Tento návod vás naučí niekoľko rýchlych a jednoduchých spôsobov, ako zoradiť Excel podľa abecedy. Poskytuje aj riešenia netriviálnych úloh, napríklad ako zoradiť podľa priezviska, keď záznamy začínajú krstným menom.

Triedenie podľa abecedy v programe Excel je jednoduché ako ABC. Či už triedite celý pracovný hárok alebo vybraný rozsah, vertikálne (stĺpec) alebo horizontálne (riadok), vzostupne (od A po Z) alebo zostupne (od Z po A), vo väčšine prípadov možno úlohu vykonať kliknutím na tlačidlo. V niektorých situáciách však môžu vstavané funkcie naraziť, ale aj tak môžete prísť na spôsob, ako triediť podľa abecedy pomocouvzorce.

Tento návod vám ukáže niekoľko rýchlych spôsobov abecedného triedenia v programe Excel a naučí vás, ako predvídať problémy s triedením a predchádzať im.

Ako zoradiť abecedu v programe Excel

Celkovo existujú 3 hlavné spôsoby abecedného triedenia v programe Excel: tlačidlo A-Z alebo Z-A, funkcia Zoradiť a filter. Nižšie nájdete podrobný návod na jednotlivé metódy.

Ako zoradiť stĺpec podľa abecedy

Najrýchlejší spôsob abecedného triedenia v programe Excel je tento:

1. Vyberte ľubovoľnú bunku v stĺpci, ktorý chcete zoradiť.
2. Na Údaje na karte Triedenie a filtrovanie kliknite buď na A-Z na zoradenie vzostupne alebo Z-A na zoradenie zostupne. Hotovo!

Rovnaké tlačidlá sú prístupné aj z Domov karta> Úprava stránky skupina> Triedenie a filtrovanie :

Tak či onak, Excel okamžite zostaví váš zoznam podľa abecedy:

Tip. Po dokončení triedenia a pred tým, ako urobíte čokoľvek iné, si pozorne pozrite výsledky. Ak sa vám zdá, že niečo nie je v poriadku, kliknite na tlačidlo Zrušiť na obnovenie pôvodného poradia.

Zoradenie podľa abecedy a udržiavanie riadkov pohromade

Ak váš súbor údajov obsahuje dva alebo viac stĺpcov, môžete použiť A-Z alebo Z-A Tlačidlo na zoradenie jedného zo stĺpcov podľa abecedy a Excel automaticky presunie údaje v ostatných stĺpcoch, pričom riadky zostanú nezmenené.

Ako vidíte v zoradenej tabuľke vpravo, súvisiace informácie v každom riadku sú uložené spolu:

V niektorých situáciách, väčšinou keď je vybraná len jedna alebo niekoľko buniek v strede súboru údajov, si Excel nie je istý, ktorú časť údajov má zoradiť, a požiada vás o pokyny. Ak chcete zoradiť celý súbor údajov, ponechajte predvolené nastavenie Rozšírenie výberu začiarknite túto možnosť a kliknite na tlačidlo Triediť :

Poznámka. V tomto návode je "tabuľka" len akýkoľvek súbor údajov. Technicky sa všetky naše príklady týkajú rozsahov. Tabuľka Excelu má zabudované možnosti triedenia a filtrovania.

Filtrovanie a zoraďovanie podľa abecedy v programe Excel

Ďalším rýchlym spôsobom abecedného triedenia v programe Excel je pridanie filtra. Krása tejto metódy spočíva v tom, že ide o jednorazové nastavenie - po použití automatického filtra sú možnosti triedenia pre všetky stĺpce vzdialené len jedno kliknutie myšou.

Pridanie filtra do tabuľky je jednoduché:

1. Vyberte jedno alebo viacero záhlaví stĺpcov.
2. Na Domov na karte Úpravy kliknite v skupine Triedenie a filtrovanie > Filter .
3. V záhlaví každého stĺpca sa zobrazia malé rozbaľovacie šípky. Kliknite na rozbaľovaciu šípku stĺpca, ktorý chcete zoradiť podľa abecedy, a vyberte Triediť od A do Z :

Stĺpec sa hneď zoradí podľa abecedy a malá šípka smerom nahor na tlačidle filtra označuje poradie triedenia (vzostupne):

Ak chcete zmeniť poradie, vyberte Triedenie Z na A z rozbaľovacej ponuky filtra.

Na odstrániť filter , stačí kliknúť na Filter znovu tlačidlo.

Ako zoradiť viacero stĺpcov podľa abecedy

Ak chcete zoradiť údaje vo viacerých stĺpcoch podľa abecedy, použite aplikáciu Excel Triediť ktorý poskytuje väčšiu kontrolu nad triedením údajov.

Ako príklad pridajme do nášho súboru údajov ešte jeden stĺpec a potom usporiadajme položky najprv podľa abecedy Región , a potom Názov :

Ak to chcete urobiť, vykonajte nasledujúce kroky:

1. Vyberte celú tabuľku, ktorú chcete zoradiť.

   Vo väčšine prípadov môžete vybrať len jednu bunku a Excel automaticky vyberie zvyšok údajov, ale tento postup je náchylný na chyby, najmä ak sú v údajoch medzery (prázdne bunky).

2. Na Údaje na karte Triedenie & amp; Filter kliknite na skupinu Triediť
3. Stránka Triediť Dialógové okno sa zobrazí s prvou úrovňou triedenia, ktorá sa automaticky vytvorí podľa uváženia programu Excel.

   V Zoradiť podľa v rozbaľovacom zozname vyberte stĺpec, ktorý chcete zoradiť podľa abecedy ako prvý, Región V ostatných dvoch políčkach ponechajte predvolené nastavenia: Triediť na - Hodnoty buniek a Objednávka - Od A po Z :

   Tip. Ak sa v prvom rozbaľovacom zozname namiesto nadpisov zobrazujú písmená stĺpcov, začiarknite políčko Moje údaje majú hlavičky box.

4. Kliknite na tlačidlo Pridať úroveň pridáte ďalšiu úroveň a vyberiete možnosti pre ďalší stĺpec.

   V tomto príklade druhá úroveň triedi hodnoty v Názov stĺpec podľa abecedy od A po Z:

   Tip. Ak triedite podľa viacerých stĺpcov s rovnakými kritériami, kliknite na tlačidlo Úroveň kopírovania namiesto Pridať úroveň V tomto prípade stačí v prvom poli vybrať iný stĺpec.

5. V prípade potreby pridajte ďalšie úrovne triedenia a kliknite na tlačidlo OK .

Excel zoradí vaše údaje v zadanom poradí. Ako je znázornené na snímke obrazovky nižšie, naša tabuľka je usporiadaná podľa abecedy presne tak, ako má: najprv podľa Región , a potom Názov :

Ako zoradiť riadky podľa abecedy v programe Excel

Ak sú vaše údaje usporiadané horizontálne, možno ich budete chcieť zoradiť abecedne po riadkoch. To môžete urobiť aj pomocou aplikácie Excel Triediť funkcie. Tu je návod, ako na to:

1. Vyberte rozsah, ktorý chcete triediť. Ak má vaša tabuľka štítky riadkov, ktoré by sa nemali presúvať, nezabudnite ich vynechať.
2. Prejdite na Údaje karta> Triedenie a filtrovanie a kliknite na tlačidlo Triediť :
3. V Triediť v dialógovom okne kliknite na Možnosti...
4. V malom Možnosti triedenia dialógové okno, ktoré sa zobrazí, vyberte Zoradiť zľava doprava a kliknite na tlačidlo OK aby ste sa vrátili do Triediť
5. Z Zoradiť podľa V rozbaľovacom zozname vyberte číslo riadku, ktorý chcete zoradiť podľa abecedy (v tomto príklade riadok 1). V ostatných dvoch políčkach budú predvolené hodnoty vyhovovať, takže ich ponecháme ( Hodnoty buniek v Triediť na a Od A po Z v Objednávka ) a kliknite na tlačidlo OK:

Výsledkom je, že prvý riadok našej tabuľky je zoradený v abecednom poradí a zvyšok údajov je podľa toho usporiadaný, pričom sa zachovávajú všetky korelácie medzi položkami:

Problémy s abecedným triedením v programe Excel

Funkcie triedenia v programe Excel sú úžasné, ale ak pracujete s nedokonale štruktúrovanými údajmi, môže dôjsť k veľkým problémom. Tu sú dva bežné problémy.

Prázdne alebo skryté stĺpce a riadky

Ak sú v údajoch prázdne alebo skryté riadky a stĺpce a pred kliknutím na tlačidlo triedenia vyberiete len jednu bunku, zoradí sa len časť údajov až po prvý prázdny riadok a/alebo stĺpec.

Jednoduchým riešením je odstrániť prázdne riadky a pred triedením odkrývať všetky skryté oblasti. V prípade prázdnych riadkov (nie skrytých riadkov!) môžete najprv vybrať celú tabuľku a potom zoradiť podľa abecedy.

Nerozpoznateľné hlavičky stĺpcov

Ak sú záhlavia stĺpcov formátované inak ako zvyšok údajov, Excel je dostatočne inteligentný na to, aby ich identifikoval a vylúčil zo zoradenia. Ak však riadok záhlavia nemá žiadne špeciálne formátovanie, záhlavia stĺpcov budú s najväčšou pravdepodobnosťou považované za bežné položky a skončia niekde uprostred zoradených údajov. Ak tomu chcete zabrániť, vyberte len riadky údajov a potom ich zoraďte.

Pri používaní Triediť dialógové okno, uistite sa, že Moje údaje majú hlavičky je začiarknuté políčko.

Ako triediť podľa abecedy v programe Excel pomocou vzorcov

Microsoft Excel poskytuje množstvo funkcií na zvládnutie mnohých rôznych úloh. Mnohých, ale nie všetkých. Ak stojíte pred úlohou, pre ktorú neexistuje žiadne zabudované riešenie, je pravdepodobné, že sa dá vyriešiť pomocou vzorca. Platí to aj pre abecedné zoradenie. Nižšie nájdete niekoľko príkladov, kedy sa abecedné zoradenie dá vykonať len pomocou vzorcov.

Ako zoradiť abecedu v programe Excel podľa priezviska

Keďže v angličtine existuje niekoľko bežných spôsobov písania mien, niekedy sa môžete dostať do situácie, keď sa záznamy začínajú krstným menom, zatiaľ čo vy ich potrebujete zoradiť podľa abecedy priezviska:

Možnosti triedenia programu Excel v tomto prípade nemôžu pomôcť, preto sa uchýlime k vzorcom.

S celým názvom v A2 vložte nasledujúce vzorce do dvoch rôznych buniek a potom ich skopírujte do stĺpcov až do poslednej bunky s údajmi:

V časti C2 vyberte krstné meno :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

V aplikácii D2 vytiahnite priezvisko :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

A potom spojte jednotlivé časti v opačnom poradí oddelené čiarkou:

=D2&", "&C2

Podrobné vysvetlenie vzorcov nájdete tu, teraz sa zamerajme len na výsledky:

Keďže potrebujeme abecedne zoradiť názvy, nie vzorce, preveďte ich na hodnoty. Na tento účel vyberte všetky bunky vzorcov (E2:E10) a stlačte klávesovú skratku Ctrl + C, aby ste ich skopírovali. Kliknite pravým tlačidlom myši na vybrané bunky, kliknite na Hodnoty pod Možnosti vkladania a stlačte tlačidlo Enter:

Dobre, už ste takmer tam! Teraz vyberte ľubovoľnú bunku vo výslednom stĺpci, kliknite na tlačidlo Od A po Z alebo Z do A tlačidlo na Údaje kartu, a tu je zoznam zoradený podľa abecedy a priezviska:

V prípade, že sa potrebujete vrátiť k pôvodnému Kresťanské meno Priezvisko formát, je tu pre vás trochu viac práce:

Názvy opäť rozdeľte na dve časti pomocou nižšie uvedených vzorcov (kde E2 je názov oddelený čiarkou):

Získajte krstné meno :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Získajte priezvisko :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

A spojte tieto dve časti:

=G2&" "&H2

Ešte raz vykonajte prevod vzorcov na hodnoty a môžete začať!

Tento proces môže na papieri vyzerať trochu zložito, ale verte mi, že vám to v Exceli zaberie len pár minút. V skutočnosti vám to zaberie ešte menej času ako čítanie tohto návodu, nehovoriac o ručnom abecednom zoraďovaní názvov :)

Ako v aplikácii Excel zoradiť každý riadok samostatne podľa abecedy

V jednom z predchádzajúcich príkladov sme sa zaoberali tým, ako zoradiť riadky v programe Excel podľa abecedy pomocou dialógového okna Zoradiť. V tomto príklade sme sa zaoberali korelovaným súborom údajov. Ale čo ak každý riadok obsahuje nezávislé informácie? Ako zoradiť každý riadok podľa abecedy samostatne?

V prípade, že máte primeraný počet riadkov, môžete ich zoradiť po jednom vykonaním týchto krokov. Ak máte stovky alebo tisíce riadkov, bola by to obrovská strata času. Formuláre dokážu urobiť tú istú vec oveľa rýchlejšie.

Predpokladajme, že máte veľa riadkov údajov, ktoré by mali byť usporiadané podľa abecedy takto:

Na začiatok skopírujte štítky riadkov do iného pracovného hárka alebo na iné miesto v tom istom hárku a potom použite nasledujúci vzorec na usporiadanie jednotlivých riadkov podľa abecedy (kde B2:D2 je prvý riadok zdrojovej tabuľky):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Nezabudnite, že správny spôsob zadávania vzorca poľa v programe Excel je stlačenie klávesovej skratky Ctrl + Shift + Enter .

Ak si so vzorcami polí programu Excel neviete veľmi rady, postupujte podľa týchto krokov, aby ste ich správne zadali do pracovného hárka:

1. Zadajte vzorec do prvej bunky (v našom prípade G2) a stlačte klávesovú skratku Ctrl + Shift + Enter . Počas toho Excel uzavrie vzorec do {východiskových zátvoriek}. Nepokúšajte sa napísať zátvorky ručne, nebude to fungovať.
2. Vyberte bunku vzorca (G2) a potiahnite rukoväť výplne doprava, aby ste vzorec skopírovali do ďalších buniek prvého riadku (v tomto príklade až do bunky I2).
3. Vyberte všetky bunky vzorca v prvom riadku (G2:I2) a potiahnite rukoväť výplne smerom nadol, aby ste vzorec skopírovali do ďalších riadkov.

Dôležitá poznámka! Uvedený vzorec funguje s niekoľkými výhradami: vaše zdrojové údaje by nemali obsahovať prázdne bunky alebo duplicitné hodnoty .

Ak váš súbor údajov obsahuje prázdne miesta, zabaľte vzorec do funkcie IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Bohužiaľ, neexistuje žiadne jednoduché riešenie pre duplicity. Ak o nejakom viete, podeľte sa oň v komentároch!

Ako tento vzorec funguje

Uvedený vzorec vychádza z klasickej kombinácie INDEX MATCH, ktorá sa používa na horizontálne vyhľadávanie v programe Excel. Keďže však potrebujeme akési "abecedné vyhľadávanie", prestavali sme ho týmto spôsobom:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) porovná všetky hodnoty v tom istom riadku medzi sebou a vráti pole ich relatívnych hodností. Napríklad v riadku 2 vráti {2,3,1}, čo znamená, že Caden je 2., Oliver je 3. a Aria je 1. Takto získame vyhľadávacie pole pre funkciu MATCH.

COLUMNS($B2:B2) dodáva hodnotu vyhľadávania. Vďaka šikovnému použitiu absolútnych a relatívnych odkazov sa vrátené číslo zvyšuje o 1, keď ideme doprava. To znamená, že pre G2 je hodnota vyhľadávania 1, pre H2 - 2, pre I2 - 3.

MATCH vyhľadá hodnotu vyhľadávania vypočítanú funkciou COLUMNS() v poli vyhľadávania vrátenom funkciou COUNTIF() a vráti jej relatívnu pozíciu. Napríklad pre G2 je hodnota vyhľadávania 1, ktorá sa nachádza na 3. pozícii v poli vyhľadávania, takže MATCH vráti 3.

Nakoniec INDEX vyberie skutočnú hodnotu na základe jej relatívnej pozície v riadku. Pre G2 vyberie 3. hodnotu v rozsahu B2:D2, čo je Aria.

Ako zoradiť jednotlivé stĺpce podľa abecedy v programe Excel

Ak pracujete s nezávislými podmnožinami údajov usporiadanými vertikálne v stĺpcoch, môžete uvedený vzorec ľahko upraviť tak, aby ste každý stĺpec zoradili podľa abecedy samostatne. Stačí nahradiť funkciu COLUMNS() funkciou ROWS(), nastaviť niekoľko absolútnych súradníc stĺpcov a relatívnych súradníc riadkov a vzorec je pripravený:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Prosím, nezabudnite, že je to vzorec poľa , ktorý by sa mal dokončiť pomocou klávesovej skratky Ctrl + Shift + Enter :

Okrem toho, že vzorce poskytujú riešenia úloh, ktoré nie je možné vykonať pomocou vstavaných možností triedenia v programe Excel, majú ešte jednu (aj keď diskutabilnú :) výhodu - umožňujú triedenie dynamický . Vďaka vstavaným funkciám budete musieť pri každom pridaní nových položiek údaje aktualizovať. Vďaka vzorcom môžete kedykoľvek pridať nové údaje a zoradené zoznamy sa budú automaticky aktualizovať.

Ak chcete, aby bolo nové abecedné usporiadanie statické, nahraďte vzorce ich výsledkami pomocou Vložiť špeciálne > Hodnoty .

Ak sa chcete bližšie zoznámiť so vzorcami, o ktorých sa hovorí v tomto návode, môžete si stiahnuť náš pracovný list Abecedné poradie v programe Excel. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa na našom blogu uvidíme budúci týždeň!