Tämä opetusohjelma opettaa sinulle muutamia nopeita ja helppoja tapoja laittaa Excel aakkosjärjestykseen. Se tarjoaa myös ratkaisuja ei-triviaaleihin tehtäviin, esimerkiksi miten aakkostaa sukunimen mukaan, kun merkinnät alkavat etunimellä.

Aakkosjärjestys Excelissä on yhtä helppoa kuin ABC. Lajittelitpa sitten koko laskentataulukkoa tai valittua aluetta pystysuunnassa (sarake) tai vaakasuunnassa (rivi), nousevasti (A-Z) tai laskevasti (Z-A), useimmissa tapauksissa tehtävä voidaan suorittaa napin napsautuksella. Joissakin tilanteissa sisäänrakennetut toiminnot saattavat kuitenkin kompastua, mutta voit silti keksiä tavan lajitella aakkosjärjestyksen mukaan seuraavalla tavallakaavat.

Tässä opetusohjelmassa näytetään muutamia nopeita tapoja Excelin aakkosjärjestykseen ja opetetaan ennakoimaan ja ehkäisemään lajitteluongelmia.

Miten aakkosjärjestys Excelissä

Kaiken kaikkiaan Excelissä on kolme päätapaa lajitella aakkosjärjestykseen: A-Z- tai Z-A-painike, Lajittele-toiminto ja suodatin. Alla on yksityiskohtaiset ohjeet kustakin menetelmästä.

Miten lajitella sarake aakkosjärjestyksessä

Nopein tapa lajitella Excelissä aakkosjärjestykseen on tämä:

1. Valitse mikä tahansa solu sarakkeesta, jonka haluat lajitella.
2. On Tiedot välilehdellä, kohdassa Lajittelu ja suodatus ryhmää, napsauta joko A-Z lajitella nousevaan tai Z-A lajittelemaan alenevasti. Valmis!

Samoja painikkeita voi käyttää myös Etusivu tab> Muokkaaminen ryhmä> Lajittelu ja suodatus :

Excel järjestää luettelon aakkosjärjestykseen välittömästi:

Vihje. Kun olet tehnyt lajittelun ja ennen kuin teet mitään muuta, katso tuloksia tarkkaan. Jos jokin näyttää väärältä, napsauta painiketta Kumoa painikkeella palauttaa alkuperäisen järjestyksen.

Aakkostetaan ja pidetään rivit yhdessä

Jos datajoukko sisältää kaksi tai useampia sarakkeita, voit käyttää saraketta A-Z tai Z-A painikkeella voit laittaa yhden sarakkeista aakkosjärjestykseen, ja Excel siirtää automaattisesti muiden sarakkeiden tiedot säilyttäen rivit ennallaan.

Kuten oikealla olevasta lajitellusta taulukosta näet, kunkin rivin tiedot pidetään yhdessä:

Joissakin tilanteissa, useimmiten silloin, kun valitaan vain yksi tai muutama solu tietokokonaisuuden keskeltä, Excel ei ole varma, mikä osa tiedoista lajitellaan, ja kysyy ohjeita. Jos haluat lajitella koko tietokokonaisuuden, jätä oletusarvoksi Laajenna valintaa vaihtoehto valittuna, ja napsauta Lajittele :

Huomautus: Tässä oppaassa taulukko on mikä tahansa tietokokonaisuus. Teknisesti ottaen kaikki esimerkkimme koskevat vaihteluvälejä. Excel-taulukossa on sisäänrakennetut lajittelu- ja suodatusvaihtoehdot.

Suodata ja aakkostaa Excelissä

Toinen nopea tapa lajitella Excelissä aakkosjärjestykseen on lisätä suodatin. Tämän menetelmän kauneus on siinä, että se on kertaluonteinen - kun automaattinen suodatin on otettu käyttöön, kaikkien sarakkeiden lajitteluvaihtoehdot ovat vain hiiren napsautuksen päässä.

Suodattimen lisääminen taulukkoon on helppoa:

1. Valitse yksi tai useampi sarakeotsikko.
2. On Etusivu välilehdellä, valitse Muokkaus-ryhmässä Lajittelu ja suodatus > Suodatin .
3. Jokaisen sarakeotsikon kohdalle ilmestyy pieniä pudotusnuolia. Napsauta sen sarakkeen pudotusnuolta, jonka haluat laittaa aakkosjärjestykseen, ja valitse sitten Lajittele A:sta Z:hen :

Sarake on heti aakkosjärjestyksessä, ja suodatinpainikkeen pieni nuoli ylöspäin osoittaa lajittelujärjestyksen (nouseva):

Jos haluat kääntää järjestyksen, valitse Lajittele Z A:han suodattimen avattavasta valikosta.

Osoitteeseen poista suodatin , klikkaa yksinkertaisesti Suodatin painiketta uudelleen.

Kuinka laittaa useita sarakkeita aakkosjärjestykseen?

Jos haluat aakkostaa tietoja useissa sarakkeissa, käytä Excelin Lajittele komennolla, joka antaa enemmän valtaa siihen, miten tiedot lajitellaan.

Esimerkkinä lisätään yksi sarake lisää tietokantaamme ja järjestetään merkinnät ensin aakkosjärjestykseen. Alue ja sitten Nimi :

Suorita seuraavat vaiheet, jotta se voidaan tehdä:

1. Valitse koko taulukko, jonka haluat lajitella.

   Useimmissa tapauksissa voit valita vain yhden solun, ja Excel valitsee loput tiedot automaattisesti, mutta tämä on virhealtis lähestymistapa, varsinkin jos tiedoissa on aukkoja (tyhjiä soluja).

2. On Tiedot välilehdellä, kohdassa Lajittele & suodata ryhmää, napsauta Lajittele
3. The Lajittele valintaikkuna tulee näkyviin, ja ensimmäinen lajittelutaso luodaan sinulle automaattisesti Excelin parhaaksi katsomalla tavalla.

   Vuonna Lajittelu Valitse pudotusvalikosta sarake, jonka haluat aakkostaa ensin, Alue Jätä kahteen muuhun ruutuun oletusasetukset: Lajittele - Solun arvot ja Tilaa - A:sta Z:hen :

   Vihje. Jos ensimmäinen pudotusvalikko näyttää sarakkeen kirjaimet otsikoiden sijasta, poista rasti valintaruudusta Tiedoissani on otsikot laatikko.

4. Napsauta Lisää taso painiketta lisätäksesi seuraavan tason ja valitaksesi toisen sarakkeen vaihtoehdot.

   Tässä esimerkissä toisella tasolla lajitellaan arvot seuraavasti Nimi sarake aakkosjärjestyksessä A:sta Z:hen:

   Vihje. Jos lajittelet usean sarakkeen perusteella samoilla kriteereillä, valitse Kopioi taso sen sijaan, että Lisää taso Tässä tapauksessa sinun tarvitsee vain valita eri sarake ensimmäiseen ruutuun.

5. Lisää tarvittaessa lisää lajittelutasoja ja napsauta OK .

Excel lajittelee tiedot määritettyyn järjestykseen. Kuten alla olevasta kuvakaappauksesta näkyy, taulukkomme on järjestetty aakkosjärjestykseen juuri niin kuin pitääkin: ensin mukaan Alue ja sitten Nimi :

Kuinka lajitella rivit aakkosjärjestyksessä Excelissä

Jos tietosi on järjestetty vaakasuoraan, voit halutessasi lajitella ne aakkosjärjestykseen riveillä. Tämä voidaan tehdä myös käyttämällä Excelin työkalua Lajittele Näin:

1. Valitse alue, jonka haluat lajitella. Jos taulukossasi on rivien merkintöjä, joita ei saa siirtää, jätä ne pois.
2. Mene osoitteeseen Tiedot tab> Lajittelu ja suodatus ja napsauta Lajittele :
3. Vuonna Lajittele valintaikkunassa, napsauta Vaihtoehdot...
4. Pienessä Lajitteluvaihtoehdot avautuvassa valintaikkunassa, valitse Lajittelu vasemmalta oikealle ja napsauta OK päästä takaisin Lajittele
5. Vuodesta Lajittelu Valitse pudotusvalikosta rivin numero, jonka haluat aakkostaa (tässä esimerkissä rivi 1). Kahdessa muussa laatikossa oletusarvot riittävät hyvin, joten säilytämme ne ( Solun arvot vuonna Lajittele laatikko, ja A:sta Z:hen vuonna Tilaa laatikko) ja napsauta OK:

Tämän tuloksena taulukon ensimmäinen rivi lajitellaan aakkosjärjestykseen, ja loput tiedot järjestetään uudelleen vastaavasti, jolloin kaikki merkintöjen väliset korrelaatiot säilyvät:

Ongelmat lajittelussa aakkosjärjestyksessä Excelissä

Excelin lajittelutoiminnot ovat hämmästyttäviä, mutta jos työskentelet epätäydellisesti jäsennellyn datan kanssa, asiat voivat mennä pahasti pieleen. Tässä on kaksi yleistä ongelmaa.

Tyhjät tai piilotetut sarakkeet ja rivit

Jos tiedoissasi on tyhjiä tai piilotettuja rivejä ja sarakkeita ja valitset vain yhden solun ennen lajittelupainikkeen napsauttamista, lajitellaan vain se osa tiedoistasi, joka ulottuu ensimmäiseen tyhjään riviin ja/tai sarakkeeseen asti.

Helppo ratkaisu on poistaa tyhjät rivit ja poistaa kaikki piilotetut alueet ennen lajittelua. Jos rivit ovat tyhjiä (ei piilotettuja rivejä!), voit valita ensin koko taulukon ja tehdä sitten aakkosjärjestyksen.

Tunnistamattomat sarakeotsikot

Jos sarakkeiden otsikot on muotoiltu eri tavalla kuin muut tiedot, Excel on tarpeeksi älykäs tunnistamaan ne ja jättämään ne lajittelun ulkopuolelle. Mutta jos otsikkorivillä ei ole erityistä muotoilua, sarakkeiden otsikoita käsitellään todennäköisesti tavallisina merkintöinä ja ne päätyvät jonnekin lajiteltujen tietojen keskelle. Voit estää tämän tapahtumasta valitsemalla vain tietorivit ja lajittelemalla sitten.

Kun käytät Lajittele valintaikkunassa, varmista, että Tiedoissani on otsikot valintaruutu on valittuna.

Miten lajitella aakkosjärjestyksessä Excelissä kaavojen avulla?

Microsoft Excel tarjoaa monia erilaisia ominaisuuksia monien eri tehtävien hoitamiseen. Monia, mutta ei kaikkia. Jos edessäsi on haaste, johon ei ole sisäänrakennettua ratkaisua, on todennäköistä, että se voidaan hoitaa kaavalla. Tämä pätee myös aakkosjärjestyksen lajitteluun. Alla on pari esimerkkiä, joissa aakkosjärjestys voidaan hoitaa vain kaavoilla.

Kuinka aakkostaa Excelissä sukunimen mukaan

Koska englanninkielessä on muutamia yleisiä tapoja kirjoittaa nimiä, saatat joskus joutua tilanteeseen, jossa merkinnät alkavat etunimellä, kun taas sinun on aakkostettava ne sukunimen mukaan:

Excelin lajitteluvaihtoehdot eivät voi auttaa tässä tapauksessa, joten turvaudutaan kaavoihin.

Lisää seuraavat kaavat kahteen eri soluun ja kopioi ne sitten sarakkeita pitkin alaspäin viimeiseen soluun, jossa on tietoja:

Pura C2:sta etunimi :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

D2:ssa vedä sukunimi :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Ja sitten ketjutetaan osat käänteisessä järjestyksessä pilkulla erotettuna:

=D2&", "&C2".

Kaavojen yksityiskohtainen selitys löytyy täältä, mutta nyt keskitytään vain tuloksiin:

Koska meidän on aakkostettava nimet, ei kaavoja, muunnetaan ne arvoiksi. Valitse tätä varten kaikki kaavan solut (E2:E10) ja kopioi ne painamalla Ctrl + C. Napsauta valittuja soluja hiiren kakkospainikkeella, napsauta kohtaa Arvot osoitteessa Liitä-vaihtoehdot ja paina Enter-näppäintä:

Hyvä, olet melkein perillä! Valitse nyt mikä tahansa solu tuloksena olevasta sarakkeesta, napsauta hiiren painiketta A:sta Z:hen tai Z:stä A:han painiketta Tiedot välilehti, ja siinä se on - luettelo sukunimen mukaan aakkostettuna:

Jos sinun on palattava alkuperäiseen alkuperäiseen Etunimi Sukunimi muodossa, sinun on tehtävä hieman enemmän työtä:

Jaa nimet uudelleen kahteen osaan käyttämällä alla olevia kaavoja (jossa E2 on pilkulla erotettu nimi):

Hanki etunimi :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2)))

Hanki sukunimi :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

Ja tuo nämä kaksi osaa yhteen:

=G2&" "&H2

Suorita kaavojen muuntaminen arvoihin vielä kerran, ja olet valmis!

Prosessi saattaa näyttää paperilla hieman monimutkaiselta, mutta usko pois, se vie vain muutaman minuutin Excelissäsi. Itse asiassa siihen menee jopa vähemmän aikaa kuin tämän ohjeen lukemiseen, saati nimien aakkostamiseen käsin :)

Kuinka aakkostaa jokainen rivi erikseen Excelissä

Yhdessä edellisistä esimerkeistä keskustelimme siitä, miten Excelin rivejä aakkostetaan käyttämällä Lajittele-valintaikkunaa. Tuossa esimerkissä käsittelimme korreloituja tietoja. Mutta entä jos jokainen rivi sisältää itsenäistä tietoa? Miten aakkostat jokaisen rivin erikseen?

Jos sinulla on kohtuullinen määrä rivejä, voit lajitella ne yksi kerrallaan suorittamalla nämä vaiheet. Jos sinulla on satoja tai tuhansia rivejä, se olisi valtavaa ajanhukkaa. Kaavoilla voit tehdä saman asian paljon nopeammin.

Oletetaan, että sinulla on useita tietorivejä, jotka pitäisi järjestää uudelleen aakkosjärjestykseen seuraavasti:

Kopioi aluksi rivien merkinnät toiseen laskentataulukkoon tai toiseen paikkaan samassa arkissa ja aseta sitten kukin rivi aakkosjärjestykseen (jossa B2:D2 on lähdetaulukon ensimmäinen rivi) seuraavan sarjakaavan avulla:

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0)))

Muistathan, että oikea tapa syöttää Excelissä matriisikaava on painaa Ctrl + Shift + Enter .

Jos et ole kovin hyvä Excel-määrityskaavojen kanssa, noudata seuraavia ohjeita, jotta voit syöttää sen oikein työarkkiin:

1. Kirjoita kaava ensimmäiseen soluun (meidän tapauksessamme G2) ja paina Ctrl + Shift + Enter . Näin tehdessäsi Excel sulkee kaavan {juokseviin aaltosulkuihin}. Älä yritä kirjoittaa aaltosulkuja manuaalisesti, se ei toimi.
2. Valitse kaavan solu (G2) ja vedä täyttökahvaa oikealle kopioidaksesi kaavan ensimmäisen rivin muihin soluihin (tässä esimerkissä soluun I2 asti).
3. Valitse kaikki ensimmäisen rivin (G2:I2) kaavan solut ja vedä täyttökahvaa alaspäin kopioidaksesi kaavan muille riveille.

Tärkeä huomautus! Yllä oleva kaava toimii muutamalla varoituksella: lähdetietosi eivät saa sisältää seuraavia tietoja. tyhjät solut tai päällekkäiset arvot .

Jos tietokokonaisuudessasi on tyhjiä kohtia, kiedo kaava IFERROR-funktioon:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

Valitettavasti kaksoiskappaleisiin ei ole helppoa ratkaisua. Jos tiedät sellaisen, jaa se kommenteissa!

Miten tämä kaava toimii

Yllä oleva kaava perustuu klassiseen INDEX MATCH -yhdistelmään, jota käytetään Excelissä horisontaalisen haun suorittamiseen. Mutta koska tarvitsemme eräänlaista "aakkosellista hakua", olemme muokanneet sen tällä tavalla:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) vertaa kaikkia samalla rivillä olevia arvoja toisiinsa ja palauttaa niiden suhteelliset sijat sisältävän matriisin. Esimerkiksi rivillä 2 se palauttaa {2,3,1}, mikä tarkoittaa, että Caden on 2., Oliver on 3. ja Aria on 1. Näin saamme MATCH-funktiota varten tarvittavan matriisin.

COLUMNS($B2:B2) antaa hakuarvon. Absoluuttisten ja suhteellisten viittausten älykkään käytön ansiosta palautettu numero kasvaa 1:llä oikealle siirryttäessä, eli G2:lle hakuarvo on 1, H2:lle 2 ja I2:lle 3.

MATCH etsii COLUMNS():lla lasketun hakuarvon COUNTIF():n palauttamasta hakumassasta ja palauttaa sen suhteellisen sijainnin. Esimerkiksi G2:n hakuarvo on 1, joka on hakumassan kolmannessa kohdassa, joten MATCH palauttaa arvon 3.

Lopuksi INDEX poimii todellisen arvon sen suhteellisen sijainnin perusteella rivillä. G2:n osalta se hakee alueen B2:D2 kolmannen arvon, joka on Aria.

Kuinka lajitella kukin sarake aakkosjärjestyksessä Excelissä

Jos kyseessä ovat riippumattomat osajoukot, jotka on järjestetty pystysuoraan sarakkeisiin, voit helposti muokata yllä olevaa kaavaa siten, että jokainen sarake aakkostetaan erikseen. Korvaa COLUMNS() ROWS():lla, tee muutama sarakekoordinaatti absoluuttiseksi ja rivikoordinaatti suhteelliseksi, ja kaava on valmis:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0)))

Muistakaa, että se on sarjakaava , joka olisi täydennettävä näppäimillä Ctrl + Shift + Enter :

Sen lisäksi, että kaavat tarjoavat ratkaisuja tehtäviin, joita on mahdotonta toteuttaa Excelin sisäänrakennetuilla lajitteluvaihtoehdoilla, niillä on vielä yksi (tosin kiistanalainen :) etu - ne tekevät lajittelusta ja lajittelusta helppoa. dynaaminen Sisäänrakennettujen ominaisuuksien avulla sinun on siirrettävä tietosi aina, kun uusia merkintöjä lisätään. Kaavojen avulla voit lisätä uusia tietoja milloin tahansa, ja lajitellut luettelot päivittyvät automaattisesti.

Jos haluat mieluummin tehdä uudesta aakkosjärjestyksestäsi staattisen, korvaa kaavat ja niiden tulokset käyttämällä komentoa Liitä Special > Arvot .

Jos haluat tutustua tarkemmin tässä oppaassa käsiteltyihin kaavoihin, voit ladata Excelin aakkosjärjestys -työskentelytaulukkomme. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!