Hướng dẫn giải thích tất cả các tính năng chính của định dạng có điều kiện trong Excel bằng các ví dụ. Bạn sẽ tìm hiểu cách thực hiện định dạng có điều kiện trong bất kỳ phiên bản Excel nào, sử dụng hiệu quả các quy tắc đặt trước hoặc tạo quy tắc mới, chỉnh sửa, sao chép và xóa định dạng.

Định dạng có điều kiện của Excel là một tính năng thực sự mạnh mẽ khi nó xuất hiện để áp dụng các định dạng khác nhau cho dữ liệu đáp ứng các điều kiện nhất định. Nó có thể giúp bạn làm nổi bật thông tin quan trọng nhất trong bảng tính của mình và phát hiện sự khác biệt của các giá trị ô trong nháy mắt.

Nhiều người dùng, đặc biệt là người mới bắt đầu, thấy nó phức tạp và khó hiểu. Nếu bạn cảm thấy sợ hãi và không thoải mái với tính năng này, vui lòng không! Trên thực tế, định dạng có điều kiện trong Excel rất đơn giản và dễ sử dụng, và bạn sẽ chắc chắn điều này chỉ sau 5 phút khi đọc xong hướng dẫn này :)

Điều kiện là gì định dạng trong Excel?

Định dạng có điều kiện của Excel được sử dụng để áp dụng định dạng nhất định cho dữ liệu đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện. Giống như định dạng ô thông thường, nó cho phép bạn tô sáng và phân biệt dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau bằng cách thay đổi màu tô, màu phông chữ, kiểu đường viền, v.v. của ô. Sự khác biệt là nó linh hoạt và năng động hơn - khi dữ liệu thay đổi, định dạng có điều kiện được cập nhật tự động để phản ánh các thay đổi.

Định dạng có điều kiện có thể được áp dụng cho các ô riêng lẻ hoặctoàn bộ hàng dựa trên giá trị của chính ô được định dạng hoặc ô khác. Để định dạng dữ liệu của bạn theo điều kiện, bạn có thể sử dụng quy tắc đặt trước chẳng hạn như Thang màu, Thanh dữ liệu và Bộ biểu tượng hoặc tạo quy tắc tùy chỉnh trong đó bạn xác định thời điểm và cách thức các ô đã chọn sẽ được tô sáng.

Định dạng có điều kiện nằm ở đâu trong Excel?

Trong tất cả các phiên bản Excel 2010 đến Excel 365, định dạng có điều kiện nằm ở cùng một vị trí: tab Trang chủ > Kiểu nhóm > Định dạng có điều kiện .

Bây giờ bạn đã biết nơi tìm định dạng có điều kiện trong Excel, hãy tiếp tục và xem cách bạn có thể tận dụng định dạng đó trong công việc hàng ngày của mình để hiểu rõ hơn về dự án mà bạn hiện đang thực hiện.

Đối với các ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Excel 365, đây dường như là phiên bản phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, các tùy chọn về cơ bản là giống nhau trong tất cả các Excel, vì vậy, bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề nào khi làm theo bất kể phiên bản nào được cài đặt trên máy tính của mình.

Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel

Để thực sự tận dụng khả năng của định dạng có điều kiện, bạn cần học cách sử dụng các loại quy tắc khác nhau. Tin tốt là bất kỳ quy tắc nào bạn sẽ áp dụng đều xác định hai điều quan trọng:

• Những ô nào được áp dụng bởi quy tắc.
• Điều kiện nào cần được đáp ứng.

Vì vậy, đây là cách bạn sử dụng điều kiện trong Excelđịnh dạng:

1. Trong bảng tính của bạn, hãy chọn các ô bạn muốn định dạng.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện .
3. Từ bộ quy tắc có sẵn, hãy chọn quy tắc phù hợp với mục đích của bạn.

Ví dụ: chúng tôi là sẽ đánh dấu các giá trị nhỏ hơn 0, vì vậy chúng tôi nhấp vào Đánh dấu các quy tắc ô > Nhỏ hơn…

Khi hoàn tất, Excel sẽ hiển thị bạn một bản xem trước của dữ liệu được định dạng. Nếu bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấp vào OK .

Theo cách tương tự, bạn có thể sử dụng bất kỳ loại quy tắc nào khác phù hợp hơn với dữ liệu của mình, chẳng hạn như:

• Lớn hơn hoặc bằng
• Giữa hai giá trị
• Văn bản chứa các từ hoặc ký tự cụ thể
• Ngày xảy ra trong một phạm vi nhất định
• Các giá trị trùng lặp
• N số trên/dưới

Cách sử dụng quy tắc đặt trước với định dạng tùy chỉnh

Nếu không có định dạng xác định trước nào phù hợp với bạn, bạn có thể chọn bất kỳ màu nào khác cho nền, phông chữ hoặc đường viền của ô. Đây là cách thực hiện:

1. Trong hộp thoại quy tắc đặt trước, từ danh sách thả xuống ở bên phải, hãy chọn Định dạng tùy chỉnh…
2. Trong Cửa sổ hộp thoại Định dạng Ô , chuyển đổigiữa các tab Phông chữ , Đường viền và Điền để chọn kiểu phông chữ, kiểu đường viền và màu nền tương ứng. Khi thực hiện việc này, bạn sẽ thấy ngay bản xem trước của định dạng đã chọn. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .
3. Nhấp OK một lần nữa để đóng cửa sổ hộp thoại trước đó và áp dụng định dạng tùy chỉnh mà bạn chọn.

Mẹo:

• Nếu bạn muốn nhiều màu hơn so với bảng màu tiêu chuẩn cung cấp, hãy nhấp vào nút Nhiều màu hơn… trên tab Điền hoặc Phông chữ .
• Nếu bạn muốn áp dụng màu nền chuyển màu , hãy nhấp vào Hiệu ứng nền nút trên tab Điền vào và chọn các tùy chọn mong muốn.

Cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới

Nếu không có quy tắc đặt trước nào đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo một cái mới từ đầu. Để thực hiện, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn các ô cần định dạng và nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới .
2. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới mở ra, hãy chọn loại quy tắc.

Ví dụ: để định dạng ô theo phần trăm thay đổi ít hơn 5% theo một trong hai hướng, chúng tôi chọn Chỉ định dạng các ô chứa , sau đó định cấu hình quy tắc như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Nhấp OK hai lần để đóng cả hai cửa sổ hộp thoại và quá trình định dạng có điều kiện của bạn đã hoàn tất!

Định dạng có điều kiện của Excel dựa trên một ô khác

Trong các ví dụ trước, chúng tôi đã đánh dấu các ô dựa trên các giá trị "được mã hóa cứng". Tuy nhiên, trong một số trường hợp, điều kiện của bạn dựa trên một giá trị trong một ô khác sẽ hợp lý hơn. Ưu điểm của phương pháp này là bất kể giá trị ô thay đổi như thế nào trong tương lai, định dạng của bạn sẽ tự động điều chỉnh để đáp ứng với thay đổi.

Ví dụ: hãy đánh dấu giá trong cột B lớn hơn ngưỡng giá ở ô D2. Để thực hiện việc này, các bước là:

1. Nhấp vào Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô > Lớn hơn…
2. Trong hộp thoại bật lên, đặt con trỏ vào hộp văn bản bên trái (hoặc nhấp vào biểu tượng Thu gọn hộp thoại ) và chọn ô D2.
3. Khi hoàn tất , nhấp vào OK .

Kết quả là tất cả các mức giá cao hơn giá trị trong D2 sẽ được đánh dấu bằng màu đã chọn:

Đó là cách đơn giản nhất trường hợp định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác. Các kịch bản phức tạp hơn có thể yêu cầu sử dụng các công thức. Và bạn có thể tìm thấy một số ví dụ về các công thức như vậy cùng với hướng dẫn từng bước tại đây:

• Công thức định dạng có điều kiện của Excel dựa trên một ô khác
• Cách thay đổi màu hàng dựa trên trêngiá trị của một ô
• Video: Công thức định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác

Áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho cùng một ô

Khi sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel, bạn không giới hạn chỉ một quy tắc trên mỗi ô. Bạn có thể áp dụng bao nhiêu quy tắc tùy theo logic kinh doanh của mình yêu cầu.

Ví dụ: bạn có thể tạo 3 quy tắc để làm nổi bật các mức giá cao hơn $105 bằng màu đỏ, cao hơn $100 bằng màu cam và cao hơn $99 bằng màu vàng. Để các quy tắc hoạt động chính xác, bạn cần sắp xếp chúng theo đúng thứ tự . Nếu quy tắc "lớn hơn 99" được đặt trước, thì chỉ định dạng màu vàng sẽ được áp dụng vì hai quy tắc còn lại sẽ không có cơ hội được kích hoạt - rõ ràng, bất kỳ số nào cao hơn 100 hoặc 105 cũng cao hơn 99 :)

Để sắp xếp lại các quy tắc, bạn cần làm như sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn nằm trong các quy tắc.
2. Mở Trình quản lý quy tắc bằng cách nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc…
3. Nhấp vào quy tắc cần được áp dụng trước, sau đó sử dụng mũi tên hướng lên để di chuyển quy tắc đó lên trên cùng. Thực hiện tương tự cho quy tắc ưu tiên thứ hai.
4. Chọn hộp kiểm Dừng nếu đúng bên cạnh tất cả trừ quy tắc cuối cùng vì bạn không muốn áp dụng các quy tắc tiếp theo khi điều kiện trước được đáp ứng.

Dừng là gì nếu đúng trong điều kiện Excelđịnh dạng?

Tùy chọn Stop If True trong định dạng có điều kiện ngăn Excel xử lý các quy tắc khác khi một điều kiện trong quy tắc hiện tại được đáp ứng. Nói cách khác, nếu hai hoặc nhiều quy tắc được đặt cho cùng một ô và Dừng nếu True được bật cho quy tắc đầu tiên, các quy tắc tiếp theo sẽ bị bỏ qua sau khi quy tắc đầu tiên được kích hoạt.

Trong ví dụ trên, chúng tôi đã sử dụng tùy chọn này để bỏ qua các quy tắc tiếp theo khi áp dụng quy tắc ưu tiên đầu tiên. Việc sử dụng đó là khá rõ ràng. Và đây là một số ví dụ khác mà việc sử dụng chức năng Stop If True không quá rõ ràng nhưng cực kỳ hữu ích:

• Cách chỉ hiển thị một số mục của bộ biểu tượng
• Loại trừ các ô trống khỏi định dạng có điều kiện

Cách chỉnh sửa quy tắc định dạng có điều kiện của Excel

Để thực hiện một số thay đổi đối với quy tắc hiện có, hãy tiến hành theo cách này:

1. Chọn bất kỳ ô nào áp dụng quy tắc và nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc…
2. Trong hộp thoại Trình quản lý quy tắc , nhấp vào quy tắc bạn muốn sửa đổi rồi nhấp vào nút Chỉnh sửa quy tắc… .
3. Trong cửa sổ hộp thoại Chỉnh sửa quy tắc định dạng , hãy thực hiện các thay đổi cần thiết và nhấp vào OK để lưu các chỉnh sửa.

   Cửa sổ hộp thoại đó trông rất giống với hộp thoại Quy tắc định dạng mới được sử dụng để tạo quy tắc mới, vì vậy bạn sẽ không gặp bất kỳ khó khăn nào vớinó.

Mẹo. Nếu bạn không thấy quy tắc mình muốn chỉnh sửa, hãy chọn Bảng tính này từ danh sách thả xuống Hiển thị quy tắc định dạng cho ở đầu Trình quản lý quy tắc hộp thoại. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách tất cả các quy tắc trong trang tính của bạn.

Cách sao chép định dạng có điều kiện của Excel

Để áp dụng định dạng có điều kiện mà bạn đã tạo trước đó cho dữ liệu khác, bạn không cần để tạo lại một quy tắc tương tự từ đầu. Chỉ cần sử dụng Format Painter để sao chép (các) quy tắc định dạng có điều kiện hiện có sang một tập dữ liệu khác. Đây là cách thực hiện:

1. Nhấp vào ô bất kỳ có định dạng bạn muốn sao chép.
2. Nhấp vào Trang chủ > Trình vẽ định dạng . Thao tác này sẽ thay đổi con trỏ chuột thành cọ vẽ.

   Mẹo. Để sao chép định dạng vào nhiều ô hoặc dải ô không liền kề, nhấp đúp vào Trình vẽ định dạng .

3. Để dán định dạng đã sao chép, nhấp vào ô đầu tiên và kéo cọ vẽ xuống đến ô cuối cùng trong phạm vi bạn muốn định dạng.
4. Khi hoàn tất, hãy nhấn Esc để ngừng sử dụng cọ vẽ.
5. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu mới của bạn, mở Trình quản lý quy tắc và kiểm tra (các) quy tắc đã sao chép.

Lưu ý. Nếu định dạng có điều kiện được sao chép sử dụng công thức, bạn có thể cần phải điều chỉnh các tham chiếu ô trong công thức sau khi sao chép quy tắc.

Cách xóa quy tắc định dạng có điều kiện

Tôi đã lưu phần dễ nhất cho Cuối cùng:) Để xóa quy tắc, bạn có thể:

• Mở Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện , chọn quy tắc và nhấp vào nút Xóa quy tắc .
• Chọn phạm vi ô, nhấp vào Định dạng có điều kiện > Xóa Quy tắc và chọn tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn.

Đây là cách bạn thực hiện định dạng có điều kiện trong Excel. Hy vọng rằng những quy tắc rất đơn giản mà chúng tôi tạo ra này sẽ hữu ích để bạn nắm được những điều cơ bản. Bên dưới, bạn có thể tìm thêm một vài hướng dẫn có thể giúp bạn hiểu cơ chế bên trong và mở rộng định dạng có điều kiện trong bảng tính của bạn ngoài cách sử dụng truyền thống.

Sổ bài tập thực hành để tải xuống

Định dạng có điều kiện của Excel - ví dụ (tệp .xlsx)