Il tutorial spiega tutte le principali funzioni della formattazione condizionale di Excel con esempi. Imparerete a eseguire la formattazione condizionale in qualsiasi versione di Excel, a utilizzare in modo efficiente le regole preimpostate o a crearne di nuove, a modificare, copiare e cancellare la formattazione.

La formattazione condizionale di Excel è una funzione molto potente quando si tratta di applicare formati diversi ai dati che soddisfano determinate condizioni. Può aiutare a evidenziare le informazioni più importanti nei fogli di calcolo e a individuare le variazioni dei valori delle celle con una rapida occhiata.

Se vi sentite intimiditi e a disagio con questa funzione, non fatelo! Infatti, la formattazione condizionale in Excel è molto semplice e facile da usare, e ve ne accorgerete in soli 5 minuti quando avrete finito di leggere questo tutorial :)

Che cos'è la formattazione condizionale in Excel?

La formattazione condizionale di Excel viene utilizzata per applicare determinate formattazioni ai dati che soddisfano una o più condizioni. Proprio come la normale formattazione delle celle, consente di evidenziare e differenziare i dati in vari modi, modificando il colore di riempimento delle celle, il colore dei caratteri, gli stili dei bordi, ecc.riflettono le modifiche.

La formattazione condizionale può essere applicata a singole celle o a intere righe in base al valore della cella formattata stessa o di un'altra cella. Per formattare in modo condizionale i dati, è possibile utilizzare regole preimpostate come le scale di colore, le barre di dati e gli insiemi di icone, oppure creare regole personalizzate in cui si definisce quando e come le celle selezionate devono essere evidenziate.

Dove si trova la formattazione condizionale in Excel?

In tutte le versioni di Excel 2010 fino a Excel 365, la formattazione condizionale si trova nello stesso posto: Casa scheda> Stili gruppo> Formattazione condizionale .

Ora che sapete dove trovare la formattazione condizionale in Excel, vediamo come sfruttarla nel vostro lavoro quotidiano per dare un senso al progetto a cui state lavorando.

Per i nostri esempi utilizzeremo Excel 365, che sembra essere la versione più diffusa al giorno d'oggi. Tuttavia, le opzioni sono essenzialmente le stesse in tutti gli Excel, quindi non avrete problemi a seguirle indipendentemente dalla versione installata sul vostro computer.

Come utilizzare la formattazione condizionale in Excel

Per sfruttare veramente le capacità del formato condizionale, è necessario imparare a utilizzare vari tipi di regole. La buona notizia è che qualsiasi regola si applichi, definisce due elementi chiave:

• Quali cellule sono coperte dalla regola.
• Quale condizione deve essere soddisfatta.

Ecco come utilizzare la formattazione condizionale di Excel:

1. Nel foglio di calcolo, selezionare le celle che si desidera formattare.
2. Sul Casa nella scheda Stili gruppo, fare clic su Formattazione condizionale .
3. Da una serie di regole integrate, scegliete quella più adatta al vostro scopo.

Per esempio, vogliamo evidenziare i valori inferiori a 0, quindi facciamo clic su Regole di evidenziazione delle celle > Meno di...

Al termine, Excel mostrerà un'anteprima dei dati formattati. Se l'anteprima è soddisfacente, fare clic su OK .

In modo analogo, è possibile utilizzare qualsiasi altro tipo di regola più appropriato per i propri dati, come ad esempio:

• Maggiore o uguale a
• Tra due valori
• Testo che contiene parole o caratteri specifici
• Data che si verifica in un determinato intervallo
• Valori duplicati
• Numeri N superiori/inferiore

Come utilizzare una regola preimpostata con la formattazione personalizzata

Se nessuno dei formati predefiniti vi soddisfa, potete scegliere qualsiasi altro colore per lo sfondo, il carattere o i bordi delle celle. Ecco come fare:

1. Nella finestra di dialogo delle regole preimpostate, dall'elenco a discesa sulla destra, selezionare Formato personalizzato...
2. Nel Formattare le celle passare dalla finestra di dialogo Carattere , Confine e Riempimento per scegliere rispettivamente lo stile del carattere, lo stile del bordo e il colore di sfondo desiderati. Al termine di questa operazione, verrà immediatamente visualizzata un'anteprima del formato selezionato. Al termine, fare clic su OK .
3. Cliccare OK per chiudere la finestra di dialogo precedente e applicare la formattazione personalizzata scelta.

Suggerimenti:

• Se volete altri colori rispetto alla tavolozza standard, fare clic sul pulsante Altri colori... sul pulsante Riempimento o Carattere scheda.
• Se si desidera applicare un colore di sfondo sfumato , fare clic sul pulsante Pulsante Effetti di riempimento sul Riempimento e scegliere le opzioni desiderate.

Come creare una nuova regola di formattazione condizionale

Se nessuna delle regole preimpostate soddisfa le vostre esigenze, potete crearne una nuova da zero. Per farlo, seguite questi passaggi:

1. Selezionare le celle da formattare e fare clic su Formattazione condizionale> Nuova regola .
2. Nel Nuova regola di formattazione Nella finestra di dialogo che si apre, selezionare il tipo di regola.

Ad esempio, per formattare le celle con variazioni percentuali inferiori al 5% in entrambe le direzioni, scegliamo Formatta solo le celle che contengono e quindi configurare la regola come mostrato nella schermata seguente:

Cliccare OK due volte per chiudere entrambe le finestre di dialogo e la formattazione condizionale è terminata!

Formattazione condizionale di Excel basata su un'altra cella

Negli esempi precedenti, abbiamo evidenziato le celle in base a valori "codificati". Tuttavia, in alcuni casi è più sensato basare la condizione su un valore presente in un'altra cella. Il vantaggio di questo approccio è che, indipendentemente da come il valore della cella cambierà in futuro, la formattazione si adatterà automaticamente per rispondere alla modifica.

A titolo di esempio, evidenziamo i prezzi della colonna B che sono superiori al prezzo soglia nella cella D2. Per ottenere questo risultato, i passaggi sono i seguenti:

1. Cliccare Formattazione condizionale > Regole di evidenziazione delle celle > Più grande di...
2. Nella finestra di dialogo visualizzata, posizionare il cursore nella casella di testo a sinistra (o fare clic sul pulsante Finestra di dialogo di collasso e selezionare la cella D2.
3. Al termine, fare clic su OK .

Di conseguenza, tutti i prezzi superiori al valore in D2 verranno evidenziati con il colore selezionato:

Questo è il caso più semplice di formattazione condizionale basata su un'altra cella. Scenari più complessi possono richiedere l'uso di formule, di cui potete trovare diversi esempi insieme alle istruzioni passo-passo qui:

• Formule di formattazione condizionale di Excel basate su un'altra cella
• Come modificare il colore della riga in base al valore di una cella
• Video: Formule di formattazione condizionale basate su un'altra cella

Applicare più regole di formattazione condizionale alle stesse celle

Quando si utilizzano i formati condizionali in Excel, non si è limitati a una sola regola per cella, ma si possono applicare tutte le regole richieste dalla logica aziendale.

Ad esempio, è possibile creare 3 regole per evidenziare i prezzi superiori a 105 dollari in rosso, superiori a 100 dollari in arancione e superiori a 99 dollari in giallo. Affinché le regole funzionino correttamente, è necessario che sistemarli nell'ordine giusto Se la regola "maggiore di 99" viene inserita per prima, verrà applicata solo la formattazione gialla, perché le altre due regole non avranno la possibilità di essere attivate: ovviamente, qualsiasi numero maggiore di 100 o 105 è anche maggiore di 99 :)

Per riorganizzare le regole, è necessario procedere in questo modo:

1. Selezionate qualsiasi cella del vostro set di dati coperta dalle regole.
2. Aprire la sezione Responsabile delle regole facendo clic su Formattazione condizionale> Gestione delle regole...
3. Fare clic sulla regola che deve essere applicata per prima, quindi utilizzare il pulsante freccia verso l'alto per spostarla in cima. Procedere allo stesso modo per la regola della seconda priorità.
4. Selezionare la voce Arresto se vero selezionare la casella di controllo accanto a tutte le regole tranne l'ultima, perché non si vuole che le regole successive vengano applicate quando la condizione precedente è soddisfatta.

Che cos'è Stop if True nella formattazione condizionale di Excel?

L'opzione Interrompi se vero nella formattazione condizionale impedisce a Excel di elaborare altre regole quando una condizione della regola corrente è soddisfatta. In altre parole, se due o più regole sono impostate per la stessa cella e Arresto se vero è abilitato per la prima regola, le regole successive vengono ignorate dopo l'attivazione della prima regola.

Nell'esempio precedente, abbiamo già usato questa opzione per ignorare le regole successive quando si applica la regola della priorità assoluta. Questo uso è abbastanza evidente. Ecco un altro paio di esempi in cui l'uso dell'opzione Arresto se vero La funzione non è così ovvia, ma è estremamente utile:

• Come mostrare solo alcuni elementi del set di icone
• Escludere le celle vuote dalla formattazione condizionale

Come modificare le regole di formattazione condizionale di Excel

Per apportare alcune modifiche a una regola esistente, procedere in questo modo:

1. Selezionare una cella a cui si applica la regola e fare clic su Formattazione condizionale> Gestione delle regole...
2. Nel Responsabile delle regole fare clic sulla regola che si desidera modificare, quindi fare clic sul pulsante Modifica regola... pulsante.
3. Nel Modifica della regola di formattazione apportare le modifiche desiderate e fare clic su OK per salvare le modifiche.

   Questa finestra di dialogo è molto simile alla finestra Nuova regola di formattazione La finestra di dialogo utilizzata per la creazione di una nuova regola non presenta alcuna difficoltà.

Suggerimento: se non viene visualizzata la regola che si desidera modificare, selezionare Questo foglio di lavoro dal Mostra le regole di formattazione per nella parte superiore dell'elenco a discesa Responsabile delle regole In questo modo viene visualizzato l'elenco di tutte le regole presenti nel foglio di lavoro.

Come copiare la formattazione condizionale di Excel

Per applicare un formato condizionale creato in precedenza ad altri dati, non è necessario ricreare una regola simile da zero. È sufficiente usare Format Painter per copiare la regola o le regole di formattazione condizionale esistenti in un altro set di dati. Ecco come fare:

1. Fare clic su una cella con la formattazione che si desidera copiare.
2. Cliccare Casa > Format Painter Il puntatore del mouse si trasforma in un pennello.

   Suggerimento: per copiare la formattazione in più celle o intervalli non contigui, fare doppio clic su Format Painter .

3. Per incollare la formattazione copiata, fare clic sulla prima cella e trascinare il pennello fino all'ultima cella dell'intervallo che si desidera formattare.
4. Al termine, premere Esc di smettere di usare il pennello.
5. Selezionare una cella qualsiasi del nuovo set di dati, aprire il campo Responsabile delle regole e controllare le regole copiate.

Nota: se la formattazione condizionale copiata utilizza una formula, potrebbe essere necessario regolare i riferimenti di cella nella formula dopo aver copiato la regola.

Come eliminare le regole di formattazione condizionale

Ho lasciato per ultima la parte più facile :) Per eliminare una regola, si può scegliere tra:

• Aprire la sezione Gestione delle regole di formattazione condizionale selezionare la regola e fare clic sul pulsante Eliminare la regola pulsante.
• Selezionare l'intervallo di celle, fare clic su Formattazione condizionale> Regole chiare e scegliere l'opzione più adatta alle proprie esigenze.

Ecco come si esegue la formattazione condizionale in Excel. Speriamo che queste regole molto semplici che abbiamo creato siano state utili per comprendere le basi. Qui di seguito troverete altre esercitazioni che vi aiuteranno a comprendere i meccanismi interni e a espandere la formattazione condizionale nei vostri fogli di calcolo ben oltre i suoi usi tradizionali.

Eserciziario da scaricare

Esempi di formattazione condizionale in Excel (file .xlsx)