V tem učbeniku se boste naučili nekaj hitrih in enostavnih načinov za urejanje programa Excel po abecednem vrstnem redu. Ponuja tudi rešitve za netrivialna opravila, na primer, kako urediti po abecednem redu po priimku, če se vnosi začnejo z imenom.

Razvrščanje po abecednem redu v Excelu je preprosto kot ABC. Ne glede na to, ali razvrščate celoten delovni list ali izbrano območje, vertikalno (stolpec) ali horizontalno (vrstica), naraščajoče (od A do Z) ali padajoče (od Z do A), lahko v večini primerov nalogo opravite s klikom na gumb. V nekaterih primerih pa se lahko vgrajene funkcije zatikajo, vendar lahko še vedno najdete način za razvrščanje po abecednem redu zformule.

V tem vodniku boste spoznali nekaj hitrih načinov razvrščanja po abecedi v Excelu in se naučili, kako predvideti in preprečiti težave pri razvrščanju.

Kako razvrstiti po abecedi v Excelu

Na splošno obstajajo 3 glavni načini abecednega razvrščanja v Excelu: gumb A-Z ali Z-A, funkcija Razvrsti in filter. V nadaljevanju najdete podrobna navodila za vsako metodo.

Kako razvrstiti stolpec po abecedi

Najhitrejši način abecednega razvrščanja v Excelu je naslednji:

1. Izberite katero koli celico v stolpcu, ki ga želite razvrstiti.
2. Na Podatki v zavihku Razvrščanje in filtriranje kliknite eno od naslednjih možnosti A-Z za naraščajoče razvrščanje ali Z-A za razvrščanje po padajočem vrstnem redu. Končano!

Do istih gumbov lahko dostopate tudi iz Domov zavihek> Urejanje skupina> Razvrščanje in filtriranje :

V vsakem primeru bo Excel takoj razvrstil seznam po abecedi:

Nasvet: Ko ste končali z razvrščanjem in preden naredite kar koli drugega, si natančno oglejte rezultate. Če se vam zdi, da je kaj narobe, kliknite Razveljavi za ponovno vzpostavitev prvotnega vrstnega reda.

Vrstice razvrstite po abecedi in jih ohranite skupaj

Če podatkovni niz vsebuje dva ali več stolpcev, lahko uporabite A-Z ali Z-A da enega od stolpcev postavite v abecedni vrstni red, in Excel bo samodejno premaknil podatke v druge stolpce, pri čemer bodo vrstice ostale nedotaknjene.

Kot lahko vidite v razvrščeni tabeli na desni strani, so povezane informacije v vsaki vrstici shranjene skupaj:

V nekaterih primerih, večinoma takrat, ko je izbrana le ena ali nekaj celic na sredini podatkovnega niza, Excel ni prepričan, kateri del podatkov naj razvrsti, in vas prosi za navodila. Če želite razvrstiti celoten podatkovni niz, pustite privzeto nastavitev Razširite izbor preverite možnost in kliknite Razvrsti :

Opomba: V tem učbeniku je "tabela" le kakršen koli niz podatkov. Tehnično gledano so vsi naši primeri za razpone. Excelova tabela ima vgrajene možnosti razvrščanja in filtriranja.

Filtriranje in razvrščanje po abecedi v Excelu

Drug hiter način abecednega razvrščanja v Excelu je dodajanje filtra. Lepota te metode je v tem, da je enkratna nastavitev - po uporabi samodejnega filtra so možnosti razvrščanja za vse stolpce oddaljene le en klik z miško.

Dodajanje filtra v tabelo je preprosto:

1. Izberite enega ali več naslovov stolpcev.
2. Na Domov v skupini Urejanje kliknite Razvrščanje in filtriranje > Filter .
3. V naslovih stolpcev se bodo pojavile majhne spustne puščice. Kliknite spustno puščico za stolpec, ki ga želite razvrstiti po abecednem vrstnem redu, in izberite Razvrsti od A do Z :

Stolpec je takoj razvrščen po abecedi, majhna puščica navzgor na gumbu za filtriranje pa označuje vrstni red razvrščanja (naraščajoče):

Če želite spremeniti vrstni red, izberite Razvrsti od Z do A iz spustnega menija filtra.

Na naslov odstranite filter , preprosto kliknite ikono Filter ponovno pritisnite gumb .

Kako postaviti več stolpcev v abecedni vrstni red

Če želite podatke v več stolpcih razvrstiti po abecedi, uporabite Excelov Razvrsti ki omogoča večji nadzor nad razvrščanjem podatkov.

Kot primer dodajmo našemu naboru podatkov še en stolpec, nato pa vnose razvrstimo najprej po abecedi Regija in nato z Ime :

Če želite to storiti, opravite naslednje korake:

1. Izberite celotno tabelo, ki jo želite razvrstiti.

   V večini primerov lahko izberete le eno celico in Excel bo samodejno izbral preostale podatke, vendar je to način, ki je nagnjen k napakam, zlasti če so v podatkih vrzeli (prazne celice).

2. Na Podatki v zavihku Razvrsti in filtriraj kliknite skupino Razvrsti
3. Spletna stran Razvrsti Pojavilo se bo pogovorno okno s prvo stopnjo razvrščanja, ki jo Excel samodejno ustvari po svoji presoji.

   V Razvrsti po v spustnem oknu izberite stolpec, ki ga želite najprej razvrstiti po abecedi, Regija V drugih dveh poljih pustite privzete nastavitve: Razvrsti na - Vrednosti celic in . Naročilo - Od A do Ž :

   Nasvet. Če se v prvi spustni vrstici namesto naslovov prikazujejo črke stolpcev, odkljukajte možnost Moji podatki imajo glave škatla.

4. Kliknite na Dodajanje ravni za dodajanje naslednje ravni in izbiro možnosti za drug stolpec.

   V tem primeru druga raven razvrsti vrednosti v Ime stolpec po abecedi od A do Ž:

   Nasvet. Če razvrščate po več stolpcih z istimi merili, kliknite Stopnja kopiranja namesto Dodajanje ravni . V tem primeru boste morali v prvem polju izbrati le drug stolpec.

5. Po potrebi dodajte več ravni razvrščanja in kliknite V REDU .

Excel bo razvrstil podatke v določenem vrstnem redu. Kot je prikazano na spodnji sliki, je naša tabela urejena po abecednem vrstnem redu, kot bi morala biti: najprej po Regija in nato z Ime :

Kako razvrstiti vrstice po abecedi v Excelu

Če so podatki razporejeni vodoravno, jih boste morda želeli razvrstiti po abecednem vrstnem redu. To lahko storite tudi z uporabo programa Excel Razvrsti funkcijo:

1. Izberite območje, ki ga želite razvrstiti. Če ima vaša tabela oznake vrstic, ki se ne smejo premikati, jih izpustite.
2. Pojdite na Podatki zavihek> Razvrščanje in filtriranje in kliknite Razvrsti :
3. V Razvrsti pogovorno okno, kliknite Možnosti...
4. V majhnem Možnosti razvrščanja v pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite Razvrsti od leve proti desni in kliknite V REDU da se vrnete v Razvrsti
5. Od Razvrsti po v spustnem seznamu izberite številko vrstice, ki jo želite razvrstiti po abecedi (v tem primeru je to vrstica 1). V drugih dveh poljih bodo privzete vrednosti v redu, zato jih ohranimo ( Vrednosti celic v Razvrsti na polje in Od A do Ž v Naročilo ) in kliknite V redu:

Tako je prva vrstica v naši tabeli razvrščena po abecednem vrstnem redu, preostali podatki pa so ustrezno razporejeni, pri čemer se ohranijo vse korelacije med vnosi:

Težave z razvrščanjem po abecedi v Excelu

Funkcije razvrščanja v Excelu so neverjetne, vendar če delate z nepopolno strukturiranimi podatki, lahko gre vse narobe. Tukaj sta dve pogosti težavi.

prazni ali skriti stolpci in vrstice

Če so v podatkih prazne ali skrite vrstice in stolpci ter pred klikom na gumb za razvrščanje izberete samo eno celico, bo razvrščen samo del podatkov do prve prazne vrstice in/ali stolpca.

Enostavna rešitev je, da pred razvrščanjem odstranite prazne vrstice in skrijete vsa skrita območja. V primeru praznih vrstic (ne skritih vrstic!) lahko najprej izberete celotno tabelo in nato razvrstite po abecedi.

Nerazpoznavni naslovi stolpcev

Če so glave stolpcev oblikovane drugače kot ostali podatki, jih Excel prepozna in izključi iz razvrščanja. Če pa vrstica glave nima posebnega oblikovanja, bodo glave stolpcev najverjetneje obravnavane kot običajni vnosi in se bodo znašle nekje na sredini razvrščenih podatkov. Če želite to preprečiti, izberite samo vrstice s podatki in nato razvrščajte.

Pri uporabi Razvrsti pogovorno okno, preverite, ali je Moji podatki imajo glave je izbrano potrditveno polje.

Kako razvrstiti po abecedi v Excelu s formulami

Microsoft Excel ponuja številne funkcije za reševanje različnih nalog. Veliko, vendar ne vseh. Če se soočate z izzivom, za katerega ni vgrajene rešitve, obstaja verjetnost, da ga lahko opravite s formulo. To velja tudi za abecedno razvrščanje. V nadaljevanju boste našli nekaj primerov, ko je abecedno razvrščanje mogoče opraviti le s formulami.

Kako v Excelu razvrstiti po abecedi po priimku

Ker je v angleščini nekaj običajnih načinov zapisa imen, se lahko včasih znajdete v situaciji, ko se vpisi začnejo z imenom, vi pa jih morate razvrstiti po abecednem redu po priimku:

Excelove možnosti razvrščanja v tem primeru ne morejo pomagati, zato uporabimo formule.

S polnim imenom v A2 vstavite naslednje formule v dve različni celici in jih nato kopirajte po stolpcih navzdol do zadnje celice s podatki:

V C2 izberite ime :

=LEVO(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

V napravi D2 povlecite priimek :

= DESNO (A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

In nato združite dele v obratnem vrstnem redu, ločene z vejico:

=D2&", "&C2

Podrobno razlago formul lahko najdete tukaj, zdaj pa se osredotočimo le na rezultate:

Ker moramo po abecedi razvrstiti imena in ne formule, jih pretvorite v vrednosti. V ta namen izberite vse celice s formulami (E2:E10) in jih kopirajte s kombinacijo tipk Ctrl + C. Z desno tipko miške kliknite izbrane celice, kliknite na Vrednosti na spletnem mestu . Možnosti lepljenja in pritisnite tipko Enter:

Dobro, skoraj ste prišli do cilja! Zdaj izberite katero koli celico v stolpcu, kliknite Od A do Ž ali od Z do A gumb na Podatki v zavihku in na voljo je seznam, urejen po abecednem vrstnem redu priimkov:

Če se želite vrniti na prvotni Ime in priimek Priimek format, vas čaka še nekaj dela:

Ponovno razdelite imena na dva dela z uporabo spodnjih formul (kjer je E2 ime, ločeno z vejico):

Pridobite ime :

=DESNO(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Pridobite priimek :

=LEVO(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Oba dela združite:

=G2&" "&H2

Še enkrat izvedite pretvorbo formul v vrednosti in lahko začnete!

Postopek je morda na papirju videti nekoliko zapleten, vendar verjemite, da vam bo v Excelu vzel le nekaj minut časa. Pravzaprav vam bo vzel celo manj časa kot branje tega priročnika, kaj šele ročno razvrščanje imen po abecedi :)

Kako razvrstiti vsako vrstico posebej po abecedi v Excelu

V enem od prejšnjih primerov smo obravnavali, kako v Excelu razvrstiti vrstice po abecednem redu z uporabo pogovornega okna Razvrsti. V tem primeru smo imeli opravka s koreliranim nizom podatkov. Kaj pa, če vsaka vrstica vsebuje neodvisne podatke? Kako razvrstiti vsako vrstico posebej po abecednem redu?

Če imate razumno število vrstic, jih lahko razvrstite eno za drugo s temi koraki. Če imate na stotine ali tisoče vrstic, je to velika izguba časa. Z formulami lahko isto opravite veliko hitreje.

Recimo, da imate veliko vrstic podatkov, ki jih je treba razvrstiti po abecednem redu, kot sledi:

Za začetek kopirajte oznake vrstic v drug delovni list ali na drugo mesto v istem listu, nato pa z naslednjo formulo v polju uredite vsako vrstico po abecednem vrstnem redu (kjer je B2:D2 prva vrstica v izvorni tabeli):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Ne pozabite, da je pravilen način vnosa formule v Excelu pritiskanje kombinacije tipk Ctrl + Shift + Enter .

Če niste preveč vešči uporabe formul Excelovega polja, sledite tem korakom, da ga pravilno vnesete v delovni list:

1. V prvo celico (v našem primeru G2) vnesite formulo in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + Shift + Enter . Excel bo formulo obkrožil z oglatimi oklepaji. Oklepajev ne poskušajte vnesti ročno, to ne bo delovalo.
2. Izberite celico formule (G2) in povlecite ročaj za zapolnitev v desno, da kopirate formulo v druge celice prve vrstice (v tem primeru do celice I2).
3. Izberite vse celice formule v prvi vrstici (G2:I2) in povlecite ročaj za zapolnitev navzdol, da kopirate formulo v druge vrstice.

Pomembna opomba! Zgornja formula deluje z nekaj zadržki: izvorni podatki ne smejo vsebovati prazne celice ali podvojene vrednosti .

Če je v naboru podatkov nekaj praznih mest, formulo zavijte v funkcijo IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Na žalost ni enostavne rešitve za podvajanje. Če poznate rešitev, jo delite v komentarjih!

Kako deluje ta formula

Zgornja formula temelji na klasični kombinaciji INDEX MATCH, ki se uporablja za vodoravno iskanje v Excelu. Ker pa potrebujemo "abecedno iskanje", smo jo preoblikovali na ta način:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) primerja vse vrednosti v isti vrstici med seboj in vrne polje njihovih relativnih rangov. Na primer, v vrstici 2 vrne {2,3,1}, kar pomeni, da je Caden drugi, Oliver tretji in Aria prva. Na ta način dobimo polje iskanja za funkcijo MATCH.

COLUMNS($B2:B2) zagotovi vrednost iskanja. Zaradi pametne uporabe absolutnih in relativnih referenc se vrnjeno število poveča za 1, ko gremo desno. To pomeni, da je za G2 vrednost iskanja 1, za H2 - 2, za I2 - 3.

MATCH poišče vrednost iskanja, izračunano s funkcijo COLUMNS(), v polju iskanja, ki ga vrne funkcija COUNTIF(), in vrne njen relativni položaj. Na primer, za G2 je vrednost iskanja 1, ki je na tretjem mestu v polju iskanja, zato MATCH vrne 3.

Na koncu INDEX pridobi pravo vrednost na podlagi njenega relativnega položaja v vrstici. Za G2 pridobi tretjo vrednost v območju B2:D2, ki je Aria.

Kako razvrstiti vsak stolpec po abecedi v Excelu

Če imate opravka z neodvisnimi podmnožicami podatkov, ki so vertikalno razporejeni v stolpcih, lahko zgornjo formulo preprosto prilagodite tako, da po abecedi razvrstite vsak stolpec posebej. Samo zamenjajte COLUMNS() z ROWS(), določite nekaj absolutnih koordinat stolpcev in relativnih koordinat vrstic in formula je pripravljena:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Ne pozabite, da je to formula polja , ki ga je treba dokončati s kombinacijo tipk Ctrl + Shift + Enter :

Poleg tega, da zagotavljajo rešitve za naloge, ki jih ni mogoče opraviti z vgrajenimi možnostmi razvrščanja v Excelu, imajo formule še eno (čeprav sporno :) prednost - omogočajo razvrščanje dinamični . z vgrajenimi funkcijami boste morali podatke obnoviti vsakič, ko boste dodali nove vnose. s formulami lahko kadar koli dodate nove podatke in razvrščeni seznami se bodo samodejno posodobili.

Če želite, da je nova abecedna ureditev statična, zamenjajte formule z njihovimi rezultati z uporabo Posebna prilepitev > Vrednosti .

Če si želite podrobneje ogledati formule, obravnavane v tem učbeniku, si lahko prenesete delovni list Excelovega abecednega vrstnega reda. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!