В урока са обяснени всички основни функции на условното форматиране в Excel с примери. Ще научите как да използвате условното форматиране във всяка версия на Excel, да използвате ефективно предварително зададени правила или да създавате нови, да редактирате, копирате и изчиствате форматирането.

Условното форматиране в Excel е наистина мощна функция за прилагане на различни формати към данни, които отговарят на определени условия. Тя може да ви помогне да подчертаете най-важната информация в електронните си таблици и да забележите разликите в стойностите на клетките с бърз поглед.

Много потребители, особено начинаещите, я намират за сложна и неясна. Ако се чувствате притеснени и некомфортно с тази функция, моля, не го правете! Всъщност условното форматиране в Excel е много просто и лесно за използване и ще се уверите в това само за 5 минути, когато приключите с четенето на този урок :)

Какво представлява условното форматиране в Excel?

Условното форматиране в Excel се използва за прилагане на определено форматиране към данни, които отговарят на едно или повече условия. Подобно на обичайното форматиране на клетки, то ви позволява да подчертавате и разграничавате данните си по различни начини, като променяте цвета на запълване на клетките, цвета на шрифта, стиловете на ограждане и т.н. Разликата е, че то е по-гъвкаво и динамично - когато данните се променят, условните формати се актуализират автоматично, за дада отразява промените.

Условното форматиране може да се прилага към отделни клетки или към цели редове въз основа на стойността на самата форматирана клетка или на друга клетка. За да форматирате данните си условно, можете да използвате предварително зададени правила като цветови скали, ленти с данни и набори от икони или да създавате потребителски правила където определяте кога и как да бъдат подчертани избраните клетки.

Къде се намира условното форматиране в Excel?

Във всички версии на Excel от 2010 до Excel 365 условното форматиране се намира на едно и също място: Начало tab> Стилове група> Условно форматиране .

След като вече знаете къде да намерите условното форматиране в Excel, нека продължим и видим как можете да го използвате в ежедневната си работа, за да осмислите по-добре проекта, върху който работите в момента.

За нашите примери ще използваме Excel 365, който изглежда е най-популярната версия в наши дни. Въпреки това, опциите са по същество еднакви във всички Excel, така че няма да имате проблеми със следването, независимо от това каква версия е инсталирана на вашия компютър.

Как да използвате условно форматиране в Excel

За да се възползвате наистина от възможностите на условния формат, трябва да се научите да използвате различни типове правила. Добрата новина е, че каквото и правило да приложите, то определя две ключови неща:

• Кои клетки попадат в обхвата на правилото.
• Какво условие трябва да бъде изпълнено.

Ето как се използва условното форматиране в Excel:

1. В електронната таблица изберете клетките, които искате да форматирате.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране .
3. Изберете подходящия за целта набор от вградени правила.

Като пример, ще подчертаем стойности, по-малки от 0, затова щракваме върху Правила за подчертаване на клетките > По-малко от...

Когато е готово, Excel ще ви покаже преглед на форматираните данни. Ако сте доволни от прегледа, щракнете върху ОК .

По подобен начин можете да използвате всеки друг тип правило, което е по-подходящо за вашите данни, като например:

• По-голямо или равно на
• Между две стойности
• Текст, който съдържа определени думи или символи
• Дата, която се среща в определен диапазон
• Дублиращи се стойности
• Горни/долни N номера

Как да използвате предварително зададено правило с персонализирано форматиране

Ако нито един от предварително зададените формати не ви устройва, можете да изберете други цветове за фона, шрифта или границите на клетките. Ето как:

1. В диалоговия прозорец за предварително зададени правила от падащия списък вдясно изберете Персонализиран формат...
2. В Форматиране на клетките диалогов прозорец, превключвайте между Шрифт , Граница и Напълнете за да изберете съответно желания стил на шрифта, стил на рамката и цвят на фона. Когато направите това, веднага ще видите предварителен преглед на избрания формат. Когато приключите, щракнете върху ОК .
3. Кликнете върху ОК още веднъж, за да затворите предишния диалогов прозорец и да приложите избраното от вас потребителско форматиране.

Съвети:

• Ако искате повече цветове от стандартната палитра, щракнете върху Още цветове... на бутона Напълнете или Шрифт таб.
• Ако желаете да приложите градиентен цвят на фона , щракнете върху Бутон Ефекти на запълване на Напълнете и изберете желаните опции.

Как да създадете ново правило за условно форматиране

Ако нито едно от предварително зададените правила не отговаря на нуждите ви, можете да създадете ново правило от нулата. За да го направите, следвайте следните стъпки:

1. Изберете клетките, които трябва да бъдат форматирани, и щракнете върху Условно форматиране> Ново правило .
2. В Ново правило за форматиране В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете типа на правилото.

Например, за да форматираме клетки с процентна промяна, по-малка от 5% в двете посоки, избираме Форматирайте само клетките, които съдържат , след което конфигурирайте правилото, както е показано на снимката по-долу:

Кликнете върху OK два пъти, за да затворите двата диалогови прозореца и условното форматиране е готово!

Условно форматиране на Excel въз основа на друга клетка

В предишните примери маркирахме клетките въз основа на "твърдо кодирани" стойности. В някои случаи обаче е по-разумно да базирате условието си на стойност в друга клетка. Предимството на този подход е, че независимо от това как ще се промени стойността на клетката в бъдеще, форматирането ви ще се адаптира автоматично, за да отговори на промяната.

Като пример, нека подчертаем цените в колона B, които са по-големи от праговата цена в клетка D2. За да постигнем това, стъпките са следните:

1. Кликнете върху Условно форматиране > Правила за подчертаване на клетките > По-голямо от...
2. В диалоговия прозорец, който се появява, поставете курсора в текстовото поле вляво (или щракнете върху Свиване на диалоговия прозорец икона) и изберете клетка D2.
3. Когато приключите, щракнете върху ОК .

В резултат на това всички цени, по-високи от стойността в D2, ще бъдат подчертани с избрания цвят:

Това е най-простият случай на условно форматиране въз основа на друга клетка. По-сложните сценарии могат да изискват използването на формули. И тук можете да намерите няколко примера за такива формули заедно с инструкциите стъпка по стъпка:

• Формули за условно форматиране на Excel въз основа на друга клетка
• Как да промените цвета на реда въз основа на стойността на клетка
• Видео: Формули за условно форматиране въз основа на друга клетка

Прилагане на няколко правила за условно форматиране към едни и същи клетки

Когато използвате условни формати в Excel, не сте ограничени само до едно правило за клетка. Можете да прилагате толкова правила, колкото изисква вашата бизнес логика.

Например можете да създадете 3 правила, за да подчертаете цените, по-високи от 105 USD, в червено, по-високи от 100 USD, в оранжево, и по-високи от 99 USD, в жълто. За да работят правилно правилата, трябва да да ги подредите в правилния ред Ако правилото "по-голямо от 99" е поставено първо, тогава ще се приложи само жълтото форматиране, защото другите две правила няма да имат шанс да бъдат задействани - очевидно всяко число, което е по-голямо от 100 или 105, е по-голямо и от 99 :)

За да промените подредбата на правилата, трябва да направите следното:

1. Изберете която и да е клетка от набора от данни, обхваната от правилата.
2. Отворете Мениджър на правилата като кликнете върху Условно форматиране> Управление на правилата...
3. Щракнете върху правилото, което трябва да се приложи първо, и след това използвайте стрелка нагоре за да го преместите на първо място. Направете същото и за второто по приоритет правило.
4. Изберете Спрете, ако е вярно квадратчето за отметка до всички правила с изключение на последното, тъй като не искате следващите правила да се прилагат, когато е изпълнено предходното условие.

Какво е Stop if True в условното форматиране на Excel?

Опцията Stop If True в условното форматиране не позволява на Excel да обработва други правила, когато е изпълнено условие в текущото правило. С други думи, ако две или повече правила са зададени за една и съща клетка и Спрете, ако е вярно е активирано за първото правило, следващите правила не се вземат предвид след активирането на първото правило.

В горния пример вече използвахме тази опция, за да игнорираме последващите правила, когато се прилага правилото "първи по приоритет". Това използване е съвсем очевидно. А ето и още няколко примера, в които използването на опцията Спрете, ако е вярно функцията не е толкова очевидна, но е изключително полезна:

• Как да покажете само някои елементи от набора от икони
• Изключване на празни клетки от условното форматиране

Как да редактирате правилата за условно форматиране на Excel

За да направите някои промени в съществуващо правило, процедирайте по следния начин:

1. Изберете всяка клетка, за която се отнася правилото, и щракнете върху Условно форматиране> Управление на правилата...
2. В Мениджър на правилата кликнете върху правилото, което искате да промените, и след това кликнете върху Редактиране на правило... бутон.
3. В Редактиране на правило за форматиране диалогов прозорец, направете необходимите промени и щракнете върху ОК за да запазите редакциите.

   Този диалогов прозорец прилича много на Ново правило за форматиране диалоговия прозорец, използван за създаване на ново правило, така че няма да срещнете трудности с него.

Съвет. Ако не виждате правилото, което искате да редактирате, изберете Този работен лист от Показване на правилата за форматиране за падащия списък в горната част на Мениджър на правилата Диалогов прозорец Това ще покаже списъка с всички правила във вашия работен лист.

Как да копирате условното форматиране на Excel

За да приложите условно форматиране, което сте създали по-рано, към други данни, няма да е необходимо да създавате отново подобно правило от нулата. Просто използвайте Format Painter, за да копирате съществуващото(ите) правило(а) за условно форматиране към друг набор от данни. Ето как:

1. Щракнете върху всяка клетка с форматирането, което искате да копирате.
2. Кликнете върху Начало > Format Painter . Това ще промени показалеца на мишката в четка за рисуване.

   Съвет. За да копирате форматирането в няколко несвързани клетки или диапазони, щракнете два пъти върху Format Painter .

3. За да поставите копираното форматиране, щракнете върху първата клетка и плъзнете четката за рисуване надолу до последната клетка в обхвата, който искате да форматирате.
4. Когато приключите, натиснете Esc да спрете да използвате четката за рисуване.
5. Изберете която и да е клетка в новия набор от данни, отворете Мениджър на правилата и проверете копираното правило (правила).

Забележка: Ако копираното условно форматиране използва формула, може да се наложи да коригирате препратките към клетките във формулата, след като копирате правилото.

Как да изтриете правилата за условно форматиране

Запазих най-лесната част за накрая :) За да изтриете правило, можете да:

• Отворете Мениджър на правилата за условно форматиране , изберете правилото и щракнете върху Изтриване на правило бутон.
• Изберете обхвата от клетки, щракнете върху Условно форматиране> Ясни правила и изберете опцията, която отговаря на вашите нужди.

Ето как се прави условно форматиране в Excel. Надяваме се, че тези много прости правила, които създадохме, са ви били полезни, за да се запознаете с основите. По-долу можете да намерите още няколко урока, които могат да ви помогнат да разберете вътрешната механика и да разширите условното форматиране в електронните си таблици далеч отвъд традиционните му приложения.

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Условно форматиране в Excel - примери (.xlsx файл)