Το σεμινάριο εξηγεί όλες τις κύριες λειτουργίες της μορφοποίησης υπό όρους του Excel με παραδείγματα. Θα μάθετε πώς να κάνετε μορφοποίηση υπό όρους σε οποιαδήποτε έκδοση του Excel, να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά προκαθορισμένους κανόνες ή να δημιουργείτε νέους, να επεξεργάζεστε, να αντιγράφετε και να καθαρίζετε μορφοποιήσεις.

Η μορφοποίηση υπό όρους του Excel είναι μια πραγματικά ισχυρή λειτουργία όταν πρόκειται για την εφαρμογή διαφορετικών μορφών σε δεδομένα που πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις. Μπορεί να σας βοηθήσει να επισημάνετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στα λογιστικά σας φύλλα και να εντοπίσετε τις αποκλίσεις των τιμών των κελιών με μια γρήγορη ματιά.

Πολλοί χρήστες, ειδικά οι αρχάριοι, το βρίσκουν περίπλοκο και δυσνόητο. Αν αισθάνεστε εκφοβισμένοι και άβολα με αυτή τη λειτουργία, μην το κάνετε! Στην πραγματικότητα, η μορφοποίηση υπό όρους στο Excel είναι πολύ απλή και εύκολη στη χρήση, και θα βεβαιωθείτε γι' αυτό σε μόλις 5 λεπτά όταν τελειώσετε την ανάγνωση αυτού του σεμιναρίου :)

Τι είναι η μορφοποίηση υπό όρους στο Excel;

Η υπό όρους μορφοποίηση του Excel χρησιμοποιείται για την εφαρμογή συγκεκριμένης μορφοποίησης σε δεδομένα που πληρούν μία ή περισσότερες προϋποθέσεις. Όπως ακριβώς η συνήθης μορφοποίηση κελιών, σας επιτρέπει να επισημάνετε και να διαφοροποιήσετε τα δεδομένα σας με διάφορους τρόπους, αλλάζοντας το χρώμα πλήρωσης των κελιών, το χρώμα της γραμματοσειράς, τα στυλ των περιθωρίων κ.λπ. Η διαφορά είναι ότι είναι πιο ευέλικτη και δυναμική - όταν τα δεδομένα αλλάζουν, οι υπό όρους μορφοποιήσεις ενημερώνονται αυτόματα για νααντανακλούν τις αλλαγές.

Η μορφοποίηση υπό όρους μπορεί να εφαρμοστεί σε μεμονωμένα κελιά ή ολόκληρες γραμμές με βάση την τιμή του ίδιου του μορφοποιημένου κελιού ή ενός άλλου κελιού. Για να μορφοποιήσετε υπό όρους τα δεδομένα σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προκαθορισμένοι κανόνες όπως κλίμακες χρώματος, μπάρες δεδομένων και σύνολα εικονιδίων ή να δημιουργήσετε προσαρμοσμένοι κανόνες όπου ορίζετε πότε και πώς θα επισημαίνονται τα επιλεγμένα κελιά.

Πού βρίσκεται η μορφοποίηση υπό όρους στο Excel;

Σε όλες τις εκδόσεις του Excel 2010 έως το Excel 365, η μορφοποίηση υπό όρους βρίσκεται στο ίδιο μέρος: Αρχική σελίδα tab>, Στυλ ομάδα>, Μορφοποίηση υπό όρους .

Τώρα που ξέρετε πού μπορείτε να βρείτε τη μορφοποίηση υπό όρους στο Excel, ας προχωρήσουμε και ας δούμε πώς μπορείτε να την αξιοποιήσετε στην καθημερινή σας εργασία για να δώσετε περισσότερο νόημα στο έργο στο οποίο εργάζεστε αυτή τη στιγμή.

Για τα παραδείγματά μας, θα χρησιμοποιήσουμε το Excel 365, το οποίο φαίνεται να είναι η πιο δημοφιλής έκδοση στις μέρες μας. Ωστόσο, οι επιλογές είναι ουσιαστικά οι ίδιες σε όλα τα Excels, οπότε δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα να ακολουθήσετε όποια έκδοση κι αν είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους στο Excel

Για να αξιοποιήσετε πραγματικά τις δυνατότητες της μορφής υπό όρους, πρέπει να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε διάφορους τύπους κανόνων. Τα καλά νέα είναι ότι οποιοσδήποτε κανόνας και αν πρόκειται να εφαρμοστεί, ορίζει τα δύο βασικά πράγματα:

• Ποια κύτταρα καλύπτονται από τον κανόνα.
• Ποια προϋπόθεση πρέπει να πληρούται.

Να λοιπόν πώς χρησιμοποιείτε τη μορφοποίηση υπό όρους του Excel:

1. Στο φύλλο εργασίας σας, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να μορφοποιήσετε.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους .
3. Από ένα σύνολο ενσωματωμένων κανόνων, επιλέξτε αυτόν που ταιριάζει στον σκοπό σας.

Για παράδειγμα, θα επισημάνουμε τιμές μικρότερες του 0, οπότε κάνουμε κλικ στο κουμπί Κανόνες επισήμανσης κελιών >, Λιγότερο από...

Όταν τελειώσετε, το Excel θα σας εμφανίσει μια προεπισκόπηση των μορφοποιημένων δεδομένων. Αν είστε ικανοποιημένοι με την προεπισκόπηση, κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε άλλο τύπο κανόνα που είναι πιο κατάλληλος για τα δεδομένα σας, όπως:

• Μεγαλύτερο ή ίσο με
• Μεταξύ δύο τιμών
• Κείμενο που περιέχει συγκεκριμένες λέξεις ή χαρακτήρες
• Ημερομηνία που εμφανίζεται σε ένα ορισμένο εύρος
• Διπλές τιμές
• Πάνω/κάτω αριθμοί N

Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν προκαθορισμένο κανόνα με προσαρμοσμένη μορφοποίηση

Αν καμία από τις προκαθορισμένες μορφές δεν σας ταιριάζει, μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε άλλο χρώμα για το φόντο, τη γραμματοσειρά ή τα περιθώρια των κελιών:

1. Στο παράθυρο διαλόγου προκαθορισμένου κανόνα, από την αναπτυσσόμενη λίστα στα δεξιά, επιλέξτε Προσαρμοσμένη μορφή...
2. Στο Κελιά μορφοποίησης παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε μεταξύ των Γραμματοσειρά , Σύνορα και Συμπλήρωση για να επιλέξετε το επιθυμητό στυλ γραμματοσειράς, το στυλ περιγράμματος και το χρώμα φόντου, αντίστοιχα. Καθώς το κάνετε αυτό, θα δείτε αμέσως μια προεπισκόπηση της επιλεγμένης μορφής. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK .
3. Κάντε κλικ στο OK άλλη μια φορά για να κλείσετε το προηγούμενο παράθυρο διαλόγου και να εφαρμόσετε την προσαρμοσμένη μορφοποίηση της επιλογής σας.

Συμβουλές:

• Αν θέλετε περισσότερα χρώματα από ό,τι παρέχει η τυπική παλέτα, κάντε κλικ στο Περισσότερα χρώματα... στο κουμπί Συμπλήρωση ή Γραμματοσειρά καρτέλα.
• Εάν επιθυμείτε να εφαρμόσετε ένα βαθμιδωτό χρώμα φόντου , κάντε κλικ στο Κουμπί Εφέ γεμίσματος στο Συμπλήρωση και επιλέξτε τις επιθυμητές επιλογές.

Πώς να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα μορφοποίησης υπό όρους

Αν κανένας από τους προκαθορισμένους κανόνες δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο από την αρχή. Για να το κάνετε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε τα κελιά προς μορφοποίηση και κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους> Νέος κανόνας .
2. Στο Νέος κανόνας μορφοποίησης παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε τον τύπο κανόνα.

Για παράδειγμα, για να μορφοποιήσουμε κελιά με ποσοστιαία μεταβολή μικρότερη από 5% προς κάθε κατεύθυνση, επιλέγουμε Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν , και στη συνέχεια ρυθμίστε τον κανόνα όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Κάντε κλικ στο OK δύο φορές για να κλείσετε και τα δύο παράθυρα διαλόγου και η υπό όρους μορφοποίησή σας είναι έτοιμη!

Μορφοποίηση υπό όρους του Excel με βάση ένα άλλο κελί

Στα προηγούμενα παραδείγματα, επισημάναμε τα κελιά με βάση "σκληρά κωδικοποιημένες" τιμές. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις έχει περισσότερο νόημα να βασίσετε τη συνθήκη σας σε μια τιμή σε ένα άλλο κελί. Το πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι ανεξάρτητα από το πώς θα αλλάξει η τιμή του κελιού στο μέλλον, η μορφοποίησή σας θα προσαρμοστεί αυτόματα για να ανταποκριθεί στην αλλαγή.

Ως παράδειγμα, ας επισημάνουμε τις τιμές στη στήλη Β που είναι μεγαλύτερες από την τιμή κατωφλίου στο κελί D2. Για να το επιτύχουμε αυτό, τα βήματα είναι τα εξής:

1. Κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους >, Κανόνες επισήμανσης κελιών >, Μεγαλύτερο από...
2. Στο παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί, τοποθετήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου στα αριστερά (ή κάντε κλικ στο κουμπί Διάλογος κατάρρευσης και επιλέξτε το κελί D2.
3. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK .

Ως αποτέλεσμα, όλες οι τιμές που είναι υψηλότερες από την τιμή στο D2 θα επισημανθούν με το επιλεγμένο χρώμα:

Αυτή είναι η απλούστερη περίπτωση μορφοποίησης υπό όρους με βάση ένα άλλο κελί. Πιο σύνθετα σενάρια μπορεί να απαιτούν τη χρήση τύπων. Και μπορείτε να βρείτε αρκετά παραδείγματα τέτοιων τύπων μαζί με τις οδηγίες βήμα προς βήμα εδώ:

• Τύποι μορφοποίησης υπό όρους του Excel με βάση ένα άλλο κελί
• Πώς να αλλάξετε το χρώμα της γραμμής με βάση την τιμή ενός κελιού
• Βίντεο: Τύποι μορφοποίησης υπό όρους με βάση ένα άλλο κελί

Εφαρμογή πολλαπλών κανόνων μορφοποίησης υπό όρους στα ίδια κελιά

Όταν χρησιμοποιείτε υπό όρους μορφές στο Excel, δεν περιορίζεστε σε έναν μόνο κανόνα ανά κελί. Μπορείτε να εφαρμόσετε όσους κανόνες απαιτεί η επιχειρησιακή σας λογική.

Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε 3 κανόνες για να επισημάνετε τις τιμές άνω των 105 δολαρίων με κόκκινο χρώμα, άνω των 100 δολαρίων με πορτοκαλί χρώμα και άνω των 99 δολαρίων με κίτρινο χρώμα. Για να λειτουργήσουν σωστά οι κανόνες, πρέπει να να τα τοποθετήσετε στη σωστή σειρά Αν ο κανόνας "μεγαλύτερος από 99" τοποθετηθεί πρώτος, τότε θα εφαρμοστεί μόνο η κίτρινη μορφοποίηση, επειδή οι άλλοι δύο κανόνες δεν θα έχουν την ευκαιρία να ενεργοποιηθούν - προφανώς, κάθε αριθμός που είναι μεγαλύτερος από 100 ή 105 είναι επίσης μεγαλύτερος από 99 :)

Για να αναδιατάξετε τους κανόνες, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων σας που καλύπτεται από τους κανόνες.
2. Ανοίξτε το Διαχειριστής κανόνων κάνοντας κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους> Διαχείριση κανόνων...
3. Κάντε κλικ στον κανόνα που πρέπει να εφαρμοστεί πρώτα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το κουμπί ανοδικό βέλος για να τον μετακινήσετε στην κορυφή. Κάντε το ίδιο για τον κανόνα δεύτερης προτεραιότητας.
4. Επιλέξτε το Σταματήστε αν True το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε όλους τους κανόνες εκτός από τον τελευταίο, επειδή δεν θέλετε να εφαρμόζονται οι επόμενοι κανόνες όταν ικανοποιείται η προηγούμενη συνθήκη.

Τι είναι το Stop if True στην υπό όρους μορφοποίηση του Excel;

Η επιλογή Διακοπή αν αληθεύει στην υπό συνθήκη μορφοποίηση αποτρέπει το Excel από την επεξεργασία άλλων κανόνων όταν πληρούται μια συνθήκη στον τρέχοντα κανόνα. Με άλλα λόγια, εάν δύο ή περισσότεροι κανόνες έχουν οριστεί για το ίδιο κελί και Σταματήστε αν True ενεργοποιείται για τον πρώτο κανόνα, οι επόμενοι κανόνες δεν λαμβάνονται υπόψη μετά την ενεργοποίηση του πρώτου κανόνα.

Στο παραπάνω παράδειγμα, έχουμε ήδη χρησιμοποιήσει αυτή την επιλογή για να αγνοήσουμε τους επόμενους κανόνες όταν ισχύει ο κανόνας first-in-priority. Αυτή η χρήση είναι αρκετά εμφανής. Και εδώ είναι μερικά ακόμα παραδείγματα όπου η χρήση της επιλογής Σταματήστε αν True λειτουργία δεν είναι τόσο προφανής αλλά εξαιρετικά χρήσιμη:

• Πώς να εμφανίσετε μόνο ορισμένα στοιχεία του συνόλου εικονιδίων
• Εξαίρεση κενών κελιών από την υπό όρους μορφοποίηση

Πώς να επεξεργαστείτε τους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους του Excel

Για να κάνετε κάποιες αλλαγές σε έναν υπάρχοντα κανόνα, προχωρήστε ως εξής:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο οποίο εφαρμόζεται ο κανόνας και κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους> Διαχείριση κανόνων...
2. Στο Διαχειριστής κανόνων παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στον κανόνα που θέλετε να τροποποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία κανόνα... κουμπί.
3. Στο Επεξεργασία κανόνα μορφοποίησης παράθυρο διαλόγου, κάντε τις απαιτούμενες αλλαγές και κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις επεξεργασίες.

   Αυτό το παράθυρο διαλόγου μοιάζει πολύ με το παράθυρο Νέος κανόνας μορφοποίησης παράθυρο διαλόγου που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός νέου κανόνα, οπότε δεν θα έχετε καμία δυσκολία με αυτό.

Συμβουλή. Αν δεν βλέπετε τον κανόνα που θέλετε να επεξεργαστείτε, επιλέξτε Αυτό το φύλλο εργασίας από το Εμφάνιση κανόνων μορφοποίησης για αναπτυσσόμενη λίστα στο επάνω μέρος της οθόνης Διαχειριστής κανόνων Αυτό θα εμφανίσει τη λίστα όλων των κανόνων στο φύλλο εργασίας σας.

Πώς να αντιγράψετε τη μορφοποίηση υπό όρους του Excel

Για να εφαρμόσετε μια υπό όρους μορφοποίηση που έχετε δημιουργήσει νωρίτερα σε άλλα δεδομένα, δεν θα χρειαστεί να δημιουργήσετε εκ νέου έναν παρόμοιο κανόνα από την αρχή. Απλώς χρησιμοποιήστε το Format Painter για να αντιγράψετε τον υπάρχοντα κανόνα ή τους υπάρχοντες κανόνες μορφοποίησης υπό όρους σε ένα άλλο σύνολο δεδομένων. Ακούστε πώς:

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί με τη μορφοποίηση που θέλετε να αντιγράψετε.
2. Κάντε κλικ στο Αρχική σελίδα >, Format Painter Αυτό θα αλλάξει το δείκτη του ποντικιού σε πινέλο.

   Συμβουλή. Για να αντιγράψετε τη μορφοποίηση σε πολλαπλά μη συνεχόμενα κελιά ή περιοχές, κάντε διπλό κλικ στο Format Painter .

3. Για να επικολλήσετε την αντιγραμμένη μορφοποίηση, κάντε κλικ στο πρώτο κελί και σύρετε το πινέλο μέχρι το τελευταίο κελί της περιοχής που θέλετε να μορφοποιήσετε.
4. Όταν τελειώσετε, πατήστε Esc να σταματήσει να χρησιμοποιεί το πινέλο.
5. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο νέο σας σύνολο δεδομένων, ανοίξτε το παράθυρο Διαχειριστής κανόνων και ελέγξτε τους αντιγραμμένους κανόνες.

Σημείωση. Εάν η αντιγραμμένη υπό όρους μορφοποίηση χρησιμοποιεί έναν τύπο, ενδέχεται να χρειαστεί να προσαρμόσετε τις αναφορές κελιών στον τύπο μετά την αντιγραφή του κανόνα.

Πώς να διαγράψετε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους

Κράτησα το πιο εύκολο μέρος για το τέλος :) Για να διαγράψετε έναν κανόνα, μπορείτε είτε:

• Ανοίξτε το Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους , επιλέξτε τον κανόνα και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή κανόνα κουμπί.
• Επιλέξτε την περιοχή κελιών, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους> Σαφείς κανόνες και επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Έτσι κάνετε τη μορφοποίηση υπό όρους στο Excel. Ελπίζουμε ότι αυτοί οι πολύ απλοί κανόνες που δημιουργήσαμε ήταν χρήσιμοι για να κατανοήσετε τα βασικά. Παρακάτω, μπορείτε να βρείτε μερικά ακόμη σεμινάρια που μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τους εσωτερικούς μηχανισμούς και να επεκτείνετε τη μορφοποίηση υπό όρους στα λογιστικά σας φύλλα πολύ πέρα από τις παραδοσιακές χρήσεις της.

Βιβλίο ασκήσεων για κατέβασμα

Μορφοποίηση υπό όρους του Excel - παραδείγματα (.xlsx αρχείο)