Este tutorial le enseñará algunas formas rápidas y sencillas de ordenar alfabéticamente Excel. También proporciona soluciones para tareas no triviales, por ejemplo, cómo ordenar alfabéticamente por apellido cuando las entradas empiezan por el nombre.

Ordenar alfabéticamente en Excel es tan fácil como el abecedario. Tanto si se trata de ordenar toda una hoja de cálculo o un rango seleccionado, verticalmente (una columna) u horizontalmente (una fila), ascendentemente (de la A a la Z) o descendentemente (de la Z a la A), en la mayoría de los casos la tarea se puede realizar con un clic de botón. En algunas situaciones, sin embargo, las funciones incorporadas pueden tropezar, pero aún así se puede encontrar la manera de ordenar alfabéticamente confórmulas.

Este tutorial le mostrará algunas formas rápidas de ordenar alfabéticamente en Excel y le enseñará a prever y prevenir problemas de ordenación.

Cómo ordenar alfabéticamente en Excel

En general, hay 3 formas principales de ordenar alfabéticamente en Excel: el botón A-Z o Z-A, la función Ordenar y el filtro. A continuación encontrará la guía detallada de cada método.

Cómo ordenar una columna alfabéticamente

La forma más rápida de ordenar alfabéticamente en Excel es la siguiente:

1. Seleccione cualquier celda de la columna que desee ordenar.
2. En el Datos en la pestaña Ordenar y filtrar grupo, haga clic en A-Z para ordenar de forma ascendente o Z-A para ordenar descendentemente. ¡Listo!

También se puede acceder a los mismos botones desde Inicio tab> Edición de grupo> Ordenar y filtrar :

De cualquier forma, Excel ordenará alfabéticamente su lista de forma instantánea:

Consejo: Una vez realizada la clasificación y antes de hacer nada más, observe detenidamente los resultados. Si algo no le parece correcto, haga clic en el botón Deshacer para restablecer el orden original.

Ordenar alfabéticamente y mantener las filas juntas

Si su conjunto de datos contiene dos o más columnas, puede utilizar la función A-Z o Z-A para poner una de las columnas en orden alfabético y Excel moverá automáticamente los datos en otras columnas, manteniendo las filas intactas.

Como puede ver en la tabla ordenada de la derecha, la información relacionada de cada fila se mantiene junta:

En algunas situaciones, sobre todo cuando se seleccionan sólo una o unas pocas celdas en medio del conjunto de datos, Excel no está seguro de qué parte de los datos ordenar y le pide instrucciones. Si desea ordenar todo el conjunto de datos, deje el valor predeterminado Ampliar la selección y haga clic en Ordenar :

Nota. En este tutorial, una "tabla" es cualquier conjunto de datos. Técnicamente, todos nuestros ejemplos son para rangos. La tabla de Excel tiene opciones de ordenación y filtrado incorporadas.

Filtrar y ordenar alfabéticamente en Excel

Otra forma rápida de ordenar alfabéticamente en Excel es añadir un filtro. Lo bueno de este método es que se configura una sola vez: una vez aplicado el filtro automático, las opciones de ordenación de todas las columnas están a un solo clic de ratón.

Añadir un filtro a la tabla es fácil:

1. Seleccione una o varias cabeceras de columna.
2. En el Inicio en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar > Filtro .
3. Aparecerán pequeñas flechas desplegables en cada una de las cabeceras de las columnas. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desee ordenar alfabéticamente y seleccione Ordenar de la A a la Z :

La columna se ordena alfabéticamente de inmediato, y una pequeña flecha hacia arriba en el botón de filtro indica el orden de clasificación (ascendente):

Para invertir el orden, seleccione Ordenar de Z a A del menú desplegable del filtro.

A quitar el filtro basta con pulsar el botón Filtro de nuevo.

Cómo poner varias columnas en orden alfabético

Si desea ordenar alfabéticamente los datos en varias columnas, utilice la función de Excel Ordenar que permite controlar mejor la clasificación de los datos.

A modo de ejemplo, añadamos una columna más a nuestro conjunto de datos y ordenemos las entradas alfabéticamente primero por Región y después por Nombre :

Para ello, siga estos pasos:

1. Seleccione toda la tabla que desea ordenar.

   En la mayoría de los casos, puede seleccionar sólo una celda y Excel seleccionará el resto de los datos automáticamente, pero éste es un método propenso a errores, especialmente cuando hay algunos huecos (celdas en blanco) en los datos.

2. En el Datos en la pestaña Ordenar y filtrar haga clic en el botón Ordenar
3. En Ordenar Aparecerá un cuadro de diálogo con el primer nivel de ordenación creado automáticamente por Excel.

   En el Ordenar por seleccione primero la columna que desea ordenar alfabéticamente, Región En las otras dos casillas, deje la configuración por defecto: Ordenar - Valores de las celdas y Pida - De la A a la Z :

   Sugerencia: si el primer desplegable muestra letras de columna en lugar de títulos, marque la casilla Mis datos tienen cabeceras caja.

4. Haga clic en el botón Añadir nivel para añadir el siguiente nivel y seleccionar las opciones de otra columna.

   En este ejemplo, el segundo nivel ordena los valores en el campo Nombre columna alfabéticamente de la A a la Z:

   Consejo: si está ordenando varias columnas con los mismos criterios, haga clic en Nivel de copia en lugar de Añadir nivel En este caso, sólo tendrá que elegir una columna diferente en la primera casilla.

5. Añada más niveles de clasificación si es necesario y haga clic en OK .

Excel ordenará los datos en el orden especificado. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, nuestra tabla está ordenada alfabéticamente exactamente como debería: primero por Región y después por Nombre :

Cómo ordenar filas alfabéticamente en Excel

Si los datos están ordenados horizontalmente, es posible que desee ordenarlos alfabéticamente por filas. Esto también se puede hacer utilizando la función de Excel Ordenar He aquí cómo:

1. Seleccione el rango que desea ordenar. Si su tabla tiene etiquetas de fila que no deben moverse, asegúrese de dejarlas fuera.
2. Ir a la Datos tab> Ordenar y filtrar y haga clic en Ordenar :
3. En el Ordenar pulse el botón Opciones...
4. En el pequeño Opciones de clasificación que aparece, seleccione Ordenar de izquierda a derecha y haga clic en OK para volver al Ordenar
5. Desde el Ordenar por seleccione el número de fila que desea alfabetizar (Fila 1 en este ejemplo). En las otras dos casillas, los valores por defecto serán suficientes, así que los mantendremos ( Valores de celda en el Ordenar en y De la A a la Z en el Pida ) y haga clic en Aceptar:

Como resultado, la primera fila de nuestra tabla se ordena por orden alfabético, y el resto de los datos se reordena en consecuencia, preservando todas las correlaciones entre las entradas:

Problemas con la ordenación alfabética en Excel

Las funciones de ordenación de Excel son asombrosas, pero si trabaja con datos imperfectamente estructurados, las cosas pueden salir terriblemente mal. A continuación se indican los dos problemas más comunes.

Columnas y filas en blanco u ocultas

Si hay filas y columnas vacías u ocultas en sus datos, y selecciona sólo una celda antes de hacer clic en el botón de ordenación, sólo se ordenará la parte de sus datos hasta la primera fila y/o columna en blanco.

Una solución fácil es eliminar los espacios en blanco y desocultar todas las áreas ocultas antes de ordenar. En caso de filas en blanco (¡no filas ocultas!), puede seleccionar primero toda la tabla y luego ordenar alfabéticamente.

Cabeceras de columna irreconocibles

Si las cabeceras de las columnas tienen un formato diferente al del resto de los datos, Excel es lo suficientemente inteligente como para identificarlas y excluirlas de la ordenación. Pero si la fila de cabecera no tiene ningún formato especial, lo más probable es que las cabeceras de las columnas se traten como entradas normales y acaben en algún lugar en medio de los datos ordenados. Para evitar que esto ocurra, seleccione sólo las filas de datos y, a continuación, ordene.

Al utilizar el Ordenar asegúrese de que la casilla Mis datos tienen cabeceras está seleccionada.

Cómo ordenar alfabéticamente en Excel con fórmulas

Microsoft Excel proporciona una variedad de funciones para hacer frente a muchas tareas diferentes. Muchas, pero no todas. Si se enfrenta a un reto para el que no existe una solución incorporada, lo más probable es que se pueda realizar con una fórmula. Lo mismo ocurre con la ordenación alfabética. A continuación, encontrará un par de ejemplos en los que la ordenación alfabética sólo se puede realizar con fórmulas.

Cómo ordenar alfabéticamente en Excel por apellido

Dado que existen varias formas comunes de escribir los nombres en inglés, a veces puede encontrarse en la situación de que las entradas empiecen por el nombre y usted tenga que ordenarlas alfabéticamente por el apellido:

Las opciones de ordenación de Excel no pueden ayudar en este caso, así que recurramos a las fórmulas.

Con un nombre completo en A2, inserta las siguientes fórmulas en dos celdas diferentes, y luego cópialas hacia abajo por las columnas hasta la última celda con datos:

En C2, extraiga el Nombre de pila :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

En D2, tire del apellido :

=DERECHA(A2,LEN(A2)-BUSCAR(" ",A2,1))

Y luego, concatenar las partes en el orden inverso separadas por coma:

=D2&", "&C2

La explicación detallada de las fórmulas puede encontrarse aquí, por ahora centrémonos en los resultados:

Como necesitamos ordenar alfabéticamente los nombres, no las fórmulas, conviértelas en valores. Para ello, selecciona todas las celdas con fórmulas (E2:E10) y pulsa Ctrl + C para copiarlas. Haz clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas, haz clic en Valores en Opciones de pegado y pulse la tecla Intro:

Ahora, seleccione cualquier celda de la columna resultante y haga clic en el botón De la A a la Z o Z a A en el botón Datos y ahí lo tienes: una lista ordenada alfabéticamente por el apellido:

En caso de que necesite volver al original Nombre Apellido formato, te queda un poco más de trabajo por hacer:

Vuelva a dividir los nombres en dos partes utilizando las fórmulas siguientes (donde E2 es un nombre separado por comas):

Consigue el Nombre de pila :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Obtener el apellido :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Y unir las dos partes:

=G2&" "&H2

Realice la conversión de fórmulas a valores una vez más y ¡listo!

El proceso puede parecer un poco complejo sobre el papel, pero créeme, sólo te llevará unos minutos en tu Excel. De hecho, te llevará incluso menos tiempo que leer este tutorial, por no hablar de alfabetizar los nombres manualmente :)

Cómo alfabetizar cada fila individualmente en Excel

En uno de los ejemplos anteriores vimos cómo ordenar alfabéticamente las filas en Excel mediante el cuadro de diálogo Ordenar. En ese ejemplo, se trataba de un conjunto de datos correlacionados. Pero, ¿qué ocurre si cada fila contiene información independiente? ¿Cómo se ordena alfabéticamente cada fila de forma individual?

En caso de que tengas un número razonable de filas, puedes ordenarlas una a una realizando estos pasos. Si tienes cientos o miles de filas, eso sería una enorme pérdida de tiempo. Las fórmulas pueden hacer lo mismo mucho más rápido.

Supongamos que tiene muchas filas de datos que deben reordenarse alfabéticamente de la siguiente manera:

Para empezar, copie las etiquetas de las filas en otra hoja de cálculo o en otra ubicación de la misma hoja y, a continuación, utilice la siguiente fórmula de matriz para poner cada fila en orden alfabético (donde B2:D2 es la primera fila de la tabla de origen):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Recuerde que la forma correcta de introducir una fórmula de matriz en Excel es pulsando Ctrl + Mayús + Intro .

Si no se siente muy cómodo con las fórmulas de matriz de Excel, siga estos pasos para introducirlas correctamente en su hoja de cálculo:

1. Escriba la fórmula en la primera celda (G2 en nuestro caso) y pulse Ctrl + Mayús + Intro . Al hacerlo, Excel encerrará la fórmula entre {corchetes}. No intente escribir los corchetes manualmente, no funcionará.
2. Selecciona la celda de la fórmula (G2) y arrastra el tirador de relleno hacia la derecha para copiar la fórmula a otras celdas de la primera fila (hasta la celda I2 en este ejemplo).
3. Selecciona todas las celdas de la fórmula en la primera fila (G2:I2) y arrastra el manejador de relleno hacia abajo para copiar la fórmula a otras filas.

Nota importante: la fórmula anterior funciona con un par de advertencias: los datos de origen no deben contener celdas vacías o valores duplicados .

Si su conjunto de datos tiene algunos espacios en blanco, envuelva la fórmula en la función IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Desgraciadamente, no existe una solución fácil para los duplicados. Si conoces alguna, compártela en los comentarios.

Cómo funciona esta fórmula

La fórmula anterior se basa en la clásica combinación INDEX MATCH utilizada para realizar búsquedas horizontales en Excel. Pero como necesitamos un tipo de "búsqueda alfabética", la hemos reconstruido de esta manera:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) compara todos los valores de la misma fila entre sí y devuelve una matriz con sus rangos relativos. Por ejemplo, en la fila 2 devuelve {2,3,1}, lo que significa que Caden es el 2º, Oliver el 3º y Aria la 1ª. De esta forma, obtenemos la matriz de búsqueda para la función MATCH.

COLUMNS($B2:B2) proporciona el valor de búsqueda. Debido a un uso inteligente de las referencias absolutas y relativas, el número devuelto se incrementa en 1 a medida que avanzamos hacia la derecha. Es decir, para G2, el valor de búsqueda es 1, para H2 - 2, para I2 - 3.

MATCH busca el valor de búsqueda calculado por COLUMNS() en la matriz de búsqueda devuelta por COUNTIF(), y devuelve su posición relativa. Por ejemplo, para G2, el valor de búsqueda es 1, que está en la 3ª posición de la matriz de búsqueda, por lo que MATCH devuelve 3.

Por último, INDEX extrae el valor real en función de su posición relativa en la fila. Para G2, obtiene el 3er valor del rango B2:D2, que es Aria.

Cómo ordenar alfabéticamente cada columna en Excel

Si trabaja con subconjuntos independientes de datos organizados verticalmente en columnas, puede modificar fácilmente la fórmula anterior para alfabetizar cada columna individualmente. Sólo tiene que sustituir COLUMNS() por ROWS(), hacer que algunas coordenadas de columna sean absolutas y las de fila relativas y su fórmula estará lista:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Recuerde que es un fórmula de matriz que debe completarse con Ctrl + Mayús + Intro :

Además de proporcionar soluciones a las tareas que son imposibles de realizar con las opciones de ordenación integradas en Excel, las fórmulas tienen una ventaja más (aunque discutible :): hacen que la ordenación sea más fácil. dinámico Con las funciones incorporadas, tendrás que recurrir a los datos cada vez que se añadan nuevas entradas. Con las fórmulas, puedes añadir nuevos datos en cualquier momento y las listas ordenadas se actualizarán automáticamente.

Si prefiere que su nueva ordenación alfabética sea estática, sustituya las fórmulas por sus resultados utilizando Pegado especial > Valores .

Para ver más de cerca las fórmulas que se explican en este tutorial, puedes descargarte nuestra hoja de cálculo de Excel Orden alfabético. Gracias por leer y ¡esperamos verte en nuestro blog la semana que viene!