Opplæringen forklarer alle hovedfunksjonene i Excel betinget formatering med eksempler. Du vil lære hvordan du utfører betinget formatering i enhver versjon av Excel, effektivt bruker forhåndsinnstilte regler eller oppretter nye, redigerer, kopierer og sletter formatering.

Excel betinget formatering er en veldig kraftig funksjon når det gjelder å bruke forskjellige formater på data som oppfyller visse betingelser. Det kan hjelpe deg med å fremheve den viktigste informasjonen i regnearkene dine og oppdage variasjoner av celleverdier med et raskt blikk.

Mange brukere, spesielt nybegynnere, synes det er intrikat og uklart. Hvis du føler deg skremt og ukomfortabel med denne funksjonen, vennligst ikke gjør det! Faktisk er betinget formatering i Excel veldig grei og enkel å bruke, og du vil sørge for dette på bare 5 minutter når du er ferdig med å lese denne opplæringen :)

Hva er betinget formatering i Excel?

Excel betinget formatering brukes til å bruke bestemt formatering på data som oppfyller en eller flere betingelser. Akkurat som vanlig celleformatering lar den deg fremheve og differensiere dataene dine på forskjellige måter ved å endre cellenes fyllfarge, skriftfarge, kantstiler osv. Forskjellen er at den er mer fleksibel og dynamisk - når dataene endres, betingede formater oppdateres automatisk for å gjenspeile endringene.

Betinget formatering kan brukes på individuelle celler ellerhele rader basert på verdien til selve den formaterte cellen eller en annen celle. For å betinget formatere dataene dine, kan du bruke forhåndsinnstilte regler som fargeskalaer, datalinjer og ikonsett eller lage egendefinerte regler der du definerer når og hvordan de valgte cellene skal utheves.

Hvor er betinget formatering i Excel?

I alle versjoner av Excel 2010 til og med Excel 365 ligger betinget formatering på samme sted: Hjem -fanen > Stiler -gruppen > Betinget formatering .

Nå som du vet hvor du kan finne betinget formatering i Excel, la oss gå videre og se hvordan du kan utnytte det i ditt daglige arbeid for å gi mer mening om prosjektet du jobber med.

For våre eksempler vil vi bruke Excel 365, som ser ut til å være den mest populære versjonen i disse dager. Alternativene er imidlertid i hovedsak de samme i alle Excel, så du vil ikke ha noen problemer med å følge uansett hvilken versjon som er installert på datamaskinen din.

Hvordan bruke betinget formatering i Excel

For å virkelig utnytte mulighetene til betinget format, må du lære hvordan du bruker ulike regeltyper. Den gode nyheten er at uansett hvilken regel du skal bruke, definerer den de to viktigste tingene:

• Hvilke celler dekkes av regelen.
• Hvilken betingelse skal oppfylles.

Så, her er hvordan du bruker Excel betingetformatering:

1. I regnearket velger du cellene du vil formatere.
2. På Hjem -fanen, i Stiler -gruppen , klikk Betinget formatering .
3. Velg den som passer ditt formål fra et sett med innebygde regler.

Som et eksempel er vi skal utheve verdier mindre enn 0, så vi klikker Uthev cellerregler > Mindre enn...

Når du er ferdig, vil Excel vise du en forhåndsvisning av formaterte data. Hvis du er fornøyd med forhåndsvisningen, klikk OK .

På lignende måte kan du bruke en hvilken som helst annen regeltype som er mer passende for dataene dine, for eksempel:

• Større enn eller lik
• Mellom to verdier
• Tekst som inneholder spesifikke ord eller tegn
• Dato som forekommer i et bestemt område
• Dupliserte verdier
• Topp/nederst N tall

Hvordan bruke en forhåndsinnstilt regel med egendefinert formatering

Hvis ingen av de forhåndsdefinerte formatene passer deg, kan du velge andre farger for cellenes bakgrunn, font eller kantlinjer. Slik gjør du:

1. I den forhåndsinnstilte regeldialogboksen, fra rullegardinlisten til høyre, velg Egendefinert format...
2. I Formater celler dialogvindu, byttmellom kategoriene Font , Border og Fill for å velge ønsket skriftstil, kantstil og bakgrunnsfarge. Mens du gjør dette, vil du umiddelbart se en forhåndsvisning av det valgte formatet. Når du er ferdig, klikk OK .
3. Klikk OK en gang til for å lukke forrige dialogvindu og bruke den egendefinerte formateringen du ønsker.

Tips:

• Hvis du vil ha flere farger enn standardpaletten gir, klikk på Flere farger... -knappen på Fyll - eller Skrift -fanen.
• Hvis du ønsker å bruke en gradient bakgrunnsfarge , klikker du på Fylleffekter knapp på Fyll -fanen og velg de ønskede alternativene.

Hvordan lage en ny betinget formateringsregel

Hvis ingen av de forhåndsinnstilte reglene oppfyller dine behov, kan du lage en ny fra bunnen av. For å få det gjort, følg disse trinnene:

1. Velg cellene som skal formateres og klikk Betinget formatering > Ny regel .
2. I dialogboksen Ny formateringsregel som åpnes, velg regeltypen.

For eksempel for å formatere celler med prosent endre mindre enn 5 % i begge retninger, vi velger Formater bare celler som inneholder , og konfigurerer deretter regelen som vist i skjermbildet nedenfor:

Klikk OK to ganger for å lukke begge dialogvinduene og den betingede formateringen er ferdig!

Excel betinget formatering basert på en annen celle

I de forrige eksemplene har vi uthevet celler basert på "hardkodede" verdier. I noen tilfeller er det imidlertid mer fornuftig å basere tilstanden din på en verdi i en annen celle. Fordelen med denne tilnærmingen er at uavhengig av hvordan celleverdien endres i fremtiden, vil formateringen din justeres automatisk for å svare på endringen.

La oss som et eksempel fremheve priser i kolonne B som er høyere enn terskelen pris i celle D2. For å oppnå dette er trinnene:

1. Klikk Betinget formatering > Regler for fremheve celler > Større enn...
2. I dialogboksen som dukker opp, plasser markøren i tekstboksen til venstre (eller klikk på Skjul dialogboks -ikonet), og velg celle D2.
3. Når du er ferdig , klikk OK .

Som et resultat vil alle prisene høyere enn verdien i D2 bli uthevet med den valgte fargen:

Det er det enkleste tilfelle av betinget formatering basert på en annen celle. Mer komplekse scenarier kan kreve bruk av formler. Og du kan finne flere eksempler på slike formler sammen med trinnvise instruksjoner her:

• Excel betingede formateringsformler basert på en annen celle
• Hvordan endre radfarge basert påen celles verdi
• Video: Formler for betinget formatering basert på en annen celle

Bruk flere betingede formateringsregler på samme celler

Når du bruker betingede formater i Excel, er du ikke begrenset til bare én regel per celle. Du kan bruke så mange regler som forretningslogikken din krever.

Du kan for eksempel lage 3 regler for å fremheve priser høyere enn $105 i rødt, høyere enn $100 i oransje og høyere enn $99 i gult. For at reglene skal fungere riktig, må du ordne dem i riktig rekkefølge . Hvis regelen "større enn 99" plasseres først, vil bare den gule formateringen bli brukt fordi de to andre reglene ikke vil ha en sjanse til å bli utløst - selvsagt er ethvert tall som er høyere enn 100 eller 105 også høyere enn 99 :)

For å omorganisere reglene, er dette hva du må gjøre:

1. Velg en hvilken som helst celle i datasettet som dekkes av reglene.
2. Åpne Regelbehandling ved å klikke Betinget formatering > Administrer regler...
3. Klikk regelen som må brukes først, og bruk deretter pilen oppover for å flytte den til toppen. Gjør det samme for regelen med nest prioritet.
4. Velg avmerkingsboksen Stopp hvis sant ved siden av alle unntatt den siste regelen fordi du ikke vil at de påfølgende reglene skal brukes når den tidligere betingelsen er oppfylt.

Hva er Stopp hvis True i Excel betingetformatering?

Stopp hvis sant-alternativet i betinget formatering hindrer Excel i å behandle andre regler når en betingelse i gjeldende regel er oppfylt. Med andre ord, hvis to eller flere regler er angitt for samme celle og Stopp hvis True er aktivert for den første regelen, ignoreres de påfølgende reglene etter at den første regelen er aktivert.

I eksemplet ovenfor har vi allerede brukt dette alternativet til å ignorere påfølgende regler når først-i-prioritet-regelen gjelder. Den bruken er ganske tydelig. Og her er enda et par eksempler der bruken av Stopp hvis sant -funksjonen ikke er så åpenbar, men ekstremt nyttig:

• Hvordan vise bare noen elementer i ikonsettet
• Ekskluder tomme celler fra betinget formatering

Hvordan redigerer du Excel betinget formateringsregler

For å gjøre noen endringer i en eksisterende regel, fortsett på denne måten:

1. Velg en hvilken som helst celle som regelen gjelder for, og klikk Betinget formatering > Administrer regler...
2. I dialogboksen Regelbehandling klikker du regelen du vil endre, og klikker deretter Rediger regel... -knappen.
3. I dialogvinduet Rediger formateringsregel gjør du de nødvendige endringene og klikker OK for å lagre endringene.

   Dette dialogvinduet ligner veldig på Ny formateringsregel -dialogboksen som brukes til å lage en ny regel, så du vil ikke ha noen problemer meddet.

Tips. Hvis du ikke ser regelen du vil redigere, velger du Dette regnearket fra rullegardinlisten Vis formateringsregler for øverst i Regelbehandling dialogboksen. Dette vil vise listen over alle reglene i regnearket ditt.

Hvordan kopiere Excel betinget formatering

For å bruke et betinget format du har opprettet tidligere på andre data, trenger du ikke å gjenskape en lignende regel fra bunnen av. Bare bruk Format Painter for å kopiere de eksisterende reglene for betinget formatering til et annet datasett. Slik gjør du det:

1. Klikk hvilken som helst celle med formateringen du vil kopiere.
2. Klikk Hjem > Format Painter . Dette vil endre musepekeren til en pensel.

   Tips. For å kopiere formateringen til flere ikke-sammenhengende celler eller områder, dobbeltklikk Format Painter .

3. For å lime inn den kopierte formateringen, klikk på den første cellen og dra penselen nedover til den siste cellen i området du vil formatere.
4. Når du er ferdig, trykk Esc for å slutte å bruke penselen.
5. Velg en hvilken som helst celle i det nye datasettet, åpne Regelbehandling og kontroller de kopierte reglene.

Merk. Hvis den kopierte betingede formateringen bruker en formel, må du kanskje justere cellereferanser i formelen etter at du har kopiert regelen.

Hvordan slette regler for betinget formatering

Jeg har lagret den enkleste delen for siste:) For å slette en regel kan du enten:

• Åpne Conditional Formatting Rules Manager , velg regelen og klikk på Slett regel -knappen.
• Velg celleområdet, klikk på Betinget formatering > Fjern regler og velg alternativet som passer dine behov.

Slik gjør du betinget formatering i Excel. Forhåpentligvis var disse veldig enkle reglene vi laget nyttige for å få en forståelse av det grunnleggende. Nedenfor finner du noen flere opplæringsprogrammer som kan hjelpe deg å forstå den indre mekanikken og utvide betinget formatering i regnearkene langt utover dets tradisjonelle bruk.

Øv arbeidsbok for nedlasting

Excel betinget formatering - eksempler (.xlsx-fil)