Цей підручник навчить вас декільком швидким і простим способам впорядкувати записи в Excel за алфавітом. Він також пропонує рішення для нетривіальних завдань, наприклад, як впорядкувати за прізвищем, коли записи починаються з імені та по батькові.

Сортування за алфавітом в Excel простіше простого. Незалежно від того, сортуєте ви весь аркуш або виділений діапазон, по вертикалі (стовпець) або по горизонталі (рядок), за зростанням (від А до Я) або за спаданням (від Я до А), в більшості випадків завдання можна виконати одним натисканням кнопки. У деяких ситуаціях, однак, вбудовані функції можуть спіткнутися, але ви все одно можете придумати спосіб сортування за алфавітом за допомогоюформули.

Цей урок покаже вам кілька швидких способів сортування за алфавітом в Excel і навчить, як передбачити і запобігти проблемам сортування.

Як впорядкувати за алфавітом в Excel

Загалом, існує 3 основні способи сортування за алфавітом в Excel: кнопка A-Z або Z-A, функція Сортування та фільтр. Нижче ви знайдете детальну інструкцію щодо кожного способу.

Як відсортувати стовпець за алфавітом

Найшвидший спосіб сортування за алфавітом в Excel - це такий:

1. Виділіть будь-яку комірку в стовпці, який потрібно відсортувати.
2. Про це йдеться на Дані у вкладці Сортування та фільтрація групу, натисніть одну з наступних кнопок A-Z сортувати за зростанням або Z-A сортувати за спаданням. Готово!

До цих же кнопок також можна отримати доступ з Головна сторінка вкладка> Редагування група> Сортування та фільтрація :

У будь-якому випадку, Excel миттєво впорядкує ваш список за алфавітом:

Порада. Після того, як ви виконали сортування, і перед тим, як робити що-небудь ще, уважно подивіться на результати. Якщо щось виглядає неправильно, натисніть на кнопку Скасувати для відновлення початкового порядку.

Впорядковуйте за алфавітом і тримайте ряди разом

Якщо ваш набір даних містить два або більше стовпців, ви можете використовувати A-Z або Z-A щоб розташувати один зі стовпців в алфавітному порядку, і Excel автоматично перемістить дані в інших стовпцях, зберігаючи рядки без змін.

Як ви можете бачити у відсортованій таблиці праворуч, відповідна інформація в кожному рядку зберігається разом:

У деяких ситуаціях, переважно коли виділено лише одну або кілька клітинок у середині набору даних, Excel не знає, яку частину даних сортувати, і запитує ваші вказівки. Якщо ви хочете відсортувати весь набір даних, залиште значення за замовчуванням Розширити вибір встановіть прапорець і натисніть Сортування :

Примітка: у цьому посібнику "таблиця" - це будь-який набір даних. Технічно, всі наші приклади стосуються діапазонів. Таблиця Excel має вбудовані можливості сортування та фільтрації.

Фільтрація та впорядкування за алфавітом в Excel

Ще один швидкий спосіб сортування за алфавітом в Excel - це додавання фільтра. Перевага цього методу полягає в тому, що це одноразове налаштування - після застосування автоматичного фільтра параметри сортування для всіх стовпців доступні лише одним клацанням миші.

Додати фільтр до таблиці дуже просто:

1. Виберіть один або декілька заголовків стовпців.
2. Про це йдеться на Головна сторінка на вкладці Редагування, у групі Редагування натисніть Сортування та фільтрація > Фільтр .
3. У кожному з заголовків стовпців з'являться невеликі стрілки, що розкриваються. Клацніть стрілку, що розкривається, для стовпця, який ви хочете впорядкувати в алфавітному порядку, і виберіть Сортування від А до Я :

Стовпчик одразу впорядковано за алфавітом, а маленька стрілочка вгору на кнопці фільтра вказує на порядок сортування (за зростанням):

Щоб змінити порядок, виберіть Сортування від Z до A у випадаючому меню фільтру.

До зняти фільтр просто натисніть на кнопку Фільтр знову.

Як розмістити кілька стовпців в алфавітному порядку

У випадку, якщо ви хочете впорядкувати дані в алфавітному порядку в декількох колонках, скористайтеся таблицею Excel Сортування яка дає більше контролю над тим, як сортуються ваші дані.

Для прикладу, додамо ще один стовпець до нашого набору даних, а потім впорядкуємо записи в алфавітному порядку спочатку за Регіон а потім на Ім'я :

Для цього, будь ласка, виконайте наступні дії:

1. Виділіть всю таблицю, яку потрібно відсортувати.

   У більшості випадків ви можете вибрати лише одну комірку, і Excel автоматично вибере решту даних, але такий підхід може призвести до помилок, особливо якщо у ваших даних є прогалини (порожні клітинки).

2. Про це йдеться на Дані у вкладці Сортування та фільтрація у групі, натисніть на кнопку Сортування
3. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Сортування з'явиться діалогове вікно з першим рівнем сортування, створеним для вас автоматично, як вважає за потрібне Excel.

   В рамках проекту Сортувати по виберіть стовпець, який ви хочете впорядкувати в алфавітному порядку першим, Регіон В інших двох полях залишаємо налаштування за замовчуванням: Сортувати далі - Значення комірок і Замовлення - Від А до Я :

   Порада: якщо в першому випадаючому списку замість заголовків відображаються літери стовпців, поставте галочку напроти пункту Мої дані мають заголовки Ящик.

4. Натисніть на кнопку Додати рівень для додавання наступного рівня та вибору параметрів іншої колонки.

   У даному прикладі другий рівень сортує значення в полі Ім'я та прізвище стовпчик за алфавітом від А до Я:

   Порада. Якщо ви сортуєте за кількома стовпчиками з однаковими критеріями, натисніть Рівень копіювання замість Додати рівень У цьому випадку Вам потрібно буде лише вибрати іншу колонку в першому полі.

5. Додайте більше рівнів сортування, якщо потрібно, і натисніть ГАРАЗД. .

Excel відсортує ваші дані у вказаному порядку. Як показано на скріншоті нижче, наша таблиця впорядкована в алфавітному порядку саме так, як і повинна: спочатку по Регіон а потім на Ім'я та прізвище :

Як відсортувати рядки за алфавітом в Excel

Якщо дані розташовані горизонтально, ви можете відсортувати їх в алфавітному порядку по рядках. Це також можна зробити за допомогою програми Excel Сортування функцію. Ось як:

1. Виберіть діапазон, який потрібно відсортувати. Якщо у вашій таблиці є мітки рядків, які не повинні бути переміщені, обов'язково залиште їх поза увагою.
2. Перейдіть на сторінку Дані вкладка> Сортування та фільтрація групу і натисніть Сортування :
3. В рамках проекту Сортування діалогового вікна, натисніть кнопку Варіанти...
4. У невеликому Параметри сортування У діалоговому вікні, що з'явилося, виберіть Сортування зліва направо і натисніть ГАРАЗД. щоб повернутися до Сортування
5. Від Сортувати по виберіть номер рядка, який ви хочете впорядкувати за алфавітом (у нашому прикладі - Рядок 1). У двох інших полях значення за замовчуванням підійдуть, тому ми їх залишаємо ( Значення комірок в Сортувати далі коробка, і Від А до Я в Замовлення ), та натисніть кнопку ОК:

В результаті перший рядок нашої таблиці відсортований в алфавітному порядку, а решта даних переставлені відповідно, зі збереженням всіх кореляцій між записами:

Проблеми з сортуванням за алфавітом в Excel

Функції сортування в Excel дивовижні, але якщо ви працюєте з недосконало структурованими даними, все може піти не так, як треба. Ось дві поширені проблеми.

Пусті або приховані стовпці та рядки

Якщо у ваших даних є порожні або приховані рядки та стовпці, і ви виділите лише одну комірку перед натисканням кнопки сортування, буде відсортовано лише частину даних до першого порожнього рядка та/або стовпця.

Просте рішення - усунути пропуски і розкрити всі приховані області перед сортуванням. У випадку порожніх рядків (не прихованих!) можна спочатку виділити всю таблицю, а потім впорядкувати за алфавітом.

Нерозпізнавані заголовки стовпців

Якщо ваші заголовки стовпців відформатовані інакше, ніж решта даних, Excel досить розумний, щоб визначити їх і виключити з сортування. Але якщо рядок заголовка не має спеціального форматування, ваші заголовки стовпців, швидше за все, будуть розглядатися як звичайні записи і опиняться десь посередині відсортованих даних. Щоб цього не сталося, виберіть тільки рядки даних, а потім виконайте сортування.

При використанні Сортування переконайтеся, що в діалоговому вікні Мої дані мають заголовки встановлений прапорець.

Як відсортувати за алфавітом в Excel за допомогою формул

Microsoft Excel надає безліч можливостей для вирішення багатьох різних завдань. Багатьох, але не всіх. Якщо перед вами стоїть завдання, для якого немає вбудованого рішення, швидше за все, його можна виконати за допомогою формули. Це справедливо і для сортування за алфавітом. Нижче ви знайдете кілька прикладів, коли впорядкування за алфавітом можна виконати тільки за допомогою формул.

Як впорядкувати за алфавітом в Excel за прізвищем

Оскільки існує декілька загальноприйнятих способів написання імен англійською мовою, іноді може виникнути ситуація, коли записи починаються з імені, а вам потрібно впорядкувати їх за прізвищем:

Опції сортування Excel в даному випадку не допоможуть, тому вдамося до формул.

З повним ім'ям в А2 вставте наступні формули в дві різні комірки, а потім скопіюйте їх вниз по стовпчиках до останньої комірки з даними:

У пункті C2 витягніть ім'я та прізвище :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

У D2 потягніть за прізвище :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

А потім з'єднати частини у зворотному порядку через кому:

=D2&", "&C2

З детальним поясненням формул можна ознайомитися тут, а поки що зосередимося на результатах:

Оскільки нам потрібно впорядкувати за алфавітом імена, а не формули, перетворимо їх в значення. Для цього виділимо всі комірки з формулами (E2:E10) і натиснемо Ctrl + C для їх копіювання. Клацнемо правою кнопкою миші по виділених комірках, натиснемо на Цінності під Параметри вставки та натисніть клавішу Enter:

Добре, ви майже закінчили! Тепер виділіть будь-яку комірку в отриманому стовпчику, натисніть кнопку Від А до Я або Від А до Я на кнопці Дані і ось він - список в алфавітному порядку за прізвищем:

У разі необхідності повернення до оригіналу Ім'я та прізвище Прізвище та ім'я у форматі, є ще дещо, над чим вам треба попрацювати:

Знову розділіть імена на дві частини, використовуючи наведені нижче формули (де E2 - ім'я, відокремлене комою):

Отримайте ім'я та прізвище :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Отримайте прізвище :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

І з'єднати ці дві частини воєдино:

=G2&" "&H2

Ще раз виконайте перетворення формул у значення - і все готово!

Процес може виглядати дещо складним на папері, але повірте, він займе всього кілька хвилин у вашому Excel. Насправді, це займе навіть менше часу, ніж читання цього посібника, не кажучи вже про розстановку назв в алфавітному порядку вручну :)

Як впорядкувати за алфавітом кожен рядок окремо в Excel

В одному з попередніх прикладів ми розглядали, як впорядкувати рядки в Excel за допомогою діалогового вікна Сортування. У тому прикладі ми мали справу з корельованим набором даних. Але що робити, якщо кожен рядок містить незалежну інформацію? Як впорядкувати кожен рядок окремо?

Якщо у вас є достатня кількість рядків, ви можете сортувати їх по одному, виконуючи ці дії. Якщо у вас сотні або тисячі рядків, це буде величезна втрата часу. Формули можуть зробити те ж саме набагато швидше.

Припустимо, у вас є багато рядків даних, які потрібно переставити в алфавітному порядку таким чином:

Для початку скопіюйте підписи рядків на інший аркуш або в інше місце на тому ж аркуші, а потім використовуйте наступну формулу масиву, щоб розмістити кожен рядок в алфавітному порядку (де B2:D2 - перший рядок вихідної таблиці):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Нагадуємо, що правильним способом введення формули масиву в Excel є натискання комбінації клавіш Ctrl + Shift + Enter .

Якщо ви не дуже добре орієнтуєтеся у формулах масивів Excel, будь ласка, виконайте ці кроки, щоб правильно ввести їх на робочому аркуші:

1. Введіть формулу в першу комірку (G2 в нашому випадку) і натисніть Ctrl + Shift + Enter. При цьому Excel укладе формулу в {фігурні дужки}. Не намагайтеся набирати дужки вручну, це не спрацює.
2. Виділіть клітинку з формулою (G2) і перетягніть маркер заповнення вправо, щоб скопіювати формулу в інші клітинки першого рядка (у цьому прикладі до клітинки I2).
3. Виділіть всі клітинки з формулами в першому рядку (G2:I2) і перетягніть маркер заповнення вниз, щоб скопіювати формулу в інші рядки.

Важливо! Наведена вище формула працює з кількома застереженнями: ваші вихідні дані не повинні містити порожні клітинки або дублікати значень .

Якщо у вашому наборі даних є пропуски, оберніть формулу у функцію ЕСЛИ:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

На жаль, простого рішення для дублікатів не існує. Якщо ви знаєте таке, будь ласка, поділіться в коментарях!

Як працює ця формула

В основі наведеної вище формули лежить класична комбінація ІНДЕКС СООТВЕТСТВИЕ, яка використовується для горизонтального пошуку в Excel. Але оскільки нам потрібен своєрідний "алфавітний пошук", то ми перебудували її таким чином:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) порівнює всі значення в одному рядку між собою і повертає масив їх відносних рангів. Наприклад, в рядку 2 повертає {2,3,1}, що означає, що Кейден займає 2-е місце, Олівер - 3-е, а Арія - 1-е. Таким чином, ми отримуємо масив пошуку для функції МАТЧ.

COLUMNS($B2:B2) повертає шукане значення. Завдяки розумному використанню абсолютних і відносних посилань, число, що повертається, збільшується на 1 по мірі просування вправо. Тобто, для G2 шукане значення дорівнює 1, для H2 - 2, для I2 - 3.

MATCH шукає шукане значення, обчислене функцією COLUMNS(), в масиві пошуку, повернутому функцією COUNTIF(), і повертає його відносну позицію. Наприклад, для G2 шуканим значенням є 1, яке знаходиться на 3-й позиції в масиві пошуку, тому MATCH повертає 3.

Нарешті, INDEX витягує реальне значення на основі його відносного положення в рядку. Для G2 він витягує 3-тє значення в діапазоні B2:D2, яке є Aria.

Як відсортувати кожен стовпець за алфавітом в Excel

Якщо ви маєте справу з незалежними підмножинами даних, організованими вертикально в стовпці, ви можете легко змінити наведену вище формулу, щоб впорядкувати кожен стовпець за алфавітом окремо. Просто замініть COLUMNS() на ROWS(), зробіть кілька координат стовпців абсолютними, а координати рядків - відносними, і ваша формула готова:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Будь ласка, пам'ятайте, що це формула масиву , яку слід завершити комбінацією клавіш Ctrl + Shift + Enter:

Крім того, що формули вирішують завдання, які неможливо вирішити за допомогою вбудованих засобів сортування Excel, вони мають ще одну (хоча і спірну :)) перевагу - виконують сортування динамічний За допомогою вбудованих функцій вам доведеться звертатися до своїх даних кожного разу, коли додаються нові записи. За допомогою формул ви можете додавати нові дані в будь-який час, і відсортовані списки будуть оновлюватися автоматично.

Якщо ви бажаєте зробити новий алфавітний порядок статичним, замініть формули їх результатами за допомогою Паста спеціальна > Цінності .

Щоб ближче познайомитися з формулами, розглянутими в цьому уроці, ви можете завантажити наш робочий аркуш "Алфавітний порядок в Excel". Дякую за прочитання і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!