Този урок ще ви научи на няколко бързи и лесни начина за подреждане на Excel по азбучен ред. Той предлага и решения за нетривиални задачи, например как да подредите по азбучен ред фамилията, когато записите започват с първото име.

Независимо дали сортирате цял работен лист или избран диапазон, вертикално (колона) или хоризонтално (ред), възходящо (от А до Z) или низходящо (от Z до А), в повечето случаи задачата може да бъде изпълнена с едно щракване на бутон. В някои ситуации обаче вградените функции могат да се спънат, но все пак можете да намерите начин да сортирате по азбучен ред сформулите.

В този урок ще ви покажем няколко бързи начина за подреждане по азбучен ред в Excel и ще ви научим как да предвиждате и предотвратявате проблеми със сортирането.

Как да подреждате по азбучен ред в Excel

Като цяло има 3 основни начина за сортиране по азбучен ред в Excel: бутон A-Z или Z-A, функцията Сортиране и филтър. По-долу ще намерите подробни указания за всеки метод.

Как да сортирате колона по азбучен ред

Най-бързият начин за сортиране по азбучен ред в Excel е следният:

1. Изберете която и да е клетка в колоната, която искате да сортирате.
2. На Данни в раздела Сортиране и филтриране щракнете върху една от двете групи ОТ А ДО Я за сортиране във възходящ ред или Z-A за сортиране в низходящ ред. Готово!

Същите бутони са достъпни и от Начало tab> Редактиране на група> Сортиране и филтриране :

Така или иначе, Excel ще подреди списъка ви по азбучен ред незабавно:

Съвет: След като сте извършили сортирането и преди да направите каквото и да било друго, разгледайте внимателно резултатите. Ако нещо изглежда неправилно, щракнете върху Отмяна на за да възстановите първоначалния ред.

Подредете редовете по азбучен ред и ги дръжте заедно

Ако наборът ви от данни съдържа две или повече колони, можете да използвате ОТ А ДО Я или Z-A за да подредите една от колоните по азбучен ред и Excel автоматично ще премести данните в другите колони, като запази редовете непокътнати.

Както можете да видите в подредената таблица вдясно, свързаната информация във всеки ред се съхранява заедно:

В някои ситуации, най-вече когато са избрани само една или няколко клетки в средата на набора от данни, Excel не е сигурен коя част от данните да сортира и иска вашите инструкции. Ако искате да сортирате целия набор от данни, оставете настройката по подразбиране Разширяване на избора и щракнете върху Сортиране :

Забележка. В този урок "таблица" е просто всеки набор от данни. Технически всички наши примери са за диапазони. Таблицата на Excel има вградени опции за сортиране и филтриране.

Филтриране и подреждане по азбучен ред в Excel

Друг бърз начин за сортиране по азбучен ред в Excel е да добавите филтър. Хубавото на този метод е, че се настройва еднократно - след като се приложи автоматичният филтър, опциите за сортиране за всички колони са само на едно щракване на мишката.

Добавянето на филтър към таблицата е лесно:

1. Изберете едно или няколко заглавия на колони.
2. На Начало в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране > Филтър .
3. Във всяко от заглавията на колоните ще се появят малки падащи стрелки. Щракнете върху падащата стрелка за колоната, която искате да подредите по азбучен ред, и изберете Сортиране от A до Z :

Колоната се подрежда веднага по азбучен ред, а малка стрелка нагоре върху бутона за филтриране показва реда на сортиране (възходящ):

За да обърнете реда, изберете Сортиране от Z към A от падащото меню на филтъра.

За отстраняване на филтъра , просто щракнете върху Филтър бутон отново.

Как да подредите няколко колони по азбучен ред

В случай че искате да подредите по азбучен ред данните в няколко колони, използвайте Excel Сортиране която дава повече контрол върху начина на сортиране на данните.

Като пример, нека добавим още една колона към нашия набор от данни и след това да подредим записите първо по азбучен ред. Регион , а след това чрез Име :

За да го направите, моля, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете цялата таблица, която искате да сортирате.

   В повечето случаи можете да изберете само една клетка и Excel ще избере останалите данни автоматично, но това е подход, при който се допускат грешки, особено когато в данните има празни клетки.

2. На Данни в раздела Сортиране и филтриране щракнете върху групата Сортиране
3. Сайтът Сортиране ще се появи диалогов прозорец с първото ниво на сортиране, създадено за вас автоматично, както Excel сметне за подходящо.

   В Сортирай по Изберете колоната, която искате да подредите първо по азбучен ред, Регион В другите две полета оставете настройките по подразбиране: Сортиране на - Стойности на клетките и Поръчка - От А до Я :

   Съвет. Ако първото падащо меню показва букви от колони вместо заглавия, поставете отметка на Моите данни имат заглавия кутия.

4. Щракнете върху Добавяне на ниво да добавите следващото ниво и да изберете опциите за друга колона.

   В този пример второто ниво подрежда стойностите в Име колона по азбучен ред от А до Я:

   Съвет. Ако сортирате по няколко колони с едни и същи критерии, щракнете върху Ниво на копиране вместо Добавяне на ниво . В този случай ще трябва да изберете само различна колона в първото поле.

5. Ако е необходимо, добавете още нива на сортиране и щракнете върху OK .

Excel ще подреди данните ви в посочения ред. Както е показано на снимката по-долу, нашата таблица е подредена по азбучен ред точно както трябва: първо по Регион , а след това чрез Име :

Как да сортирате редовете по азбучен ред в Excel

Ако данните ви са подредени хоризонтално, може да искате да ги сортирате по азбучен ред в редовете. Това може да стане и с помощта на Excel Сортиране Ето как:

1. Изберете диапазона, който искате да сортирате. Ако таблицата ви съдържа етикети на редове, които не трябва да се преместват, не забравяйте да ги оставите.
2. Отидете в Данни tab> Сортиране и филтриране и щракнете върху Сортиране :
3. В Сортиране кликнете върху диалоговия прозорец Опции...
4. В малкия Опции за сортиране в диалоговия прозорец, който се появява, изберете Подредете отляво надясно и щракнете върху ОК за да се върнете към Сортиране
5. От Сортирай по Изберете номера на реда, който искате да подредите по азбучен ред (ред 1 в този пример). В другите две полета стойностите по подразбиране са подходящи, затова ги запазваме ( Стойности на клетките в Сортиране на и От А до Я в Поръчка ) и щракнете върху OK:

В резултат на това първият ред в нашата таблица е подреден по азбучен ред, а останалите данни са пренаредени по съответния начин, като са запазени всички корелации между записите:

Проблеми с подреждането по азбучен ред в Excel

Функциите за сортиране на Excel са невероятни, но ако работите с несъвършено структурирани данни, нещата могат да се объркат. Ето двата най-често срещани проблема.

Празни или скрити колони и редове

Ако в данните ви има празни или скрити редове и колони и изберете само една клетка, преди да щракнете върху бутона за сортиране, ще бъде сортирана само частта от данните ви до първия празен ред и/или колона.

Лесно решение е да премахнете празните редове и да премахнете всички скрити области, преди да сортирате. В случай на празни редове (не скрити редове!) можете първо да изберете цялата таблица и след това да я подредите по азбучен ред.

Неразпознаваеми заглавия на колони

Ако заглавията на колоните ви са форматирани по различен начин от останалите данни, Excel е достатъчно интелигентен, за да ги идентифицира и изключи от сортирането. Но ако заглавният ред няма специално форматиране, заглавията на колоните ви най-вероятно ще бъдат третирани като обикновени записи и ще се окажат някъде по средата на сортираните данни. За да предотвратите това, изберете само редовете с данни и след това сортирайте.

Когато използвате Сортиране диалогов прозорец, уверете се, че Моите данни имат заглавия е избрано квадратчето за отметка.

Как да сортирате по азбучен ред в Excel с формули

Microsoft Excel предоставя разнообразни функции за справяне с много различни задачи. Много, но не всички. Ако сте изправени пред предизвикателство, за което няма вградено решение, има вероятност то да бъде изпълнено с формула. Това важи и за азбучното сортиране. По-долу ще намерите няколко примера, когато азбучното сортиране може да се извърши само с формули.

Как да подредите по азбучен ред в Excel по фамилно име

Тъй като има няколко общи начина за изписване на имената на английски език, понякога може да се окажете в ситуация, в която записите започват с първото име, а вие трябва да ги подредите по азбучен ред на фамилното име:

Опциите за сортиране на Excel не могат да помогнат в този случай, затова нека прибегнем до формули.

С пълно име в A2 вмъкнете следните формули в две различни клетки и след това ги копирайте надолу по колоните до последната клетка с данни:

В C2 извлечете първо име :

=ЛЕВО(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

В D2 издърпайте фамилно име :

=ПРАЗНО(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

И след това конкатенирайте частите в обратен ред, разделени със запетая:

=D2&", "&C2

Подробно обяснение на формулите можете да намерите тук, а сега нека се съсредоточим само върху резултатите:

Тъй като трябва да подредим по азбучен ред имената, а не формулите, преобразувайте ги в стойности. За целта изберете всички клетки с формули (E2:E10) и натиснете Ctrl + C, за да ги копирате. Кликнете с десния бутон на мишката върху избраните клетки, щракнете върху Стойности под Опции за вмъкване , и натиснете клавиша Enter:

Добре, почти сте готови! Сега изберете някоя клетка в получената колона, щракнете върху От А до Я или Z към A на бутона Данни и ето го списъкът, подреден по азбучен ред на фамилията:

В случай че трябва да се върнете към първоначалния Първо име Фамилия формат, трябва да свършите още малко работа:

Отново разделете имената на две части, като използвате формулите по-долу (където E2 е име, разделено със запетая):

Вземете първо име :

=ПРАВО(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Вземете фамилно име :

=ЛЕВО(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

И съединете двете части:

=G2&" "&H2

Извършете още веднъж преобразуването на формулите в стойности и сте готови за работа!

Процесът може да изглежда малко сложен на хартия, но повярвайте ми, той ще отнеме само няколко минути във вашия Excel. Всъщност ще отнеме дори по-малко време от четенето на този урок, да не говорим за ръчното подреждане на имената по азбучен ред :)

Как да подредите по азбучен ред всеки ред поотделно в Excel

В един от предишните примери обсъдихме как да подредим редовете в Excel по азбучен ред с помощта на диалоговия прозорец Сортиране. В този пример се занимавахме с корелиран набор от данни. Но какво става, ако всеки ред съдържа независима информация? Как да подредите по азбучен ред всеки ред поотделно?

В случай че имате разумен брой редове, можете да ги сортирате един по един, като извършите тези стъпки. Ако имате стотици или хиляди редове, това би било огромна загуба на време. Формулите могат да направят същото нещо много по-бързо.

Да предположим, че имате много редове с данни, които трябва да се подредят по азбучен ред по следния начин:

Като начало копирайте етикетите на редовете в друг работен лист или на друго място в същия лист и след това използвайте следната формула за масиви, за да подредите всеки ред по азбучен ред (където B2:D2 е първият ред в изходната таблица):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Не забравяйте, че правилният начин за въвеждане на формула за масив в Excel е чрез натискане на Ctrl + Shift + Enter .

Ако не владеете добре формулите за масиви на Excel, следвайте тези стъпки, за да ги въведете правилно в работния си лист:

1. Въведете формулата в първата клетка (G2 в нашия случай) и натиснете Ctrl + Shift + Enter . При това Excel ще затвори формулата в {къдрави скоби}. Не се опитвайте да въвеждате скобите ръчно, това няма да се получи.
2. Изберете клетката с формулата (G2) и плъзнете дръжката за запълване надясно, за да копирате формулата в други клетки от първия ред (до клетка I2 в този пример).
3. Изберете всички клетки на формулата в първия ред (G2:I2) и плъзнете дръжката за запълване надолу, за да копирате формулата в други редове.

Важна забележка! Горната формула работи с няколко уговорки: изходните ви данни не трябва да съдържат празни клетки или дублиращи се стойности .

Ако наборът ви от данни съдържа празни полета, включете формулата във функцията IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

За съжаление няма лесно решение за дублиранията. Ако знаете такова, моля, споделете го в коментарите!

Как работи тази формула

Горната формула се основава на класическата комбинация INDEX MATCH, която се използва за хоризонтално търсене в Excel. Но тъй като се нуждаем от "азбучно търсене", я преработихме по този начин:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) сравнява всички стойности в един и същи ред помежду им и връща масив с техните относителни рангове. Например в ред 2 се връща {2,3,1}, което означава, че Caden е на второ място, Oliver е на трето, а Aria е на първо. По този начин получаваме масива за търсене за функцията MATCH.

COLUMNS($B2:B2) предоставя стойността за търсене. Благодарение на умелото използване на абсолютни и относителни препратки върнатото число се увеличава с 1, когато се движим надясно. Тоест за G2 стойността за търсене е 1, за H2 - 2, за I2 - 3.

MATCH търси стойността за търсене, изчислена от COLUMNS(), в масива за търсене, върнат от COUNTIF(), и връща относителната ѝ позиция. Например за G2 стойността за търсене е 1, която е на 3-та позиция в масива за търсене, така че MATCH връща 3.

Накрая INDEX извлича реалната стойност въз основа на относителната ѝ позиция в реда. За G2 тя извлича третата стойност в диапазона B2:D2, която е Aria.

Как да сортирате всяка колона по азбучен ред в Excel

Ако работите с независими подмножества от данни, организирани вертикално в колони, можете лесно да промените горната формула, за да подредите по азбучен ред всяка колона поотделно. Просто заменете COLUMNS() с ROWS(), направете няколко абсолютни координати на колоните и относителни координати на редовете и формулата ви е готова:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Моля, не забравяйте, че това е формула за масив , което трябва да се завърши с Ctrl + Shift + Enter :

Освен че предоставят решения на задачи, които е невъзможно да бъдат изпълнени с вградените в Excel опции за сортиране, формулите имат още едно (макар и спорно :) предимство - те правят сортирането динамичен . С вградените функции ще трябва да пренасочвате данните си всеки път, когато се добавят нови записи. С формулите можете да добавяте нови данни по всяко време и подредените списъци ще се актуализират автоматично.

Ако предпочитате новата азбучна подредба да е статична, заменете формулите с техните резултати с помощта на Специално вмъкване > Стойности .

За да разгледате по-подробно формулите, разгледани в този урок, можете да изтеглите работния лист Excel Alphabetical Order. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!