El tutorial explica todas las funciones principales del formato condicional de Excel con ejemplos. Aprenderá a aplicar formato condicional en cualquier versión de Excel, a utilizar eficazmente reglas preestablecidas o a crear otras nuevas, a editar, copiar y borrar formato.

El formato condicional de Excel es una función realmente potente a la hora de aplicar distintos formatos a los datos que cumplen determinadas condiciones. Puede ayudarte a resaltar la información más importante de tus hojas de cálculo y a detectar variaciones de los valores de las celdas con un rápido vistazo.

Muchos usuarios, especialmente los principiantes, lo encuentran intrincado y oscuro. Si te sientes intimidado e incómodo con esta función, ¡no lo hagas! De hecho, el formato condicional en Excel es muy sencillo y fácil de usar, y te asegurarás de ello en sólo 5 minutos cuando hayas terminado de leer este tutorial :)

¿Qué es el formato condicional en Excel?

El formato condicional de Excel se utiliza para aplicar cierto formato a los datos que cumplen una o más condiciones. Al igual que el formato de celda habitual, le permite resaltar y diferenciar sus datos de varias maneras cambiando el color de relleno de las celdas, el color de la fuente, los estilos de borde, etc. La diferencia es que es más flexible y dinámico: cuando los datos cambian, los formatos condicionales se actualizan automáticamente parareflejar los cambios.

El formato condicional puede aplicarse a celdas individuales o a filas enteras en función del valor de la propia celda formateada o de otra celda. Para dar formato condicional a los datos, puede utilizar normas preestablecidas como escalas de colores, barras de datos y conjuntos de iconos o crear normas personalizadas donde se define cuándo y cómo deben resaltarse las celdas seleccionadas.

¿Dónde está el formato condicional en Excel?

En todas las versiones de Excel 2010 hasta Excel 365, el formato condicional reside en el mismo lugar: Inicio tab> Estilos grupo> Formato condicional .

Ahora que ya sabes dónde encontrar el formato condicional en Excel, vamos a ver cómo puedes aprovecharlo en tu trabajo diario para dar más sentido al proyecto en el que estás trabajando.

Para nuestros ejemplos, utilizaremos Excel 365, que parece ser la versión más popular en estos días. Sin embargo, las opciones son esencialmente las mismas en todos los Excel, por lo que no tendrá ningún problema para seguir sin importar qué versión esté instalada en su computadora.

Cómo utilizar el formato condicional en Excel

Para aprovechar realmente las capacidades del formato condicional, necesita aprender a utilizar varios tipos de reglas. La buena noticia es que cualquiera que sea la regla que vaya a aplicar, define las dos cosas clave:

• Qué células están cubiertas por la norma.
• Qué condición debe cumplirse.

Así es como se utiliza el formato condicional de Excel:

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional .
3. De un conjunto de reglas incorporadas, elija la que mejor se adapte a su propósito.

A modo de ejemplo, vamos a resaltar los valores inferiores a 0, por lo que hacemos clic en Resaltar celdas Reglas > Menos que...

Cuando haya terminado, Excel le mostrará una vista previa de los datos formateados. Si está satisfecho con la vista previa, haga clic en OK .

De manera similar, puede utilizar cualquier otro tipo de regla que sea más apropiada para sus datos, como por ejemplo:

• Mayor o igual que
• Entre dos valores
• Texto que contiene palabras o caracteres específicos
• Fecha que se produce en un intervalo determinado
• Valores duplicados
• Números N superior/inferior

Cómo utilizar una regla preestablecida con formato personalizado

Si no le conviene ninguno de los formatos predefinidos, puede elegir cualquier otro color para el fondo, la fuente o los bordes de las celdas. He aquí cómo hacerlo:

1. En el cuadro de diálogo de reglas preestablecidas, en la lista desplegable de la derecha, seleccione Formato personalizado...
2. En el Formatear celdas cambie entre la ventana de diálogo Fuente , Frontera y Rellene para elegir el estilo de fuente, el estilo de borde y el color de fondo que desee, respectivamente. Al hacerlo, verá inmediatamente una vista previa del formato seleccionado. Cuando haya terminado, haga clic en OK .
3. Haga clic en OK una vez más para cerrar la ventana de diálogo anterior y aplicar el formato personalizado de su elección.

Consejos:

• Si quieres más colores que la paleta estándar, haga clic en el botón Más colores... en el botón Rellene o Fuente ficha.
• Si desea aplicar un color de fondo degradado pulse el botón Botón Efectos de relleno en el Rellene y elija las opciones deseadas.

Cómo crear una nueva regla de formato condicional

Si ninguna de las reglas preestablecidas satisface tus necesidades, puedes crear una nueva desde cero. Para ello, sigue estos pasos:

1. Seleccione las celdas que desea formatear y haga clic en Formato condicional> Nueva regla .
2. En el Nueva regla de formato que se abre, seleccione el tipo de regla.

Por ejemplo, para dar formato a las celdas con un cambio porcentual inferior al 5% en cualquier dirección, elegimos Formatear sólo las celdas que contienen y, a continuación, configure la regla como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Haga clic en OK dos veces para cerrar las dos ventanas de diálogo y el formato condicional estará listo.

Formato condicional de Excel basado en otra celda

En los ejemplos anteriores, hemos resaltado celdas basándonos en valores "codificados". Sin embargo, en algunos casos tiene más sentido basar su condición en un valor de otra celda. La ventaja de este enfoque es que, independientemente de cómo cambie el valor de la celda en el futuro, su formato se ajustará automáticamente para responder al cambio.

A modo de ejemplo, vamos a resaltar los precios de la columna B que sean superiores al precio umbral de la celda D2. Para ello, los pasos son:

1. Haga clic en Formato condicional > Resaltar celdas Reglas > Mayor que...
2. En el cuadro de diálogo que aparece, coloque el cursor en el cuadro de texto de la izquierda (o haga clic en el botón Contraer diálogo ), y seleccione la celda D2.
3. Cuando haya terminado, pulse OK .

Como resultado, todos los precios superiores al valor en D2 se resaltarán con el color seleccionado:

Ese es el caso más simple de formato condicional basado en otra celda. Escenarios más complejos pueden requerir el uso de fórmulas. Y puedes encontrar varios ejemplos de tales fórmulas junto con las instrucciones paso a paso aquí:

• Fórmulas de formato condicional de Excel basadas en otra celda
• Cómo cambiar el color de la fila en función del valor de una celda
• Vídeo: Fórmulas de formato condicional basadas en otra celda

Aplicar varias reglas de formato condicional a las mismas celdas

Al utilizar formatos condicionales en Excel, no está limitado a una sola regla por celda, sino que puede aplicar tantas reglas como requiera su lógica de negocio.

Por ejemplo, puede crear 3 reglas para resaltar los precios superiores a 105 $ en rojo, superiores a 100 $ en naranja y superiores a 99 $ en amarillo. Para que las normas funcionen correctamente, es necesario ordenarlos correctamente Si la regla "mayor que 99" se coloca en primer lugar, sólo se aplicará el formato amarillo, ya que las otras dos reglas no podrán activarse (obviamente, cualquier número mayor que 100 o 105 es también mayor que 99).

Para reordenar las reglas, esto es lo que tienes que hacer:

1. Seleccione cualquier celda de su conjunto de datos cubierta por las reglas.
2. Abra el Gestor de normas haciendo clic en Formato condicional> Administrar reglas...
3. Haga clic en la regla que debe aplicarse en primer lugar y, a continuación, utilice el botón flecha hacia arriba Haga lo mismo con la regla de segunda prioridad.
4. Seleccione Parar si es verdad junto a todas las reglas excepto la última, ya que no desea que las reglas siguientes se apliquen cuando se cumpla la condición anterior.

¿Qué es Stop if True en el formato condicional de Excel?

La opción Detener si es verdadero en el formato condicional impide que Excel procese otras reglas cuando se cumple una condición de la regla actual. En otras palabras, si se establecen dos o más reglas para la misma celda y Parar si es True se activa para la primera regla, las reglas posteriores no se tienen en cuenta una vez activada la primera regla.

En el ejemplo anterior, ya hemos utilizado esta opción para ignorar las reglas posteriores cuando se aplica la regla de primera prioridad. Ese uso es bastante evidente. Y aquí tenemos otro par de ejemplos en los que el uso de la opción Parar si es verdad no es tan obvia, pero sí extremadamente útil:

• Cómo mostrar sólo algunos elementos del conjunto de iconos
• Excluir las celdas en blanco del formato condicional

Cómo editar las reglas de formato condicional de Excel

Para realizar algunos cambios en una regla existente, proceda del siguiente modo:

1. Seleccione cualquier celda a la que se aplique la regla y haga clic en Formato condicional> Administrar reglas...
2. En el Gestor de normas haga clic en la regla que desee modificar y, a continuación, en el botón Editar regla... botón.
3. En el Editar regla de formato realice los cambios necesarios y pulse OK para guardar las modificaciones.

   Esta ventana de diálogo es muy similar a la ventana Nueva regla de formato utilizado para crear una nueva regla, por lo que no tendrá ninguna dificultad con él.

Consejo: si no ve la regla que desea editar, seleccione Esta hoja de trabajo del Mostrar reglas de formato para en la parte superior de la pantalla Gestor de normas Se mostrará la lista de todas las reglas de la hoja de cálculo.

Cómo copiar el formato condicional de Excel

Para aplicar un formato condicional que haya creado anteriormente a otros datos, no necesitará volver a crear una regla similar desde cero. Simplemente utilice Copiar formato para copiar la(s) regla(s) de formato condicional existente(s) a otro conjunto de datos. A continuación se explica cómo:

1. Haga clic en cualquier celda con el formato que desee copiar.
2. Haga clic en Inicio > Pintor de formatos Esto cambiará el puntero del ratón a un pincel.

   Consejo: para copiar el formato en varias celdas o rangos no contiguos, haga doble clic en Pintor de formatos .

3. Para pegar el formato copiado, haz clic en la primera celda y arrastra el pincel hacia abajo hasta la última celda del rango al que quieras dar formato.
4. Cuando haya terminado, pulse Esc dejar de usar el pincel.
5. Seleccione cualquier celda de su nuevo conjunto de datos, abra la función Gestor de normas y compruebe la(s) regla(s) copiada(s).

Nota: si el formato condicional copiado utiliza una fórmula, es posible que tenga que ajustar las referencias de celda en la fórmula después de copiar la regla.

Cómo eliminar reglas de formato condicional

He dejado la parte más fácil para el final :) Para eliminar una regla, puede:

• Abra el Gestor de reglas de formato condicional seleccione la regla y haga clic en el botón Borrar regla botón.
• Seleccione el rango de celdas, haga clic en Formato condicional> Reglas claras y elija la opción que se adapte a sus necesidades.

Así es como se hace el formato condicional en Excel. Esperemos que estas reglas tan sencillas que hemos creado te hayan servido para hacerte una idea de lo básico. A continuación, puedes encontrar algunos tutoriales más que pueden ayudarte a entender la mecánica interna y a ampliar el formato condicional en tus hojas de cálculo mucho más allá de sus usos tradicionales.

Cuaderno de prácticas para descargar

Formato condicional en Excel - ejemplos (archivo .xlsx)