سيعلمك هذا البرنامج التعليمي بعض الطرق السريعة والسهلة لترتيب Excel بترتيب أبجدي. كما يوفر حلولاً للمهام غير التافهة ، على سبيل المثال كيفية الترتيب الأبجدي حسب الاسم الأخير عندما تبدأ الإدخالات بالاسم الأول.

الأبجدية في Excel سهلة مثل ABC. سواء كنت تقوم بفرز ورقة عمل كاملة أو نطاقًا محددًا ، عموديًا (عمود) أو أفقيًا (صف) ، تصاعديًا (أ إلى ي) أو تنازليًا (ي إلى أ) ، في معظم الحالات يمكن إنجاز المهمة بنقرة زر. ومع ذلك ، في بعض المواقف ، قد تتعثر الميزات المضمنة ، ولكن لا يزال بإمكانك اكتشاف طريقة للفرز حسب الترتيب الأبجدي باستخدام الصيغ.

سيوضح لك هذا البرنامج التعليمي بعض الطرق السريعة للترتيب الأبجدي في Excel و تعليم كيفية توقع مشاكل الفرز ومنعها.

كيفية الترتيب الأبجدي في Excel

بشكل عام ، هناك 3 طرق رئيسية للفرز أبجديًا في Excel: الزر A-Z أو Z-A ، ميزة الفرز والتصفية. ستجد أدناه إرشادات مفصلة حول كل طريقة.

كيفية فرز عمود أبجديًا

أسرع طريقة للفرز أبجديًا في Excel هي:

1. حدد أي خلية في العمود تريد فرزها.
2. في علامة التبويب البيانات ، في مجموعة الفرز والتصفية ، انقر فوق إما A-Z الفرز تصاعديًا أو Z-A للفرز تنازليًا. فعله!

يمكن أيضًا الوصول إلى نفس الأزرار من الصفحة الرئيسية علامة التبويب & gt ؛ تحرير المجموعةالرتب. على سبيل المثال ، في الصف 2 ، يتم إرجاع {2،3،1} ، مما يعني أن Caden هو 2nd ، و Oliver هو 3rd ، و Aria هو 1st. بهذه الطريقة ، نحصل على صفيف البحث لوظيفة MATCH. توفر

COLUMNS ($ B2: B2) قيمة البحث. نظرًا للاستخدام الذكي للمراجع المطلقة والنسبية ، يتم زيادة الرقم الذي تم إرجاعه بمقدار 1 مع تقدمنا ​​في الاتجاه الصحيح. أي بالنسبة لـ G2 ، قيمة البحث هي 1 ، لـ H2 - 2 ، لـ I2 - 3.

MATCH يبحث عن قيمة البحث المحسوبة بواسطة COLUMNS () في صفيف البحث الذي تم إرجاعه بواسطة COUNTIF () ، و يعيد موقعه النسبي. على سبيل المثال ، بالنسبة لـ G2 ، تكون قيمة البحث هي 1 ، وهي في الموضع الثالث في صفيف البحث ، لذلك تُرجع MATCH 3.

أخيرًا ، تستخرج INDEX القيمة الحقيقية بناءً على موضعها النسبي في الصف. بالنسبة لـ G2 ، فإنه يجلب القيمة الثالثة في النطاق B2: D2 ، وهي Aria.

كيفية فرز كل عمود أبجديًا في Excel

إذا كنت تتعامل مع مجموعات فرعية مستقلة من البيانات المنظمة عموديًا في الأعمدة ، يمكنك بسهولة تعديل الصيغة أعلاه لترتيب كل عمود أبجديًا على حدة. ما عليك سوى استبدال COLUMNS () بـ ROWS () ، وجعل بعض إحداثيات العمود المطلقة وإحداثيات الصف نسبيًا وصيغتك جاهزة:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

يرجى تذكر أنها صيغة صفيف ، والتي يجب إكمالها باستخدام Ctrl + Shift + Enter:

بصرف النظر عن توفير حلول للمهام التي يستحيل إنجازها باستخدام خيارات الفرز والصيغ المضمنة في Excelلديها ميزة أخرى (على الرغم من أنها مثيرة للجدل :) - فهي تجعل الفرز ديناميكيًا . مع الميزات المضمنة ، سيتعين عليك اللجوء إلى بياناتك في كل مرة يتم فيها إضافة إدخالات جديدة. باستخدام الصيغ ، يمكنك إضافة بيانات جديدة في أي وقت وسيتم تحديث القوائم التي تم فرزها تلقائيًا.

إذا كنت تفضل جعل الترتيب الأبجدي الجديد ثابتًا ، فاستبدل الصيغ بنتائجها باستخدام لصق خاص & gt؛ القيم .

لإلقاء نظرة فاحصة على الصيغ التي تمت مناقشتها في هذا البرنامج التعليمي ، نرحب بتنزيل ورقة عمل Excel للترتيب الأبجدي. أشكرك على القراءة وآمل أن أراك على مدونتنا الأسبوع المقبل!

& gt؛ الفرز والتصفية:

في كلتا الحالتين ، سيقوم Excel بترتيب قائمتك أبجديًا على الفور:

نصيحة. بعد الانتهاء من الفرز وقبل أن تفعل أي شيء آخر ، ألق نظرة فاحصة على النتائج. إذا ظهر خطأ ما ، فانقر فوق الزر تراجع لاستعادة الترتيب الأصلي.

ترتيب الصفوف أبجديًا والاحتفاظ بها معًا

إذا كانت مجموعة البيانات الخاصة بك تحتوي على عمودين أو أكثر ، فيمكنك استخدم الزر A-Z أو Z-A لوضع أحد الأعمدة بالترتيب الأبجدي وسيقوم Excel تلقائيًا بنقل البيانات في أعمدة أخرى ، مع الحفاظ على الصفوف سليمة.

As يمكنك أن ترى في الجدول الذي تم فرزه على اليمين ، يتم الاحتفاظ بالمعلومات ذات الصلة في كل صف معًا:

في بعض الحالات ، غالبًا عندما يتم تحديد خلية واحدة أو بضع خلايا في منتصف مجموعة البيانات الخاصة بك ، Excel غير متأكد من أي جزء من البيانات يجب فرزه ويطلب تعليماتك. إذا كنت ترغب في فرز مجموعة البيانات بالكامل ، فاترك الخيار الافتراضي وسّع التحديد الخيار محددًا ، وانقر فوق فرز :

ملاحظة. في هذا البرنامج التعليمي ، "الجدول" هو أي مجموعة بيانات. من الناحية الفنية ، جميع الأمثلة لدينا مخصصة للنطاقات. يحتوي جدول Excel على خيارات فرز وتصفية مضمنة.

تصفية وترتيب أبجديًا في Excel

هناك طريقة سريعة أخرى للفرز أبجديًا في Excel وهي إضافة عامل تصفية. يكمن جمال هذه الطريقة في أنها إعداد لمرة واحدة - بمجرد تطبيق الفلتر التلقائي ، تكون خيارات الفرز لجميع الأعمدة عبارة عن ماوس فقطانقر بعيدًا.

من السهل إضافة عامل تصفية إلى الجدول الخاص بك:

1. حدد رأس عمود واحد أو عدة رؤوس.
2. في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في مجموعة التحرير ، انقر فوق فرز وتصفية & gt؛ تصفية .
3. ستظهر أسهم قائمة منسدلة صغيرة في كل رأس من رؤوس الأعمدة. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة للعمود الذي تريد ترتيبه أبجديًا ، وحدد فرز A إلى Z :

يتم ترتيب العمود أبجديًا على الفور ، و يشير سهم صغير لأعلى على زر التصفية إلى ترتيب الفرز (تصاعدي):

لعكس الترتيب ، حدد فرز Z إلى A من قائمة التصفية المنسدلة.

إزالة عامل التصفية ، ما عليك سوى النقر فوق الزر تصفية مرة أخرى.

كيفية وضع أعمدة متعددة بالترتيب الأبجدي

إذا أردت لترتيب البيانات أبجديًا في عدة أعمدة ، استخدم أمر Excel فرز ، والذي يوفر مزيدًا من التحكم في كيفية فرز بياناتك.

كمثال ، دعنا نضيف عمودًا آخر إلى مجموعة البيانات الخاصة بنا ، و ثم رتب الإدخالات أبجديًا أولاً حسب المنطقة ، ثم الاسم :

لإنجاز ذلك ، يرجى تنفيذ الخطوات التالية:

1. حدد الجدول بأكمله الذي تريد فرزه.

   في معظم الحالات ، يمكنك تحديد خلية واحدة فقط وسيقوم Excel باختيار بقية بياناتك تلقائيًا ، ولكن هذا نهج عرضة للخطأ ، خاصةً عند وجود بعض الفجوات (الخلايا الفارغة) داخل بياناتك.

2. تشغيلعلامة التبويب البيانات ، في علامة التبويب Sort & amp؛ مجموعة التصفية ، انقر فوق فرز
3. سيظهر مربع الحوار فرز بمستوى الفرز الأول الذي تم إنشاؤه لك تلقائيًا كما يراه Excel مناسبًا .

   في المربع المنسدل فرز حسب ، حدد العمود الذي تريد ترتيبه أبجديًا أولاً ، المنطقة في حالتنا. في المربعين الآخرين ، اترك الإعدادات الافتراضية: Sort On - قيم الخلية و ترتيب - A إلى Z :

   نصيحة. إذا كانت القائمة المنسدلة الأولى تعرض أحرف العمود بدلاً من العناوين ، فحدد المربع تحتوي بياناتي على رؤوس .

4. انقر فوق الزر إضافة مستوى لإضافة المستوى التالي وتحديد الخيارات لعمود آخر.

   في هذا المثال ، يقوم المستوى الثاني بفرز القيم في العمود الاسم أبجديًا من A إلى Z:

   نصيحة. إذا كنت تقوم بالفرز حسب أعمدة متعددة بنفس المعايير ، فانقر فوق نسخ المستوى بدلاً من إضافة مستوى . في هذه الحالة ، سيكون عليك فقط اختيار عمود مختلف في المربع الأول.

5. أضف المزيد من مستويات الفرز إذا لزم الأمر ، وانقر فوق موافق .

سيقوم Excel بفرز بياناتك بالترتيب المحدد. كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه ، تم ترتيب جدولنا أبجديًا تمامًا كما ينبغي: أولاً حسب المنطقة ، ثم حسب الاسم :

كيفية فرز الصفوف أبجديًا في Excel

إذا تم ترتيب بياناتك أفقيًا ، فقد ترغب في فرزها أبجديًاعبر الصفوف. يمكن القيام بذلك أيضًا باستخدام ميزة Excel Sort . وإليك الطريقة:

1. حدد النطاق الذي تريد فرزه. إذا كان الجدول الخاص بك يحتوي على تسميات صفوف لا ينبغي نقلها ، فتأكد من تركها خارج.
2. انتقل إلى علامة التبويب البيانات علامة التبويب & gt ؛ الفرز والتصفية المجموعة ، و انقر فوق فرز :
3. في مربع الحوار فرز ، انقر فوق خيارات ...
4. في مربع حوار صغير خيارات الفرز الذي يظهر ، حدد فرز من اليسار إلى اليمين ، وانقر فوق موافق للرجوع إلى فرز
5. من القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد رقم الصف الذي تريد ترتيبه أبجديًا (الصف 1 في هذا المثال). في المربعين الآخرين ، ستعمل القيم الافتراضية بشكل جيد ، لذلك نحتفظ بها ( قيم الخلية في المربع فرز على ، و أ إلى ي في المربع ترتيب ) ، ثم انقر فوق موافق:

نتيجة لذلك ، يتم فرز الصف الأول في الجدول أبجديًا ، وبقية البيانات هي أعيد ترتيبها وفقًا لذلك ، مع الحفاظ على جميع الارتباطات بين الإدخالات:

مشاكل الفرز أبجديًا في Excel

ميزات فرز Excel مذهلة ، ولكن إذا كنت تعمل مع بيانات منظمة بشكل غير كامل ، فقد تسوء الأمور بشكل رهيب . فيما يلي مشكلتان شائعتان.

أعمدة وصفوف فارغة أو مخفية

إذا كانت هناك صفوف وأعمدة فارغة أو مخفية داخل بياناتك ، وقمت بتحديد خلية واحدة فقط قبل النقر فوق زر الفرز ، فقطالجزء من البيانات الخاصة بك حتى يتم فرز أول صف و / أو عمود فارغ.

إصلاح سهل لإزالة الفراغات وإظهار جميع المناطق المخفية قبل الفرز. في حالة وجود صفوف فارغة (ليست صفوفًا مخفية!) ، يمكنك تحديد الجدول بأكمله أولاً ، ثم الترتيب الأبجدي.

رؤوس أعمدة لا يمكن التعرف عليها

إذا تم تنسيق رؤوس الأعمدة بشكل مختلف عن بقية البيانات ، فإن Excel ذكي بما يكفي للتعرف عليها واستبعادها من الفرز. ولكن إذا لم يكن لصف الرأس تنسيق خاص ، فمن المرجح أن يتم التعامل مع رؤوس الأعمدة على أنها إدخالات عادية وينتهي بها الأمر في مكان ما في منتصف البيانات التي تم فرزها. لمنع حدوث ذلك ، حدد صفوف البيانات فقط ، ثم قم بالفرز.

عند استخدام مربع الحوار فرز ، تأكد من تحديد خانة الاختيار تحتوي بياناتي على رؤوس .

كيفية الفرز أبجديًا في Excel باستخدام الصيغ

يوفر Microsoft Excel مجموعة متنوعة من الميزات للتعامل مع العديد من المهام المختلفة. كثير ، لكن ليس كل شيء. إذا كنت تواجه تحديًا لا يوجد حل مضمن له ، فمن المحتمل أن يتم تحقيقه باستخدام صيغة. هذا صحيح أيضًا بالنسبة للترتيب الأبجدي. أدناه ، ستجد بعض الأمثلة عندما يمكن إجراء الترتيب الأبجدي فقط باستخدام الصيغ.

كيفية الترتيب الأبجدي في Excel حسب الاسم الأخير

نظرًا لوجود بعض الطرق الشائعة لكتابة الأسماء في اللغة الإنجليزية ، قد تجد نفسك في بعض الأحيان في موقف عندما يكونتبدأ الإدخالات بالاسم الأول بينما تحتاج إلى ترتيبها أبجديًا حسب الاسم الأخير:

لا يمكن لخيارات فرز Excel المساعدة في هذه الحالة ، لذلك دعنا نلجأ إلى الصيغ.

بالاسم الكامل في A2 ، أدخل الصيغ التالية في خليتين مختلفتين ، ثم انسخها في الأعمدة حتى الخلية الأخيرة بالبيانات:

في C2 ، استخرج الاسم الأول :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

في D2 ، اسحب اسم العائلة :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

وبعد ذلك ، قم بسلسلة الأجزاء بترتيب عكسي مفصولة بفاصلة:

=D2&", "&C2

يمكن العثور على الشرح التفصيلي للصيغ هنا ، في الوقت الحالي دعنا نركز فقط على النتائج:

نظرًا لأننا نحتاج إلى ترتيب الأسماء أبجديًا وليس الصيغ ، فقم بتحويلها للقيم. لهذا ، حدد جميع خلايا الصيغة (E2: E10) واضغط على Ctrl + C لنسخها. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلايا المحددة ، وانقر فوق القيم ضمن خيارات اللصق ، واضغط على مفتاح الإدخال:

جيد ، لقد أوشكت على الانتهاء! الآن ، حدد أي خلية في العمود الناتج ، انقر فوق الزر A to Z أو Z إلى A في علامة التبويب Data ، وهناك لديك - a قائمة مرتبة أبجديًا حسب الاسم الأخير:

في حالة احتياجك للعودة إلى تنسيق الاسم الأول اسم العائلة ، فهناك المزيد من العمل الذي يتعين عليك القيام به :

قسّم الأسماء إلى جزأين مرة أخرى باستخدام الصيغ أدناه (حيث E2 هو اسم مفصول بفواصل):

احصل على أولاًname :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

احصل على اسم العائلة :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

وجمع الجزأين معًا:

=G2&" "&H2

نفذ الصيغ لتحويل القيم مرة أخرى ، وأنت على ما يرام!

قد تبدو العملية معقدة بعض الشيء على الورق ، لكن صدقني ، سيستغرق بضع دقائق فقط في ملف Excel. في الواقع ، سيستغرق الأمر وقتًا أقل من قراءة هذا البرنامج التعليمي ، ناهيك عن ترتيب الأسماء يدويًا أبجديًا :)

كيفية ترتيب كل صف أبجديًا على حدة في Excel

في أحد الأمثلة السابقة التي ناقشناها كيفية ترتيب الصفوف أبجديًا في Excel باستخدام مربع الحوار "فرز". في هذا المثال ، كنا نتعامل مع مجموعة مترابطة من البيانات. ولكن ماذا لو احتوى كل صف على معلومات مستقلة؟ كيف يمكنك ترتيب كل صف أبجديًا على حدة؟

في حالة وجود عدد معقول من الصفوف ، يمكنك فرزها واحدًا تلو الآخر لتنفيذ هذه الخطوات. إذا كان لديك مئات أو آلاف الصفوف ، فسيكون ذلك مضيعة هائلة للوقت. يمكن للصيغ أن تفعل الشيء نفسه بشكل أسرع.

افترض أن لديك العديد من صفوف البيانات التي يجب إعادة ترتيبها أبجديًا كما يلي:

للبدء ، انسخ تسميات الصفوف إلى ورقة عمل أخرى أو موقع آخر في نفس الورقة ، ثم استخدم صيغة الصفيف التالية لترتيب كل صف أبجديًا (حيث B2: D2 هو الصف الأول في الجدول المصدر):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

من فضلك تذكر أن الطريقة الصحيحة لإدخال صيغة صفيف في Excel هيبالضغط على Ctrl + Shift + Enter.

إذا لم تكن مرتاحًا جدًا لصيغ صفيف Excel ، فالرجاء اتباع هذه الخطوات لإدخالها بشكل صحيح في ورقة العمل الخاصة بك:

1. اكتب الصيغة في الخلية الأولى (G2 في حالتنا ) ، واضغط على Ctrl + Shift + Enter. أثناء القيام بذلك ، سيضمِّن Excel الصيغة {قوسين معقوفين}. لا تحاول كتابة الأقواس يدويًا ، فهذا لن ينجح.
2. حدد خلية الصيغة (G2) واسحب مقبض التعبئة إلى اليمين لنسخ الصيغة إلى خلايا أخرى من الصف الأول (حتى الخلية I2 في هذا المثال).
3. حدد جميع خلايا الصيغة في الصف الأول (G2: I2) واسحب مقبض التعبئة لأسفل لنسخ الصيغة إلى صفوف أخرى.

ملاحظة مهمة! تعمل الصيغة أعلاه مع اثنين من التحذيرات: يجب ألا تحتوي بيانات المصدر الخاصة بك على خلايا فارغة أو قيم مكررة .

إذا كانت مجموعة البيانات الخاصة بك تحتوي على بعض الفراغات ، فقم بلف الصيغة في دالة IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

لسوء الحظ ، لا يوجد حل سهل للتكرارات. إذا كنت تعرف واحدًا ، فالرجاء المشاركة في التعليقات!

كيف تعمل هذه الصيغة

تعتمد الصيغة أعلاه على مجموعة INDEX MATCH الكلاسيكية المستخدمة لإجراء بحث أفقي في Excel. ولكن نظرًا لأننا نحتاج إلى نوع من "البحث الأبجدي" ، فقد أعدنا بنائه بهذه الطريقة: يقارن

COUNTIF ($ B2: $ D2، "& lt؛ =" & amp؛ $ B2: $ D2) جميع القيم في نفس الصف مع بعضها البعض وإرجاع مصفوفة من أقاربهم