Овој туторијал ќе ве научи на неколку брзи и лесни начини да го поставите Excel по азбучен ред. Исто така, обезбедува решенија за нетривијални задачи, на пример како да се азбуче по презиме кога записите почнуваат со името.

Азбуката во Excel е лесно како ABC. Без разлика дали подредувате цел работен лист или избран опсег, вертикално (колона) или хоризонтално (ред), растечки (А до Ш) или опаѓачки (О до А), во повеќето случаи задачата може да се заврши со кликнување на копче. Меѓутоа, во некои ситуации, вградените функции може да се сопнат, но сепак можете да најдете начин како да ги сортирате по азбучен ред со формули.

Овој туторијал ќе ви покаже неколку брзи начини за азбука во Excel и научете како да ги предвидите и спречите проблемите со сортирањето.

Како да се постават азбучен ред во Excel

Генерално, постојат 3 главни начини за подредување по азбучен ред во Excel: копче A-Z или Z-A, функцијата Сортирање и филтер. Подолу ќе најдете детални упатства за секој метод.

Како да подредите колона по азбучен ред

Најбрзиот начин за подредување по азбучен ред во Excel е овој:

1. Изберете која било ќелија во колоната што сакате да ја подредите.
2. На табулаторот Податоци , во групата Подреди и филтрирај , кликнете на било која A-Z за да сортирање растечки или Z-A за сортирање опаѓачки. Направено!

На истите копчиња може да се пристапи и од групата Дома > Уредување рангира. На пример, во редот 2 враќа {2,3,1}, што значи дека Кејден е 2-ри, Оливер е 3, а Арија е 1-ва. На овој начин, ја добиваме низата за пребарување за функцијата MATCH.

COLUMNS($B2:B2) ја обезбедува вредноста за пребарување. Поради паметна употреба на апсолутни и релативни референци, вратениот број се зголемува за 1 додека одиме десно. Односно, за G2, вредноста за пребарување е 1, за H2 - 2, за I2 - 3.

MATCH ја пребарува вредноста за пребарување пресметана со COLUMNS() во низата за пребарување вратена од COUNTIF(), и ја враќа својата релативна положба. На пример, за G2, вредноста за пребарување е 1, која е на 3-та позиција во низата за пребарување, така што MATCH враќа 3.

Конечно, INDEX ја извлекува вистинската вредност врз основа на неговата релативна позиција во редот. За G2, ја добива третата вредност во опсегот B2:D2, што е Aria.

Како да ја подредите секоја колона по азбучен ред во Excel

Ако имате работа со независни подмножества на податоци организирани вертикално во колони, можете лесно да ја измените горната формула за да ја азбучете секоја колона поединечно. Само заменете го COLUMNS() со ROWS(), направете неколку координати на колони апсолутни и координати на редови релативни и вашата формула е подготвена:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Ве молиме запомнете дека е формула на низа , што треба да се комплетира со Ctrl + Shift + Enter :

Покрај обезбедувањето решенија за задачите што е невозможно да се остварат со вградените опции за сортирање во Excel, формулиимаат уште една (иако спорна :) предност - го прават сортирањето динамично . Со вградените функции, ќе мора да ги прибегнувате вашите податоци секој пат кога се додаваат нови записи. Со формулите, можете да додавате нови податоци во секое време и сортираните списоци автоматски ќе се ажурираат.

Ако сакате вашиот нов азбучен распоред да биде статичен, заменете ги формулите со нивните резултати со користење Залепете специјално > Вредности .

За да ги погледнете подетално формулите дискутирани во ова упатство, добредојдени сте да го преземете нашиот работен лист на Excel по азбучен ред. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!

3>> Сортирај и филтрирај:

Во секој случај, Excel ќе ја азбуче вашата листа веднаш:

Совет. Откако ќе завршите со сортирање и пред да направите нешто друго, внимателно погледнете ги резултатите. Ако нешто не е во ред, кликнете на копчето Врати за да го вратите оригиналниот редослед.

Поставете азбучен ред и чувајте ги редовите заедно

Ако вашиот сет на податоци содржи две или повеќе колони, можете користете го копчето A-Z или Z-A за да поставите една од колоните по азбучен ред и Excel автоматски ќе ги премести податоците во другите колони, задржувајќи ги редовите непроменети.

Како што е можете да видите во подредената табела на десната страна, поврзаните информации во секој ред се чуваат заедно:

Во некои ситуации, најчесто кога се избрани само една или неколку ќелии во средината на вашата група податоци, Excel не е сигурен кој дел од податоците да ги сортира и бара ваши упатства. Ако сакате да го подредите целиот сет на податоци, оставете ја означена стандардната опција Прошири го изборот и кликнете Подреди :

Забелешка. Во ова упатство, „табела“ е само секој сет на податоци. Технички, сите наши примери се за опсези. Табелата на Excel има вградени опции за сортирање и филтрирање.

Филтрирајте и азбучно во Excel

Друг брз начин за подредување по азбучен ред во Excel е да додадете филтер. Убавината на овој метод е тоа што е еднократно поставување - штом ќе се примени автоматскиот филтер, опциите за сортирање за сите колони се само глушецкликнете подалеку.

Додавањето филтер на вашата табела е лесно:

1. Изберете едно или неколку заглавија на колони.
2. На картичката Почетна , во групата Уредување, кликнете Сортирај и филтрирај > Филтер .
3. Малите стрелки за паѓање ќе се појават во секое од заглавијата на колоните. Кликнете на паѓачката стрелка за колоната што сакате да ја ставите по азбучен редослед и изберете Подреди од А до Ш :

Колоната веднаш се азбучен, и малата стрелка нагоре на копчето за филтер го означува редоследот на сортирање (растечки):

За да го промените редоследот, изберете Подреди Z на A од паѓачкото мени за филтер.

0>За да го отстраните филтерот , едноставно кликнете на копчето Филтер повторно.

Како да поставите повеќе колони по азбучен ред

Во случај да сакате за азбучен редослед на податоците во неколку колони, користете ја командата Excel Sort , која дава поголема контрола врз тоа како се подредуваат вашите податоци.

Како пример, да додадеме уште една колона во нашата база на податоци и потоа наредете ги записите прво по азбучен ред по Регион , а потоа по Име :

За да го направите тоа, ве молиме направете ги следните чекори:

1. Изберете ја целата табела што сакате да ја сортирате.

   Во повеќето случаи, можете да изберете само една ќелија и Excel автоматски ќе ги одбере останатите податоци, но ова е пристап склон кон грешки, особено кога има некои празнини (празни ќелии) во вашите податоци.

2. Вклученотабот Податоци , во Сортирај & засилувач; Филтрирај група, кликнете на Подреди
3. Дијалошкото поле Подреди ќе се појави со првото ниво на сортирање создадено за вас автоматски како што смета Excel. .

   Во паѓачкото поле Подреди по , прво изберете ја колоната што сакате да ја азбучерате, Регион во нашиот случај. Во другите две полиња, оставете ги стандардните поставки: Подреди вклучено - Вредности на ќелиите и Редија - А до Z :

   Совет. Ако првото паѓачко мени покажува букви од колоните наместо наслови, штиклирајте го полето Моите податоци имаат заглавија .

4. Кликнете на копчето Додај ниво за да го додадете следното ниво и да ги изберете опциите за друга колона.

   Во овој пример, второто ниво ги подредува вредностите во колоната Име по азбучен ред од А до Ш:

   Совет. Ако подредувате по повеќе колони со исти критериуми, кликнете Копирај ниво наместо Додај ниво . Во овој случај, ќе треба само да изберете друга колона во првото поле.

5. Додајте повеќе нивоа на подредување доколку е потребно и кликнете OK .

Excel ќе ги подреди вашите податоци по наведениот редослед. Како што е прикажано на сликата подолу, нашата табела е подредена по азбучен ред точно како што треба: прво по Регион , а потоа по Име :

Како да ги подредите редовите по азбучен ред во Excel

Ако вашите податоци се распоредени хоризонтално, можеби ќе сакате да ги сортирате по азбучен редниз редовите. Ова може да се направи и со користење на функцијата Excel Sort . Еве како:

1. Изберете го опсегот што сакате да го сортирате. Ако вашата табела има етикети на редови што не треба да се преместуваат, не заборавајте да ги изоставите.
2. Одете во групата Податоци > Сортирај и филтрирај , и кликнете Подреди :
3. Во полето за дијалог Подреди , кликнете на Опции...
4. Во мал дијалог Опции за подредување што се појавува, изберете Сортирај лево надесно и кликнете OK за да се вратите на Подреди
5. Од паѓачката листа Подреди по , изберете го бројот на редот што сакате да го азбучете (Ред 1 во овој пример). Во другите две полиња, стандардните вредности ќе работат сосема добро, така што ги чуваме ( Вредности на ќелиите во полето Сортирај на и A до Z во полето Rerder ), и кликнете OK:

Како резултат на тоа, првиот ред во нашата табела е подреден по азбучен ред, а остатокот од податоците се соодветно преуредени, зачувувајќи ги сите корелации помеѓу записите:

Проблемите со сортирањето по азбучен ред во Excel

Функциите за сортирање на Excel се неверојатни, но ако работите со несовршено структурирани податоци, работите може да тргнат ужасно наопаку . Еве ги двата вообичаени проблеми.

Празни или скриени колони и редови

Ако има празни или скриени редови и колони во вашите податоци и изберете само една ќелија пред да кликнете на копчето за сортирање, самоќе се подреди делот од вашите податоци до првиот празен ред и/или колона.

Едноставно решение е да се елиминираат празнините и да се откријат сите скриени области пред сортирање. Во случај на празни редови (не скриени редови!), прво можете да ја изберете целата табела, а потоа да ја поставите азбуката.

Непрепознатливи заглавија на колони

Ако заглавијата на вашите колони се форматирани поинаку од останатите податоци, Excel е доволно паметен да ги идентификува и да ги исклучи од сортирање. Но, ако редот за заглавие нема посебно форматирање, заглавијата на вашите колони најверојатно ќе се третираат како редовни записи и ќе завршат некаде во средината на подредените податоци. За да спречите тоа да се случи, изберете ги само редовите со податоци, а потоа подредете.

Кога го користите полето за дијалог Подреди , проверете дали е избрано полето за избор Моите податоци имаат заглавија .

Како да подредувате азбучно во Excel со формули

Microsoft Excel обезбедува различни функции за справување со многу различни задачи. Многу, но не сите. Ако се соочувате со предизвик за кој нема вградено решение, големи се шансите тоа да се постигне со формула. Исто така важи и за азбучното сортирање. Подолу, ќе најдете неколку примери кога азбучниот редослед може да се направи само со формули.

Како да се азбука во Excel по презиме

Бидејќи постојат неколку вообичаени начини за пишување имиња во Англиски, понекогаш може да се најдете во ситуација кога назаписите почнуваат со името додека треба да ги азбучете по презимето:

Опциите за сортирање на Excel не можат да помогнат во овој случај, па да прибегнеме кон формули.

Со полно име во А2 , вметнете ги следните формули во две различни ќелии, а потоа копирајте ги по колоните до последната ќелија со податоци:

Во C2, извлечете го името :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Во D2, повлечете го презимето :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

И потоа, спојте ги деловите во обратен редослед одвоени со запирка:

=D2&", "&C2

Деталното објаснување на формулите можете да го најдете овде, засега да се фокусираме само на резултатите:

Бидејќи треба да ги азбучеме имињата, а не формулите, да ги конвертираме на вредностите. За ова, изберете ги сите ќелии со формулата (E2:E10) и притиснете Ctrl + C за да ги копирате. Десен-клик на избраните ќелии, кликнете на Вредности под Опции за залепување и притиснете го копчето Enter:

Добро, скоро сте таму! Сега, изберете која било ќелија во добиената колона, кликнете на копчето A до Z или Z до A на табулаторот Податоци и таму го имате - a список по азбучен ред со презимето:

Во случај да треба да се вратите во оригиналниот формат Име Презиме , има уште малку работа што треба да направите :

Поделете ги имињата на два дела повторно со користење на долунаведените формули (каде што Е2 е име одвоено со запирка):

Добијте го првотоиме :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Добијте го презимето :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

И спојте ги двата дела:

=G2&" "&H2

Извршете ги формулите конверзија во вредности уште еднаш, и вие сте подготвени!

Процесот може да изгледа малку сложен на хартија, но верувајте ми, ќе потрае само неколку минути во вашиот Excel. Всушност, ќе биде потребно уште помалку време од читањето на овој туторијал, а камоли рачно да се азбучат имињата :)

Како да се азбучен секој ред поединечно во Excel

Во еден од претходните примери што ги разгледавме како да се постават азбучни редови во Excel со користење на полето за дијалог Сортирај. Во тој пример, имавме работа со корелиран сет на податоци. Но, што ако секој ред содржи независни информации? Како да го азбуирате секој ред поединечно?

Во случај да имате разумен број на редови, можете да ги сортирате еден по еден изведувајќи ги овие чекори. Ако имате стотици или илјадници редови, тоа би било огромно губење време. Формулите можат да го направат истото многу побрзо.

Да претпоставиме дека имате многу редови на податоци кои треба да се преуредат по азбучен ред вака:

За почеток, копирајте ги етикетите на редови на друг работен лист или друга локација во истиот лист, а потоа користете ја следнава формула за низа за да го ставите секој ред по азбучен ред (каде B2:D2 е првиот ред во изворната табела):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Ве молиме запомнете дека правилниот начин за внесување формула за низа во Excel есо притискање на Ctrl + Shift + Enter.

Ако не ви е многу удобно со формулите на низата Excel, следете ги овие чекори за правилно да ја внесете во вашиот работен лист:

1. Внесете ја формулата во првата ќелија (G2 во нашиот случај ), и притиснете Ctrl + Shift + Enter . Додека го правите ова, Excel ќе ја приложи формулата во {кадрави загради}. Не обидувајте се да ги пишувате заградите рачно, тоа нема да работи.
2. Изберете ја ќелијата со формулата (G2) и повлечете ја рачката за полнење надесно за да ја копирате формулата во другите ќелии од првиот ред (до ќелијата I2 во овој пример).
3. Изберете ги сите ќелии со формулата во првиот ред (G2:I2) и повлечете ја рачката за полнење надолу за да ја копирате формулата во други редови.

Важна забелешка! Горенаведената формула работи со неколку предупредувања: вашите изворни податоци не треба да содржат празни ќелии или дупликати вредности .

Ако вашата база на податоци има некои празни места, завиткајте ја формулата во функцијата IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

За жал, не постои лесно решение за дупликати. Ако знаете еден, ве молиме споделете во коментарите!

Како функционира оваа формула

Горената формула се заснова на класичната комбинација INDEX MATCH што се користи за хоризонтално пребарување во Excel. Но, бидејќи ни треба еден вид „азбучно пребарување“, го изградивме повторно на овој начин:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) ги споредува сите вредности во ист ред едни со други и враќа низа од нивниот роднина