Samouczek wyjaśnia wszystkie główne funkcje formatowania warunkowego w Excelu wraz z przykładami. Dowiesz się, jak wykonać formatowanie warunkowe w dowolnej wersji Excela, efektywnie korzystać z predefiniowanych reguł lub tworzyć nowe, edytować, kopiować i czyścić formatowanie.

Formatowanie warunkowe w programie Excel to naprawdę potężna funkcja, jeśli chodzi o stosowanie różnych formatów do danych spełniających określone warunki. Może ona pomóc Ci podkreślić najważniejsze informacje w arkuszach kalkulacyjnych i szybko zauważyć różnice w wartościach komórek.

Wielu użytkowników, zwłaszcza początkujących, uważa je za zawiłe i niejasne. Jeśli czujesz się onieśmielony i nieswojo z tą funkcją, proszę, nie! W rzeczywistości formatowanie warunkowe w Excelu jest bardzo proste i łatwe w użyciu, a upewnisz się o tym w ciągu zaledwie 5 minut, gdy skończysz czytać ten tutorial :)

Czym jest formatowanie warunkowe w programie Excel?

Formatowanie warunkowe w programie Excel służy do stosowania określonego formatowania do danych spełniających jeden lub więcej warunków. Podobnie jak zwykłe formatowanie komórek, umożliwia ono wyróżnienie i zróżnicowanie danych na różne sposoby poprzez zmianę koloru wypełnienia komórek, koloru czcionki, stylów obramowania itp.odzwierciedlają zmiany.

Formatowanie warunkowe może być stosowane do pojedynczych komórek lub całych wierszy na podstawie wartości samej formatowanej komórki lub innej komórki. Aby warunkowo formatować dane, można wykorzystać wstępnie ustalone zasady takich jak skale kolorów, paski danych i zestawy ikon lub tworzyć przepisy niestandardowe w którym definiujesz, kiedy i jak wybrane komórki mają być podświetlone.

Gdzie jest formatowanie warunkowe w Excelu?

We wszystkich wersjach Excela od 2010 do Excela 365 formatowanie warunkowe rezyduje w tym samym miejscu: Strona główna tab> Style grupa> Formatowanie warunkowe .

Teraz, gdy już wiesz, gdzie znaleźć formatowanie warunkowe w Excelu, przejdźmy dalej i zobaczmy, jak możesz je wykorzystać w swojej codziennej pracy, aby nadać większy sens projektowi, nad którym właśnie pracujesz.

Do naszych przykładów użyjemy Excela 365, który wydaje się być obecnie najpopularniejszą wersją. Jednak opcje są w zasadzie takie same we wszystkich Excelach, więc nie będziesz miał problemów z podążaniem bez względu na to, jaka wersja jest zainstalowana na Twoim komputerze.

Jak stosować formatowanie warunkowe w programie Excel

Aby naprawdę wykorzystać możliwości formatu warunkowego, musisz nauczyć się wykorzystywać różne typy reguł. Dobra wiadomość jest taka, że niezależnie od tego, jaką regułę zamierzasz zastosować, definiuje ona dwie kluczowe rzeczy:

• Jakie komórki są objęte regułą.
• Jaki warunek powinien być spełniony.

Oto więc, jak używać formatowania warunkowego w Excelu:

1. W swoim arkuszu kalkulacyjnym zaznacz komórki, które chcesz sformatować.
2. Na Strona główna zakładka, w Style grupa, kliknij Formatowanie warunkowe .
3. Z zestawu wbudowanych reguł wybierz tę, która pasuje do Twojego celu.

Dla przykładu, chcemy zaznaczyć wartości mniejsze od 0, więc klikamy Podświetlanie komórek Reguły > Mniej niż...

Po zakończeniu, Excel pokaże Ci podgląd sformatowanych danych. Jeśli jesteś zadowolony z podglądu, kliknij OK .

W podobny sposób możesz użyć dowolnego innego typu reguły, który jest bardziej odpowiedni dla Twoich danych, np:

• Większe lub równe
• Pomiędzy dwoma wartościami
• Tekst, który zawiera określone słowa lub znaki
• Data występująca w określonym zakresie
• Podwójne wartości
• Górne/dolne numery N

Jak używać wstępnie ustawionej reguły z formatowaniem niestandardowym

Jeśli żaden z predefiniowanych formatów Ci nie odpowiada, możesz wybrać dowolne inne kolory tła komórek, czcionki czy obramowania. Oto jak to zrobić:

1. W oknie dialogowym Reguła wstępnie ustawiona, z listy rozwijanej po prawej stronie, wybierz Format niestandardowy...
2. W Formatuj komórki okno dialogowe, przełącza się pomiędzy Czcionka , Granica oraz Wypełnij aby wybrać odpowiednio styl czcionki, styl obramowania i kolor tła. Po wykonaniu tych czynności natychmiast zobaczysz podgląd wybranego formatu. Po zakończeniu kliknij OK .
3. Kliknij OK jeszcze raz, aby zamknąć poprzednie okno dialogowe i zastosować wybrane formatowanie niestandardowe.

Wskazówki:

• Jeśli chcesz więcej kolorów niż zapewnia standardowa paleta, kliknij przycisk Więcej Kolorów... przycisk na Wypełnij lub Czcionka tab.
• Jeśli chcesz zastosować gradientowy kolor tła , kliknij Przycisk Efekty wypełnienia na Wypełnij zakładka i wybrać żądane opcje.

Jak utworzyć nową regułę formatowania warunkowego

Jeśli żadna z predefiniowanych reguł nie spełnia Twoich potrzeb, możesz stworzyć nową od podstaw. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz komórki, które mają zostać sformatowane i kliknij Formatowanie warunkowe> Nowa zasada .
2. W Nowa zasada formatowania W otwartym oknie dialogowym wybierz typ reguły.

Na przykład, aby sformatować komórki ze zmianą procentową mniejszą niż 5% w każdym kierunku, wybieramy Formatuj tylko komórki, które zawierają , a następnie skonfiguruj regułę tak, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

Kliknij OK dwukrotnie, aby zamknąć oba okna dialogowe i Twoje formatowanie warunkowe jest gotowe!

Formatowanie warunkowe w Excelu na podstawie innej komórki

W poprzednich przykładach wyróżniliśmy komórki na podstawie "twardo zakodowanych" wartości. Jednak w niektórych przypadkach bardziej sensowne jest oparcie warunku na wartości w innej komórce. Zaletą tego podejścia jest to, że niezależnie od tego, jak wartość komórki zmieni się w przyszłości, twoje formatowanie automatycznie dostosuje się do tej zmiany.

Jako przykład zaznaczmy ceny w kolumnie B, które są większe od ceny progowej w komórce D2. Aby to osiągnąć, kroki to:

1. Kliknij Formatowanie warunkowe > Podświetlanie komórek Reguły > Greater Than...
2. W oknie dialogowym, które się pojawi, umieść kursor w polu tekstowym po lewej stronie (lub kliknij przycisk Zwiń Dialog ikona), i wybierz komórkę D2.
3. Po zakończeniu kliknij OK .

W efekcie wszystkie ceny wyższe od wartości w D2 zostaną podświetlone wybranym kolorem:

To jest najprostszy przypadek formatowania warunkowego na podstawie innej komórki. Bardziej złożone scenariusze mogą wymagać użycia formuł. A kilka przykładów takich formuł wraz z instrukcją krok po kroku znajdziesz tutaj:

• Formuły formatowania warunkowego w Excelu na podstawie innej komórki
• Jak zmienić kolor wiersza na podstawie wartości komórki
• Film: Formuły formatowania warunkowego na podstawie innej komórki

Stosowanie wielu reguł formatowania warunkowego do tych samych komórek

Podczas korzystania z formatów warunkowych w programie Excel nie jesteś ograniczony do tylko jednej reguły na komórkę. Możesz zastosować tyle reguł, ile wymaga tego Twoja logika biznesowa.

Na przykład, można utworzyć 3 reguły, aby wyróżnić ceny wyższe niż 105 dolarów na czerwono, wyższe niż 100 dolarów na pomarańczowo i wyższe niż 99 dolarów na żółto. Aby zasady działały poprawnie, należy ułożyć je w odpowiedniej kolejności Jeśli reguła "większa niż 99" zostanie umieszczona jako pierwsza, to zastosowane zostanie tylko żółte formatowanie, ponieważ pozostałe dwie reguły nie będą miały szansy na wywołanie - oczywiście każda liczba, która jest większa niż 100 lub 105 jest również większa niż 99 :)

Aby ponownie ułożyć zasady, należy zrobić to tak:

1. Wybierz dowolną komórkę w swoim zbiorze danych objętą regułami.
2. Otwórz Kierownik ds. zasad klikając Formatowanie warunkowe> Zarządzaj regułami...
3. Kliknij regułę, która ma być zastosowana jako pierwsza, a następnie użyj przycisku strzałka w górę Zrób to samo dla reguły second-in-priority.
4. Wybierz Stop If True pole wyboru obok wszystkich oprócz ostatniej reguły, ponieważ nie chcesz, aby kolejne reguły były stosowane, gdy spełniony jest poprzedni warunek.

Czym jest Stop if True w formatowaniu warunkowym w Excelu?

Opcja Stop If True w formatowaniu warunkowym uniemożliwia Excelowi przetwarzanie innych reguł, gdy spełniony jest warunek w bieżącej regule. Innymi słowy, jeśli dla tej samej komórki ustawione są dwie lub więcej reguł i Zatrzymaj, jeśli prawda jest włączona dla pierwszej reguły, kolejne reguły są pomijane po aktywacji pierwszej reguły.

W powyższym przykładzie użyliśmy już tej opcji do ignorowania kolejnych reguł, gdy obowiązuje reguła first-in-priority. To użycie jest dość oczywiste. A oto kolejne kilka przykładów, gdzie użycie Stop If True funkcja nie jest tak oczywista, ale niezwykle pomocna:

• Jak pokazać tylko niektóre elementy zestawu ikon
• Wykluczanie pustych komórek z formatowania warunkowego

Jak edytować reguły formatowania warunkowego w programie Excel

Aby wprowadzić pewne zmiany do istniejącej reguły, należy postępować w ten sposób:

1. Zaznacz dowolną komórkę, do której ma zastosowanie reguła i kliknij Formatowanie warunkowe> Zarządzaj regułami...
2. W Kierownik ds. zasad W oknie dialogowym kliknij regułę, którą chcesz zmodyfikować, a następnie kliknij przycisk Edytuj regułę... przycisk.
3. W Edytuj regułę formatowania okno dialogowe, wprowadź wymagane zmiany i kliknij OK aby zapisać zmiany.

   To okno dialogowe wygląda bardzo podobnie do Nowa zasada formatowania okno dialogowe używane do tworzenia nowej reguły, więc nie będziesz miał z nim żadnych trudności.

Wskazówka. Jeśli nie widzisz reguły, którą chcesz edytować, wybierz Ten arkusz od Pokaż zasady formatowania dla lista rozwijana w górnej części Kierownik ds. zasad Wyświetli to listę wszystkich reguł w Twoim arkuszu.

Jak skopiować formatowanie warunkowe w programie Excel

Aby zastosować utworzony wcześniej format warunkowy do innych danych, nie trzeba będzie ponownie tworzyć podobnej reguły od podstaw. Wystarczy użyć programu Format Painter, aby skopiować istniejącą regułę (reguły) formatowania warunkowego do innego zestawu danych. Oto jak:

1. Kliknij dowolną komórkę z formatowaniem, które chcesz skopiować.
2. Kliknij Strona główna > Malarz formatów Zmieni to wskaźnik myszy na pędzel.

   Wskazówka. Aby skopiować formatowanie do wielu nie sąsiadujących ze sobą komórek lub zakresów, należy dwukrotnie kliknąć Malarz formatów .

3. Aby wkleić skopiowane formatowanie, kliknij pierwszą komórkę i przeciągnij pędzel w dół do ostatniej komórki w zakresie, który chcesz sformatować.
4. Po zakończeniu naciśnij Esc by przestać używać pędzla.
5. Wybierz dowolną komórkę w nowym zbiorze danych, otwórz Kierownik ds. zasad i sprawdzić skopiowaną regułę (reguły).

Uwaga. Jeśli skopiowane formatowanie warunkowe wykorzystuje formułę, po skopiowaniu reguły może być konieczne dostosowanie odwołań do komórek w formule.

Jak usunąć reguły formatowania warunkowego

Najłatwiejszą część zapisałem na koniec :) Aby usunąć regułę, możesz albo:

• Otwórz Menedżer reguł formatowania warunkowego , wybierz regułę i kliknij przycisk Usuń regułę przycisk.
• Wybierz zakres komórek, kliknij Formatowanie warunkowe> przejrzyste zasady i wybierz opcję, która odpowiada Twoim potrzebom.

Tak właśnie wygląda formatowanie warunkowe w Excelu. Mamy nadzieję, że te bardzo proste zasady, które stworzyliśmy, były pomocne w uzyskaniu zrozumienia podstaw. Poniżej znajdziesz jeszcze kilka tutoriali, które mogą pomóc Ci zrozumieć wewnętrzną mechanikę i rozszerzyć formatowanie warunkowe w arkuszach kalkulacyjnych daleko poza jego tradycyjne zastosowania.

Zeszyt ćwiczeń do pobrania

Formatowanie warunkowe w Excelu - przykłady (plik .xlsx)