Hierdie tutoriaal sal jou 'n paar vinnige en maklike maniere leer om Excel in alfabetiese volgorde te plaas. Dit bied ook oplossings vir nie-onbeduidende take, byvoorbeeld hoe om volgens van te alfabetiseer wanneer die inskrywings met die voornaam begin.

Alfabetisering in Excel is so maklik soos ABC. Of jy nou 'n hele werkblad of geselekteerde reeks sorteer, vertikaal ('n kolom) of horisontaal ('n ry), stygend (A tot Z) of dalend (Z na A), in die meeste gevalle kan die taak met 'n knoppie uitgevoer word. In sommige situasies kan die ingeboude kenmerke egter struikel, maar jy kan steeds 'n manier uitvind om volgens alfabetiese volgorde met formules te sorteer.

Hierdie tutoriaal sal jou 'n paar vinnige maniere wys om in Excel te alfabetiseer en leer hoe om sorteerprobleme te voorsien en te voorkom.

Hoe om te alfabetiseer in Excel

Oor die algemeen is daar 3 hoof maniere om alfabeties in Excel te sorteer: A-Z of Z-A-knoppie, die Sorteer-funksie en filter. Hieronder sal jy die gedetailleerde leiding oor elke metode vind.

Hoe om 'n kolom alfabeties te sorteer

Die vinnigste manier om alfabeties in Excel te sorteer is hierdie:

1. Kies enige sel in die kolom wat jy wil sorteer.
2. Op die Data -oortjie, in die Sorteer en Filter -groep, klik óf A-Z om sorteer stygend of Z-A om dalend te sorteer. Klaar!

Dieselfde knoppies kan ook verkry word vanaf Tuis -oortjie > Redigeer -groepgeledere. Byvoorbeeld, in ry 2 gee dit {2,3,1} terug, wat beteken Caden is 2de, Oliver is 3de, en Aria is 1ste. Op hierdie manier kry ons die opsoekskikking vir die MATCH-funksie.

COLUMNS($B2:B2) verskaf die opsoekwaarde. As gevolg van 'n slim gebruik van absolute en relatiewe verwysings, word die teruggekeerde getal met 1 verhoog soos ons regs gaan. Dit wil sê, vir G2 is die opsoekwaarde 1, vir H2 - 2, vir I2 - 3.

MATCH soek na die opsoekwaarde bereken deur COLUMNS() in die opsoekskikking teruggestuur deur COUNTIF(), en gee sy relatiewe posisie terug. Byvoorbeeld, vir G2 is die opsoekwaarde 1, wat in die 3de posisie in die opsoekskikking is, so MATCH gee 3 terug.

Laastens onttrek INDEX die werklike waarde gebaseer op sy relatiewe posisie in die ry. Vir G2 haal dit die 3de waarde in die reeks B2:D2, wat Aria is.

Hoe om elke kolom alfabeties in Excel te sorteer

As jy te doen het met onafhanklike substelle data wat vertikaal georganiseer is in kolomme, kan jy maklik die bogenoemde formule aanpas om elke kolom individueel te alfabetiseer. Vervang net COLUMNS() met ROWS(), maak 'n paar kolomkoördinate absoluut en rykoördinate relatief en jou formule is gereed:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Onthou asseblief dis 'n skikkingformule , wat voltooi moet word met Ctrl + Shift + Enter :

Behalwe om oplossings te verskaf vir die take wat onmoontlik is om te bereik met Excel ingeboude sorteeropsies, formuleshet nog een (hoewel betwisbare :) voordeel - hulle maak sortering dinamies . Met ingeboude kenmerke sal jy jou data moet gebruik elke keer wanneer nuwe inskrywings bygevoeg word. Met formules kan jy enige tyd nuwe data byvoeg en die gesorteerde lyste sal outomaties opdateer.

As jy eerder jou nuwe alfabetiese rangskikking staties wil maak, vervang formules met hul resultate deur Plak spesiaal<2 te gebruik> > Waardes .

Om die formules wat in hierdie tutoriaal bespreek word van nader te bekyk, is jy welkom om ons Excel Alphabetical Order-werkblad af te laai. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!

In elk geval, Excel sal jou lys onmiddellik alfabetiseer:

Wenk. Nadat jy klaar gesorteer het en voordat jy enigiets anders doen, kyk noukeurig na die resultate. As iets verkeerd lyk, klik die Ontdoen -knoppie om die oorspronklike volgorde te herstel.

Alfabetiseer en hou rye bymekaar

As jou datastel twee of meer kolomme bevat, kan jy gebruik die A-Z of Z-A -knoppie om een ​​van die kolomme in alfabetiese volgorde te plaas en Excel sal outomaties die data in ander kolomme skuif, en die rye ongeskonde hou.

As jy kan in die gesorteerde tabel aan die regterkant sien, die verwante inligting in elke ry word bymekaar gehou:

In sommige situasies, meestal wanneer net een of 'n paar selle in die middel van jou datastel gekies is, Excel is onseker watter deel van die data om te sorteer en vra vir jou instruksies. As jy die hele datastel wil sorteer, laat die verstek Vrei die keuse uit opsie gemerk, en klik Sorteer :

Let wel. In hierdie tutoriaal is 'n "tabel" net enige datastel. Tegnies is al ons voorbeelde vir reekse. Excel-tabel het ingeboude sorteer- en filteropsies.

Filter en alfabetiseer in Excel

Nog 'n vinnige manier om alfabeties in Excel te sorteer, is om 'n filter by te voeg. Die skoonheid van hierdie metode is dat dit eenmalige opstelling is - sodra die outomatiese filter toegepas is, is die sorteeropsies vir alle kolomme slegs 'n muisklik weg.

Dit is maklik om 'n filter by jou tabel te voeg:

1. Kies een of meer kolomopskrifte.
2. Op die Tuis -oortjie , in die Redigeringsgroep, klik Sorteer en Filter > Filter .
3. Klein aftrekpyle sal in elk van die kolomopskrifte verskyn. Klik op die aftrekpyltjie vir die kolom wat jy in alfabetiese volgorde wil plaas, en kies Sorteer A tot Z :

Die kolom word dadelik in alfabetiese volgorde geplaas, en 'n klein opwaartse pyltjie op die filterknoppie dui die sorteervolgorde aan (stygend):

Om die volgorde om te keer, kies Sorteer Z na A uit die filter-aftreklys.

Om die filter te verwyder , klik eenvoudig weer die Filter -knoppie.

Hoe om veelvuldige kolomme in alfabetiese volgorde te plaas

In geval jy wil om data in verskeie kolomme te alfabetiseer, gebruik die Excel Sorteer -opdrag, wat meer beheer gee oor hoe jou data gesorteer word.

Kom ons voeg as voorbeeld nog een kolom by ons datastel, en rangskik dan die inskrywings alfabeties eers volgens Streek , en dan volgens Naam :

Om dit te laat doen, voer asseblief die volgende stappe uit:

1. Kies die hele tabel wat jy wil sorteer.

   In die meeste gevalle kan jy net een sel kies en Excel sal die res van jou data outomaties kies, maar dit is 'n foutgevoelige benadering, veral wanneer daar 'n paar gapings (leë selle) binne jou data is.

2. Aandie Data -oortjie, in die Sorteer & Filter -groep, klik die Sorteer
3. Die Sorteer -dialoogkassie sal verskyn met die eerste sorteervlak wat outomaties vir jou geskep is soos Excel goeddink .

   In die Sorteer volgens aftreklys, kies die kolom wat jy eerste wil alfabetiseer, Streek in ons geval. Los die verstekinstellings in die ander twee blokkies: Sorteer op - Selwaardes en Bestelling - A tot Z :

   Wenk. As die eerste aftreklys kolomletters in plaas van opskrifte wys, merk die My data het opskrifte -blokkie af.

4. Klik die Voeg vlak by -knoppie. om die volgende vlak by te voeg en die opsies vir 'n ander kolom te kies.

   In hierdie voorbeeld sorteer die tweede vlak die waardes in die Naam -kolom alfabeties van A tot Z:

   Wenk. As jy volgens veelvuldige kolomme met dieselfde kriteria sorteer, klik Kopieer vlak in plaas van Voeg vlak by . In hierdie geval sal jy net 'n ander kolom in die eerste blokkie moet kies.

5. Voeg meer sorteervlakke by indien nodig, en klik OK .

Excel sal jou data in die gespesifiseerde volgorde sorteer. Soos getoon in die skermkiekie hieronder, is ons tabel alfabeties gerangskik presies soos dit moet: eers deur Streek , en dan deur Naam :

Hoe om rye alfabeties te sorteer in Excel

As jou data horisontaal gerangskik is, wil jy dit dalk alfabeties sorteeroor rye. Dit kan ook gedoen word deur die Excel Sorteer -funksie te gebruik. Dit is hoe:

1. Kies die reeks wat jy wil sorteer. As jou tabel ry-etikette het wat nie geskuif moet word nie, maak seker dat jy dit uitlaat.
2. Gaan na die Data -oortjie > Sorteer en Filter -groep, en klik Sorteer :
3. In die dialoogkassie Sorteer , klik die Opsies...
4. In die klein Sorteer Opsies dialoog wat verskyn, kies Sorteer links na regs en klik OK om terug te gaan na die Sorteer
5. Van die Sorteer volgens aftreklys, kies die rynommer wat jy wil alfabetiseer (Ry 1 in hierdie voorbeeld). In die ander twee blokkies sal die verstekwaardes goed werk, so ons hou hulle ( Selwaardes in die Sorteer op -blokkie, en A tot Z in die Bestel -boks), en klik OK:

As gevolg hiervan word die eerste ry in ons tabel in alfabetiese volgorde gesorteer, en die res van die data is dienooreenkomstig herrangskik, wat alle korrelasies tussen die inskrywings behou:

Probleme met alfabeties sorteer in Excel

Excel-sorteerkenmerke is ongelooflik, maar as jy met 'n onvolmaakte gestruktureerde data werk, kan dinge verskriklik verkeerd loop . Hier is die twee algemene probleme.

Leë of versteekte kolomme en rye

As daar leë of versteekte rye en kolomme binne jou data is, en jy kies net een sel voordat jy die sorteerknoppie klik, enigstedie deel van jou data totdat die eerste leë ry en/of kolom gesorteer sal word.

'n Maklike oplossing is om die spasies uit te skakel en alle versteekte areas te ontsteek voor sorteer. In die geval van leë rye (nie versteekte rye nie!), kan jy eers die hele tabel kies en dan alfabetiseer.

Onherkenbare kolomopskrifte

As jou kolomopskrifte anders as die res van die data geformateer is, is Excel slim genoeg om dit te identifiseer en uit te sluit van sortering. Maar as die kopry geen spesiale formatering het nie, sal jou kolomopskrifte heel waarskynlik as gewone inskrywings behandel word en iewers in die middel van die gesorteerde data beland. Om te voorkom dat dit gebeur, kies slegs die datarye en sorteer dan.

Wanneer jy die Sorteer dialoogkassie gebruik, maak seker dat die My data het opskrifte -merkblokkie gekies is.

Hoe om alfabeties in Excel met formules te sorteer

Microsoft Excel bied 'n verskeidenheid kenmerke om baie verskillende take te hanteer. Baie, maar nie almal nie. As jy 'n uitdaging in die gesig staar waarvoor daar geen ingeboude oplossing is nie, is die kans goed dat dit met 'n formule bereik kan word. Dit geld ook vir alfabetiese sortering. Hieronder sal jy 'n paar voorbeelde vind wanneer alfabetiese volgorde slegs met formules gedoen kan word.

Hoe om in Excel volgens van te alfabetiseer

Aangesien daar 'n paar algemene maniere is om name in te skryf Engels, kan jy jouself soms in 'n situasie bevind wanneer dieinskrywings begin met die voornaam terwyl jy hulle volgens die van moet alfabetiseer:

Excel se sorteeropsies kan nie help in hierdie geval nie, so kom ons wend ons tot formules.

Met 'n volle naam in A2 , voeg die volgende formules in twee verskillende selle in en kopieer dit dan in die kolomme af tot by die laaste sel met data:

In C2, onttrek die voornaam :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

In D2, trek die van :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

En dan, saamgevoeg die dele in die omgekeerde volgorde geskei deur komma:

=D2&", "&C2

Die gedetailleerde verduideliking van die formules kan hier gevind word, kom ons fokus nou net op die resultate:

Aangesien ons die name moet alfabetiseer, nie formules nie, omskakel hulle aan waardes. Hiervoor, kies al die formuleselle (E2:E10) en druk Ctrl + C om hulle te kopieer. Regskliek op die geselekteerde selle, klik op Waardes onder Plakopsies , en druk die Enter-sleutel:

Goed, jy is amper daar! Kies nou enige sel in die resulterende kolom, klik die A tot Z of Z tot A -knoppie op die Data -oortjie, en daar het jy dit - 'n lys alfabeties volgens die van:

In die geval jy moet terugkeer na die oorspronklike Voornaam Vannaam -formaat, is daar nog 'n bietjie werk vir jou om te doen :

Verdeel die name weer in twee dele deur die onderstaande formules te gebruik (waar E2 'n komma-geskeide naam is):

Kry die eerstenaam :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Kry die van :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

En bring die twee dele bymekaar:

=G2&" "&H2

Voer die formules na waardes omskakeling nog een keer uit, en jy is gereed!

Die proses lyk dalk 'n bietjie kompleks op papier, maar glo my, dit sal slegs 'n paar minute in jou Excel neem. Trouens, dit sal selfs minder tyd neem as om hierdie tutoriaal te lees, laat staan ​​om die name met die hand te alfabetiseer :)

Hoe om elke ry individueel in Excel te alfabetiseer

In een van die vorige voorbeelde wat ons bespreek het hoe om rye in Excel te alfabetiseer deur die Sorteer dialoogkassie te gebruik. In daardie voorbeeld het ons te doen gehad met 'n gekorreleerde stel data. Maar wat as elke ry onafhanklike inligting bevat? Hoe alfabetiseer jy elke ry individueel?

In die geval dat jy 'n redelike aantal rye het, kan jy hulle een vir een sorteer deur hierdie stappe uit te voer. As jy honderde of duisende rye het, sal dit 'n enorme mors van tyd wees. Formules kan dieselfde ding baie vinniger doen.

Gestel jy het baie rye data wat alfabeties soos volg herrangskik moet word:

Om mee te begin, kopieer die ry-etikette na 'n ander werkblad of 'n ander plek in dieselfde blad, en gebruik dan die volgende skikkingsformule om elke ry in alfabetiese volgorde te plaas (waar B2:D2 die eerste ry in die brontabel is):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Asseblief onthou dat die korrekte manier om 'n skikkingsformule in Excel in te voer isdeur Ctrl + Shift + Enter te druk.

As jy nie baie gemaklik is met Excel-skikkingsformules nie, volg asseblief hierdie stappe om dit korrek in jou werkblad in te voer:

1. Tik die formule in die eerste sel (G2 in ons geval ), en druk Ctrl + Shift + Enter. Terwyl jy dit doen, sal Excel die formule in {krulhakies} insluit. Moenie probeer om die hakies handmatig in te tik nie, dit sal nie werk nie.
2. Kies die formulesel (G2) en sleep die vulhandvatsel regs om die formule na ander selle van die eerste ry te kopieer (tot sel I2 in hierdie voorbeeld).
3. Kies al die formuleselle in die eerste ry (G2:I2) en sleep die vulhandvatsel afwaarts om die formule na ander rye te kopieer.

Belangrike nota! Die formule hierbo werk met 'n paar waarskuwings: jou brondata moet nie leë selle of duplikaatwaardes bevat nie.

As jou datastel 'n paar spasies het, draai die formule om in die IFERROR-funksie:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Ongelukkig is daar geen maklike oplossing vir duplikate nie. As jy een ken, deel asseblief in kommentaar!

Hoe hierdie formule werk

Bogenoemde formule is gebaseer op die klassieke INDEX MATCH-kombinasie wat gebruik word om horisontale opsoek in Excel uit te voer. Maar aangesien ons soort van "alfabetiese opsoek" nodig het, het ons dit op hierdie manier herbou:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) vergelyk al die waardes in dieselfde ry met mekaar en gee 'n skikking van hul familielid terug