Este titorial ensinarache algunhas formas rápidas e sinxelas de poñer Excel en orde alfabética. Tamén ofrece solucións para tarefas non triviais, por exemplo, como alfabetizar polo apelido cando as entradas comezan co primeiro nome.

Alfabetizar en Excel é tan sinxelo coma ABC. Se está a ordenar unha folla de traballo enteira ou un intervalo seleccionado, verticalmente (unha columna) ou horizontalmente (unha fila), ascendente (A a Z) ou descendente (Z a A), na maioría dos casos a tarefa pódese realizar cun clic no botón. Con todo, nalgunhas situacións, as funcións integradas poden tropezar, pero aínda podes descubrir unha forma de ordenar por orde alfabética con fórmulas.

Este titorial mostrarache algunhas formas rápidas de ordenar alfabéticamente en Excel e ensinar a prever e previr problemas de ordenación.

Como ordenar alfabéticamente en Excel

En xeral, hai 3 formas principais de ordenar alfabeticamente en Excel: botón A-Z ou Z-A, a función Ordenar e filtrar. A continuación atoparás unha guía detallada sobre cada método.

Como ordenar unha columna alfabéticamente

A forma máis rápida de ordenar alfabeticamente en Excel é esta:

1. Selecciona calquera cela da columna que desexe ordenar.
2. Na pestana Datos , no grupo Ordenar e filtrar , faga clic en A-Z para ordenar ascendente ou Z-A para ordenar descendente. Feito!

Tamén se pode acceder aos mesmos botóns desde a pestana Inicio > Grupo de edición rangos. Por exemplo, na fila 2 devolve {2,3,1}, o que significa que Caden é o segundo, Oliver é o terceiro e Aria é o primeiro. Deste xeito, obtemos a matriz de busca para a función MATCH.

COLUMNS($B2:B2) proporciona o valor de busca. Debido a un uso intelixente de referencias absolutas e relativas, o número devolto increméntase en 1 mentres imos á dereita. É dicir, para G2, o valor de busca é 1, para H2 - 2, para I2 - 3.

MATCH busca o valor de busca calculado por COLUMNS() na matriz de busca devolta por COUNTIF() e devolve a súa posición relativa. Por exemplo, para G2, o valor de busca é 1, que está na terceira posición da matriz de busca, polo que MATCH devolve 3.

Finalmente, INDEX extrae o valor real en función da súa posición relativa na fila. Para G2, obtén o 3o valor no rango B2:D2, que é Aria.

Como ordenar cada columna alfabeticamente en Excel

Se está a tratar con subconxuntos independentes de datos organizados verticalmente en columnas, pode axustar facilmente a fórmula anterior para alfabetizar cada columna individualmente. Simplemente substitúa COLUMNS() por ROWS(), faga algunhas coordenadas de columna absolutas e as coordenadas de fila relativas e a túa fórmula estará lista:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Recorda que é unha fórmula matricial , que debe completarse con Ctrl + Maiús + Intro :

Ademais de proporcionar solucións ás tarefas que son imposibles de realizar coas opcións de ordenación integradas de Excel, fórmulasteñen unha vantaxe máis (aínda que discutible :): fan que a clasificación sexa dinámica . Con funcións integradas, terás que recorrer aos teus datos cada vez que se engadan novas entradas. Con fórmulas, podes engadir novos datos en calquera momento e as listas ordenadas actualizaranse automaticamente.

Se prefires facer que a túa nova disposición alfabética sexa estática, substitúe as fórmulas polos seus resultados usando Pegar especial > Valores .

Para ter unha ollada máis atenta ás fórmulas que se comentan neste titorial, podes descargar a nosa folla de cálculo de Orde alfabética de Excel. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!

De calquera xeito, Excel ordenará a súa lista por orde alfabética de xeito instantáneo:

Consello. Despois de ter feito a clasificación e antes de facer calquera outra cousa, bótalle un ollo aos resultados. Se algo parece incorrecto, faga clic no botón Desfacer para restaurar a orde orixinal.

Alfabetizar e manter as filas xuntas

Se o seu conxunto de datos contén dúas ou máis columnas, pode use o botón A-Z ou Z-A para poñer unha das columnas en orde alfabética e Excel moverá automaticamente os datos noutras columnas, mantendo as filas intactas.

Como podes ver na táboa ordenada da dereita, a información relacionada en cada fila mantense xunta:

Nalgúns casos, sobre todo cando se seleccionan só unha ou algunhas celas no medio do seu conxunto de datos, Excel non está seguro de que parte dos datos vai ordenar e pide as súas instrucións. Se desexa ordenar todo o conxunto de datos, deixe marcada a opción predeterminada Ampliar a selección e prema en Ordenar :

Nota. Neste tutorial, unha "táboa" é calquera conxunto de datos. Tecnicamente, todos os nosos exemplos son para rangos. A táboa de Excel ten opcións de clasificación e filtrado incorporadas.

Filtrar e alfabetizar en Excel

Outro xeito rápido de ordenar alfabeticamente en Excel é engadir un filtro. A beleza deste método é que se configura unha soa vez: unha vez que se aplica o filtro automático, as opcións de ordenación de todas as columnas son só un ratofai clic.

Engadir un filtro á túa táboa é sinxelo:

1. Selecciona unha ou varias cabeceiras de columna.
2. Na pestana Inicio , no grupo Edición, faga clic en Ordenar e filtrar > Filtrar .
3. En cada cabeceira de columna aparecerán pequenas frechas despregables. Fai clic na frecha despregable da columna que queres poñer en orde alfabética e selecciona Ordenar da A á Z :

A columna está ordenada por orde alfabética de inmediato e unha pequena frecha cara arriba no botón de filtro indica a orde de clasificación (ascendente):

Para inverter a orde, seleccione Ordenar Z a A no menú despregable do filtro.

Para eliminar o filtro , simplemente faga clic de novo no botón Filtrar .

Como poñer varias columnas en orde alfabética

No caso de que queira para ordenar os datos en varias columnas alfabéticamente, use o comando Ordenar de Excel, que ofrece máis control sobre como se ordenan os seus datos.

A modo de exemplo, engademos unha columna máis ao noso conxunto de datos e a continuación, ordene as entradas alfabeticamente primeiro por Rexión e despois por Nome :

Para facelo, siga os seguintes pasos:

1. Seleccione toda a táboa que quere ordenar.

   Na maioría dos casos, pode seleccionar só unha cela e Excel escollerá o resto dos seus datos automaticamente, pero este é un enfoque propenso a erros, especialmente cando hai algúns espazos (celas en branco) nos seus datos.

2. Activadoa pestana Datos , na pestana Ordenar & Filtrar grupo, faga clic no Ordenar
3. O cadro de diálogo Ordenar aparecerá co primeiro nivel de ordenación creado para vostede automaticamente segundo Excel considere oportuno .

   Na caixa despregable Ordenar por , seleccione primeiro a columna que quere clasificar por orde alfabética, Rexión no noso caso. Nas outras dúas caixas, deixe a configuración predeterminada: Ordenar por - Valores de cela e Ordenar - A a Z :

   Consello. Se o primeiro menú despregable mostra letras de columna en lugar de títulos, marque a caixa Os meus datos teñen cabeceiras .

4. Fai clic no botón Engadir nivel . para engadir o seguinte nivel e seleccionar as opcións para outra columna.

   Neste exemplo, o segundo nivel ordena os valores da columna Nome alfabeticamente da A á Z:

   Consello. Se está a ordenar por varias columnas cos mesmos criterios, faga clic en Copiar nivel en lugar de Engadir nivel . Neste caso, só terás que escoller unha columna diferente na primeira caixa.

5. Engadir máis niveis de ordenación se é necesario e premer en Aceptar .

Excel ordenará os seus datos na orde especificada. Como se mostra na seguinte captura de pantalla, a nosa táboa está ordenada alfabeticamente exactamente como debería: primeiro por Rexión e despois por Nome :

Como ordenar as filas alfabeticamente en Excel

Se os teus datos están dispostos horizontalmente, podes ordenalos alfabeticamentea través das filas. Isto tamén se pode facer mediante a función Ordenar de Excel. Vexa como:

1. Seleccione o intervalo que quere ordenar. Se a túa táboa ten etiquetas de filas que non se deben mover, asegúrate de deixalas fóra.
2. Vaia á pestana Datos > grupo Ordenar e filtrar e prema Ordenar :
3. No cadro de diálogo Ordenar , faga clic en Opcións...
4. No pequeno diálogo Opcións de ordenación que aparece, seleccione Ordenar de esquerda a dereita e prema en Aceptar para volver ao Ordenar
5. Na lista despregable Ordenar por , seleccione o número de fila que quere alfabetizar (a fila 1 neste exemplo). Nas outras dúas caixas, os valores predeterminados funcionarán ben, polo que os mantemos ( Valores de cela na caixa Ordenar en e A a Z en a caixa Ordenar ) e prema en Aceptar:

Como resultado, a primeira fila da nosa táboa está ordenada por orde alfabética e o resto dos datos son reorganizado en consecuencia, conservando todas as correlacións entre as entradas:

Os problemas coa ordenación alfabética en Excel

As funcións de ordenación de Excel son sorprendentes, pero se estás a traballar con datos de estrutura imperfecta, as cousas poden ir terriblemente mal . Aquí están os dous problemas comúns.

Columnas e filas en branco ou ocultas

Se hai filas e columnas baleiras ou ocultas nos teus datos e selecciona só unha cela antes de facer clic no botón de ordenación, sóordenarase a parte dos teus datos ata a primeira fila e/ou columna en branco.

Unha solución sinxela é eliminar os espazos en branco e mostrar todas as áreas ocultas antes de ordenar. No caso de filas en branco (non filas ocultas!), primeiro pode seleccionar toda a táboa e, a continuación, alfabetizar.

Encabezados de columna irrecoñecibles

Se as cabeceiras das súas columnas teñen un formato diferente do resto dos datos, Excel é o suficientemente intelixente como para identificalos e excluílos da clasificación. Pero se a fila de cabeceira non ten un formato especial, o máis probable é que as cabeceiras das súas columnas sexan tratadas como entradas habituais e acaben nalgún lugar no medio dos datos ordenados. Para evitar que isto suceda, seleccione só as filas de datos e, a continuación, ordene.

Ao utilizar a caixa de diálogo Ordenar , asegúrese de que a caixa de verificación Os meus datos teñen cabeceiras estea seleccionada.

Como ordenar alfabeticamente en Excel con fórmulas

Microsoft Excel ofrece unha variedade de funcións para facer fronte a moitas tarefas diferentes. Moitos, pero non todos. Se estás enfrontando un desafío para o que non hai unha solución integrada, é probable que se poida lograr cunha fórmula. Tamén é certo para a ordenación alfabética. A continuación, atoparás un par de exemplos nos que a orde alfabética só se pode facer con fórmulas.

Como alfabetizar en Excel polo apelido

Xa que hai algunhas formas comúns de escribir os nomes en Inglés, ás veces podes atoparte nunha situación na que oas entradas comezan co primeiro nome mentres cómpre alfabetizalas polo apelido:

As opcións de ordenación de Excel non poden axudar neste caso, así que imos utilizar fórmulas.

Cun nome completo en A2 , insira as seguintes fórmulas en dúas celas diferentes e despois cópiaas polas columnas ata a última cela con datos:

En C2, extrae o nome :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

En D2, tira o apelido :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

E despois, concatena as partes na orde inversa separadas por comas:

=D2&", "&C2

A explicación detallada das fórmulas pódese atopar aquí, polo de agora centrámonos nos resultados:

Xa que necesitamos alfabetizar os nomes, non fórmulas, convertelos aos valores. Para iso, seleccione todas as celas da fórmula (E2: E10) e prema Ctrl + C para copialas. Fai clic co botón dereito nas celas seleccionadas, fai clic en Valores en Opcións de pegar e preme a tecla Intro:

Ben, case xa estás! Agora, seleccione calquera cela da columna resultante, faga clic no botón A a Z ou Z a A na pestana Datos e aí o tes: un lista alfabetizada polo apelido:

No caso de que necesites volver ao formato orixinal Nome Apelido , tes algo máis de traballo por facer :

Volve dividir os nomes en dúas partes usando as seguintes fórmulas (onde E2 é un nome separado por comas):

Obtén o primeironome :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Obtén o apelido :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

E une as dúas partes:

=G2&" "&H2

Realiza as fórmulas a conversión de valores unha vez máis e xa estás listo!

O proceso pode parecer un pouco complexo no papel, pero confía en min. só levará uns minutos no seu Excel. De feito, levará aínda menos tempo que ler este tutorial, e moito menos alfabetizar os nomes manualmente :)

Como alfabetizar cada fila individualmente en Excel

Nun dos exemplos anteriores que comentamos como alfabetizar filas en Excel usando o cadro de diálogo Ordenar. Nese exemplo, estabamos lidando cun conxunto de datos correlacionados. Pero e se cada fila contén información independente? Como alfabetiza cada fila individualmente?

No caso de que teña un número razoable de filas, pode ordenalas unha a unha realizando estes pasos. Se tes centos ou miles de filas, sería unha enorme perda de tempo. As fórmulas poden facer o mesmo moito máis rápido.

Supoña que tes moitas filas de datos que deberían reorganizarse alfabeticamente así:

Para comezar, copia as etiquetas das filas noutra folla de cálculo ou outra localización na mesma folla e, a continuación, use a seguinte fórmula matricial para poñer cada fila en orde alfabética (onde B2:D2 é a primeira fila da táboa de orixe):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Por favor lembre que a forma correcta de introducir unha fórmula matricial en Excel épremendo Ctrl + Maiús + Intro .

Se non está moi cómodo coas fórmulas de matriz de Excel, siga estes pasos para introducilo correctamente na súa folla de traballo:

1. Escriba a fórmula na primeira cela (G2 no noso caso). ) e prema Ctrl + Maiús + Intro . Mentres fai isto, Excel encerrará a fórmula entre {llaves}. Non intente escribir as chaves manualmente, iso non funcionará.
2. Seleccione a cela da fórmula (G2) e arrastre o controlador de recheo cara á dereita para copiar a fórmula noutras celas da primeira fila (ata a cela I2 en este exemplo).
3. Seleccione todas as celas da fórmula da primeira fila (G2:I2) e arrastre o controlador de recheo cara abaixo para copiar a fórmula noutras filas.

Nota importante! A fórmula anterior funciona cun par de advertencias: os datos de orixe non deben conter celas baleiras nin valores duplicados .

Se o conxunto de datos ten algúns espazos en branco, envolve a fórmula. na función IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Desafortunadamente, non hai unha solución sinxela para os duplicados. Se coñeces algún, compárteo nos comentarios!

Como funciona esta fórmula

A fórmula anterior baséase na clásica combinación INDEX MATCH usada para realizar busca horizontal en Excel. Pero como necesitamos unha especie de "búsqueda alfabética", reconstruímolo deste xeito:

COUNTIF($B2:$D2",<="&$B2:$D2) compara todos os valores na mesma fila entre si e devolve unha matriz do seu relativo