У посібнику на прикладах пояснюються всі основні можливості умовного форматування в Excel. Ви навчитеся виконувати умовне форматування в будь-якій версії Excel, ефективно використовувати встановлені правила або створювати нові, редагувати, копіювати та очищати форматування.

Умовне форматування в Excel є дійсно потужною функцією, коли мова йде про застосування різних форматів до даних, які відповідають певним умовам. Воно може допомогти вам виділити найбільш важливу інформацію в ваших електронних таблицях і виявити відхилення значень клітинок швидким поглядом.

Багатьом користувачам, особливо початківцям, вона здається складною і незрозумілою. Якщо вас лякає і викликає дискомфорт ця функція, не варто! Насправді умовне форматування в Excel дуже просте і зрозуміле у використанні, і ви переконаєтеся в цьому всього за 5 хвилин, коли прочитаєте цей урок :)

Що таке умовне форматування в Excel?

Умовне форматування в Excel використовується для застосування певного форматування до даних, які відповідають одній або декільком умовам. Як і звичайне форматування комірок, воно дозволяє виділяти і диференціювати дані різними способами, змінюючи колір заливки, колір шрифту, стилі рамок і т.д. Відмінність полягає в тому, що воно є більш гнучким і динамічним - при зміні даних умовні формати автоматично оновлюються довідображають зміни.

Умовне форматування можна застосувати до окремих комірок або цілих рядків на основі значення самої відформатованої комірки або іншої комірки. Для умовного форматування даних можна використовувати встановлені правила такі як колірні шкали, панелі даних та набори піктограм, або створити митні правила де ви визначаєте, коли і як виділені комірки повинні бути підсвічені.

Де знаходиться умовне форматування в Excel?

У всіх версіях Excel 2010 - Excel 365 умовне форматування знаходиться в одному і тому ж місці: Головна сторінка вкладка> Стилі група> Умовне форматування .

Тепер, коли ви знаєте, де знайти умовне форматування в Excel, давайте подивимося, як ви можете використовувати його у своїй повсякденній роботі, щоб надати більшого сенсу проекту, над яким ви зараз працюєте.

Для наших прикладів ми будемо використовувати Excel 365, який, здається, є найпопулярнішою версією на сьогоднішній день. Однак, опції по суті однакові у всіх Excel, тому у вас не виникне жодних проблем з виконанням, незалежно від того, яка версія встановлена на вашому комп'ютері.

Як використовувати умовне форматування в Excel

Щоб по-справжньому використовувати можливості умовного формату, вам потрібно навчитися використовувати різні типи правил. Хороша новина полягає в тому, що яке б правило ви не збиралися застосувати, воно визначає дві ключові речі:

• На які клітини поширюється правило.
• Яка умова повинна бути виконана.

Отже, ось як використовується умовне форматування в Excel:

1. У вашій електронній таблиці виберіть клітинки, які потрібно відформатувати.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування .
3. З набору вбудованих правил виберіть те, яке відповідає вашій меті.

Як приклад, ми будемо виділяти значення менше 0, тому натискаємо Правила виділення комірок > Менше, ніж...

Після цього Excel покаже вам попередній перегляд відформатованих даних. Якщо вас влаштовує попередній перегляд, натисніть ГАРАЗД. .

Аналогічним чином ви можете використовувати будь-який інший тип правил, який більше підходить для ваших даних, наприклад

• Більше або дорівнює
• Між двома значеннями
• Текст, який містить певні слова або символи
• Дата, що потрапляє в певний діапазон
• Повторювані значення
• Верхні/нижні N чисел

Як використовувати попередньо встановлене правило з нестандартним форматуванням

Якщо жоден із запропонованих форматів вам не підходить, ви можете обрати будь-які інші кольори для фону, шрифту або рамок комірок. Ось як це зробити:

1. У діалоговому вікні попередньо встановленого правила зі списку, що розкривається праворуч, виберіть Нестандартний формат...
2. В рамках проекту Формат комірок діалогове вікно, перемикайтеся між Шрифт , Кордон і Заповнити виберіть потрібний стиль шрифту, стиль рамки та колір фону відповідно. При цьому ви одразу побачите попередній перегляд обраного формату. Після цього натисніть кнопку ГАРАЗД. .
3. Натисніть ГАРАЗД. ще раз, щоб закрити попереднє діалогове вікно та застосувати обране вами форматування.

Чайові:

• Якщо ви хочете більше кольорів ніж передбачено стандартною палітрою, натисніть кнопку Більше кольорів... на кнопці Заповнити або Шрифт рахунок.
• Якщо Ви бажаєте подати заяву на отримання градієнтний колір фону натисніть на кнопку Кнопка "Ефекти заливки на Заповнити та оберіть бажані опції.

Як створити нове правило умовного форматування

Якщо жодне з попередньо встановлених правил не відповідає вашим потребам, ви можете створити нове з нуля. Для цього виконайте наступні дії:

1. Виділіть клітинки, які потрібно відформатувати, і натисніть Умовне форматування: нове правило .
2. В рамках проекту Нове правило форматування у діалоговому вікні, що відкрилося, оберіть тип правила.

Наприклад, для форматування комірок з відсотковою зміною менше 5% в будь-яку сторону вибираємо Відформатуйте тільки ті клітинки, які містять , а потім налаштуйте правило, як показано на скріншоті нижче:

Натисніть ГАРАЗД. двічі, щоб закрити обидва діалогових вікна, і ваше умовне форматування завершено!

Умовне форматування Excel на основі іншої комірки

У попередніх прикладах ми виділяли комірки на основі "жорстко заданих" значень. Однак у деяких випадках доцільніше базувати умову на значенні в іншій комірці. Перевага такого підходу полягає в тому, що незалежно від того, як зміниться значення комірки в майбутньому, форматування буде автоматично підлаштовуватися під цю зміну.

Як приклад, виділимо ціни в колонці В, які перевищують порогову ціну в комірці D2. Для цього необхідно виконати наступні кроки:

1. Натисніть Умовне форматування > Правила виділення комірок > Більше, ніж...
2. У діалоговому вікні, що з'явилося, помістіть курсор в текстове поле зліва (або натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно ) та виберіть комірку D2.
3. По завершенню натисніть ГАРАЗД. .

В результаті всі ціни, що перевищують значення в D2, будуть виділені обраним кольором:

Це найпростіший випадок умовного форматування на основі іншої комірки. Більш складні сценарії можуть вимагати використання формул. І кілька прикладів таких формул разом з покроковою інструкцією ви можете знайти тут:

• Формули умовного форматування Excel на основі іншої комірки
• Як змінити колір рядка на основі значення комірки
• Відео: Формули умовного форматування на основі іншої комірки

Застосування декількох правил умовного форматування до одних і тих самих клітинок

При використанні умовних форматів в Excel ви не обмежені лише одним правилом на комірку. Ви можете застосувати стільки правил, скільки вимагає ваша бізнес-логіка.

Наприклад, ви можете створити 3 правила, щоб виділити ціни вище $105 червоним кольором, вище $100 помаранчевим і вище $99 жовтим. Для того, щоб правила працювали коректно, потрібно розташувати їх у правильному порядку Якщо першим стоїть правило "більше 99", то буде застосовано лише жовте форматування, оскільки інші два правила не матимуть шансів спрацювати - очевидно, що будь-яке число, яке більше 100 або 105, є також більшим за 99 :)

Для того, щоб перекроїти правила, потрібно зробити ось що:

1. Виберіть будь-яку комірку в наборі даних, на яку поширюються правила.
2. Відкрийте Менеджер правил натиснувши Умовне форматування> Керування правилами...
3. Натисніть на правило, яке потрібно застосувати в першу чергу, а потім скористайтеся кнопкою стрілка вгору Зробити те ж саме з правилом другого за пріоритетністю.
4. Виберіть пункт Зупинитися, якщо це правда встановіть прапорець біля всіх правил, крім останнього, оскільки ви не хочете, щоб наступні правила застосовувалися при виконанні попередньої умови.

Що таке Стоп, якщо істина в умовному форматуванні Excel?

Параметр "Зупинити, якщо істина" в умовному форматуванні не дозволяє Excel обробляти інші правила, коли виконується умова в поточному правилі. Іншими словами, якщо для однієї клітинки встановлено два або більше правил і Зупинись, якщо це правда ввімкнено для першого правила, наступні правила ігноруються після ввімкнення першого правила.

У наведеному вище прикладі ми вже використовували цю опцію для ігнорування наступних правил при застосуванні правила першого пріоритету. Таке використання цілком очевидно. А ось ще кілька прикладів, де використання опції Зупинитися, якщо це правда функція не така очевидна, але надзвичайно корисна:

• Як показати тільки деякі елементи набору іконок
• Виключення порожніх комірок з умовного форматування

Як редагувати правила умовного форматування в Excel

Для того, щоб внести зміни в існуючу норму, необхідно діяти таким чином:

1. Виділіть будь-яку комірку, до якої застосовується правило, і натисніть Умовне форматування> Керування правилами...
2. В рамках проекту Менеджер правил клацніть правило, яке потрібно змінити, а потім натисніть кнопку Редагувати правило... кнопку.
3. В рамках проекту Редагувати правило форматування внесіть необхідні зміни та натисніть кнопку ГАРАЗД. щоб зберегти зміни.

   Це діалогове вікно дуже схоже на вікно Нове правило форматування діалогове вікно для створення нового правила, тому у вас не виникне жодних труднощів з цим.

Порада. Якщо ви не бачите правило, яке хочете відредагувати, виберіть Цей робочий аркуш від Показати правила форматування для у випадаючому списку у верхній частині сторінки Менеджер правил У цьому діалоговому вікні відобразиться список всіх правил на вашому робочому аркуші.

Як скопіювати умовне форматування Excel

Щоб застосувати створений раніше умовний формат до інших даних, не потрібно створювати аналогічне правило з нуля. Достатньо скористатися Format Painter, щоб скопіювати існуюче правило (правила) умовного форматування в інший набір даних. Ось як це зробити:

1. Клацніть будь-яку комірку з форматуванням, яке потрібно скопіювати.
2. Натисніть Головна сторінка > Format Painter При цьому вказівник миші зміниться на пензель.

   Щоб скопіювати форматування в декілька несуміжних комірок або діапазонів, двічі клацніть Format Painter .

3. Щоб вставити скопійоване форматування, клацніть першу комірку і перетягніть пензлик вниз до останньої комірки діапазону, який потрібно відформатувати.
4. По завершенню натисніть Esc припинити користуватися пензлем.
5. Виділіть будь-яку комірку в новому наборі даних, відкрийте вікно Менеджер правил і перевірте скопійовані правила.

Примітка: Якщо скопійоване умовне форматування використовує формулу, то після копіювання правила може знадобитися відкоригувати посилання на комірки у формулі.

Як видалити правила умовного форматування

Найпростіше я залишив наостанок :) Видалити правило можна або так, або так:

• Відкрийте Менеджер правил умовного форматування виберіть правило і натисніть кнопку Правило видалення кнопку.
• Виділіть діапазон комірок, натисніть Умовне форматування: чіткі правила та оберіть варіант, який відповідає вашим потребам.

Ось так виконується умовне форматування в Excel. Сподіваємося, що ці дуже прості правила, які ми створили, допомогли вам зрозуміти основи. Нижче ви можете знайти ще кілька уроків, які допоможуть вам зрозуміти внутрішню механіку і розширити можливості умовного форматування в ваших електронних таблицях далеко за межі його традиційного використання.

Практичний посібник для завантаження

Умовне форматування в Excel - приклади (файл .xlsx)