Mục lục
Hướng dẫn này sẽ dạy cho bạn một số cách nhanh chóng và dễ dàng để sắp xếp Excel theo thứ tự bảng chữ cái. Nó cũng cung cấp các giải pháp cho các nhiệm vụ không tầm thường, chẳng hạn như cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái theo họ khi các mục nhập bắt đầu bằng tên.
Xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel dễ dàng như ABC. Cho dù bạn đang sắp xếp toàn bộ trang tính hay phạm vi đã chọn, theo chiều dọc (cột) hay chiều ngang (hàng), tăng dần (A đến Z) hoặc giảm dần (Z đến A), trong hầu hết các trường hợp, tác vụ có thể được hoàn thành bằng một lần bấm nút. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các tính năng tích hợp có thể gặp trục trặc, nhưng bạn vẫn có thể tìm ra cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái bằng công thức.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn một số cách nhanh chóng để sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel và dạy cách biết trước và ngăn ngừa các sự cố sắp xếp.
Cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel
Nhìn chung, có 3 cách chính để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel: nút A-Z hoặc Z-A, tính năng Sắp xếp và bộ lọc. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết về từng phương pháp.
Cách sắp xếp cột theo thứ tự abc
Cách nhanh nhất để sắp xếp theo thứ tự abc trong Excel là:
- Chọn bất kỳ ô nào trong cột mà bạn muốn sắp xếp.
- Trên tab Dữ liệu , trong nhóm Sắp xếp và lọc , hãy nhấp vào A-Z để sắp xếp tăng dần hoặc Z-A để sắp xếp giảm dần. Xong!
Bạn cũng có thể truy cập các nút tương tự từ tab Trang chủ > Chỉnh sửa nhómhàng ngũ. Ví dụ: ở hàng 2, nó trả về {2,3,1}, nghĩa là Caden đứng thứ 2, Oliver đứng thứ 3 và Aria đứng thứ nhất. Bằng cách này, chúng ta có được mảng tra cứu cho hàm MATCH.
COLUMNS($B2:B2) cung cấp giá trị tra cứu. Do sử dụng thông minh các tham chiếu tuyệt đối và tương đối, số được trả về được tăng thêm 1 khi chúng ta đi sang phải. Nghĩa là, đối với G2, giá trị tra cứu là 1, đối với H2 - 2, đối với I2 - 3.
MATCH tìm kiếm giá trị tra cứu được tính bởi COLUMNS() trong mảng tra cứu do COUNTIF() trả về và trả về vị trí tương đối của nó. Ví dụ: đối với G2, giá trị tra cứu là 1, nằm ở vị trí thứ 3 trong mảng tra cứu, vì vậy MATCH trả về 3.
Cuối cùng, INDEX trích xuất giá trị thực dựa trên vị trí tương đối của nó trong hàng. Đối với G2, nó tìm nạp giá trị thứ 3 trong phạm vi B2:D2, đó là Aria.
Cách sắp xếp từng cột theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel
Nếu bạn đang xử lý các tập con dữ liệu độc lập được sắp xếp theo chiều dọc trong các cột, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh công thức trên để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái cho từng cột riêng lẻ. Chỉ cần thay thế COLUMNS() bằng ROWS(), đặt một vài cột tọa độ tuyệt đối và hàng tương đối và công thức của bạn đã sẵn sàng:
=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))
Hãy nhớ rằng đó là công thức mảng , cần được hoàn thành bằng Ctrl + Shift + Enter : 
Ngoài việc cung cấp giải pháp cho các nhiệm vụ không thể hoàn thành bằng các tùy chọn sắp xếp, công thức tích hợp sẵn của Excelcó một lợi thế nữa (mặc dù còn gây tranh cãi :) - chúng thực hiện sắp xếp động . Với các tính năng sẵn có, bạn sẽ phải sử dụng dữ liệu của mình mỗi khi thêm các mục nhập mới. Với công thức, bạn có thể thêm dữ liệu mới bất kỳ lúc nào và danh sách đã sắp xếp sẽ tự động cập nhật.
Nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái mới của mình ở trạng thái tĩnh, hãy thay thế công thức bằng kết quả của chúng bằng cách sử dụng Dán đặc biệt > Giá trị .
Để xem kỹ hơn các công thức được thảo luận trong hướng dẫn này, bạn có thể tải xuống trang tính Thứ tự bảng chữ cái trong Excel của chúng tôi. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
> Sắp xếp và lọc:
Dù bằng cách nào, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái danh sách của bạn ngay lập tức: 
Mẹo. Sau khi bạn sắp xếp xong và trước khi làm bất cứ điều gì khác, hãy xem kỹ kết quả. Nếu có gì đó không đúng, hãy nhấp vào nút Hoàn tác để khôi phục thứ tự ban đầu.
Sắp xếp theo bảng chữ cái và giữ các hàng liền nhau
Nếu tập dữ liệu của bạn chứa hai cột trở lên, bạn có thể sử dụng nút A-Z hoặc Z-A để đặt một trong các cột theo thứ tự bảng chữ cái và Excel sẽ tự động di chuyển dữ liệu trong các cột khác, giữ nguyên các hàng.
Như bạn có thể thấy trong bảng được sắp xếp ở bên phải, thông tin liên quan trong mỗi hàng được giữ cùng nhau: 
Trong một số trường hợp, chủ yếu là khi chỉ một hoặc một vài ô ở giữa tập dữ liệu của bạn được chọn, Excel không chắc chắn nên sắp xếp phần nào của dữ liệu và yêu cầu hướng dẫn của bạn. Nếu bạn muốn sắp xếp toàn bộ tập dữ liệu, hãy để tùy chọn Mở rộng lựa chọn mặc định được chọn và nhấp vào Sắp xếp : 
Lưu ý. Trong hướng dẫn này, "bảng" chỉ là bất kỳ tập dữ liệu nào. Về mặt kỹ thuật, tất cả các ví dụ của chúng tôi đều dành cho các phạm vi. Bảng Excel có sẵn các tùy chọn sắp xếp và lọc.
Lọc và sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel
Một cách nhanh chóng khác để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel là thêm bộ lọc. Cái hay của phương pháp này là nó được thiết lập một lần - một khi bộ lọc tự động được áp dụng, các tùy chọn sắp xếp cho tất cả các cột chỉ là một con chuộtnhấp chuột đi.
Thêm bộ lọc vào bảng của bạn thật dễ dàng:
- Chọn một hoặc nhiều tiêu đề cột.
- Trên tab Trang chủ , trong nhóm Chỉnh sửa, hãy nhấp vào Sắp xếp và Lọc > Bộ lọc .
- Mũi tên thả xuống nhỏ sẽ xuất hiện trong mỗi tiêu đề cột. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và chọn Sắp xếp từ A đến Z :
Cột được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ngay lập tức và một mũi tên nhỏ hướng lên trên nút bộ lọc cho biết thứ tự sắp xếp (tăng dần): 
Để đảo ngược thứ tự, hãy chọn Sắp xếp từ Z đến A từ menu thả xuống của bộ lọc.
Để xóa bộ lọc , chỉ cần nhấp lại vào nút Bộ lọc .
Cách đặt nhiều cột theo thứ tự bảng chữ cái
Trong trường hợp bạn muốn để sắp xếp thứ tự dữ liệu trong một số cột theo thứ tự bảng chữ cái, hãy sử dụng lệnh Sắp xếp của Excel, lệnh này cho phép kiểm soát nhiều hơn cách sắp xếp dữ liệu của bạn.
Ví dụ: hãy thêm một cột nữa vào tập dữ liệu của chúng ta và sau đó sắp xếp các mục nhập theo thứ tự bảng chữ cái trước Khu vực , sau đó là Tên : 
Để hoàn thành, vui lòng thực hiện các bước sau:
- Chọn toàn bộ bảng mà bạn muốn sắp xếp.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn chỉ có thể chọn một ô và Excel sẽ tự động chọn phần còn lại của dữ liệu, nhưng đây là cách tiếp cận dễ xảy ra lỗi, đặc biệt là khi có một số khoảng trống (ô trống) trong dữ liệu của bạn.
- Bậttab Dữ liệu , trong phần Sắp xếp & Lọc nhóm, nhấp vào Sắp xếp
- Hộp thoại Sắp xếp sẽ hiển thị với mức sắp xếp đầu tiên được tạo tự động cho bạn khi Excel thấy phù hợp .
Trong hộp thả xuống Sắp xếp theo , hãy chọn cột bạn muốn sắp xếp thứ tự theo thứ tự bảng chữ cái trước tiên, Khu vực trong trường hợp của chúng tôi. Trong hai hộp còn lại, hãy để cài đặt mặc định: Bật sắp xếp - Giá trị ô và Thứ tự - A đến Z :
Mẹo. Nếu danh sách thả xuống đầu tiên hiển thị các chữ cái cột thay vì tiêu đề, hãy chọn hộp Dữ liệu của tôi có tiêu đề .
- Nhấp vào nút Thêm cấp độ để thêm cấp độ tiếp theo và chọn các tùy chọn cho cột khác.
Trong ví dụ này, cấp độ thứ hai sắp xếp các giá trị trong cột Tên theo thứ tự bảng chữ cái từ A đến Z:
Mẹo. Nếu bạn đang sắp xếp theo nhiều cột có cùng tiêu chí, hãy nhấp vào Sao chép cấp độ thay vì Thêm cấp độ . Trong trường hợp này, bạn sẽ chỉ phải chọn một cột khác trong hộp đầu tiên.
- Thêm các mức sắp xếp khác nếu cần và nhấp vào OK .
Excel sẽ sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự đã chỉ định. Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bảng của chúng tôi được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái chính xác như bình thường: đầu tiên là theo Khu vực , sau đó là theo Tên : 
Cách sắp xếp các hàng theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel
Nếu dữ liệu của bạn được sắp xếp theo chiều ngang, bạn có thể muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cáiqua các hàng. Điều này cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tính năng Sắp xếp của Excel. Dưới đây là cách thực hiện:
- Chọn phạm vi bạn muốn sắp xếp. Nếu bảng của bạn có các nhãn hàng không nên di chuyển, hãy chắc chắn loại bỏ chúng.
- Chuyển đến tab Dữ liệu > Sắp xếp và lọc nhóm và nhấp vào Sắp xếp :
- Trong hộp thoại Sắp xếp , nhấp vào nút Tùy chọn...
- Trong hộp thoại Tùy chọn sắp xếp nhỏ xuất hiện, hãy chọn Sắp xếp từ trái sang phải và nhấp vào OK để quay lại Sắp xếp
- Từ danh sách thả xuống Sắp xếp theo , chọn số hàng bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái (Hàng 1 trong ví dụ này). Trong hai hộp còn lại, các giá trị mặc định sẽ hoạt động tốt, vì vậy chúng tôi giữ chúng ( Giá trị ô trong hộp Sắp xếp theo và A đến Z trong hộp hộp Đơn hàng ) và nhấp vào OK:
Kết quả là hàng đầu tiên trong bảng của chúng ta được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và phần còn lại của dữ liệu được sắp xếp được sắp xếp lại cho phù hợp, bảo toàn tất cả các mối tương quan giữa các mục nhập: 
Các sự cố khi sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel
Các tính năng sắp xếp của Excel thật tuyệt vời, nhưng nếu bạn đang làm việc với dữ liệu có cấu trúc không hoàn hảo, mọi thứ có thể trở nên sai lầm nghiêm trọng . Đây là hai vấn đề phổ biến.
Cột và hàng trống hoặc bị ẩn
Nếu có các hàng và cột trống hoặc bị ẩn trong dữ liệu của bạn và bạn chỉ chọn một ô trước khi nhấp vào nút sắp xếp, chỉ cóphần dữ liệu của bạn cho đến khi hàng và/hoặc cột trống đầu tiên được sắp xếp.
Một cách khắc phục dễ dàng là loại bỏ các khoảng trống và bỏ ẩn tất cả các vùng bị ẩn trước khi sắp xếp. Trong trường hợp các hàng trống (không phải hàng ẩn!), trước tiên bạn có thể chọn toàn bộ bảng, sau đó sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. 
Không thể nhận dạng tiêu đề cột
Nếu tiêu đề cột của bạn được định dạng khác với phần còn lại của dữ liệu, thì Excel đủ thông minh để xác định chúng và loại trừ khỏi quá trình sắp xếp. Nhưng nếu hàng tiêu đề không có định dạng đặc biệt, tiêu đề cột của bạn rất có thể sẽ được coi là mục thông thường và kết thúc ở đâu đó ở giữa dữ liệu được sắp xếp. Để ngăn điều này xảy ra, chỉ chọn các hàng dữ liệu rồi sắp xếp. 
Khi sử dụng hộp thoại Sắp xếp , hãy đảm bảo hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề được chọn.
Cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel bằng công thức
Microsoft Excel cung cấp nhiều tính năng để xử lý nhiều tác vụ khác nhau. Nhiều, nhưng không phải tất cả. Nếu bạn đang đối mặt với một thách thức không có sẵn giải pháp, rất có thể nó có thể được giải quyết bằng một công thức. Nó cũng đúng với việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một vài ví dụ khi thứ tự bảng chữ cái chỉ có thể được thực hiện bằng công thức.
Cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel theo họ
Vì có một số cách phổ biến để viết tên trong tiếng Anh, đôi khi bạn có thể thấy mình trong một tình huống khicác mục nhập bắt đầu bằng tên trong khi bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái theo họ: 
Các tùy chọn sắp xếp của Excel không thể giúp ích gì trong trường hợp này, vì vậy hãy sử dụng công thức.
Với tên đầy đủ trong A2 , chèn các công thức sau vào hai ô khác nhau rồi sao chép chúng xuống các cột cho đến ô cuối cùng có dữ liệu:
Trong C2, trích xuất tên :
=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Trong D2, kéo họ :
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))
Và sau đó, nối các phần theo thứ tự ngược lại được phân tách bằng dấu phẩy:
=D2&", "&C2
Bạn có thể tìm thấy giải thích chi tiết về các công thức tại đây, bây giờ chúng ta hãy chỉ tập trung vào kết quả: 
Vì chúng ta cần sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên chứ không phải công thức, hãy chuyển đổi chúng đến các giá trị. Đối với điều này, chọn tất cả các ô công thức (E2:E10) và nhấn Ctrl + C để sao chép chúng. Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn, nhấp vào Giá trị trong Tùy chọn dán và nhấn phím Enter: 
Tốt, bạn sắp hoàn thành! Bây giờ, hãy chọn bất kỳ ô nào trong cột kết quả, nhấp vào nút A đến Z hoặc Z đến A trên tab Dữ liệu và bạn đã có ô đó - một danh sách được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái của họ: 
Trong trường hợp bạn cần hoàn nguyên về định dạng Tên Họ ban đầu, bạn sẽ phải làm thêm một số việc :
Chia tên thành hai phần một lần nữa bằng cách sử dụng các công thức bên dưới (trong đó E2 là tên được phân tách bằng dấu phẩy):
Nhận trướcname :
=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))
Lấy họ :
=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)
Và ghép hai phần lại với nhau:
=G2&" "&H2 
Thực hiện các công thức để chuyển đổi giá trị một lần nữa và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu!
Quá trình này có thể trông hơi phức tạp trên giấy, nhưng hãy tin tôi, nó sẽ chỉ mất vài phút trong Excel của bạn. Trên thực tế, thậm chí sẽ mất ít thời gian hơn so với việc đọc hướng dẫn này, chứ đừng nói đến việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo cách thủ công :)
Cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái cho từng hàng riêng lẻ trong Excel
Trong một trong những ví dụ trước mà chúng ta đã thảo luận cách sắp xếp thứ tự các hàng trong Excel bằng cách sử dụng hộp thoại Sắp xếp. Trong ví dụ đó, chúng tôi đang xử lý một tập hợp dữ liệu tương quan. Nhưng nếu mỗi hàng chứa thông tin độc lập thì sao? Làm cách nào để bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái cho từng hàng riêng lẻ?
Trong trường hợp bạn có số lượng hàng hợp lý, bạn có thể sắp xếp từng hàng một bằng cách thực hiện các bước này. Nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, điều đó sẽ rất lãng phí thời gian. Các công thức có thể làm điều tương tự nhanh hơn nhiều.
Giả sử bạn có nhiều hàng dữ liệu cần được sắp xếp lại theo thứ tự bảng chữ cái như sau: 
Để bắt đầu, hãy sao chép các nhãn hàng sang một trang tính khác hoặc một vị trí khác trong cùng một trang tính, sau đó sử dụng công thức mảng sau để sắp xếp từng hàng theo thứ tự bảng chữ cái (trong đó B2:D2 là hàng đầu tiên trong bảng nguồn):
=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))
Vui lòng hãy nhớ rằng cách chính xác để nhập công thức mảng trong Excel làbằng cách nhấn Ctrl + Shift + Enter . 
Nếu bạn không rành về công thức mảng Excel, vui lòng làm theo các bước sau để nhập chính xác vào trang tính của bạn:
- Nhập công thức vào ô đầu tiên (trong trường hợp của chúng tôi là G2 ) và nhấn Ctrl + Shift + Enter . Khi bạn làm điều này, Excel sẽ đặt công thức trong {dấu ngoặc nhọn}. Đừng thử gõ dấu ngoặc nhọn theo cách thủ công, điều đó sẽ không hiệu quả.
- Chọn ô công thức (G2) và kéo núm điều khiển điền sang phải để sao chép công thức sang các ô khác của hàng đầu tiên (tối đa ô I2 trong ví dụ này).
- Chọn tất cả các ô công thức trong hàng đầu tiên (G2:I2) và kéo núm điều khiển điền xuống dưới để sao chép công thức sang các hàng khác.
Lưu ý quan trọng! Công thức trên hoạt động với một vài cảnh báo: dữ liệu nguồn của bạn không được chứa ô trống hoặc giá trị trùng lặp .
Nếu tập dữ liệu của bạn có một số ô trống, hãy ngắt dòng công thức trong hàm IFERROR:
=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")
Thật không may, không có giải pháp dễ dàng nào cho các bản sao. Nếu bạn biết một công thức, vui lòng chia sẻ trong phần bình luận!
Cách thức hoạt động của công thức này
Công thức trên dựa trên tổ hợp INDEX MATCH cổ điển được sử dụng để thực hiện tra cứu theo chiều ngang trong Excel. Nhưng vì chúng tôi cần loại "tra cứu theo bảng chữ cái", nên chúng tôi đã xây dựng lại nó theo cách này:
COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) so sánh tất cả các giá trị trong cùng một hàng với nhau và trả về một mảng họ hàng của chúng
