Mafunzo haya yatakufundisha njia chache za haraka na rahisi za kuweka Excel katika mpangilio wa alfabeti. Pia hutoa masuluhisho kwa kazi zisizo ndogo, kwa mfano jinsi ya kuweka alfabeti kwa jina la mwisho wakati maingizo yanaanza na jina la kwanza.

Kuandika alfabeti katika Excel ni rahisi kama ABC. Iwe unapanga laha ya kazi nzima au safu uliyochagua, kiwima (safu wima) au kwa mlalo (safu), kupanda (A hadi Z) au kushuka (Z hadi A), mara nyingi kazi inaweza kukamilishwa kwa kubofya kitufe. Katika hali zingine, hata hivyo, vipengele vilivyojumuishwa vinaweza kukwama, lakini bado unaweza kutafuta njia ya kupanga kwa mpangilio wa alfabeti kwa fomula.

Mafunzo haya yatakuonyesha njia chache za haraka za kuweka alfabeti katika Excel na fundisha jinsi ya kuona kimbele na kuzuia matatizo ya kupanga.

Jinsi ya kuweka alfabeti katika Excel

Kwa ujumla, kuna njia 3 kuu za kupanga kialfabeti katika Excel: A-Z au kitufe cha Z-A, kipengele cha Panga, na kichujio. Utapata mwongozo wa kina wa kila mbinu hapa chini.

Jinsi ya kupanga safu kialfabeti

Njia ya haraka zaidi ya kupanga kwa herufi katika Excel ni hii:

1. Chagua kisanduku chochote kwenye safu wima unayotaka kupanga.
2. Kwenye kichupo cha Data , katika kikundi cha Panga na Chuja , bofya ama A-Z ili panga kwa kupanda au Z-A kupanga kushuka. Imekamilika!

Vitufe sawa pia vinaweza kufikiwa kutoka Nyumbani kichupo > Kuhariri kikundisafu. Kwa mfano, katika safu ya 2 inarudi {2,3,1}, kumaanisha Caden ni 2, Oliver ni 3, na Aria ni 1. Kwa njia hii, tunapata safu ya utafutaji ya chaguo za kukokotoa MATCH.

COLUMNS($B2:B2) hutoa thamani ya utafutaji. Kwa sababu ya utumiaji wa busara wa marejeleo kamili na jamaa, nambari iliyorejeshwa inaongezwa kwa 1 tunapoenda kulia. Hiyo ni, kwa G2, thamani ya kuangalia ni 1, kwa H2 - 2, kwa I2 - 3.

MATCH hutafuta thamani ya utafutaji iliyokokotwa na COLUMNS() katika safu ya utafutaji iliyorejeshwa na COUNTIF(), na inarudisha msimamo wake wa jamaa. Kwa mfano, kwa G2, thamani ya kuangalia ni 1, ambayo iko katika nafasi ya 3 katika safu ya utafutaji, kwa hivyo MATCH inarejesha 3.

Mwishowe, INDEX hutoa thamani halisi kulingana na nafasi yake inayolingana kwenye safu. Kwa G2, inaleta thamani ya 3 katika safu B2:D2, ambayo ni Aria.

Jinsi ya kupanga kila safu kialfabeti katika Excel

Ikiwa unashughulika na seti ndogo huru za data iliyopangwa kiwima. katika safu wima, unaweza kubadilisha fomula iliyo hapo juu kwa urahisi ili kuweka kila safu kila safu kivyake. Badilisha tu COLUMNS() na ROWS(), fanya viwianishi vya safu wima chache kuwa kamilifu na viratibu vya safu mlalo vikilinganishwa na fomula yako iko tayari:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Tafadhali kumbuka ni fomula ya safu , ambayo inapaswa kukamilishwa kwa Ctrl + Shift + Enter :

Mbali na kutoa masuluhisho ya kazi ambazo haziwezekani kukamilika kwa chaguo za kupanga zilizojengwa ndani ya Excel, fomula.kuwa na faida moja zaidi (ingawa inaweza kupingwa :) - wanafanya kupanga dynamic . Ukiwa na vipengele vilivyojengwa ndani, itabidi ubadilishe data yako kila mara maingizo mapya yanapoongezwa. Ukiwa na fomula, unaweza kuongeza data mpya wakati wowote na orodha zilizopangwa zitasasishwa kiotomatiki.

Ikiwa ungependa kufanya mpangilio wako mpya wa kialfabeti usimame, badilisha fomula na matokeo yake kwa kutumia Bandika Maalum > Thamani .

Ili kuangalia kwa karibu fomula zilizojadiliwa katika somo hili, unakaribishwa kupakua lahakazi yetu ya Agizo la Kialfabeti la Excel. Ninakushukuru kwa kusoma na ninatumai kukuona kwenye blogi yetu wiki ijayo!

> Panga na Chuja:

Kwa vyovyote vile, Excel itaweka orodha yako kwa alfabeti papo hapo:

Kidokezo. Baada ya kumaliza kupanga na kabla ya kufanya kitu kingine chochote, angalia matokeo. Ikiwa kuna kitu kibaya, bofya kitufe cha Tendua ili kurejesha mpangilio asili.

Weka herufi na uweke safu mlalo pamoja

Ikiwa seti yako ya data ina safu wima mbili au zaidi, unaweza tumia kitufe cha A-Z au Z-A ili kuweka mojawapo ya safu wima kwa mpangilio wa alfabeti na Excel itahamisha data kiotomatiki katika safu wima zingine, na kuweka safu mlalo sawa.

Kama unaweza kuona katika jedwali lililopangwa upande wa kulia, maelezo yanayohusiana katika kila safu mlalo yamewekwa pamoja:

Katika hali fulani, hasa wakati seli moja au chache katikati ya seti yako ya data inachaguliwa, Excel. haina uhakika ni sehemu gani ya data ya kupanga na inauliza maagizo yako. Ikiwa ungependa kupanga mkusanyiko mzima wa data, acha chaguo-msingi la Panua chaguo limechaguliwa, na ubofye Panga :

Kumbuka. Katika somo hili, "meza" ni seti yoyote ya data. Kitaalam, mifano yetu yote ni ya safu. Jedwali la Excel lina chaguzi zilizojengewa za kupanga na kuchuja.

Chuja na uandike alfabeti katika Excel

Njia nyingine ya haraka ya kupanga kwa herufi katika Excel ni kuongeza kichujio. Uzuri wa njia hii ni kwamba ni usanidi wa mara moja - mara tu kichujio kiotomatiki kinapotumika, chaguzi za kupanga kwa safu wima zote ni panya tu.bofya mbali.

Kuongeza kichujio kwenye jedwali lako ni rahisi:

1. Chagua vichwa vya safu wima moja au kadhaa.
2. Kwenye kichupo cha Nyumbani , katika kikundi cha Kuhariri, bofya Panga na Chuja > Chuja .
3. Vishale vidogo kunjuzi vitaonekana katika kila vichwa vya safu wima. Bofya kishale kunjuzi cha safu wima unayotaka kuweka kwa mpangilio wa kialfabeti, na uchague Panga A hadi Z :

Safu wima ina herufi moja kwa moja, na kishale kidogo kinachoelekea juu kwenye kitufe cha kichujio kinaonyesha mpangilio wa kupanga (kupanda):

Ili kubadilisha mpangilio, chagua Panga Z hadi A kutoka kwenye menyu kunjuzi ya kichujio.

Ili kuondoa kichujio , bofya kwa urahisi kitufe cha Chuja tena.

Jinsi ya kuweka safu wima nyingi kwa mpangilio wa alfabeti

Ikiwa ungependa ili kuweka data kwa alfabeti katika safu wima kadhaa, tumia amri ya Excel Panga , ambayo inatoa udhibiti zaidi wa jinsi data yako inavyopangwa.

Kama mfano, hebu tuongeze safu wima moja zaidi kwenye mkusanyiko wetu wa data, na kisha panga maingizo kwa herufi kwanza kwa Mkoa , na kisha kwa Jina :

Ili kuifanya, tafadhali fanya hatua zifuatazo:

1. Chagua jedwali zima unalotaka kupanga.

   Mara nyingi, unaweza kuchagua kisanduku kimoja tu na Excel itachagua data yako iliyosalia kiotomatiki, lakini hii ni mbinu inayokabiliwa na hitilafu, hasa wakati kuna mapungufu (kisanduku tupu) ndani ya data yako.

2. Imewashwakichupo cha Data , katika Panga & Chuja kikundi, bofya Panga
3. kisanduku cha mazungumzo cha Panga kitaonekana na kiwango cha kwanza cha kupanga kilichoundwa kwa ajili yako kiotomatiki kadri Excel itakavyoona inafaa. .

   Katika Panga kwa kisanduku kunjuzi, chagua safu wima unayotaka kuweka alfabeti kwanza, Eneo kwa upande wetu. Katika visanduku vingine viwili, acha mipangilio chaguo-msingi: Panga Washa - Thamani za seli na Agizo - A hadi Z :

   Kidokezo. Ikiwa menyu kunjuzi ya kwanza inaonyesha herufi za safu wima badala ya vichwa, weka tiki kwenye kisanduku cha Data yangu ina vichwa .

4. Bofya kitufe cha Ongeza Kiwango ili kuongeza kiwango kinachofuata na uchague chaguo za safu wima nyingine.

   Katika mfano huu, kiwango cha pili hupanga thamani katika safu ya Jina kwa alfabeti kutoka A hadi Z:

   Kidokezo. Ikiwa unapanga kwa safu wima nyingi kwa vigezo sawa, bofya Nakili Kiwango badala ya Ongeza Kiwango . Katika hali hii, utahitaji tu kuchagua safu wima tofauti katika kisanduku cha kwanza.

5. Ongeza viwango zaidi vya kupanga ikihitajika, na ubofye Sawa .

Excel itapanga data yako kwa mpangilio maalum. Kama inavyoonyeshwa kwenye picha ya skrini iliyo hapa chini, jedwali letu limepangwa kwa herufi kama inavyopaswa: kwanza na Mkoa , na kisha kwa Jina :

Jinsi ya kupanga safu kialfabeti katika Excel

Ikiwa data yako imepangwa kwa mlalo, unaweza kutaka kuipanga kwa alfabeti.kuvuka safu. Hili pia linaweza kufanywa kwa kutumia kipengele cha Excel Panga . Hivi ndivyo unavyofanya:

1. Chagua masafa unayotaka kupanga. Ikiwa jedwali lako lina lebo za safu mlalo ambazo hazipaswi kuhamishwa, hakikisha umeziacha.
2. Nenda kwenye kichupo cha Data > Panga na Chuja kikundi, na bofya Panga :
3. Katika kisanduku cha mazungumzo Panga , bofya Chaguo...
4. Katika ndogo Panga Chaguo kidirisha kinachoonekana, chagua Panga kushoto kwenda kulia , na ubofye Sawa ili kurudi kwenye Panga
5. Kutoka kwa Panga kwa orodha kunjuzi, chagua nambari ya safu unayotaka kuweka alfabeti (Safu mlalo ya 1 katika mfano huu). Katika visanduku vingine viwili, thamani chaguo-msingi zitafanya vyema, kwa hivyo tunaziweka ( Thamani za Kiini kwenye kisanduku cha Panga kwenye , na A hadi Z ndani kisanduku cha Agizo ), na ubofye SAWA:

Kwa matokeo, safu mlalo ya kwanza katika jedwali letu imepangwa kwa mpangilio wa alfabeti, na data iliyosalia ni iliyopangwa upya ipasavyo, kuhifadhi uwiano wote kati ya maingizo:

Matatizo ya kupanga kialfabeti katika Excel

Vipengele vya kupanga vya Excel ni vya kushangaza, lakini ikiwa unafanya kazi na data iliyopangwa vibaya, mambo yanaweza kwenda vibaya sana. . Haya hapa ni masuala mawili ya kawaida.

Safu wima na safu mlalo tupu au zilizofichwa

Ikiwa kuna safu mlalo na safu wima tupu au zilizofichwa ndani ya data yako, na ukichagua kisanduku kimoja tu kabla ya kubofya kitufe cha kupanga, pekeesehemu ya data yako hadi safu mlalo na/au safu wima ya kwanza itakapopangwa.

Rahisi ni kuondoa nafasi zilizo wazi na kufichua sehemu zote zilizofichwa kabla ya kupanga. Katika kesi ya safu tupu (si safu zilizofichwa!), unaweza kuchagua jedwali zima kwanza, na kisha alfabeti.

Vijajuu vya safu wima visivyoweza kutambulika

Ikiwa vichwa vya safu wima vimeumbizwa tofauti na data nyingine, Excel ni mahiri vya kutosha kuvitambua na kuwatenga katika kupanga. Lakini ikiwa safu mlalo ya kichwa haina uumbizaji maalum, vichwa vya safu wima yako vina uwezekano mkubwa wa kuchukuliwa kama maingizo ya kawaida na kuishia mahali fulani katikati ya data iliyopangwa. Ili kuzuia hili kutokea, chagua tu safu za data, na kisha upange.

Unapotumia kisanduku cha mazungumzo cha Panga , hakikisha kisanduku cha kuteua Data yangu ina vichwa kimechaguliwa.

Jinsi ya kupanga kialfabeti katika Excel kwa kutumia fomula

Microsoft Excel hutoa vipengele mbalimbali ili kukabiliana na kazi nyingi tofauti. Wengi, lakini sio wote. Ikiwa unakabiliwa na changamoto ambayo hakuna suluhu iliyojengewa ndani, kuna uwezekano kwamba inaweza kukamilishwa kwa kutumia fomula. Pia ni kweli kwa upangaji wa alfabeti. Hapa chini, utapata mifano michache wakati mpangilio wa alfabeti unaweza tu kufanywa kwa fomula.

Jinsi ya kuweka alfabeti katika Excel kwa jina la mwisho

Kwa kuwa kuna njia chache za kawaida za kuandika majina katika Kiingereza, wakati mwingine unaweza kujikuta katika hali wakatimaingizo yanaanza na jina la kwanza huku unahitaji kuyaandika kwa alfabeti kwa jina la mwisho:

Chaguo za kupanga za Excel haziwezi kusaidia katika kesi hii, kwa hivyo hebu tugeukie fomula.

Kwa jina kamili katika A2. , weka fomula zifuatazo katika visanduku viwili tofauti, na kisha uzinakili chini ya safu wima hadi kisanduku cha mwisho chenye data:

Katika C2, toa jina la kwanza :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Katika D2, vuta jina la mwisho :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Na kisha, unganisha sehemu kwa mpangilio wa kinyume uliotenganishwa na koma:

=D2&", "&C2

Ufafanuzi wa kina wa fomula unaweza kupatikana hapa, kwa sasa hebu tuzingatie matokeo:

Kwa kuwa tunahitaji kuweka alfabeti ya majina, sio fomula, zibadilishe. kwa maadili. Kwa hili, chagua seli zote za fomula (E2:E10) na ubonyeze Ctrl + C ili kuzinakili. Bofya kulia seli zilizochaguliwa, bofya kwenye Thamani chini ya Bandika Chaguzi , na ubonyeze kitufe cha Ingiza:

Sawa, uko karibu kufika! Sasa, chagua kisanduku chochote kwenye safu wima inayotokana, bofya kitufe cha A hadi Z au Z hadi A kwenye kichupo cha Data , na hapo unayo - a orodhesha kwa herufi kwa jina la mwisho:

Iwapo utahitaji kurejea umbizo asili la Jina la Kwanza Jina la Mwisho , kuna kazi zaidi ya wewe kufanya. :

Gawanya majina katika sehemu mbili tena kwa kutumia fomula zilizo hapa chini (ambapo E2 ni jina lililotenganishwa kwa koma):

Pata kwanzajina :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Pata jina la mwisho :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Na ulete sehemu mbili pamoja:

=G2&" "&H2

Tekeleza fomula ili kubadilisha thamani kwa mara nyingine, na ni vyema ukaendelea!

Huenda mchakato ukaonekana kuwa mgumu kidogo kwenye karatasi, lakini niamini, ni itachukua dakika chache tu katika Excel yako. Kwa kweli, itachukua muda mfupi zaidi kuliko kusoma mafunzo haya, achilia mbali kuandika majina kwa mikono :)

Jinsi ya kuweka alfabeti kwa kila safu moja kwa moja katika Excel

Katika mojawapo ya mifano iliyotangulia tuliyojadili. jinsi ya kuweka safu za alfabeti katika Excel kwa kutumia kisanduku cha mazungumzo cha Panga. Katika mfano huo, tulikuwa tunashughulikia seti ya data iliyounganishwa. Lakini vipi ikiwa kila safu ina habari huru? Je, unaandikaje kila safu mlalo kivyake?

Ikiwa una idadi ya kutosha ya safu mlalo, unaweza kuzipanga moja baada ya nyingine kwa kutekeleza hatua hizi. Ikiwa una mamia au maelfu ya safu, huo utakuwa upotezaji mkubwa wa wakati. Mifumo inaweza kufanya jambo lile lile kwa haraka zaidi.

Tuseme una safu mlalo nyingi za data ambazo zinapaswa kupangwa upya kwa alfabeti kama hii:

Kwa kuanzia, nakili lebo za safu mlalo kwenye lahakazi nyingine au eneo lingine katika laha sawa, na kisha utumie fomula ya safu ifuatayo kuweka kila safu katika mpangilio wa alfabeti (ambapo B2:D2 ni safu mlalo ya kwanza katika jedwali la chanzo):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Tafadhali kumbuka kuwa njia sahihi ya kuingiza fomula ya safu katika Excel nikwa kubonyeza Ctrl + Shift + Enter .

Iwapo hupendezwi sana na fomula za safu za Excel, tafadhali fuata hatua hizi ili kuiweka ipasavyo katika lahakazi yako:

1. Chapa fomula katika kisanduku cha kwanza (G2 kwa upande wetu ), na ubonyeze Ctrl + Shift + Enter . Unapofanya hivi, Excel itaambatanisha fomula katika {curly braces}. Usijaribu kuandika viunga wewe mwenyewe, hiyo haitafanya kazi.
2. Chagua kisanduku cha fomula (G2) na uburute kishiko cha kujaza kulia ili kunakili fomula kwenye visanduku vingine vya safu mlalo ya kwanza (hadi kisanduku I2 katika mfano huu).
3. Chagua seli zote za fomula katika safu mlalo ya kwanza (G2:I2) na uburute kishiko cha kujaza chini ili kunakili fomula hadi safu mlalo nyingine.

Dokezo muhimu! Fomula iliyo hapo juu inafanya kazi na tahadhari kadhaa: data chanzo chako haipaswi kuwa na kisanduku tupu au thamani rudufu .

Ikiwa mkusanyiko wako wa data una nafasi zilizoachwa wazi, funga fomula katika kipengele cha IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Kwa bahati mbaya, hakuna suluhisho rahisi kwa nakala. Ikiwa unaijua, tafadhali shiriki kwenye maoni!

Jinsi fomula hii inavyofanya kazi

Mchanganyiko ulio hapo juu unatokana na mseto wa kawaida wa INDEX MATCH unaotumika kutafuta mlalo katika Excel. Lakini kwa kuwa tunahitaji aina ya "utafutaji wa kialfabeti", tumeijenga upya kwa njia hii:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) inalinganisha thamani zote. katika safu moja na kila mmoja na kurudisha safu ya jamaa yao