Opit tekemään ehdollisia muotoiluja missä tahansa Excel-versiossa, käyttämään tehokkaasti esiasetettuja sääntöjä tai luomaan uusia sääntöjä, muokkaamaan, kopioimaan ja poistamaan muotoiluja.

Excelin ehdollinen muotoilu on todella tehokas ominaisuus, kun on kyse erilaisten muotoilujen soveltamisesta tietoihin, jotka täyttävät tietyt ehdot. Sen avulla voit korostaa laskentataulukoiden tärkeimpiä tietoja ja havaita solujen arvojen vaihtelut nopealla vilkaisulla.

Monet käyttäjät, erityisesti aloittelijat, pitävät sitä monimutkaisena ja hämäränä. Jos tämä ominaisuus pelottaa ja tuntuu epämukavalta, älä tee niin! Itse asiassa ehdollinen muotoilu Excelissä on hyvin suoraviivaista ja helppokäyttöistä, ja voit varmistua tästä vain 5 minuutissa, kun olet lukenut tämän ohjeen loppuun :)

Mikä on ehdollinen muotoilu Excelissä?

Excelin ehdollista muotoilua käytetään tiettyjen muotoilujen soveltamiseen tietoihin, jotka täyttävät yhden tai useamman ehdon. Aivan kuten tavallisen solumuotoilun avulla voit korostaa ja erottaa tietosi eri tavoin muuttamalla solujen täyttöväriä, kirjasimen väriä, reunustustyylejä jne. Erona on, että se on joustavampi ja dynaamisempi - kun tiedot muuttuvat, ehdolliset muotoilut päivittyvät automaattisesti.heijastavat muutoksia.

Ehdollista muotoilua voidaan soveltaa yksittäisiin soluihin tai kokonaisiin riveihin muotoillun solun tai toisen solun arvon perusteella. Ehdollista muotoilua varten voit käyttää esiasetetut säännöt kuten väriasteikot, tietopalkit ja kuvakkeet tai luoda mukautetut säännöt jossa voit määrittää, milloin ja miten valitut solut korostetaan.

Missä Excelissä on ehdollinen muotoilu?

Kaikissa Excel 2010 - Excel 365 -versioissa ehdollinen muotoilu sijaitsee samassa paikassa: Etusivu tab> Tyylit ryhmä> Ehdollinen muotoilu .

Nyt kun tiedät, mistä Excelin ehdollinen muotoilu löytyy, katsotaan, miten voit hyödyntää sitä päivittäisessä työssäsi, jotta voit hyödyntää parhaillaan työstämääsi projektia paremmin.

Käytämme esimerkkejämme varten Excel 365:tä, joka näyttää olevan nykyisin suosituin versio. Valinnat ovat kuitenkin olennaisesti samat kaikissa Exceleissä, joten sinulla ei ole mitään ongelmia seuraamisen kanssa riippumatta siitä, mikä versio tietokoneellesi on asennettu.

Ehdollisen muotoilun käyttäminen Excelissä

Jos haluat todella hyödyntää ehdollisen muotoilun ominaisuuksia, sinun on opittava käyttämään erilaisia sääntötyyppejä. Hyvä uutinen on se, että mitä tahansa sääntöä aiotkin käyttää, se määrittelee kaksi keskeistä asiaa:

• Mitä soluja sääntö koskee.
• Minkä ehdon on täytyttävä.

Näin käytät Excelin ehdollista muotoilua:

1. Valitse taulukkolaskentataulukosta solut, jotka haluat muotoilla.
2. On Etusivu välilehdellä, kohdassa Tyylit ryhmää, klikkaa Ehdollinen muotoilu .
3. Valitse useista sisäänrakennetuista säännöistä se, joka sopii tarkoitukseesi.

Esimerkkinä korostamme arvot, jotka ovat pienempiä kuin 0, joten napsautamme painiketta Solujen korostaminen Säännöt > Vähemmän kuin...

Kun olet valmis, Excel näyttää esikatselun muotoilluista tiedoista. Jos olet tyytyväinen esikatseluun, napsauta OK .

Samalla tavalla voit käyttää mitä tahansa muuta sääntötyyppiä, joka soveltuu paremmin tietojasi varten, kuten:

• Suurempi tai yhtä suuri kuin
• Kahden arvon välillä
• Teksti, joka sisältää tiettyjä sanoja tai merkkejä
• Tietyn alueen sisällä esiintyvä päivämäärä
• Kaksinkertaiset arvot
• Ylin/alin N-numero

Esiasetetun säännön käyttäminen mukautetun muotoilun kanssa

Jos mikään valmiiksi määritetyistä muodoista ei sovi sinulle, voit valita solujen taustan, fontin tai reunusten värit. Näin:

1. Valitse esiasetetun säännön valintaikkunassa oikealla olevasta pudotusvalikosta seuraava vaihtoehto Mukautettu muoto...
2. Vuonna Solujen muotoilu valintaikkunassa, vaihda Fontti , Raja ja Täytä välilehdillä voit valita haluamasi kirjasintyylin, reunustustyylin ja taustavärin. Kun teet näin, näet heti esikatselun valitusta muodosta. Kun olet valmis, napsauta painiketta OK .
3. Klikkaa OK vielä kerran sulkeaksesi edellisen valintaikkunan ja soveltaaksesi valitsemaasi mukautettua muotoilua.

Vinkkejä:

• Jos haluat lisää värejä kuin mitä vakiopaletti tarjoaa, napsauta Lisää värejä... painiketta Täytä tai Fontti välilehti.
• Jos haluat soveltaa gradientti taustaväri , napsauta Fill Effects-painike on Täytä välilehti ja valitse haluamasi vaihtoehdot.

Uuden ehdollisen muotoilusäännön luominen

Jos mikään esiasetetuista säännöistä ei vastaa tarpeitasi, voit luoda uuden säännön tyhjästä. Se onnistuu seuraavasti:

1. Valitse muotoiltavat solut ja napsauta hiirellä Ehdollinen muotoilu> Uusi sääntö .
2. Vuonna Uusi muotoilusääntö Valitse avautuvassa valintaikkunassa sääntötyyppi.

Jos esimerkiksi haluat muotoilla soluja, joiden prosentuaalinen muutos on alle 5 % kumpaankin suuntaan, valitsemme seuraavan vaihtoehdon. Muotoile vain solut, jotka sisältävät ja määritä sitten sääntö alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti:

Klikkaa OK kahdesti sulkeaksesi molemmat valintaikkunat ja ehdollinen muotoilu on valmis!

Excelin ehdollinen muotoilu toisen solun perusteella

Edellisissä esimerkeissä korostimme soluja "kovakoodattujen" arvojen perusteella. Joissakin tapauksissa on kuitenkin järkevämpää perustaa ehtosi toisessa solussa olevaan arvoon. Tämän lähestymistavan etuna on, että riippumatta siitä, miten solun arvo muuttuu tulevaisuudessa, muotoilusi mukautuu automaattisesti vastaamaan muutosta.

Korostetaan esimerkiksi sarakkeessa B olevat hinnat, jotka ovat suurempia kuin solussa D2 oleva kynnyshinta:

1. Klikkaa Ehdollinen muotoilu > Solujen korostaminen Säännöt > Suurempi kuin...
2. Aseta kursori avautuvassa valintaikkunassa vasemmalla olevaan tekstiruutuun (tai napsauta painiketta Sulje dialogi kuvaketta) ja valitse solu D2.
3. Kun olet valmis, napsauta OK .

Tämän seurauksena kaikki hinnat, jotka ovat korkeampia kuin arvo D2, korostuvat valitulla värillä:

Tämä on yksinkertaisin tapaus toiseen soluun perustuvasta ehdollisesta muotoilusta. Monimutkaisemmat skenaariot saattavat vaatia kaavojen käyttöä. Löydät useita esimerkkejä tällaisista kaavoista sekä vaiheittaiset ohjeet täältä:

• Excelin ehdolliset muotoilukaavat toisen solun perusteella
• Kuinka muuttaa rivin väriä solun arvon perusteella?
• Video: Toiseen soluun perustuvat ehdolliset muotoilukaavat

Useiden ehdollisten muotoilusääntöjen soveltaminen samoihin soluihin

Kun käytät ehdollisia muotoiluja Excelissä, et ole rajoitettu vain yhteen sääntöön solua kohti. Voit soveltaa niin monta sääntöä kuin liiketoimintalogiikkasi vaatii.

Voit esimerkiksi luoda kolme sääntöä, joilla korostetaan punaisella yli 105 dollarin hinnat, oranssilla yli 100 dollarin hinnat ja keltaisella yli 99 dollarin hinnat. Jotta säännöt toimisivat oikein, sinun on täytettävä seuraavat vaatimukset järjestää ne oikeaan järjestykseen Jos "suurempi kuin 99" -sääntö asetetaan ensin, vain keltaista muotoilua sovelletaan, koska kahdella muulla säännöllä ei ole mahdollisuutta aktivoitua - kaikki numerot, jotka ovat suurempia kuin 100 tai 105, ovat myös suurempia kuin 99 :)

Voit järjestää säännöt uudelleen seuraavasti:

1. Valitse mikä tahansa sääntöjen kattama solu tietokokonaisuudestasi.
2. Avaa Sääntöjen johtaja klikkaamalla Ehdollinen muotoilu> Hallitse sääntöjä...
3. Napsauta sääntöä, jota on sovellettava ensin, ja käytä sitten valintanäppäintä ylöspäin suuntautuva nuoli Siirrä se päällimmäiseksi. Tee samoin toiseksi tärkeimmän säännön kohdalla.
4. Valitse Lopeta jos True valintaruutu kaikkien paitsi viimeisen säännön vieressä, koska et halua, että seuraavia sääntöjä sovelletaan, kun edellinen ehto täyttyy.

Mikä on Stop if True Excelin ehdollisessa muotoilussa?

Ehdollisen muotoilun Stop If True -vaihtoehto estää Exceliä käsittelemästä muita sääntöjä, kun nykyisen säännön ehto täyttyy. Toisin sanoen, jos kaksi tai useampi sääntö on asetettu samalle solulle ja Lopeta jos True on käytössä ensimmäisen säännön osalta, seuraavia sääntöjä ei oteta huomioon sen jälkeen, kun ensimmäinen sääntö on aktivoitu.

Yllä olevassa esimerkissä olemme jo käyttäneet tätä vaihtoehtoa sivuuttamaan myöhemmät säännöt, kun first-in-priority-sääntöä sovelletaan. Tämä käyttö on varsin ilmeistä. Ja tässä on pari muuta esimerkkiä, joissa käytetään vaihtoehtoa Lopeta jos True toiminto ei ole niin ilmeinen mutta erittäin hyödyllinen:

• Kuinka näyttää vain joitakin kuvakkeen kohteita kuvakesarjasta
• Tyhjien solujen jättäminen ehdollisen muotoilun ulkopuolelle

Excelin ehdollisen muotoilun sääntöjen muokkaaminen

Jos haluat tehdä muutoksia olemassa olevaan sääntöön, toimi seuraavasti:

1. Valitse mikä tahansa solu, johon sääntöä sovelletaan, ja napsauta kohtaa Ehdollinen muotoilu> Hallitse sääntöjä...
2. Vuonna Sääntöjen johtaja napsauta sääntöä, jota haluat muuttaa, ja napsauta sitten sääntövalintaikkunaa. Muokkaa sääntöä... nappi.
3. Vuonna Muokkaa muotoilusääntöä tee tarvittavat muutokset ja napsauta OK tallentaaksesi muokkaukset.

   Tämä valintaikkuna näyttää hyvin samalta kuin Uusi muotoilusääntö valintaikkunassa, jota käytetään uuden säännön luomiseen, joten sinulla ei ole vaikeuksia sen kanssa.

Vihje. Jos et näe sääntöä, jota haluat muokata, valitse sitten Tämä laskentataulukko alkaen Näytä muotoilusäännöt pudotusluettelo yläreunassa Sääntöjen johtaja Tämä näyttää luettelon kaikista työarkkisi säännöistä.

Excelin ehdollisen muotoilun kopioiminen

Jos haluat soveltaa aiemmin luomasi ehdollisen muotoilun muihin tietoihin, sinun ei tarvitse luoda samanlaista sääntöä alusta alkaen. Voit yksinkertaisesti kopioida olemassa olevan ehdollisen muotoilusäännön (tai -säännöt) toiseen tietueeseen Format Painterin avulla. Näin:

1. Napsauta mitä tahansa solua, jonka muotoilun haluat kopioida.
2. Klikkaa Etusivu > Format Painter Tämä muuttaa hiiren osoittimen siveltimeksi.

   Vinkki. Jos haluat kopioida muotoilun useisiin soluihin tai alueisiin, jotka eivät ole vierekkäisiä, kaksoisnapsauta kohtaa Format Painter .

3. Voit liittää kopioidun muotoilun napsauttamalla ensimmäistä solua ja vetämällä siveltimen alaspäin muotoiltavan alueen viimeiseen soluun.
4. Kun olet valmis, paina Esc lopettaa pensselin käytön.
5. Valitse mikä tahansa solu uudesta tietokokonaisuudestasi, avaa ikkunan Sääntöjen johtaja ja tarkista kopioidut säännöt.

Huomautus: Jos kopioidussa ehdollisessa muotoilussa käytetään kaavaa, sinun on ehkä mukautettava kaavan soluviittauksia säännön kopioinnin jälkeen.

Ehdollisen muotoilun sääntöjen poistaminen

Säästin helpoimman osan viimeiseksi :) Voit poistaa säännön joko:

• Avaa Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta , valitse sääntö ja napsauta Poista sääntö nappi.
• Valitse solualue, napsauta Ehdollinen muotoilu> Selkeät säännöt ja valitse tarpeisiisi sopiva vaihtoehto.

Näin teet ehdollisen muotoilun Excelissä. Toivottavasti näistä hyvin yksinkertaisista säännöistä oli apua, kun halusit ymmärtää perusteet. Alla on vielä muutama opetusohjelma, jotka auttavat sinua ymmärtämään sisäistä mekaniikkaa ja laajentamaan ehdollisen muotoilun käyttöä laskentataulukoissasi paljon sen perinteistä käyttöä pidemmälle.

Käytännön työkirja ladattavissa

Excelin ehdollinen muotoilu - esimerkkejä (.xlsx-tiedosto)