Sie lernen, wie man bedingte Formatierungen in jeder Excel-Version durchführt, voreingestellte Regeln effizient nutzt oder neue Regeln erstellt, Formatierungen bearbeitet, kopiert und löscht.

Die bedingte Formatierung in Excel ist eine sehr leistungsfähige Funktion, wenn es darum geht, Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, unterschiedlich zu formatieren. Sie kann Ihnen helfen, die wichtigsten Informationen in Ihren Tabellenblättern hervorzuheben und Abweichungen von Zellwerten mit einem schnellen Blick zu erkennen.

Viele Benutzer, vor allem Anfänger, empfinden sie als kompliziert und undurchsichtig. Wenn Sie sich von dieser Funktion eingeschüchtert und unwohl fühlen, brauchen Sie das nicht zu tun! Tatsächlich ist die bedingte Formatierung in Excel sehr unkompliziert und einfach zu verwenden, und Sie werden sich in nur 5 Minuten davon überzeugen, wenn Sie dieses Tutorial zu Ende gelesen haben :)

Was bedeutet bedingte Formatierung in Excel?

Mit der bedingten Formatierung von Excel können Sie Daten, die eine oder mehrere Bedingungen erfüllen, auf verschiedene Weise hervorheben und differenzieren, indem Sie die Füllfarbe der Zellen, die Schriftfarbe, den Rahmenstil usw. ändern. Der Unterschied besteht darin, dass die bedingte Formatierung flexibler und dynamischer ist - wenn sich die Daten ändern, werden die bedingten Formate automatisch aktualisiert, umdie Änderungen widerspiegeln.

Die bedingte Formatierung kann auf einzelne Zellen oder ganze Zeilen angewendet werden, basierend auf dem Wert der formatierten Zelle selbst oder einer anderen Zelle. Um Ihre Daten bedingt zu formatieren, können Sie Folgendes verwenden voreingestellte Regeln wie z. B. Farbskalen, Datenbalken und Symbolsätze oder erstellen benutzerdefinierte Regeln wo Sie festlegen, wann und wie die ausgewählten Zellen hervorgehoben werden sollen.

Wo ist die bedingte Formatierung in Excel?

In allen Versionen von Excel 2010 bis Excel 365 befindet sich die bedingte Formatierung an der gleichen Stelle: Startseite tab> Stile Gruppe> Bedingte Formatierung .

Nun, da Sie wissen, wo Sie die bedingte Formatierung in Excel finden, wollen wir uns ansehen, wie Sie sie bei Ihrer täglichen Arbeit einsetzen können, um das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, sinnvoller zu gestalten.

Für unsere Beispiele verwenden wir Excel 365, das derzeit die beliebteste Version zu sein scheint. Die Optionen sind jedoch im Wesentlichen in allen Excel-Versionen gleich, so dass Sie keine Probleme haben werden, unabhängig davon, welche Version auf Ihrem Computer installiert ist.

Wie man bedingte Formatierungen in Excel verwendet

Um die Möglichkeiten des bedingten Formats wirklich nutzen zu können, müssen Sie lernen, wie Sie die verschiedenen Regeltypen einsetzen können. Die gute Nachricht ist, dass jede Regel, die Sie anwenden wollen, die beiden wichtigsten Dinge definiert:

• Welche Zellen unter die Regel fallen.
• Welche Bedingung sollte erfüllt sein?

So verwenden Sie die bedingte Formatierung in Excel:

1. Markieren Sie in Ihrem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie formatieren möchten.
2. Auf der Startseite auf der Registerkarte Stile Gruppe, klicken Sie auf Bedingte Formatierung .
3. Wählen Sie aus einer Reihe von eingebauten Regeln diejenige aus, die für Ihren Zweck geeignet ist.

Als Beispiel werden wir Werte kleiner als 0 hervorheben, also klicken wir auf Zellen hervorheben Regeln > Weniger als...

Excel zeigt Ihnen anschließend eine Vorschau der formatierten Daten an. Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf OK .

In ähnlicher Weise können Sie jeden anderen Regeltyp verwenden, der für Ihre Daten besser geeignet ist, z. B.:

• Größer als oder gleich
• Zwischen zwei Werten
• Text, der bestimmte Wörter oder Zeichen enthält
• Datum, das in einem bestimmten Bereich liegt
• Doppelte Werte
• N-Nummern oben/unten

So verwenden Sie eine voreingestellte Regel mit benutzerdefinierter Formatierung

Wenn Ihnen keines der vordefinierten Formate zusagt, können Sie beliebige andere Farben für den Hintergrund, die Schrift oder die Umrandung der Zellen wählen (siehe unten):

1. Wählen Sie im Dialogfeld für voreingestellte Regeln aus der Dropdown-Liste auf der rechten Seite Benutzerdefiniertes Format...
2. In der Zellen formatieren Dialogfenster, wechseln Sie zwischen dem Schriftart , Grenze und Füllen Sie um die gewünschte Schriftart, den Rahmenstil und die Hintergrundfarbe auszuwählen. Dabei sehen Sie sofort eine Vorschau des ausgewählten Formats. Klicken Sie anschließend auf OK .
3. Klicken Sie auf OK ein weiteres Mal, um das vorherige Dialogfenster zu schließen und die von Ihnen gewählte Formatierung anzuwenden.

Tipps:

• Wenn Sie wollen mehr Farben als die Standardpalette bietet, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr Farben... auf der Schaltfläche Füllen Sie oder Schriftart tab.
• Wenn Sie eine Hintergrundfarbe mit Farbverlauf klicken Sie auf die Schaltfläche Fülleffekte über die Füllen Sie und wählen Sie die gewünschten Optionen.

So erstellen Sie eine neue bedingte Formatierungsregel

Wenn keine der voreingestellten Regeln Ihren Anforderungen entspricht, können Sie eine neue Regel erstellen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die zu formatierenden Zellen und klicken Sie auf Bedingte Formatierung> Neue Regel .
2. In der Neue Formatierungsvorschrift Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld den Regeltyp aus.

Um beispielsweise Zellen mit prozentualen Veränderungen von weniger als 5 % in beide Richtungen zu formatieren, wählen wir Nur Zellen formatieren, die und konfigurieren Sie dann die Regel wie in der folgenden Abbildung gezeigt:

Klicken Sie auf OK zweimal, um beide Dialogfenster zu schließen, und Ihre bedingte Formatierung ist fertig!

Excel bedingte Formatierung basierend auf einer anderen Zelle

In den vorangegangenen Beispielen haben wir Zellen auf der Grundlage von "fest kodierten" Werten hervorgehoben. In manchen Fällen ist es jedoch sinnvoller, die Bedingung auf einen Wert in einer anderen Zelle zu stützen. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass sich Ihre Formatierung automatisch an die Änderung anpasst, unabhängig davon, wie sich der Wert der Zelle in Zukunft ändert.

Lassen Sie uns zum Beispiel die Preise in Spalte B hervorheben, die über dem Schwellenwert in Zelle D2 liegen, und zwar in folgenden Schritten

1. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung > Zellen hervorheben Regeln > Größer als...
2. Platzieren Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld den Cursor im linken Textfeld (oder klicken Sie auf die Schaltfläche Dialog klappen Symbol), und wählen Sie die Zelle D2.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK .

Infolgedessen werden alle Preise, die über dem Wert in D2 liegen, mit der ausgewählten Farbe hervorgehoben:

Das ist der einfachste Fall einer bedingten Formatierung, die auf einer anderen Zelle basiert. Komplexere Szenarien können die Verwendung von Formeln erfordern. Und hier finden Sie mehrere Beispiele für solche Formeln zusammen mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung:

• Excel-Formeln zur bedingten Formatierung auf der Grundlage einer anderen Zelle
• Ändern der Zeilenfarbe basierend auf dem Wert einer Zelle
• Video: Bedingte Formatierungsformeln basierend auf einer anderen Zelle

Mehrere bedingte Formatierungsregeln auf dieselben Zellen anwenden

Wenn Sie bedingte Formate in Excel verwenden, sind Sie nicht auf eine Regel pro Zelle beschränkt, sondern können so viele Regeln anwenden, wie Ihre Geschäftslogik erfordert.

Sie können z. B. 3 Regeln erstellen, um Preise über 105 $ in rot, über 100 $ in orange und über 99 $ in gelb hervorzuheben. Damit die Regeln korrekt funktionieren, müssen Sie sie in der richtigen Reihenfolge anordnen Wenn die Regel "größer als 99" als erstes gesetzt wird, dann wird nur die gelbe Formatierung angewendet, weil die anderen beiden Regeln keine Chance haben, ausgelöst zu werden - natürlich ist jede Zahl, die größer als 100 oder 105 ist, auch größer als 99 :)

Um die Regeln neu zu ordnen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in Ihrem Datensatz aus, für die die Regeln gelten.
2. Öffnen Sie die Regel-Manager durch Anklicken Bedingte Formatierung> Verwalten von Regeln...
3. Klicken Sie zuerst auf die Regel, die angewendet werden soll, und verwenden Sie dann die Aufwärtspfeil Führen Sie dasselbe für die Regel der zweiten Priorität durch.
4. Wählen Sie die Stopp wenn wahr Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Regeln außer der letzten, da Sie nicht möchten, dass die nachfolgenden Regeln angewendet werden, wenn die vorherige Bedingung erfüllt ist.

Was bedeutet Stop if True in der bedingten Formatierung von Excel?

Die Option Stoppen, wenn wahr in der bedingten Formatierung verhindert, dass Excel andere Regeln verarbeitet, wenn eine Bedingung in der aktuellen Regel erfüllt ist. Mit anderen Worten: Wenn zwei oder mehr Regeln für dieselbe Zelle festgelegt sind und Anhalten, wenn wahr für die erste Regel aktiviert ist, werden die nachfolgenden Regeln nach der Aktivierung der ersten Regel nicht mehr beachtet.

Im obigen Beispiel haben wir diese Option bereits verwendet, um nachfolgende Regeln zu ignorieren, wenn die Regel mit der höchsten Priorität gilt. Diese Verwendung ist ziemlich offensichtlich. Und hier sind noch einige weitere Beispiele, bei denen die Verwendung der Option Stopp wenn wahr Funktion ist nicht so offensichtlich, aber äußerst hilfreich:

• Wie man nur einige Elemente des Icon-Sets anzeigt
• Leere Zellen von der bedingten Formatierung ausschließen

Bearbeiten von Excel-Regeln für bedingte Formatierung

Um Änderungen an einer bestehenden Regel vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie eine Zelle, für die die Regel gilt, und klicken Sie auf Bedingte Formatierung> Verwalten von Regeln...
2. In der Regel-Manager klicken Sie auf die Regel, die Sie ändern möchten, und dann auf die Schaltfläche Regel bearbeiten... Taste.
3. In der Formatierungsregel bearbeiten Dialogfenster, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf OK um die Bearbeitungen zu speichern.

   Dieses Dialogfenster sieht sehr ähnlich aus wie das Neue Formatierungsvorschrift Dialogfeld für die Erstellung einer neuen Regel, so dass Sie damit keine Schwierigkeiten haben werden.

Tipp: Wenn Sie die Regel, die Sie bearbeiten möchten, nicht sehen, dann wählen Sie Dieses Arbeitsblatt von der Formatierungsregeln anzeigen für Dropdown-Liste oben im Fenster Regel-Manager Dadurch wird die Liste aller Regeln in Ihrem Arbeitsblatt angezeigt.

Kopieren von bedingten Formatierungen in Excel

Wenn Sie eine zuvor erstellte bedingte Formatierung auf andere Daten anwenden möchten, müssen Sie eine ähnliche Regel nicht von Grund auf neu erstellen. Verwenden Sie einfach den Format Painter, um die vorhandene(n) bedingte(n) Formatierungsregel(n) in einen anderen Datensatz zu kopieren. So geht's:

1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle mit der Formatierung, die Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie auf Startseite > Format Painter Dadurch wird der Mauszeiger in einen Pinsel umgewandelt.

   Tipp: Um die Formatierung auf mehrere nicht zusammenhängende Zellen oder Bereiche zu kopieren, doppelklicken Sie auf Format Painter .

3. Um die kopierte Formatierung einzufügen, klicken Sie auf die erste Zelle und ziehen Sie den Pinsel bis zur letzten Zelle des Bereichs, den Sie formatieren möchten.
4. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Esc aufhören, den Pinsel zu benutzen.
5. Markieren Sie eine beliebige Zelle in Ihrem neuen Datensatz, öffnen Sie das Regel-Manager und überprüfen Sie die kopierte(n) Regel(n).

Hinweis: Wenn die kopierte bedingte Formatierung eine Formel verwendet, müssen Sie möglicherweise die Zellbezüge in der Formel nach dem Kopieren der Regel anpassen.

Löschen von bedingten Formatierungsregeln

Den einfachsten Teil habe ich mir für den Schluss aufgehoben :) Um eine Regel zu löschen, können Sie entweder:

• Öffnen Sie die Manager für bedingte Formatierungsregeln wählen Sie die Regel aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Regel löschen Taste.
• Wählen Sie den Zellbereich aus, klicken Sie auf Bedingte Formatierung> Klare Regeln und wählen Sie die Option, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

So funktioniert die bedingte Formatierung in Excel. Wir hoffen, dass diese sehr einfachen Regeln hilfreich waren, um die Grundlagen zu verstehen. Nachfolgend finden Sie einige weitere Anleitungen, die Ihnen helfen können, die innere Mechanik zu verstehen und die bedingte Formatierung in Ihren Tabellenkalkulationen weit über ihre traditionellen Verwendungszwecke hinaus zu erweitern.

Übungsheft zum Herunterladen

Excel bedingte Formatierung - Beispiele (.xlsx-Datei)