (encara que discutible :): fan que l'ordenació sigui dinàmica . Amb les funcions incorporades, haureu de recórrer a les vostres dades cada vegada que s'afegeixin noves entrades. Amb les fórmules, podeu afegir dades noves en qualsevol moment i les llistes ordenades s'actualitzaran automàticament.

Si preferiu que la vostra nova disposició alfabètica sigui estàtica, substituïu les fórmules pels resultats mitjançant Enganxa especial > Valors .

Per veure amb més detall les fórmules tractades en aquest tutorial, us convidem a descarregar el nostre full de treball d'Ordre alfabètic d'Excel. Us agraeixo la lectura i espero veure-us al nostre blog la setmana vinent!

En qualsevol cas, Excel ordenarà la vostra llista alfabèticament de forma instantània:

Consell. Després d'haver fet la classificació i abans de fer qualsevol altra cosa, mireu de prop els resultats. Si alguna cosa sembla malament, feu clic al botó Desfés per restaurar l'ordre original.

Alfabetitzar i mantenir les files juntes

Si el vostre conjunt de dades conté dues o més columnes, podeu feu servir el botó A-Z o Z-A per posar una de les columnes en ordre alfabètic i Excel mourà automàticament les dades a altres columnes, mantenint les files intactes.

Com podeu veure a la taula ordenada de la dreta, la informació relacionada a cada fila es manté unida:

En algunes situacions, sobretot quan només es seleccionen una o algunes cel·les al mig del vostre conjunt de dades, Excel no està segur de quina part de les dades ordenar i demana les vostres instruccions. Si voleu ordenar tot el conjunt de dades, deixeu l'opció predeterminada Amplia la selecció marcada i feu clic a Ordena :

Nota. En aquest tutorial, una "taula" és qualsevol conjunt de dades. Tècnicament, tots els nostres exemples són per a gammes. La taula d'Excel té opcions d'ordenació i filtrat integrades.

Filtrar i ordenar alfabèticament a Excel

Una altra manera ràpida d'ordenar alfabèticament a Excel és afegir un filtre. La bellesa d'aquest mètode és que és una configuració única: un cop aplicat el filtre automàtic, les opcions d'ordenació de totes les columnes són només un ratolí.Feu clic a distància.

Afegir un filtre a la vostra taula és fàcil:

1. Seleccioneu una o diverses capçaleres de columna.
2. A la pestanya Inici , al grup Edició, feu clic a Ordena i filtra > Filtra .
3. Apareixeran petites fletxes desplegables a cadascuna de les capçaleres de columna. Feu clic a la fletxa desplegable de la columna que voleu posar en ordre alfabètic i seleccioneu Ordena de la A a la Z :

La columna s'ordena alfabèticament immediatament i una petita fletxa cap amunt al botó de filtre indica l'ordre d'ordenació (ascendent):

Per invertir l'ordre, seleccioneu Ordenar Z a A al menú desplegable del filtre.

Per eliminar el filtre , només cal que torneu a fer clic al botó Filtre .

Com posar diverses columnes en ordre alfabètic

En cas de voler per ordenar les dades alfabèticament en diverses columnes, utilitzeu l'ordre Ordena d'Excel, que ofereix més control sobre com s'ordenen les vostres dades.

Com a exemple, afegim una columna més al nostre conjunt de dades i després, ordena les entrades alfabèticament primer per Regió i després per Nom :

Per fer-ho, seguiu els passos següents:

1. Seleccioneu tota la taula que voleu ordenar.

   En la majoria dels casos, podeu seleccionar només una cel·la i Excel seleccionarà la resta de les vostres dades automàticament, però aquest és un enfocament propens a errors, especialment quan hi ha alguns buits (cel·les en blanc) a les vostres dades.

2. Activatla pestanya Dades , a la pestanya Ordenar i amp; Filtra grup, feu clic al Ordena
3. El quadre de diàleg Ordena apareixerà amb el primer nivell d'ordenació creat per a vosaltres automàticament tal com ho cregui convenient Excel .

   Al quadre desplegable Ordena per , seleccioneu primer la columna que voleu ordenar alfabèticament, Regió en el nostre cas. A les altres dues caselles, deixeu la configuració predeterminada: Ordenar per - Valors de cel·les i Ordre - A a Z :

   Consell. Si el primer menú desplegable mostra lletres de columna en lloc d'encapçalaments, marqueu la casella Les meves dades tenen capçaleres .

4. Feu clic al botó Afegeix nivell . per afegir el següent nivell i seleccionar les opcions per a una altra columna.

   En aquest exemple, el segon nivell ordena els valors de la columna Nom alfabèticament de la A a la Z:

   Consell. Si esteu ordenant per diverses columnes amb els mateixos criteris, feu clic a Copia nivell en comptes de Afegeix nivell . En aquest cas, només haureu de triar una columna diferent al primer quadre.

5. Afegiu més nivells d'ordenació si cal i feu clic a D'acord .

Excel ordenarà les vostres dades en l'ordre especificat. Com es mostra a la captura de pantalla següent, la nostra taula està ordenada alfabèticament exactament com hauria de ser: primer per Regió i després per Nom :

Com ordenar les files alfabèticament a Excel

Si les vostres dades estan ordenades horitzontalment, és possible que vulgueu ordenar-les alfabèticamenta través de files. Això també es pot fer mitjançant la funció Ordenar d'Excel. A continuació us indiquem com:

1. Seleccioneu l'interval que voleu ordenar. Si la vostra taula té etiquetes de files que no s'han de moure, assegureu-vos de deixar-les fora.
2. Aneu a la pestanya Dades > Grup Ordenar i filtrar i feu clic a Ordena :
3. Al quadre de diàleg Ordena , feu clic a Opcions...
4. A la petit diàleg Opcions d'ordenació que apareix, seleccioneu Ordena d'esquerra a dreta i feu clic a D'acord per tornar a Ordenar
5. A la llista desplegable Ordena per , seleccioneu el número de fila que voleu ordenar alfabèticament (la fila 1 en aquest exemple). A les altres dues caselles, els valors predeterminats funcionaran bé, així que els mantindrem ( Valors de cel·la al quadre Ordenar per i A a Z a el quadre Ordre ) i feu clic a D'acord:

Com a resultat, la primera fila de la nostra taula s'ordena per ordre alfabètic i la resta de dades són reorganitzades en conseqüència, conservant totes les correlacions entre les entrades:

Els problemes amb l'ordenació alfabètica d'Excel

Les funcions d'ordenació d'Excel són sorprenents, però si treballeu amb dades estructurades imperfectament, les coses poden sortir molt malament. . Aquests són els dos problemes habituals.

Columnes i files en blanc o amagades

Si hi ha files i columnes buides o amagades a les vostres dades i seleccioneu només una cel·la abans de fer clic al botó d'ordenació, noméss'ordenarà la part de les vostres dades fins a la primera fila i/o columna en blanc.

Una solució fàcil és eliminar els espais en blanc i mostrar totes les àrees ocultes abans d'ordenar. En cas de files en blanc (no files ocultes!), primer podeu seleccionar tota la taula i després ordenar l'alfabet.

Capçaleres de columnes irreconeixibles

Si les capçaleres de columnes tenen un format diferent de la resta de dades, Excel és prou intel·ligent com per identificar-les i excloure-les de l'ordenació. Però si la fila de la capçalera no té un format especial, és probable que les capçaleres de les vostres columnes es tracten com a entrades normals i acabin en algun lloc al mig de les dades ordenades. Per evitar que això passi, seleccioneu només les files de dades i, a continuació, ordeneu.

Quan utilitzeu el quadre de diàleg Ordena , assegureu-vos que la casella de selecció Les meves dades tenen capçaleres estigui seleccionada.

Com ordenar alfabèticament a Excel amb fórmules

Microsoft Excel ofereix una varietat de funcions per fer front a moltes tasques diferents. Molts, però no tots. Si us enfronteu a un repte per al qual no hi ha una solució integrada, és probable que es pugui aconseguir amb una fórmula. També és cert per a l'ordenació alfabètica. A continuació, trobareu un parell d'exemples quan l'ordre alfabètic només es pot fer amb fórmules.

Com escriure alfabèticament a Excel pel cognom

Com que hi ha algunes maneres habituals d'escriure noms a Anglès, de vegades pots trobar-te en una situació en què elles entrades comencen amb el primer nom mentre les heu d'ordenar alfabèticament pel cognom:

Les opcions d'ordenació d'Excel no poden ajudar en aquest cas, així que anem a recórrer a fórmules.

Amb un nom complet en A2 , inseriu les fórmules següents en dues cel·les diferents i, a continuació, copieu-les per les columnes fins a l'última cel·la amb dades:

A C2, extreu el nom :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

A D2, estireu el cognom :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

I després, concatena les parts en ordre invers separat per comes:

=D2&", "&C2

L'explicació detallada de les fórmules es pot trobar aquí, de moment només ens centrem en els resultats:

Com que hem d'ordenar alfabèticament els noms, no les fórmules, convertiu-les. als valors. Per a això, seleccioneu totes les cel·les de la fórmula (E2:E10) i premeu Ctrl + C per copiar-les. Feu clic amb el botó dret a les cel·les seleccionades, feu clic a Valors a Opcions d'enganxar i premeu la tecla Intro:

Bé, ja gairebé hi esteu! Ara, seleccioneu qualsevol cel·la de la columna resultant, feu clic al botó A a Z o Z a A a la pestanya Dades i ja ho teniu: un llista alfabetitzada pel cognom:

En cas que necessiteu tornar al format original Nom Cognom , teniu una mica més de feina per fer :

Torneu a dividir els noms en dues parts utilitzant les fórmules següents (on E2 és un nom separat per comes):

Obteniu el primername :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Obteniu el cognom :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

I uneix les dues parts:

=G2&" "&H2

Realitza les fórmules a la conversió de valors una vegada més i ja estàs a punt!

El procés pot semblar una mica complex sobre el paper, però confia en mi, només trigarà uns minuts al vostre Excel. De fet, trigarà encara menys temps que llegir aquest tutorial, i molt menys escriure alfabèticament els noms manualment :)

Com alfabetitzar cada fila individualment a Excel

En un dels exemples anteriors que vam comentar com ordenar les files alfabèticament a Excel mitjançant el quadre de diàleg Ordena. En aquest exemple, estàvem tractant amb un conjunt de dades correlacionats. Però, què passa si cada fila conté informació independent? Com s'ordenen alfabèticament cada fila individualment?

En cas que tingueu un nombre raonable de files, podeu ordenar-les una a una fent aquests passos. Si teniu centenars o milers de files, seria una enorme pèrdua de temps. Les fórmules poden fer el mateix molt més ràpidament.

Suposem que teniu moltes files de dades que s'han de reordenar alfabèticament com aquesta:

Per començar, copieu les etiquetes de les files a un altre full de treball o una altra ubicació del mateix full i, a continuació, utilitzeu la fórmula de matriu següent per posar cada fila en ordre alfabètic (on B2:D2 és la primera fila de la taula d'origen):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Si us plau recordeu que la manera correcta d'introduir una fórmula de matriu a Excel ésprement Ctrl + Maj + Retorn .

Si no us sentiu molt còmodes amb les fórmules de matriu d'Excel, seguiu aquests passos per introduir-les correctament al vostre full de treball:

1. Escriviu la fórmula a la primera cel·la (G2 en el nostre cas ) i premeu Ctrl + Maj + Retorn . Mentre feu això, l'Excel tancarà la fórmula entre {llances}. No proveu d'escriure les claus manualment, això no funcionarà.
2. Seleccioneu la cel·la de la fórmula (G2) i arrossegueu el controlador d'emplenament cap a la dreta per copiar la fórmula a altres cel·les de la primera fila (fins a la cel·la I2 a aquest exemple).
3. Seleccioneu totes les cel·les de la fórmula de la primera fila (G2:I2) i arrossegueu el controlador d'emplenament cap avall per copiar la fórmula a altres files.

Nota important! La fórmula anterior funciona amb un parell d'advertències: les vostres dades d'origen no haurien de contenir cel·les buides o valors duplicats .

Si el vostre conjunt de dades té alguns espais en blanc, emboliqui la fórmula. a la funció IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Desafortunadament, no hi ha una solució fàcil per als duplicats. Si en coneixeu algun, si us plau, compartiu-lo als comentaris!

Com funciona aquesta fórmula

La fórmula anterior es basa en la combinació clàssica de CONcordança d'índex que s'utilitza per fer una cerca horitzontal a Excel. Però com que necessitem una mena de "cerca alfabètica", l'hem reconstruït d'aquesta manera:

COUNTIF($B2:$D2",<="&$B2:$D2) compara tots els valors a la mateixa fila entre si i retorna una matriu del seu relatiu