Deze handleiding leert u een paar snelle en eenvoudige manieren om Excel op alfabetische volgorde te zetten. Hij biedt ook oplossingen voor niet-triviale taken, bijvoorbeeld hoe u alfabetiseert op achternaam wanneer de invoer begint met de voornaam.

Alfabetiseren in Excel is zo gemakkelijk als ABC. Of u nu een heel werkblad of een geselecteerd bereik sorteert, verticaal (een kolom) of horizontaal (een rij), oplopend (A tot Z) of aflopend (Z tot A), in de meeste gevallen kan de taak worden volbracht met een klik op de knop. In sommige situaties kunnen de ingebouwde functies echter haperen, maar u kunt nog steeds een manier vinden om op alfabetische volgorde te sorteren metformules.

Deze handleiding toont u enkele snelle manieren om in Excel te alfabetiseren en leert u hoe u sorteerproblemen kunt voorzien en voorkomen.

Hoe alfabetiseren in Excel

In het algemeen zijn er 3 belangrijke manieren om alfabetisch te sorteren in Excel: A-Z of Z-A knop, de Sorteerfunctie en filter. Hieronder vindt u de gedetailleerde richtlijnen voor elke methode.

Hoe een kolom alfabetisch sorteren

De snelste manier om alfabetisch te sorteren in Excel is deze:

1. Selecteer een cel in de kolom die u wilt sorteren.
2. Op de Gegevens tabblad, in de Sorteren en filteren groep, klik op A-Z om oplopend te sorteren of Z-A om aflopend te sorteren. Klaar!

Dezelfde knoppen zijn ook toegankelijk via Home tab> Bewerken van groep> Sorteren en filteren :

In beide gevallen zal Excel uw lijst onmiddellijk alfabetiseren:

Tip: kijk na het sorteren en voordat u iets anders doet nog eens goed naar de resultaten. Als iets er verkeerd uitziet, klikt u op de knop Ongedaan maken knop om de oorspronkelijke volgorde te herstellen.

Alfabetiseren en rijen bij elkaar houden

Als uw gegevensverzameling twee of meer kolommen bevat, kunt u de A-Z of Z-A knop om een van de kolommen in alfabetische volgorde te zetten en Excel zal automatisch de gegevens in andere kolommen verplaatsen, waarbij de rijen intact blijven.

Zoals u in de gesorteerde tabel rechts kunt zien, wordt de gerelateerde informatie in elke rij bij elkaar gehouden:

In sommige situaties, meestal wanneer slechts één of enkele cellen in het midden van uw gegevensreeks zijn geselecteerd, weet Excel niet zeker welk deel van de gegevens moet worden gesorteerd en vraagt om uw instructies. Als u de gehele gegevensreeks wilt sorteren, laat u de standaardinstelling De selectie uitbreiden optie aangevinkt, en klik op Sorteer :

Opmerking: in deze handleiding is een "tabel" een willekeurige gegevensverzameling. Technisch gezien hebben al onze voorbeelden betrekking op bereiken. Excel-tabellen hebben ingebouwde sorteer- en filteropties.

Filteren en alfabetiseren in Excel

Een andere snelle manier om alfabetisch te sorteren in Excel is het toevoegen van een filter. Het mooie van deze methode is dat het een eenmalige instelling is - zodra het automatische filter is toegepast, zijn de sorteeropties voor alle kolommen slechts een muisklik verwijderd.

Een filter toevoegen aan uw tabel is eenvoudig:

1. Selecteer een of meer kolomkoppen.
2. Op de Home tabblad, in de groep Bewerken, klik op Sorteren en filteren > Filter .
3. In elk van de kolomkoppen verschijnen kleine pijltjes. Klik op het pijltje voor de kolom die u in alfabetische volgorde wilt zetten, en selecteer Sorteer A tot Z :

De kolom wordt meteen gealfabetiseerd, en een kleine pijl naar boven op de filterknop geeft de sorteervolgorde (oplopend) aan:

Om de volgorde om te keren, selecteert u Sorteer Z naar A uit het keuzemenu met filters.

Naar verwijder het filter klikt u gewoon op de Filter knop opnieuw.

Hoe meerdere kolommen in alfabetische volgorde zetten

Indien u gegevens in meerdere kolommen wilt alfabetiseren, gebruik dan de Excel Sorteer commando, dat meer controle geeft over hoe uw gegevens worden gesorteerd.

Laten we als voorbeeld nog een kolom toevoegen aan onze dataset, en dan de items eerst alfabetisch rangschikken volgens Regio en vervolgens door Naam :

Voer de volgende stappen uit om dit te laten doen:

1. Selecteer de hele tabel die u wilt sorteren.

   In de meeste gevallen kunt u slechts één cel selecteren en zal Excel de rest van uw gegevens automatisch selecteren, maar dit is een foutgevoelige aanpak, vooral wanneer er enkele hiaten (lege cellen) in uw gegevens zitten.

2. Op de Gegevens tabblad, in de Sorteren en filteren groep, klik op de Sorteer
3. De Sorteer dialoogvenster verschijnt met het eerste sorteerniveau dat automatisch voor u wordt gemaakt zoals Excel dat wil.

   In de Sorteren op dropdown box, selecteer de kolom die u eerst wilt alfabetiseren, Regio In de andere twee vakjes laat u de standaardinstellingen staan: Sorteer op - Celwaarden en Bestel - A tot Z :

   Tip. Als de eerste dropdown kolomletters toont in plaats van koppen, vink dan de optie Mijn gegevens hebben headers doos.

4. Klik op de Niveau toevoegen knop om het volgende niveau toe te voegen en de opties voor een andere kolom te selecteren.

   In dit voorbeeld sorteert het tweede niveau de waarden in de Naam kolom alfabetisch van A tot Z:

   Tip. Als u sorteert op meerdere kolommen met dezelfde criteria, klikt u op Kopieer Niveau in plaats van Niveau toevoegen In dit geval hoeft u alleen een andere kolom te kiezen in het eerste vak.

5. Voeg zo nodig meer sorteerniveaus toe en klik op OK .

Excel zal uw gegevens sorteren in de opgegeven volgorde. Zoals te zien is in de schermafbeelding hieronder, is onze tabel alfabetisch gerangschikt zoals het hoort: eerst op Regio en vervolgens door Naam :

Rijen alfabetisch sorteren in Excel

Als uw gegevens horizontaal zijn gerangschikt, wilt u ze misschien alfabetisch sorteren op rijen. Dit kan ook worden gedaan met behulp van de Excel Sorteer functie. Dit is hoe:

1. Selecteer het bereik dat u wilt sorteren. Als uw tabel rijlabels heeft die niet moeten worden verplaatst, laat deze dan weg.
2. Ga naar de Gegevens tab> Sorteren en filteren groep, en klik op Sorteer :
3. In de Sorteer dialoogvenster, klik op de Opties...
4. In de kleine Sorteeropties dialoogvenster dat verschijnt, selecteer Sorteer van links naar rechts en klik OK om terug te gaan naar de Sorteer
5. Van de Sorteren op drop-down lijst, selecteer het rijnummer dat u wilt alfabetiseren (rij 1 in dit voorbeeld). In de andere twee vakjes voldoen de standaardwaarden prima, dus we houden ze ( Celwaarden in de Sorteer op doos, en A tot Z in de Bestel vakje), en klik op OK:

Het resultaat is dat de eerste rij in onze tabel in alfabetische volgorde wordt gesorteerd, en dat de rest van de gegevens dienovereenkomstig wordt herschikt, waarbij alle correlaties tussen de items behouden blijven:

Problemen met alfabetisch sorteren in Excel

De sorteerfuncties van Excel zijn geweldig, maar als u werkt met onvolkomen gestructureerde gegevens, kan het vreselijk misgaan. Hier zijn de twee meest voorkomende problemen.

Blanco of verborgen kolommen en rijen

Als er lege of verborgen rijen en kolommen in uw gegevens zijn, en u selecteert slechts één cel voordat u op de sorteerknop klikt, wordt alleen het deel van uw gegevens tot aan de eerste lege rij en/of kolom gesorteerd.

Een gemakkelijke oplossing is om de lege rijen te verwijderen en alle verborgen gebieden te verbergen alvorens te sorteren. In geval van lege rijen (geen verborgen rijen!) kunt u eerst de hele tabel selecteren en dan alfabetiseren.

Onherkenbare kolomkoppen

Als uw kolomkoppen anders zijn geformatteerd dan de rest van de gegevens, is Excel slim genoeg om ze te identificeren en uit te sluiten van sortering. Maar als de kopregel geen speciale opmaak heeft, zullen uw kolomkoppen waarschijnlijk worden behandeld als gewone invoer en ergens midden in de gesorteerde gegevens terechtkomen. Om dit te voorkomen, selecteert u alleen de gegevensrijen en sorteert u vervolgens.

Bij gebruik van de Sorteer dialoogvenster, zorg ervoor dat de Mijn gegevens hebben headers selectievakje is ingeschakeld.

Alfabetisch sorteren in Excel met formules

Microsoft Excel biedt een verscheidenheid aan functies om veel verschillende taken aan te kunnen. Veel, maar niet allemaal. Als u voor een uitdaging staat waarvoor geen ingebouwde oplossing bestaat, is de kans groot dat deze met een formule kan worden uitgevoerd. Dat geldt ook voor alfabetisch sorteren. Hieronder vindt u een paar voorbeelden wanneer alfabetisch ordenen alleen met formules kan worden gedaan.

Hoe in Excel alfabetiseren op achternaam

Omdat er een paar gangbare manieren zijn om namen in het Engels te schrijven, kunt u zich soms in een situatie bevinden waarin de ingangen beginnen met de voornaam, terwijl u ze moet alfabetiseren op de achternaam:

De sorteeropties van Excel kunnen in dit geval niet helpen, dus nemen we onze toevlucht tot formules.

Met een volledige naam in A2 voegt u de volgende formules in twee verschillende cellen in, en kopieert u ze vervolgens naar beneden in de kolommen tot de laatste cel met gegevens:

Haal in C2 de voornaam :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

In D2, trek de achternaam :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

En vervolgens de delen in omgekeerde volgorde, gescheiden door een komma, aan elkaar geregen:

=D2&", "&C2

De gedetailleerde uitleg van de formules is hier te vinden, maar laten we ons nu beperken tot de resultaten:

Aangezien we de namen moeten alfabetiseren en niet de formules, moeten we ze omzetten in waarden. Selecteer hiervoor alle formulecellen (E2:E10) en druk op Ctrl + C om ze te kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen, klik op Waarden onder Plakopties en druk op de Enter-toets:

Goed, u bent er bijna! Selecteer nu een willekeurige cel in de resulterende kolom, klik op de knop A tot Z of Z naar A knop op de Gegevens en daar heb je het - een lijst op alfabetische volgorde van de achternaam:

Voor het geval u moet terugkeren naar de oorspronkelijke Voornaam Achternaam formaat, is er een beetje meer werk voor je te doen:

Splits de namen opnieuw in twee delen door middel van onderstaande formules (waarbij E2 een door komma's gescheiden naam is):

Krijg de voornaam :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Krijg de achternaam :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

En breng de twee delen samen:

=G2&" "&H2

Voer de conversie van formules naar waarden nog een keer uit, en u kunt aan de slag!

Op papier ziet het proces er misschien wat ingewikkeld uit, maar geloof me, het kost slechts een paar minuten in uw Excel. In feite kost het zelfs minder tijd dan het lezen van deze tutorial, laat staan het handmatig alfabetiseren van de namen :)

Hoe elke rij afzonderlijk alfabetiseren in Excel

In een van de vorige voorbeelden hebben we besproken hoe je rijen in Excel alfabetiseert met behulp van het dialoogvenster Sorteren. In dat voorbeeld hadden we te maken met een gecorreleerde set gegevens. Maar wat als elke rij onafhankelijke informatie bevat? Hoe alfabetiseer je elke rij afzonderlijk?

Als u een redelijk aantal rijen hebt, kunt u ze één voor één sorteren door deze stappen uit te voeren. Als u honderden of duizenden rijen hebt, zou dat een enorme tijdverspilling zijn. Formules kunnen hetzelfde veel sneller doen.

Stel dat u veel rijen gegevens hebt die in alfabetische volgorde moeten worden gerangschikt:

Om te beginnen kopieert u de rijlabels naar een ander werkblad of een andere plaats in hetzelfde blad, en gebruikt u vervolgens de volgende matrixformule om elke rij in alfabetische volgorde te zetten (waarbij B2:D2 de eerste rij in de brontabel is):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Vergeet niet dat de juiste manier om een matrixformule in Excel in te voeren is door op Ctrl + Shift + Enter te drukken.

Als u niet zo vertrouwd bent met formules in Excel, volg dan deze stappen om ze correct in te voeren in uw werkblad:

1. Typ de formule in de eerste cel (G2 in ons geval), en druk op Ctrl + Shift + Enter . Terwijl u dit doet, zal Excel de formule omsluiten met {curly braces}. Probeer de accolades niet handmatig te typen, dat werkt niet.
2. Selecteer de formulecel (G2) en sleep de vulgreep naar rechts om de formule te kopiëren naar andere cellen van de eerste rij (tot cel I2 in dit voorbeeld).
3. Selecteer alle formulecellen in de eerste rij (G2:I2) en sleep de vulgreep naar beneden om de formule naar andere rijen te kopiëren.

Belangrijke opmerking! De bovenstaande formule werkt met een paar voorbehouden: uw brongegevens mogen geen lege cellen of dubbele waarden .

Als uw dataset enkele spaties bevat, wikkel de formule dan in de IFERROR-functie:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Helaas is er geen eenvoudige oplossing voor duplicaten. Als u er een weet, deel deze dan alstublieft in de commentaren!

Hoe deze formule werkt

De bovenstaande formule is gebaseerd op de klassieke INDEX MATCH combinatie die wordt gebruikt om horizontaal op te zoeken in Excel. Maar omdat wij een soort "alfabetische opzoeking" nodig hebben, hebben wij haar op deze manier omgebouwd:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) vergelijkt alle waarden in dezelfde rij met elkaar en geeft een matrix van hun relatieve rang. Bijvoorbeeld, in rij 2 geeft het {2,3,1}, wat betekent dat Caden 2e is, Oliver 3e, en Aria 1e. Op deze manier krijgen we de opzoekmatrix voor de MATCH-functie.

COLUMNS($B2:B2) levert de opzoekwaarde. Door een slim gebruik van absolute en relatieve verwijzingen wordt het teruggegeven getal met 1 verhoogd als we naar rechts gaan. Dat wil zeggen, voor G2 is de opzoekwaarde 1, voor H2 - 2, voor I2 - 3.

MATCH zoekt naar de opzoekwaarde berekend door COLUMNS() in de opzoekmatrix teruggegeven door COUNTIF(), en geeft de relatieve positie terug. Bijvoorbeeld, voor G2 is de opzoekwaarde 1, die op de 3e positie in de opzoekmatrix staat, dus MATCH geeft 3 terug.

Tenslotte haalt INDEX de werkelijke waarde eruit op basis van zijn relatieve positie in de rij. Voor G2 wordt de derde waarde in het bereik B2:D2 opgehaald, wat Aria is.

Hoe elke kolom alfabetisch sorteren in Excel

Indien u te maken hebt met onafhankelijke subsets van gegevens die verticaal in kolommen zijn georganiseerd, kunt u de bovenstaande formule gemakkelijk aanpassen om elke kolom afzonderlijk te alfabetiseren. Vervang gewoon COLUMNS() door ROWS(), maak enkele kolomcoördinaten absoluut en rijcoördinaten relatief en uw formule is klaar:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Vergeet niet dat het een matrixformule die moet worden voltooid met Ctrl + Shift + Enter:

Behalve dat formules oplossingen bieden voor taken die onmogelijk kunnen worden uitgevoerd met de in Excel ingebouwde sorteeropties, hebben zij nog een ander (hoewel betwistbaar :) voordeel - zij maken het sorteren dynamisch Met ingebouwde functies moet u uw gegevens telkens bijwerken als er nieuwe gegevens worden toegevoegd. Met formules kunt u op elk moment nieuwe gegevens toevoegen en worden de gesorteerde lijsten automatisch bijgewerkt.

Als u uw nieuwe alfabetische rangschikking liever statisch maakt, vervangt u formules met hun resultaten door gebruik te maken van Speciaal plakken > Waarden .

Om de formules die in deze tutorial worden besproken nader te bekijken, kunt u ons Excel-werkblad Alfabetische volgorde downloaden. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien!