Ky tutorial do t'ju mësojë disa mënyra të shpejta dhe të thjeshta për të vendosur Excel sipas rendit alfabetik. Ai gjithashtu ofron zgjidhje për detyra jo të parëndësishme, për shembull si të alfabetizohen sipas mbiemrit kur hyrjet fillojnë me emrin e parë.

Alfabetizimi në Excel është po aq i lehtë sa ABC. Pavarësisht nëse jeni duke renditur një fletë të tërë pune ose një gamë të zgjedhur, vertikalisht (një kolonë) ose horizontalisht (një rresht), në rritje (A në Z) ose në zbritje (Z në A), në shumicën e rasteve detyra mund të realizohet me një klik të butonit. Megjithatë, në disa situata, veçoritë e integruara mund të pengohen, por prapëseprapë mund të gjeni një mënyrë për të renditur sipas rendit alfabetik me formula.

Ky tutorial do t'ju tregojë disa mënyra të shpejta për të alfabetizuar në Excel dhe mësoni se si të parashikoni dhe parandaloni problemet e renditjes.

Si të alfabetizoni në Excel

Në përgjithësi, ka 3 mënyra kryesore për të renditur në mënyrë alfabetike në Excel: butoni A-Z ose Z-A, veçoria e renditjes dhe filtri. Më poshtë do të gjeni udhëzimet e detajuara për secilën metodë.

Si të renditni një kolonë sipas alfabetit

Mënyra më e shpejtë për të renditur në mënyrë alfabetike në Excel është kjo:

1. Zgjidh çdo qelizë në kolonën që dëshironi të renditni.
2. Në skedën Të dhënat , në grupin Rendit dhe filtro , kliko njërën A-Z për të renditni në rritje ose Z-A për të renditur në zbritje. U krye!

Të njëjtat butona mund të aksesohen gjithashtu nga skeda Home > Modifikim renditet. Për shembull, në rreshtin 2 ai kthen {2,3,1}, që do të thotë Caden është i dyti, Oliver është i 3-ti dhe Aria është i pari. Në këtë mënyrë, marrim grupin e kërkimit për funksionin MATCH.

COLUMNS($B2:B2) jep vlerën e kërkimit. Për shkak të përdorimit të zgjuar të referencave absolute dhe relative, numri i kthyer rritet me 1 ndërsa shkojmë djathtas. Kjo do të thotë, për G2, vlera e kërkimit është 1, për H2 - 2, për I2 - 3.

MATCH kërkon për vlerën e kërkimit të llogaritur nga COLUMNS() në grupin e kërkimit të kthyer nga COUNTIF(), dhe kthen pozicionin e tij relativ. Për shembull, për G2, vlera e kërkimit është 1, e cila është në pozicionin e 3-të në grupin e kërkimit, kështu që MATCH kthen 3.

Më në fund, INDEX nxjerr vlerën reale bazuar në pozicionin e tij relativ në rresht. Për G2, ai merr vlerën e tretë në rangun B2:D2, që është Aria.

Si të renditni secilën kolonë sipas alfabetit në Excel

Nëse keni të bëni me nëngrupe të pavarura të dhënash të organizuara vertikalisht në kolona, ​​ju lehtë mund të shkulni formulën e mësipërme për të alfabetizuar secilën kolonë individualisht. Thjesht zëvendësoni COLUMNS() me ROWS(), bëni disa koordinata kolone absolute dhe koordinata rreshtash relative dhe formula juaj është gati:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Ju lutemi mbani mend se është një formulë grupi , e cila duhet të plotësohet me Ctrl + Shift + Enter :

Përveç ofrimit të zgjidhjeve për detyrat që janë të pamundura për t'u realizuar me opsionet e renditjes së integruar në Excel, formulatkanë një avantazh më shumë (megjithëse të diskutueshëm :) - ata e bëjnë renditjen dinamike . Me veçoritë e integruara, do t'ju duhet të përdorni të dhënat tuaja sa herë që shtohen hyrje të reja. Me formulat, mund të shtoni të dhëna të reja në çdo kohë dhe listat e renditura do të përditësohen automatikisht.

Nëse preferoni ta bëni rregullimin tuaj të ri alfabetik statik, zëvendësoni formulat me rezultatet e tyre duke përdorur Ngjit Special > Vlerat .

Për të parë më nga afër formulat e diskutuara në këtë tutorial, jeni të mirëpritur të shkarkoni fletën tonë të punës me Rendit alfabetik në Excel. Ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën tjetër!

Sido që të jetë, Excel do ta alfabetizojë listën tuaj menjëherë:

Këshillë. Pasi të keni bërë renditjen dhe përpara se të bëni ndonjë gjë tjetër, hidhini një vështrim nga afër rezultatet. Nëse diçka duket e gabuar, klikoni butonin Zhbëj për të rivendosur rendin origjinal.

Alfabetizoni dhe mbani rreshtat së bashku

Nëse grupi juaj i të dhënave përmban dy ose më shumë kolona, ​​mund të përdorni butonin A-Z ose Z-A për të vendosur njërën nga kolonat sipas rendit alfabetik dhe Excel do t'i zhvendosë automatikisht të dhënat në kolonat e tjera, duke i mbajtur rreshtat të paprekura.

Siç ju mund të shihni në tabelën e renditur në të djathtë, informacionet përkatëse në çdo rresht mbahen së bashku:

Në disa situata, kryesisht kur zgjidhen vetëm një ose disa qeliza në mes të grupit tuaj të të dhënave, Excel nuk është i sigurt se cilën pjesë të të dhënave të renditë dhe kërkon udhëzimet tuaja. Nëse dëshironi të renditni të gjithë grupin e të dhënave, lëreni të zgjedhur opsionin e paracaktuar Zgjero përzgjedhjen dhe kliko Rendit :

Shënim. Në këtë tutorial, një "tabela" është vetëm çdo grup i të dhënave. Teknikisht, të gjithë shembujt tanë janë për vargjet. Tabela e Excel-it ka opsione të integruara klasifikimi dhe filtrimi.

Filtro dhe alfabetizoj në Excel

Një mënyrë tjetër e shpejtë për të renditur në mënyrë alfabetike në Excel është shtimi i një filtri. E bukura e kësaj metode është se konfigurohet një herë - pasi të aplikohet filtri automatik, opsionet e renditjes për të gjitha kolonat janë vetëm një mousekliko larg.

Shtimi i një filtri në tabelën tuaj është i lehtë:

1. Zgjidh një ose disa tituj kolonash.
2. Në skedën Home , në grupin "Redaktimi", kliko Rendit dhe filtro > Filtro .
3. Shigjeta të vogla zbritëse do të shfaqen në secilën nga titujt e kolonave. Klikoni shigjetën rënëse për kolonën që dëshironi të vendosni sipas rendit alfabetik dhe zgjidhni Renditni A në Z :

Kollona alfabetizohet menjëherë, dhe një shigjetë e vogël lart në butonin e filtrit tregon rendin e renditjes (në ngjitje):

Për të ndryshuar rendin, zgjidhni Renditni Z në A nga menyja rënëse e filtrit.

0>Për të hequr filtrin , thjesht klikoni përsëri butonin Filter .

Si të vendosni disa kolona sipas rendit alfabetik

Nëse dëshironi për të alfabetizuar të dhënat në disa kolona, ​​përdorni komandën Excel Sort , e cila jep më shumë kontroll mbi mënyrën se si renditen të dhënat tuaja.

Si shembull, le të shtojmë një kolonë tjetër në grupin tonë të të dhënave dhe më pas rregulloni hyrjet në mënyrë alfabetike fillimisht sipas Rajoni dhe më pas sipas Emrit :

Për ta bërë këtë, ju lutemi kryeni hapat e mëposhtëm:

1. Zgjidhni të gjithë tabelën që dëshironi të renditni.

   Në shumicën e rasteve, ju mund të zgjidhni vetëm një qelizë dhe Excel do të zgjedhë pjesën tjetër të të dhënave tuaja automatikisht, por kjo është një qasje e prirur ndaj gabimeve, veçanërisht kur ka disa boshllëqe (qeliza bosh) brenda të dhënave tuaja.

2. Aktivskeda Të dhënat , në Rendit & Filtro grupin , klikoni në Renditni
3. Kutia e dialogut Rendit do të shfaqet me nivelin e parë të renditjes të krijuar automatikisht për ju, siç e sheh të arsyeshme Excel .

   Në kutinë rënëse Rendit sipas , zgjidhni kolonën që dëshironi të alfabetizoni së pari, Rajoni në rastin tonë. Në dy kutitë e tjera, lini cilësimet e paracaktuara: Renditni aktiv - Vlerat e qelizave dhe Renditni - A në Z :

   Këshillë. Nëse lista e parë me lëshim po shfaq shkronjat e kolonave në vend të titujve, shënoni kutinë Të dhënat e mia kanë tituj .

4. Klikoni butonin Shto nivelin për të shtuar nivelin tjetër dhe për të zgjedhur opsionet për një kolonë tjetër.

   Në këtë shembull, niveli i dytë rendit vlerat në kolonën Emri në mënyrë alfabetike nga A në Z:

   Këshillë. Nëse po renditni sipas kolonave të shumta me të njëjtat kritere, klikoni Nivelin e kopjimit në vend të Shto nivelin . Në këtë rast, do t'ju duhet vetëm të zgjidhni një kolonë tjetër në kutinë e parë.

5. Shtoni më shumë nivele të renditjes nëse është e nevojshme dhe klikoni OK .

Excel do t'i renditë të dhënat tuaja sipas rendit të specifikuar. Siç tregohet në pamjen e mëposhtme, tabela jonë është renditur në mënyrë alfabetike saktësisht siç duhet: fillimisht sipas Rajoni , dhe më pas sipas Emri :

Si të renditni rreshtat sipas alfabetit në Excel

Nëse të dhënat tuaja janë të renditura horizontalisht, mund të dëshironi t'i renditni sipas alfabetitnëpër rreshta. Kjo mund të bëhet edhe duke përdorur veçorinë Sort Excel. Ja se si:

1. Zgjidhni gamën që dëshironi të renditni. Nëse tabela juaj ka etiketa rreshtash që nuk duhen zhvendosur, sigurohuni që t'i lini jashtë.
2. Shkoni te grupi Të dhënat > Rendit dhe filtro dhe klikoni Rendit :
3. Në kutinë e dialogut Rendit , kliko Opsionet...
4. Në i vogël dialogu Opsionet e rendit që shfaqet, zgjidhni Renditni nga e majta në të djathtë dhe kliko OK për t'u rikthyer te Renditni
5. Nga lista rënëse Rendit sipas , zgjidhni numrin e rreshtit që dëshironi të alfabetizoni (Rreshti 1 në këtë shembull). Në dy kutitë e tjera, vlerat e paracaktuara do të funksionojnë mirë, kështu që ne i mbajmë ato ( Vlerat e qelizave në kutinë Renditni në dhe A në Z në kutia Rendi ), dhe klikoni OK:

Si rezultat, rreshti i parë në tabelën tonë është renditur sipas rendit alfabetik dhe pjesa tjetër e të dhënave është riorganizuar në përputhje me rrethanat, duke ruajtur të gjitha korrelacionet midis hyrjeve:

Problemet me renditjen alfabetike në Excel

Veçoritë e renditjes së Excel janë të mahnitshme, por nëse jeni duke punuar me të dhëna të strukturuara në mënyrë të papërsosur, gjërat mund të shkojnë tmerrësisht keq . Këtu janë dy çështjet e zakonshme.

Kollonat dhe rreshtat bosh ose të fshehura

Nëse ka rreshta dhe kolona bosh ose të fshehura brenda të dhënave tuaja dhe ju zgjidhni vetëm një qelizë përpara se të klikoni butonin e renditjes, vetëmdo të renditet pjesa e të dhënave tuaja deri në rreshtin dhe/ose kolonën e parë bosh.

Një rregullim i lehtë është të eliminoni boshllëqet dhe të zbuloni të gjitha zonat e fshehura përpara se të renditni. Në rast të rreshtave bosh (jo rreshtave të fshehur!), fillimisht mund të zgjidhni të gjithë tabelën dhe më pas të alfabetizoni.

Titujt e kolonave të panjohura

Nëse titujt e kolonave tuaja janë të formatuar ndryshe nga pjesa tjetër e të dhënave, Excel është mjaft i zgjuar për t'i identifikuar ato dhe për t'i përjashtuar nga renditja. Por nëse rreshti i kokës nuk ka formatim të veçantë, titujt e kolonave tuaja ka shumë të ngjarë të trajtohen si hyrje të rregullta dhe të përfundojnë diku në mes të të dhënave të renditura. Për të parandaluar që kjo të ndodhë, zgjidhni vetëm rreshtat e të dhënave dhe më pas renditni.

Kur përdorni kutinë e dialogut Rendit , sigurohuni që të jetë zgjedhur kutia e kontrollit Të dhënat e mia kanë tituj .

Si të renditni në mënyrë alfabetike në Excel me formula

Microsoft Excel ofron një sërë veçorish për të përballuar shumë detyra të ndryshme. Shumë, por jo të gjithë. Nëse jeni duke u përballur me një sfidë për të cilën nuk ka zgjidhje të integruar, shanset janë që ajo mund të realizohet me një formulë. Është gjithashtu e vërtetë për renditjen alfabetike. Më poshtë, do të gjeni disa shembuj kur renditja alfabetike mund të bëhet vetëm me formula.

Si të alfabetizohen në Excel sipas mbiemrit

Meqenëse ka disa mënyra të zakonshme për të shkruar emrat në Anglisht, ndonjëherë mund të gjendeni në një situatë kurhyrjet fillojnë me emrin, ndërsa ju duhet t'i alfabetizoni me mbiemrin:

Opsionet e renditjes së Excel nuk mund të ndihmojnë në këtë rast, kështu që le t'u drejtohemi formulave.

Me një emër të plotë në A2 , futni formulat e mëposhtme në dy qeliza të ndryshme dhe më pas kopjoni ato në kolonat deri në qelizën e fundit me të dhëna:

Në C2, nxirrni emrin e parë :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Në D2, tërhiqni mbiemrin :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Dhe më pas, lidhni pjesët në rend të kundërt të ndara me presje:

=D2&", "&C2

Shpjegimi i detajuar i formulave mund të gjendet këtu, tani për tani le të përqendrohemi vetëm te rezultatet:

Meqenëse duhet t'i alfabetizojmë emrat, jo formulat, i konvertojmë ato ndaj vlerave. Për këtë, zgjidhni të gjitha qelizat e formulës (E2:E10) dhe shtypni Ctrl + C për t'i kopjuar ato. Klikoni me të djathtën në qelizat e zgjedhura, klikoni në Vlerat nën Paste Options dhe shtypni tastin Enter:

Mirë, jeni pothuajse aty! Tani, zgjidhni çdo qelizë në kolonën që rezulton, klikoni butonin A deri në Z ose Z në A në skedën Data dhe ja ku e keni - a lista e alfabetizuar me mbiemrin:

Në rast se duhet të riktheheni në formatin origjinal Emri Mbiemri , keni pak më shumë punë për të bërë :

Ndajini emrat në dy pjesë përsëri duke përdorur formulat e mëposhtme (ku E2 është një emër i ndarë me presje):

Merrni të parënemri :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Merr mbiemrin :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Dhe bashko dy pjesët:

=G2&" "&H2

Kryeni edhe një herë konvertimin e formulave në vlera dhe jeni gati!

Procesi mund të duket pak i ndërlikuar në letër, por më besoni, ai do të duhen vetëm disa minuta në Excel. Në fakt, do të duhet edhe më pak kohë sesa leximi i këtij tutoriali, e lëre më alfabetizimi i emrave me dorë :)

Si të alfabetizoni çdo rresht individualisht në Excel

Në një nga shembujt e mëparshëm që diskutuam si të alfabetizohen rreshtat në Excel duke përdorur kutinë e dialogut Sort. Në atë shembull, kishim të bënim me një grup të dhënash të ndërlidhura. Por, çka nëse çdo rresht përmban informacion të pavarur? Si e alfabetizoni secilin rresht veç e veç?

Në rast se keni një numër të arsyeshëm rreshtash, mund t'i renditni një nga një duke kryer këto hapa. Nëse keni qindra ose mijëra rreshta, kjo do të ishte një humbje e madhe kohe. Formulat mund ta bëjnë të njëjtën gjë shumë më shpejt.

Supozoni se keni shumë rreshta të dhënash që duhet të riorganizohen në mënyrë alfabetike si kjo:

Për të filluar, kopjoni etiketat e rreshtave në një fletë pune ose një vend tjetër në të njëjtën fletë dhe më pas përdorni formulën e grupit vijues për të vendosur çdo rresht sipas rendit alfabetik (ku B2:D2 është rreshti i parë në tabelën burimore):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Ju lutemi mos harroni se mënyra e duhur për të futur një formulë grupi në Excel ështëduke shtypur Ctrl + Shift + Enter.

Nëse nuk jeni shumë të kënaqur me formulat e grupit Excel, ju lutemi ndiqni këto hapa për ta futur saktë në fletën tuaj të punës:

1. Shkruani formulën në qelizën e parë (G2 në rastin tonë ), dhe shtypni Ctrl + Shift + Enter. Ndërsa e bëni këtë, Excel do ta mbyllë formulën në {braces curly}. Mos provoni të shtypni kllapat me dorë, kjo nuk do të funksionojë.
2. Zgjidhni qelizën e formulës (G2) dhe tërhiqni dorezën e mbushjes djathtas për të kopjuar formulën në qelizat e tjera të rreshtit të parë (deri në qelizën I2 në këtë shembull).
3. Zgjidhni të gjitha qelizat e formulës në rreshtin e parë (G2:I2) dhe tërhiqni dorezën e mbushjes poshtë për të kopjuar formulën në rreshta të tjerë.

Shënim i rëndësishëm! Formula e mësipërme funksionon me disa paralajmërime: të dhënat tuaja burimore nuk duhet të përmbajnë qeliza boshe ose vlera të dyfishta .

Nëse grupi juaj i të dhënave ka disa boshllëqe, mbështillni formulën në funksionin IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Fatkeqësisht, nuk ka zgjidhje të lehtë për dublikatat. Nëse e njihni një, ju lutemi shpërndajeni në komente!

Si funksionon kjo formulë

Formula e mësipërme bazohet në kombinimin klasik INDEX MATCH që përdoret për të kryer kërkim horizontal në Excel. Por meqenëse kemi nevojë për një lloj "kërkimi alfabetik", ne e kemi rindërtuar atë në këtë mënyrë:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) krahason të gjitha vlerat në të njëjtin rresht me njëri-tjetrin dhe kthen një grup të të afërmve të tyre