Výukový kurz vysvětluje všechny hlavní funkce podmíněného formátování Excelu na příkladech. Naučíte se, jak provádět podmíněné formátování v libovolné verzi Excelu, efektivně používat přednastavená pravidla nebo vytvářet nová, upravovat, kopírovat a vymazávat formátování.

Podmíněné formátování aplikace Excel je opravdu mocná funkce, pokud jde o použití různých formátů na data, která splňují určité podmínky. Může vám pomoci zvýraznit nejdůležitější informace v tabulkách a rychlým pohledem odhalit odchylky hodnot buněk.

Mnoha uživatelům, zejména začátečníkům, připadá složitá a nepřehledná. Pokud se cítíte touto funkcí zastrašeni a nesví, nedělejte to! Ve skutečnosti je podmíněné formátování v Excelu velmi jednoduché a snadno použitelné, o čemž se přesvědčíte během pouhých 5 minut, až dočtete tento návod :)

Co je podmíněné formátování v aplikaci Excel?

Podmíněné formátování aplikace Excel slouží k použití určitého formátování na data, která splňují jednu nebo více podmínek. Stejně jako běžné formátování buněk umožňuje různým způsobem zvýraznit a odlišit data změnou barvy výplně buněk, barvy písma, stylů ohraničení atd. Rozdíl je v tom, že je flexibilnější a dynamičtější - při změně dat se podmíněné formáty automaticky aktualizují, abyodrážet změny.

Podmíněné formátování lze aplikovat na jednotlivé buňky nebo celé řádky na základě hodnoty samotné formátované buňky nebo jiné buňky. K podmíněnému formátování dat můžete použít následující nástroje. přednastavená pravidla jako jsou barevné stupnice, datové pruhy a sady ikon, nebo vytvořit vlastní pravidla kde určíte, kdy a jak mají být vybrané buňky zvýrazněny.

Kde se v aplikaci Excel nachází podmíněné formátování?

Ve všech verzích aplikace Excel 2010 až Excel 365 se podmíněné formátování nachází na stejném místě: Home karta> Styly skupina> Podmíněné formátování .

Nyní, když víte, kde v aplikaci Excel najdete podmíněné formátování, se podíváme, jak jej můžete využít při každodenní práci, abyste lépe porozuměli projektu, na kterém právě pracujete.

Pro naše příklady použijeme Excel 365, který je v současnosti zřejmě nejoblíbenější verzí. Možnosti jsou však ve všech Excelech v podstatě stejné, takže s jejich sledováním nebudete mít problémy bez ohledu na to, jakou verzi máte v počítači nainstalovanou.

Jak používat podmíněné formátování v aplikaci Excel

Chcete-li skutečně využít možností podmíněného formátu, musíte se naučit využívat různé typy pravidel. Dobrou zprávou je, že ať už použijete jakékoliv pravidlo, definuje dvě klíčové věci:

• Na které buňky se pravidlo vztahuje.
• Jaká podmínka by měla být splněna.

Zde je návod, jak používat podmíněné formátování aplikace Excel:

1. V tabulce vyberte buňky, které chcete formátovat.
2. Na Home na kartě Styly klikněte na tlačítko Podmíněné formátování .
3. Ze sady vestavěných pravidel si vyberte to, které vyhovuje vašemu účelu.

Jako příklad uvedeme zvýraznění hodnot menších než 0, takže klikneme na tlačítko Pravidla zvýraznění buněk > Méně než...

Po dokončení se v aplikaci Excel zobrazí náhled naformátovaných dat. Pokud jste s náhledem spokojeni, klikněte na tlačítko OK .

Podobným způsobem můžete použít jakýkoli jiný typ pravidla, který je pro vaše data vhodnější, např.:

• Větší nebo rovno
• Mezi dvěma hodnotami
• Text, který obsahuje určitá slova nebo znaky
• Datum vyskytující se v určitém rozsahu
• Duplicitní hodnoty
• Horní/dolní čísla N

Jak používat přednastavené pravidlo s vlastním formátováním

Pokud vám žádný z předdefinovaných formátů nevyhovuje, můžete si vybrat libovolné jiné barvy pozadí, písma nebo okrajů buněk. Zde je návod, jak na to:

1. V dialogovém okně přednastaveného pravidla vyberte z rozevíracího seznamu vpravo možnost Vlastní formát...
2. V Formátování buněk dialogové okno, přepínejte mezi Písmo , Hranice a Naplňte na kartách vyberte požadovaný styl písma, styl rámečku a barvu pozadí. Při tom se okamžitě zobrazí náhled vybraného formátu. Po dokončení klikněte na tlačítko . OK .
3. Klikněte na OK ještě jednou zavřete předchozí dialogové okno a použijte vlastní formátování podle svého výběru.

Tipy:

• Pokud chcete více barev než nabízí standardní paleta, klikněte na Více barev... tlačítko na Naplňte nebo Písmo tab.
• Pokud chcete použít gradientní barva pozadí , klikněte na Tlačítko Efekty výplně na Naplňte a vyberte požadované možnosti.

Jak vytvořit nové pravidlo podmíněného formátování

Pokud žádné z přednastavených pravidel nevyhovuje vašim potřebám, můžete si vytvořit nové od začátku. Chcete-li to provést, postupujte podle následujících kroků:

1. Vyberte buňky, které chcete naformátovat, a klikněte na tlačítko Podmíněné formátování> Nové pravidlo .
2. V Nové pravidlo formátování V otevřeném dialogovém okně vyberte typ pravidla.

Například pro formátování buněk s procentuální změnou menší než 5 % v obou směrech zvolíme možnost Formátujte pouze buňky, které obsahují a poté nakonfigurujte pravidlo, jak je znázorněno na obrázku níže:

Klikněte na OK dvakrát zavřete obě dialogová okna a podmíněné formátování je hotovo!

Podmíněné formátování aplikace Excel na základě jiné buňky

V předchozích příkladech jsme zvýraznili buňky na základě "natvrdo" zadaných hodnot. V některých případech je však rozumnější založit podmínku na hodnotě v jiné buňce. Výhodou tohoto přístupu je, že bez ohledu na to, jak se hodnota buňky v budoucnu změní, se vaše formátování automaticky přizpůsobí této změně.

Jako příklad uveďme zvýraznění cen ve sloupci B, které jsou vyšší než prahová cena v buňce D2. K tomu slouží následující kroky:

1. Klikněte na Podmíněné formátování > Pravidla zvýraznění buněk > Větší než...
2. V dialogovém okně, které se zobrazí, umístěte kurzor do textového pole vlevo (nebo klikněte na tlačítko . Sbalit dialogové okno ) a vyberte buňku D2.
3. Po dokončení klikněte na tlačítko OK .

Výsledkem je, že všechny ceny vyšší než hodnota v D2 se zvýrazní vybranou barvou:

To je nejjednodušší případ podmíněného formátování na základě jiné buňky. Složitější scénáře mohou vyžadovat použití vzorců. A právě několik příkladů takových vzorců spolu s návodem krok za krokem najdete zde:

• Vzorce podmíněného formátování aplikace Excel založené na jiné buňce
• Jak změnit barvu řádku na základě hodnoty buňky
• Video: Podmíněné formátování vzorců na základě jiné buňky

Použití více pravidel podmíněného formátování na stejné buňky

Při používání podmíněných formátů v aplikaci Excel nejste omezeni pouze na jedno pravidlo na buňku. Můžete použít tolik pravidel, kolik vyžaduje vaše obchodní logika.

Můžete například vytvořit 3 pravidla, která zvýrazní ceny vyšší než 105 USD červeně, vyšší než 100 USD oranžově a vyšší než 99 USD žlutě. Aby pravidla fungovala správně, je třeba. uspořádat je ve správném pořadí . Pokud je pravidlo "větší než 99" umístěno jako první, pak se použije pouze žluté formátování, protože ostatní dvě pravidla nebudou mít šanci být spuštěna - samozřejmě každé číslo, které je větší než 100 nebo 105, je také větší než 99 :)

Chcete-li změnit uspořádání pravidel, musíte udělat toto:

1. Vyberte libovolnou buňku v souboru dat, na kterou se vztahují pravidla.
2. Otevřete Správce pravidel kliknutím na Podmíněné formátování> Správa pravidel...
3. Nejprve klikněte na pravidlo, které má být použito, a poté použijte tlačítko šipka nahoru Stejně postupujte i u pravidla druhého v pořadí.
4. Vyberte Zastavit, pokud je to pravda zaškrtněte políčko u všech pravidel kromě posledního, protože nechcete, aby se následující pravidla použila, pokud je splněna předchozí podmínka.

Co je Stop if True v podmíněném formátování aplikace Excel?

Volba Zastavit, pokud je pravda v podmíněném formátování zabraňuje aplikaci Excel zpracovávat další pravidla, pokud je splněna podmínka v aktuálním pravidle. Jinými slovy, pokud jsou pro stejnou buňku nastavena dvě nebo více pravidel a Zastavit, pokud je to pravda je povoleno první pravidlo, další pravidla se po aktivaci prvního pravidla neberou v úvahu.

Ve výše uvedeném příkladu jsme již tuto možnost použili k ignorování následných pravidel, pokud se uplatní pravidlo první v pořadí. Toto použití je zcela evidentní. A zde je dalších několik příkladů, kde se použití možnosti Zastavit, pokud je to pravda funkce není tak zřejmá, ale je velmi užitečná:

• Jak zobrazit pouze některé položky sady ikon
• Vyloučení prázdných buněk z podmíněného formátování

Jak upravit pravidla podmíněného formátování aplikace Excel

Chcete-li provést změny v existujícím pravidle, postupujte takto:

1. Vyberte libovolnou buňku, na kterou se pravidlo vztahuje, a klikněte na tlačítko Podmíněné formátování> Správa pravidel...
2. V Správce pravidel klikněte na pravidlo, které chcete upravit, a potom klikněte na tlačítko Upravit pravidlo... tlačítko.
3. V Upravit pravidlo formátování dialogové okno, proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko OK uložit úpravy.

   Toto dialogové okno vypadá velmi podobně jako Nové pravidlo formátování dialogové okno pro vytvoření nového pravidla, takže s ním nebudete mít žádné potíže.

Tip. Pokud se vám nezobrazuje pravidlo, které chcete upravit, vyberte možnost Tento pracovní list z Zobrazit pravidla formátování pro rozevírací seznam v horní části Správce pravidel Dialogové okno Zobrazí se seznam všech pravidel v pracovním listu.

Jak zkopírovat podmíněné formátování aplikace Excel

Chcete-li dříve vytvořený podmíněný formát použít na jiná data, nemusíte podobné pravidlo vytvářet znovu od začátku. Stačí použít nástroj Format Painter a zkopírovat existující pravidlo (pravidla) podmíněného formátování do jiné datové sady. Zde je uveden postup:

1. Klikněte na libovolnou buňku s formátováním, které chcete zkopírovat.
2. Klikněte na Home > Format Painter . Tím se ukazatel myši změní na štětec.

   Tip. Chcete-li zkopírovat formátování do více nesousedících buněk nebo rozsahů, dvakrát klikněte na položku. Format Painter .

3. Chcete-li zkopírované formátování vložit, klikněte na první buňku a přetáhněte štětec dolů na poslední buňku v rozsahu, který chcete formátovat.
4. Po dokončení stiskněte tlačítko Esc přestat používat štětec.
5. Vyberte libovolnou buňku v novém datovém souboru, otevřete příkaz Správce pravidel a zkontrolujte zkopírované pravidlo (pravidla).

Poznámka: Pokud kopírované podmíněné formátování používá vzorec, může být nutné po zkopírování pravidla upravit odkazy na buňky ve vzorci.

Jak odstranit pravidla podmíněného formátování

To nejjednodušší jsem si nechal na konec :) Pravidlo můžete odstranit buď:

• Otevřete Správce pravidel podmíněného formátování , vyberte pravidlo a klikněte na tlačítko Odstranit pravidlo tlačítko.
• Vyberte rozsah buněk, klikněte na Podmíněné formátování> Jasná pravidla a vyberte si možnost, která vyhovuje vašim potřebám.

Takto se provádí podmíněné formátování v aplikaci Excel. Doufáme, že tato velmi jednoduchá pravidla, která jsme vytvořili, vám pomohla pochopit základy. Níže najdete několik dalších návodů, které vám pomohou pochopit vnitřní mechaniku a rozšířit podmíněné formátování ve vašich tabulkách daleko za hranice jeho tradičního použití.

Cvičebnice ke stažení

Podmíněné formátování aplikace Excel - příklady (.xlsx soubor)